2.200 ud af de cirka 10.000 ansatte på Københavns Universitet (KU) har et MasterCard fra universitetet, som de blandt andet bruger til at købe rejser og forplejning i forbindelse med konferencer.

Men cirka 800 ansatte glemmer at aflevere kvitteringer, der dokumenterer, hvad de har brugt pengene til.

Det er ifølge koncernregnskabschef Tine Mathiesen et problem, fordi det gør, at regnskabet ikke er retvisende, og i sidste ende risikerer universitetet at stå med regningen.

»Hvis pengene er brugt i forbindelse med et forskningsprojekt, som er finansieret af en fond eller virksomhed, og projektet i mellemtiden er lukket, kan udgiften ikke efterfølgende bogføres, og så ender KU med at måtte betale,« siger Tine Mathiesen.

Afregn inden 60 dage eller…

Ifølge koncernregnskabschefen var der indtil for nylig uafsluttede MasterCard-transaktioner helt tilbage fra 2014.

De er nu ryddet af vejen, men der er stadigt brugt mellem 1,5 og 2 millioner kroner i 2015 og 2016, som der ikke er indleveret kvitteringer for.

Fremover bliver kravet, at der skal afregnes senest 60 dage efter, at MasterCard’et er brugt.

I en e-mail til medarbejderne skriver KU, at »hvis kortholderens brug af kreditkort ikke kan dokumenteres og afregnes, er købet at betragte som et privat køb.«

Løntræk sidste udvej

Tine Mathiesen understreger dog, at det efter at sagen blev drøftet i Hovedsamarbejdsudvalget, er blevet præciseret, at det er absolut sidste mulighed at trække i medarbejderne løn.

Forinden vil den ansatte og dennes nærmeste leder blive kontaktet, så ingen skal frygte pludselig at få udbetalt mindre i løn uden varsel.

Hvis man har mistet sine kvitteringer, bliver det muligt at udfylde en såkaldt tro og love-erklæring, oplyser Tine Mathiesen.

Det bliver også muligt at søge om dispensation fra 60 dages-reglen, hvis kortet er brugt på en rejse, der ligger fremme i tiden, eller hvis kortholderen er på feltarbejde i længere tid.

Hvis en medarbejder bliver trukket i løn og efterfølgende indleverer korrekt dokumentation, vil pengene blive refunderet.

Undgå mistænkeliggørelse

Finansministeriet har sagt god for, at KU må trække i medarbejdernes løn, så ifølge Lotte Spanggaard, DM’s forhandlingsdirektør, er der juridisk ikke noget at komme efter.

»Vi forstår godt, at KU vil gøre det af administrative hensyn, da det i sidste ende er skatteborgernes penge, men det er vigtigt for DM, at det ikke udvikler sig til en mistænkeliggørelse af medarbejderne, hvor de er under anklage og skal bevise deres uskyld,« siger Lotte Spanggaard.

Desuden opfordrer DM til, at KU gør systemet administrativt smidigt, så medarbejderne ikke bliver pålagt en unødig stor administrativ byrde samt til at undgå, at medarbejdere kommer i klemme, hvis de eksempelvis har mistet deres kvitteringer.

(Næsten) alle vil beholde kortet

Samtlige kortholdere har via mail skullet svare ja eller nej til, om de vil acceptere de nye kreditkortbetingelser.

Ja betyder, at de kan trækkes i løn, og nej at deres MasterCard bliver lukket.

Af de 1.646 ansatte der har svaret, har 98,9 procent sagt ja tak til at beholde kortet.

De medarbejdere der ikke har svaret, får en rykker i løbet af august.

clba@adm.ku.dk