Monitilatoimistossa pystytään ottamaan huomioon ihmisten ja tehtävien erilaisuus. Aina näin ei ole tai sekään ei riitä.

Tästä on kyse Monitilatoimistoissa on erilaisia tiloja eri tehtäviä ja työn vaiheita varten ja työntekijä voi valita vapaan paikan kulloistenkin tarpeidensa mukaan.

Avotilassa olevien työpisteiden lisäksi monitilatoimistosta löytyy yleensä hiljaisia tiloja, kokoustiloja, kohtaamispaikkoja, puhelinkoppeja.

Kun omaa nimettyä työpistettä ei ole, henkilökohtaiset tavarat kulkevat mukana repussa tai salkussa.

Yle Uutiset pyysi lukijoita kertomaan kokemuksiaan siitä, miten työnteko sujuu, kun omaa työhuonetta ei ole. Ajan hengen mukaisesti monissa työpaikoissa on työhuoneiden seinät purettu ja tilalle tehty joko avo- tai monitilatoimistoja.

"Avokonttorit ovat tutkimustenkin valossa epäonnistuneita meluhelvettejä."

"Kun sosiaaliset seurustelu-upseerit pitävät hauskaa, introvertti työntekijä ei pysty keskittymään lainkaan. Meno on kuin persialaisella torilla."

"Broilerikanoille sopii mainiosti! Voiko olla mitään rasittavampaa työympäristöä."

Lukijoiden kokemukset osoittavat, että meteli ja rauhattomuus ovat keskeisiä ongelmia, kun omasta työhuoneesta muutetaan yhteisiin työtiloihin. Asiaan perehtynyt työterveyspsykologi Johanna Varjo tietää, että näin on.

– Suurimpia haasteita ovat puheäänet, työn keskeytykset ja yksityisyyden menettäminen.

Varjo tähdentää, että ympäröivän puheen ei tarvitse olla edes kovaäänistä ja se voi silti johtaa työn keskeytymiseen. Yksi korvaan erottuva sana voi herättää kiinnostuksen ja johtaa ajatukset pois omasta työstä.

Pelisäännöt tarvitaan

Hyvälläkään suunnittelulla avotilaa ei saada kokonaan hiljaiseksi, mutta jos meno monitilatoimistossa on kuin "persialaisella torilla", kertoo se varmasti ainakin yhdestä asiasta - siitä, että pelisäännöt puuttuvat.

Johanna Varjon mukaan kysymys voi olla siitä, että pelisääntöjä ei ole ollenkaan tai niiden toimivuutta ei ole testattu.

– Missä keskustellaan, miten puhutaan puhelimessa, miten hyödynnetään erilaisia työtiloja, luettelee Varjo tärkeitä yhdessä sovittavia asioita.

Yle

Varjon mukaan siirtyminen omista työhuoneista uudenlaisiin tiloihin pitää ymmärtää muutoksena, joka vaatii jonkin verran aikaa. Sekä esimiehet että työntekijät voivat tarvita tukea ja valmennusta.

Aikaisemmin Työterveyslaitoksella tutkijana työskennellyt ja nykyisin Terveystalon työterveyspsykologina toimiva Varjo on ollut työyhteisöjen apuna näissä muutostilanteissa.

– Tutkimusten mukaan aika paljon tapahtuu sitä, että monitilatoimistoissa ei osata hyödyntää kaikkia tiloja. Jumahdetaan totutun kaavan mukaan jollekin työpisteelle ja pyritään siinä tekemään kaikki niin kuin on ennenkin tehty.

– Jos näin tehdään, menetetään monitoimitilan alkuperäinen ajatus.

Opastusta siis tarvitaan, mutta aina sekään ei riitä.

Työn sujuminen monitilatoimistossa edellyttää sitä, että tilat on suunniteltu työntekijöiden ja työn tarpeet huomioon ottaen.

– On olemassa myös oikein hyviä monitilatoimistoja. Onnistuminen riippuu siitä, kuinka hyvin on pystytty osallistamaan työntekijät mukaan muutosprosessiin ja kuinka on paneuduttu siihen, minkä tyyppistä työtä tehdään ja minkä tyyppisiä tiloja juuri siihen työhön tarvitaan.

Ongelmana voi olla esimerkiksi se, että vetäytymiseen ja vuorovaikutukseen tarkoitettuja tiloja ei ole tarpeeksi. Jos tilat eivät toimi, silloin pelisääntöjäkin voi olla vaikea noudattaa ja avotilassa työskentelystä tulee hankalaa.

Ei kerralla valmista

Smartblock Oy kehittää uudentyyppisiä uudentyyppisiä avoimia ja suljettuja työtilaratkaisuja ja kohtaamistiloja. Yhtiön toinen perustaja ja kehitysjohtaja Janne Orava tutustui pyynnöstä Yle Uutisten sivuilla käytyyn työtilakeskusteluun. Hän näkee kommenteissa paljon muutosvastarintaa ja huomauttaa myös, että aika monen keskustelijan kommentit liittyvät kokemuksiin avokonttoreista, ei monitilatoimistoista.

Muutoksen vastustaminen on Oravan mukaan tyypillistä ja luonnollistakin siinä tilanteessa, kun omasta työhuoneesta pitää luopua ja siirtyä yhteisiin tiloihin.

– Työntekijät pitää ottaa mukaan suunnittelemaan tiloja. Se on aivan olennaisen tärkeää. Sillä tavalla voidaan tehdä muutos helpommaksi, sanoo Orava.

Johanna Varjon tavoin Janne Orava painottaa sitä, että monitilatoimistoon siirtyminen pitää nähdä prosessina. Paraskaan suunnittelija ei pysty tekemään työtilaa, joka olisi kerralla valmis.

– Me olemme pyrkineet tuomaan keskusteluun juuri tätä näkökulmaa, että tilojen pitää olla joustavia ja muunneltavissa.

Muunneltavuus on lähtökohtana myös yrityksen tuotteissa. Smartblockin valmistamissa kohtaamistiloissa on pyörät alla, joten niitä voi siirrellä helposti monitilassa paikasta toiseen tilanteen ja tarpeen mukaan.

Oravan mukaan korjausliikkeitä työtiloissa pitää tarvittaessa tehdä nopeasti.

– Jos huomataan, että Leena tai Reiska ovat kovaäänisiä, niin ei ajatella, että yritetään nyt selvitä tämän asian kanssa pari vuotta ja tehdään sitten vasta muutoksia.

Ihmiset ovat erilaisia

Orava painottaa sitä, että monitilatoimisto ei sellaisenaan ole autuaaksi tekevä malli. Pieleen mennään, jos ei ymmärretä sitä, että ihmiset ovat erilaisia ja työtehtävät ovat erilaisia.

– Titteli ei kerro minkä tyyppisen tilan ihminen tarvitsee. Kun uuteen tilaan muutetaan, sinne muuttaa yksilöitä, joilla kaikilla on vielä hyvät päivänsä ja huonot päivänsä.

Oravan mukaan monitoimitilassa pystytään ottamaan huomioon yksilön tarpeita, kunhan huolehditaan siitä, että käyttäjien kokemuksia kuunnellaan.

Parhaimmillaan monitilatoimisto taipuu moneen, mutta aivan kaikissa töissä se ei Oravankaan mielestä ole paras vaihtoehto.

– Kun työ edellyttää ryhmätyötä, on monitila varmasti paras ratkaisu, kun taas esimerkiksi taloushallinnon töissä ei ole mitään järkeä siinä, että joku joutuu kantamaan 20 mappia paikasta toiseen. Myös tutkimustyöhön koppikonttori voi sopia parhaiten.

Etätyöstä tuli ongelma

Tutkijoiden piirissä työtilakeskustelu käykin kuumana. Myös akateemisissa laitoksissa on paineita tehostaa tilankäyttöä ja moni tutkimustyön tekijä on joutunut luopumaan omasta työhuoneesta.

Asiasta kirjoittaa muun muassa professorien, tieteentekijöiden ja yliopistojen opetusalan lehti Acatiimi. Lehden mukaan (siirryt toiseen palveluun) työntekijöiden mielipiteitä ei ole ihmeemmin kyselty muutoksia suunniteltaessa.

Tutkijatohtori Marita Rautiainen Lappeenrannan–Lahden teknillisestä yliopistosta jakaa työhuoneen kolmen muun tutkijan kanssa. Kirjoittamistyötä hän kertoo tekevänsä usein etänä kotona.

– Tieteellisen tekstin kirjoittaminen yksinkertaisesti vain on sellaista työtä, että siihen on pakko keskittyä rauhassa ilman häiriöitä. Se on vaativaa ajattelutyötä eikä sen tekeminen onnistu avotiloissa.

Rautiainen on ollut tutkijavaihdossa kahdessakin Euroopan johtavassa bisnesyliopistossa, Edinburghin yliopistossa Skotlannissa ja ESADE Business Schoolissa Espanjassa.

– Siellä on jo todettu, että avotilat eivät tieteellisessä työssä toimi ja alettu palauttaa tutkimustyötä tekeville omia työhuoneita.

Rautiaisen mukaan ESADE Business Schoolissa työhuoneista luopuminen johti yllättävään ongelmaan. Etätyö yleistyi ennakoitua enemmän ja tutkijoiden välinen kanssakäyminen väheni siinä määrin, että se alkoi jo huolestuttaa.

– Palavereista sopiminen oli vaikeaa, kun kukaan ei ollut koskaan paikalla. Skype-palaverit olivat hankalia, kun tekniikka takkusi.

Käytännön pulmiakin vakavampi seuraus oli se, että tieteellinen keskustelu tutkijoiden välillä alkoi hiipua. Rautiainen kertoo, että ESADEssa on palattu yksilöllisiin työtiloihin ja työntekijät ovat tyytyväisiä.

– Kollegat Espanjassa ovat kertoneet, että tiedepöhinä on siellä nyt ihan eri tasolla, kun etätyön tekeminen on vähentynyt.

Mikä neuvoksi?

Paitsi työn luonne myös työntekijöiden yksilölliset erot vaikuttavat siihen, miten työ sujuu avotilassa. Toiset kaipaavat enemmän rauhaa ja yksityisyyttä, toiset ovat sosiaalisempia ja viihtyvät paremmin yhteisissä työtiloissa. Se käy hyvin ilmi lukijoiden kommenteista.

"Työelämän pahin vika on tänä päivänä, että ihmiset pistetään saman sapluunan läpi."

"Kun on vielä introvertti-ihminen, on todella raskasta koko päivä olla muiden joukossa. Pitäisi olla vapaaehtoista!"

Työterveyspsykologi Johanna Varjo toteaa, että useimmiten työtilat ovat ylhäältä annettuja. Omaa huonetta ei saa takaisin, vaikka kuinka haluaisi. Siksi kannattaa yrittää harjaantua työskentelemään avotilassa.

Omaa työskentelyään voi mahdollisuuksien mukaan rytmittää niin, että tekee keskittymistä vaativaa työtä silloin kun avotilassa on rauhallisinta.

– Aivan hyvin voidaan sopia vaikka niin, että esimerkiksi kello 8 - 10 avotilassa ollaan hiljaa.

Varjo palaa pelisääntöihin.

– Ensimmäiseksi pitäisi sopia siitä, että häiritsevät asiat sanotaan ääneen.

Varjon mukaan esimerkiksi kovaääninen työkaveri ei välttämättä itse huomaa olevansa häiriöksi eikä varsinkaan häiritse muita tahallaan. Siksi on hyvä sanoa asia ääneen ja mieluummin heti eikä myöhemmin.

Varjo ymmärtää, että se ei ole aina helppoa.

– Me suomalaiset olemme varovaisia sanomaan negatiivisia asioita, mutta siinä käy helposti niin, että jos asioita pitää sisällään, ne tulevat sitten jossain vaiheessa ryöppynä ulos, vinkkaa Varjo.

Tärkeä viesti Varjolla on myös työnantajille ja organisaatioiden johdolle.

– Jos lähtökohtana on vain uusien tilojen saaminen ja unohdetaan siinä yhteydessä työn ja työskentelymenetelmien kehittäminen, niin kohdataan varmasti haasteita tilamuutoksen jälkeen.