Kontorlandskap har blitt mer vanlig i arbeidslivet de siste tiårene. Selv om det tilsynelatende er kostnadsbesparende, tyder en ny studie på at det har en skjult pris.

Arbeidstakere som jobber i åpent landskap eller deler kontor, koster arbeidsgivere og samfunnet mer i form av økt sykefravær, viser en ny studie fra Statens arbeidsmiljøinstitutt, Stami.

– Dette er en faktor som få bedriftsledere har tenkt på til nå. Men de bør ta hensyn til denne kostnaden ved å ha kontorlandskap, fordi det har betydning for bunnlinjen, sier professor og forskningsdirektør Stein Knardahl ved Stami.

I Norge betaler arbeidsgivere sykelønnen til sykmeldte ansatte de første 16 dagene, før NAV overtar.

Målte legemeldt sykefravær i ett år

To andre skandinaviske studier har vist at det å jobbe i landskap har sammenheng med økt sykefravær. Men disse studiene er basert på de ansattes egne opplysninger om sykefraværet sitt.

Derfor har en gruppe forskere ved Stami nylig brukt offisielle dataregistre for å se om arbeidsplassens utforming kan påvirke risikoen for legemeldt sykefravær.

Over en periode på 12 måneder har de sammenlignet medisinsk registrert sykefravær blant over 6300 ansatte som jobbet på ulike former for kontor i Norge.

Betydelig økt sykefravær i landskap

Og de fant klare forskjeller.

Ansatte som jobbet i åpent kontorlandskap hadde 12 prosent økt risiko for legemeldt sykefravær enn de med eget kontor.

De som delte kontor med én eller flere kollegaer, hadde 18 prosent høyere risiko enn de som har eget kontor.

Forskerne antar at dette kan ha flere grunner.

Mer virus og forstyrrelser

– Sykefravær skyldes veldig mange ulike faktorer. Det er naturlig å tenke seg at kontorlandskap innebærer økt risiko for smitte av virusinfeksjoner, sier Knardahl.

I tillegg kan lyder og bevegelser fra kollegene i kontorlandskap og delte kontorer virke forstyrrende. Høyere krav til konsentrasjon og kanskje av og til litt irritasjon og støy kan bidra til tretthet og hodepine.

Annerledes gruppedynamikk, mindre personlig kontroll og privatliv kan også spille inn og øke risikoen for sykefravær.

Fra 97 bedrifter

Deltagerne ble rekruttert fra 97 bedrifter som deltok i et større prosjekt om arbeidsmiljø.

Blant over 30 000 ansatte ble 6 328 ansatte analysert etter at forskerne hadde luket ut de som ikke jobbet på kontor.

Forskerne fikk innsyn i hvor mange dager sykefravær de ansatte hadde i løpet av ett år, men ikke diagnosen.

Hjemme med sykdom i 21 dager

De ansatte hadde i gjennomsnitt 21 legemeldte sykedager. Dette tilsvarer at hver ansatt er borte i fire uker i året på grunn av sykdom.

Ansatte med eget kontor, var i snitt sykemeldt i underkant av 20 dager. De som satt i landskap, var sykemeldt i 22 dager, og de som delte kontor med andre, hadde 25 dagers legemeldt sykefravær.

– Vi stusset på at fraværet var så høyt. Men trolig trekker noen langtidssykmeldte snittet opp, sier Knardahl.

Dessuten kan sammensetningen av bedriftene spille inn. Det var flere kommuner, flere departementer og et stort forsikringsselskap med, forteller han.

Har ansatte faktisk behov for å sitte tett?

Studien har en rekke styrker, mener Randi Wågø Aas. Hun er ergoterapeut og professor i arbeidshelse ved Universitetet i Stavanger og OsloMet.

Men Aas savner informasjon om hvilke arbeidstakergrupper som deltok, og en analyse av hvordan dette ser ut for ulike typer jobber.

– Man må spørre seg hva målet med å innføre kontorlandskap er. Dersom målet er å skape mer samhandling fordi jobbene krever det, blir det en helt annen situasjon enn når en setter folk i åpne kontorlandskap på tross av at de ansatte primært har selvstendig konsentrasjonskrevende arbeid, understreker Aas.

Hun mener derfor det trengs flere studier som vurderer målet med å sitte i landskap opp mot yrkesgruppers faktiske behov for å sitte sammen.

– Hvis en undersøker arbeidstakere med konsentrasjonkrevende arbeid, kan det være at risikoen øker mer enn forskerne ved STAMI fant, sier hun.

– Utfordringen med slike studier er også at en ikke får kontrollere for alle andre årsaker til sykmeldinger, enn det at en sitter i landskap eller cellekontor, mener Aas.

Halvparten har eget kontor

Av deltakerne i studien fra Stami, jobbet over halvparten på eget kontor. 27 prosent delte kontor med én eller flere kolleger, og 16,5 prosent jobbet i åpent kontorlandskap.

Fraværet gjaldt ikke et spesielt år, men i en 12-måneders periode for hver enkelt deltaker, etter at de hadde sendt inn et spørreskjema om arbeidsmiljøet.

Studien omfatter årene mellom 2004 og 2014.

– Dette gjør at vi unngår årstidsvariasjoner i sykefravær og samfunnsøkonomiske endringer som kan ha innvirkning, sier Knardahl.

Objektive data er styrke ved studien

Sykefraværet gjaldt bare legemeldt sykefravær registrert hos NAV. Egenmeldt sykefravær på inntil tre dager inngikk ikke i studien.

– Styrken ved denne studien er at vi bare har brukt objektive data for perioden etter kartlegging av kontortype og legemeldt sykefravær registrert hos NAV, sier Knardahl.

Egenmeldte opplysninger om sykefravær kan være upålitelige fordi mennesker kan huske feil, sier Knardahl.

Dessuten representerer legemeldt fravær mer alvorlige helseproblemer.

Ingen forskjell mellom kjønn, alder, stilling

Forskerne fant ingen forskjell på risikoen for legemeldt sykefravær avhengig av de ansattes kjønn, alder, utdanningsnivå eller om de hadde lederroller eller ikke.

Studien sier ingenting om hvor ofte de ansatte hadde sykefravær.

Bare om de ansatte hadde legemeldt sykefravær i 12 måneder fremover, og antallet sykefraværsdager.

Andre studier viser det samme

Også tidligere studier har vist at det er sammenheng mellom helse, velvære samt selvrapportert sykefravær og hvordan kontorplassene er utformet.

En tidligere studie fra 2013 med over 1800 deltakere viste at svenske ansatte som jobber i åpent landskap, har høyere egenmeldt sykefravær enn andre. Dette gjaldt både korttids- og langtids sykefravær.

En dansk studie fra 2011 har også slått fast at ansatte i kontorlandskap eller som delte kontor med andre kolleger, har flere dagers sykefravær enn de som har egne kontorer. I alt 2400 deltakere var med.

Én av flere faktorer

Knardahl understreker at sykefravær skyldes veldig mange faktorer, også private forhold hos den enkelte.

Av ulike arbeidsmiljøfaktorer som har betydning for sykefravær, utgjør utforming av arbeidsplassen bare én av mange faktorer.

– Siden mange bedriftsledere har fokus på besparelsene ved å ha kontorlandskap, kan det være riktig å ta kostnader ved sykefraværet knyttet til landskap med i regnestykket, sier Knardahl.

Referanse:

M. B. Nielsen og S. Knardahl: The impact of office design on medically certified sickness absence. Scandinavian Journal of Work, Environment and Health. doi:10.5271/sjweh.3859

C. B. Danielsson mf: Office design's impact on sick leave rates. Sammendrag. Ergonomics, 27. januar 2014.

J. H. Pejtersen mf: Sickness absence associated with shared and open-plan offices - a national cross sectional questionnaire survey. Sammendrag. Scandinavian Journal of Work, Environment and Health, september 2011.