In deutschen Behörden scheint die Zeit im letzten Jahrhundert zum Stillstand gekommen zu sein. Statt Dienstleistungen online anzubieten, müssen Bürger Dinge mehrfach an mehreren Stellen einreichen. Selbst Bulgarien ist weiter.

Was den Fortschritt in deutschen Amtsstuben angeht, hinkt die Bundesrepublik im internationalen Vergleich deutlich hinterher. Viele Daten sind einfach nicht digitalisiert – zudem gelingt es offenbar nicht, sich auf ein System zu einigen.

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Sie tippt. Und tippt. Und tippt. Seit gut zehn Minuten bearbeitet die Beamtin des Frankfurter Standesamts nun schon ihre Tastatur. Der Bürger sitzt derweil gelangweilt daneben und wartet. Zuvor hatte er das Dokument für eine Familienangelegenheit beim Hamburger Standesamt angefordert und dafür 35 Euro bezahlt, dann den Termin gemacht und das Papier vorbeigebracht, das die Dame nun in ihr System einpflegt.

„Warum gibt es dafür eigentlich keine deutschlandweite Datenbank, oder warum kann man das nicht einfach per Datenaustausch von Hamburg nach Frankfurt übertragen?“, fragt er schließlich leicht genervt. „Weil wir dazu im falschen Jahrhundert leben“, antwortet die Standesbeamtin spröde.

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In Deutschlands Verwaltung scheint die Zeit irgendwann im letzten Jahrhundert zum Stillstand gekommen zu sein. Während überall von Datenautobahnen und dem papierlosen Büro die Rede ist, werden in Amtsstuben immer noch täglich Millionen Akten physisch von A nach B bewegt, und die Beamten zwingen Bürger für jeden noch so banalen Antrag zur persönlichen Vorsprache und fordern Dokumente nach wie vor in dreifacher Ausfertigung an.

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So kommt es, dass Deutschland im internationalen Vergleich bei der Digitalisierung seiner Verwaltung weit hinterherhinkt. Das liegt mitunter an den Beschränkungen durch den Datenschutz sowie am föderalen und kommunalen Durcheinander. Viel entscheidender ist aber der fehlende politische Wille, etwas zu ändern.

Deutschland auf dem Niveau von Bulgarien

Wie weit die Bundesrepublik hinten liegt, zeigte sich erst im Frühjahr wieder, als die Europäische Kommission ihren Index für Digitale Wirtschaft und Gesellschaft veröffentlichte. Dabei war Deutschland gegenüber der letzten derartigen Erhebung sogar noch um zwei Plätze zurückgefallen.

Zwar kam am Ende immerhin noch Rang elf heraus – das lag aber vor allem an den Bereichen Frequenzzuteilung, Internetnutzung und Internetverbindung. Auf dem Gebiet der digitalen öffentlichen Verwaltung landete Deutschland dagegen auf Platz 21, bei der Zahl der Nutzer solcher Angebote liegt das Land auf dem Niveau von Bulgarien und Rumänien.

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„Alle Studien zeigen, dass Deutschland in Sachen Digitalisierung weit hinterherhinkt“, sagt Sebastian Stern, Leiter des Bereichs Öffentliche Verwaltung bei McKinsey. „Das Land nutzt nur zehn Prozent seines Potenzials.“ In Schweden seien es 15 Prozent, in Großbritannien 17, in den USA 18 Prozent – das ist zwar auch nicht überwältigend, aber deutlich mehr als in Deutschland.

Dabei könnte der Staat viel Geld sparen. Nach Berechnungen von McKinsey beliefe sich der Gesamtnutzen des Übergangs zu einer digitalen Verwaltung pro Jahr auf sechs Milliarden Euro – bei einmaligen Kosten von 600 bis 800 Millionen und einem jährlichen Aufwand von 160 bis 200 Millionen Euro.

Förderales System blockiert den Fortschritt

Ein wesentlicher Grund dafür, dass Bund, Länder und Gemeinden diese Potenziale bisher nicht nutzen, ist die fehlende Infrastruktur. Denn viele Daten werden hierzulande von den 11.000 Kommunen verwaltet. Diese haben ihre Register entweder noch gar nicht digitalisiert, oder sie setzen alle auf unterschiedliche Systeme.

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Dadurch sind die Daten nicht kompatibel und folglich nicht zwischen den Kommunen austauschbar. „Das liegt auch an dem sehr fragmentierten, föderalen System der Bundesrepublik“, sagt Gerhard Hammerschmid, Professor an der Hertie School of Governance. Eine Folge davon ist, dass jedes Bundesland und fast jede Kommune an einer eigenen Software rumbastelt. „Für die Digitalisierung bedarf es jedoch einer übergreifenden Lösung.“

Deutsche Unternehmen fürchten Digitalisierung Viele Unternehmen in Deutschland fürchten als Folge der Digitalisierung höhere Risiken und einen härteren Wettbewerb. Das geht aus einer Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertags hervor. Quelle: N24/Lukas Axiopoulos

Hammerschmid stammt aus Österreich, wo man schon deutlich weiter ist. „Dort wurde schon zehn Jahre früher als in Deutschland ein E-Government-Gesetz verabschiedet“, sagt er. Doch damit begnügte sich die Regierung in Wien nicht. Sie arbeitete auch konsequent an der Umsetzung.

„Maßgeblich war der Finanzminister verantwortlich, und dessen Vorteil ist, dass er auch über die notwendigen finanziellen Mittel verfügen kann“, sagt Hammerschmid. Das Ergebnis: Österreich ist heute Deutschland meilenweit voraus.

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Aber selbst da, wo ein Datenaustausch technisch möglich wäre, scheitert dieser oft. Der Grund ist meist der Datenschutz. Beispiel Kindergeld: Eltern müssen ihr Neugeborenes zunächst beim Standesamt anmelden. Mit der Geburtsbescheinigung müssen sie das Kindergeld bei der Familienkasse getrennt beantragen, obwohl dies sinnvollerweise alles in einem Schritt geschehen könnte. „Behörden dürfen Daten aber nicht einfach weiterleiten“, sagt Sebastian Stern.

Die Arbeitsagentur ist schon weiter

Allerdings gäbe es dennoch eine Lösung. Die Behörde könnte den Bürger im Prinzip schon heute fragen, ob er der Datenweitergabe zustimmt. Ist dies der Fall, könnte der Austausch direkt erfolgen. Dem Bürger würde ein zusätzlicher Behördengang erspart, und die Ämter würden Zeit und Geld sparen.

Immerhin gibt es inzwischen eine Initiative der Familienkasse, beim Kindergeld eine solche Lösung umzusetzen, sie wird darin auch vom Finanzministerium unterstützt.

Diese Dinge muss Europa in den Griff kriegen – digital Beim EU-Gipfel in Tallinn dreht sich alles um Digitalisierung. Das betrifft uns alle zunehmend alltäglich. Gastgeber Estland macht vor, warum digitale Gesellschaft wesentlich mehr als flächendeckendes Breitband umfasst. Quelle: N24/Eybe Ahlers

Auch die Arbeitsagentur ist ein positives Beispiel dafür, was möglich ist. Deren Jobportal führt Stellenangebote aus vielen verschiedenen Quellen bundesweit zusammen. Außerdem können Arbeitslose Dokumente, wie beispielsweise eine Arbeitsbescheinigung, inzwischen auch online hochladen.

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Das sind aber letztlich nur ein paar kleine Steinchen, die dem noch löchrigen Mosaik der digitalen Verwaltung hinzugefügt werden. „Ansonsten gibt es mal hier eine schöne Blume und mal dort“, sagt Stern. An der tristen Situation bei Onlinediensten deutscher Behörden ändert das kaum etwas.

Um endlich einen großen Schritt voranzukommen, bedürfe es eines „nationalen Masterplans“, sagt Stern. Entscheidend sei, dass die Initiativen und Projekte auf höchster Ebene koordiniert werden, ressortübergreifend. „Es bedarf eines klaren politischen Mandats und einer Umsetzungsorganisation.“

Zeitplan für mehr Digitalisierung gerissen

Immerhin hat der Bundestag Mitte des Jahres das Onlinezugangsverbesserungsgesetz (OZG) verabschiedet. Zentrales Element ist dabei die Einrichtung eines Bürgerportals, über das bis 2022 die Bürger sämtliche Verwaltungsdienstleistungen abwickeln sollen.

Da dieses Portal zentral vom Bund gesteuert werden soll, gleichzeitig aber alle Verwaltungsebenen vertreten sein sollen, wurde sogar das Grundgesetz geändert. Bis August sollte nach den Planungen bereits eine Beta-Version des Portals fertig sein, dieser Zeitplan wurde aber gleich wieder gerissen.

Quelle: Infografik Die Welt

Gewundert hat das jedoch niemanden. Denn es bedarf eben nicht nur ambitionierter Pläne und gesetzlicher Vorgaben. Das Ganze muss auch umgesetzt werden. Damit das klappt, müsste die gesamte deutsche Verwaltung den Geist der Innovation und der Veränderung einatmen. Das jedoch ist kaum möglich.

Dazu brauche es einen Kulturwandel, meint McKinsey-Berater Stern. Seiner Ansicht nach müssten zunächst die Führungskräfte im Hinblick auf Digitalisierung und agile Arbeitsweise geschult werden. Geschehen könnte dies etwa an den Hochschulen für Verwaltung, in deren Lehrplänen Digitalisierungsthemen bislang kaum verankert seien.

Diskussion über das Dienstrecht notwendig

„So etwas gibt es in Österreich und Estland bereits.“ Denn das Ziel dürfe nicht nur sein, dass die deutsche Verwaltung aufholt. „Sie soll auch neue Ideen und Konzepte ausprobieren und voranbringen“, sagt Stern.

Verwaltungsexperte Hammerschmid geht jedoch noch weiter: „Die deutsche Verwaltung ist ein sehr abgeschlossenes System“, sagt er. Das Dienstrecht mache es extrem schwer, dass neue Mitarbeiter von außen geholt werden. Und wenn doch jemand bereit wäre zu wechseln, dann muss er beim Gehalt meist ganz unten anfangen.

„Es muss daher auch eine grundsätzliche Diskussion über das Dienstrecht in Deutschland geben“, sagt er. Nur so könne es gelingen, kompetente Mitarbeiter zu gewinnen, die den Kulturwandel in den Ämtern vorantreiben. Wer den deutschen Beamtenapparat kennt, weiß jedoch, dass dies praktisch ein Ding der Unmöglichkeit ist. Dafür leben wir wohl in der Tat im falschen Jahrhundert.