بهترین و جدیدترین روشهای بهره وری و مدیریت زمان به صورت کاملا موثر

در این مطلب بیش از ۲۰ نکته و روش بهره وری زمان و مدیریت درست آن برای حداکثر بهره وری را به شما آموزش می دهیم. این مطلب از چندین موسسه معتبر در سرتاسر دنیا گردآوری شده و حاصل جدیدترین تحقیقات آنها می باشد.

۲۰ نکته مهم برای مدیریت زمان

همه ما روزانه ۲۴ ساعت زمان داریم، اما چرا به نظر می رسد برخی افراد می توانند روزانه بیشتر از وقتشان استفاده کنند؟ شما هم اینطور فکر می کنید؟ آنها قدرت به تأخیر انداختن زمان را ندارند. با این حال، می دانند که چگونه زمان خود را به درستی مدیریت کنند. می خواهید بدانید که چگونه می توانید به همان خوبی استاد مدیریت زمان شوید؟ با استفاده از این ۲۰ نکتهی فوق العاده قدرتمند، شروع کنید:

۱- زمانتان را بازبینی کنید

اولین گام در مدیریت زمان جایی است که به آنچه واقعا انجام می دهید پی ببرید. ممکن است فکر کنید برای ارسال ایمیل فقط ۳۰ دقیقه کافی است، اما در حقیقت این کار یک ساعت از روزتان را به خود اختصاص می دهد.

ساده ترین راه برای اداره کردن زمانتان دانلود برنامه هایی مانند Smarter Time یا Toggl است. برای تمام کارهایی که در طول هفته انجام می دهید، می تواند مفید باشد. از این پس گزارش کاملی دارید تا متوجه شوید چگونه وقتتان را از دست داده اید. سپس با استفاده از اطلاعاتی که دارید می توانید وقتتان را تنظیم کنید.

۲- برای هر کاری وقت محدودی قرار دهید

من متوجه شده ام زمانی که وقت محدودی را برای انجام کاری در نظر گرفته ام مانع اتلاف وقت و به تعویق انداختن کارها می شود. به عنوان مثال، اگر بخواهم مقالهای برای وبلاگم بنویسم، زمانی که برای خود تعیین می کنم ۲ ساعت است؛ بنابراین اگر ساعت ۸ صبح شروع به کار کردم، سعی می کنم تا ساعت ۱۰ آن را تمام کنم. به نوعی، شبیه بازی است.

از آنجایی که بین کارها و فعالیت هایم فاصله ای قرار داده ام، اگر کارم در زمان مشخص شده تمام نشود، می توانم بدون صرف غذا کارم را تمام کنم به جای اینکه وقتم را صرف کار دیگری کنم.

۳-کارهایتان را لیست کنید و حتما انجام دهید

حتما اپلیکیشن To do list را دانلود و بر روی گوشی تان نصب کنید. “تمام اهداف و پروژه ها از قسمت های کوچکتر تشکیل شده اند که باید برای رسیدن به هدف انجام شوند یا پروژه را کامل کنند” ویلیام لیپوفسکی پیشنهاد می کند که لیست هایی را برای هر هدف و پروژه تنظیم کنید که شامل همه مراحل قابل اندازه گیری است که لازم است کامل شوند. یعنی خیلی راحت آنها را روی کاغذ یا در اپلیکیشن گوشی بنویسید. مثلا امروز باید:

اول ایمیلم را چک کنم

دوم ماشینم را به تعمیرگاه ببرم

سوم ….

“این کار به غیر از حفظ تمرکز، باعث ایجاد انگیزه می شود تا بتوانید آنچه را که قبلا انجام داده اید و همچنین کارهای باقی مانده را ببینید.”

ممکن است در زمان انجام کار وقفه ای ایجاد شود که شما را از انجام کارتان باز دارد. ویلیام توصیه می کند که “هنگامی که قادر به انجام کارتان هستید، همیشه به کارتان برگردید و آنرا کامل کنید. ممکن است مجبور باشید انجام برخی از کارهایتان را محدود کنید تا روی کاری که در حال انجام هستید تمرکز کنید. “

۴- قبل از انجام کار برنامه ریزی کنید

از بدترین حالتهای ممکن این است که صبح وقتی بیدار می شوید برنامهای نداشته باشید. به جای تمرکز بر روی آنچه که باید انجام دهید، بی هدف به سر می برید وسرگرم مسائل بی اهمیت می شوید. به همین دلیل باید همیشه طرحی داشته باشید، البته با استفاده از یکی از این گزینه ها؛

شب قبل: قبل از روانه شدن به سوی کار روزانه حداقل ۱۵ دقیقه وقت خود را برای کارتان صرف کنید تا بتوانید لیستی از مهمترین کارها را برای فردا تهیه کنید.

قبل از روانه شدن به سوی کار روزانه حداقل ۱۵ دقیقه وقت خود را برای کارتان صرف کنید تا بتوانید لیستی از مهمترین کارها را برای فردا تهیه کنید. اولین کار در صبح: صبح ۳ یا ۴ مورد از مهمترین و فوری ترین کارهایی که باید امروز آماده شوند را یادداشت کنید زیرا صبح زمانی است که بیشترین کارآیی را دارید.

۵- صبح تان را صرف مدیریت زمان کنید

مارک تواین گفت: “اگر کارتان خوردن یک قورباغه باشد، بهترین است این کار را در صبح انجام دهید. اگر کارتان خوردن دو قورباغه باشد بهتر است ابتدا قورباغه بزرگتر را بخورید.” نکته ای که تواین به آن اشاره کرد این است که باید بزرگترین و پرچالش ترین کارتان را در صبح انجام دهید. مهمترین کارتان را برای آن زمان از روز مشخص کنید. معمولا صبحها بیشترین انرژی را دارید؛ بنابراین بهتر است از عهده کارهایتان برآیید تا زمانی که انرژیتان از دست نرفته. همچنین می توانید حس پیشرفت را برای تمام روز در خود داشته باشید.

حتما بخوانید: آموزش گام به گام بهترین روش برنامه ریزی روزانه برای حداکثر بهره وری

۶- محول کردن و برونسپاری را یاد بگیرید

محول کردن کار و برون سپاری می تواند کمی مشکل ساز باشد. برای بعضی سخت است که اجازه دهند شخص دیگری کاری را که خود عادت به انجامش داشتند انجام دهند. آنها وقت کافی برای آموزش به دیگران ندارند تا کارهای خاصی را انجام دهند.

محول کردن و برونسپاری برخی کارها می تواند در وقت صرفه جویی کند، زیرا بار کارتان را کاهش می دهد. به این معنی که شما زمان بیشتری را صرف مهمترین کارتان می کنید و کار کمتری انجام می دهید یا مسئولیت های خود را به اعضای تیمی که واجد شرایط هستند بسپارید یا یک شخص با تجربه استخدام کنید؛ و اگر تصمیم دارید در خانه آموزش دهید، ارزش سرمایه گذاری اولیه را دارد. پیشنهاد می کنیم از پونیشا استفاده کنید!

۷- نیمی از کار را حذف کنید

جیمز کلیر می نویسد: “در زمانه ای که حواسپرتی شایع است، احمقانه به نظر می رسد که به آسانی بین آنچه ما باید انجام دهیم و آنچه جامعه به ما تزریق می کند توجه کنیم.”

“معمولا پیام ها، ایمیل ها و لیست کارهای انجام شده را در همان زمانی که سعی می کنیم چیزی را به دست آوریم، قرار می دهیم. کم پیش می آید که ما به طور کامل سفارشی را که در دست داریم انجام دهیم. “ کلیر آن را “نیمه کار ” می نامد، در اینجا چند نمونه از آنها را برای مثال آورده ایم:

شما در حال نوشتن گزارشی هستید، اما بطور ناگهانی و بدون دلیل برای چک کردن موبایلتان کار را متوقف می کنید.

شما کار عادی جدیدی را امتحان می کنید، اما چند روز بعد به یک برنامه جدید تبدیل می شود زیرا شما در مورد آن به صورت آنلاین مطالعه می کنید.

در حالی که با تلفن صحبت می کنید، به صندوق ورودی ایمیلتان فکر می کنید.

کلیر افزود: “صرف نظر از کجا و چطور در دام کار “نیمه کار ” قرار می گیرید، نتیجه همیشه یکسان است: شما هرگز کاری را که در دست دارید کامل نمی کنید، به ندرت متعهد به انجام کاری می شوید که زمان آن زیاد است و انجام نیمی از آن دوبرابر زمان می برد.”

حتما بخوانید: ۱۵ تا از جدیدترین اصول موفقیت در کسب و کار و تجارت از دیدگاه افراد موفق

کلیر عنوان کرد که بهترین راه برای غلبه بر نیمه کار مسدود کردن آن است. زمان گذاشتن برای تمرکز روی یک پروژه و حذف هر عامل دیگر. برای مثال، او کاری را انتخاب می کند و تنها بر روی آن کار تمرکز می کند. او همچنین برای یک پروژه مهم چندین ساعت اختصاص داده است و تلفن را در یک اتاق دیگری قرار می دهد.

“این تنها راه برای از بین بردن حواسپرتی است که به کار عمق می بخشد و بر روی آن تمرکز می کند و مانع گسستن کار می شود، جایی که صرفا کار نیمه کار را انجام می دهید “.

۸-برنامه خود را تغییر دهید

برای مثال، به جای اینکه تا ساعت ۶:۳۰ بخوابید سعی کنید یک ساعت زودتر بیدار شوید. شخصا دریافته ام که ساعت ۵:۱۵ صبح کارآمدترین زمان روز است زمانی که فرصت می کنم تمرینات و برنامه ریزی روزم را انجام دهم، در کنار انجام پروژههایم ایمیلم را چک میکنم، بدون اینکه در کارم اختلال ایجاد شود. همچنین روزهای تعطیل قبل از ظهر بیدار شوید و تا حد ممکن تماشای تلویزیون را کم کنید.

۹- بین کارها و جلسات خود وقفه داشته باشید

بلافاصله رفتن از یک کار یا جلسه به کار یا جلسه دیگر، ممکن است به نظر خوب برسد، اما در واقع اثر معکوس دارد. ما زمانی را نیاز داریم که با پیاده روی، مدیتیشن یا خیالپردازی ذهنمان را آزاد و بازسازی کنیم. بعد از این، مغز انسان می تواند تنها برای حدود ۹۰ دقیقه تمرکز کند.

بدون این وقفه، نگه داشتن تمرکز و انگیزه مشکل است. برنامه وقفه زمانی می تواند مانع مناسبی جهت دیر رفتن به جلسه بعدی باشد. دریافته ام که ۲۵ دقیقه، زمان ایدهآلی برای وقفه بین کارها و جلساتم است.

۱۰- سازماندهی و تک کاری را انجام دهید

آمریکایی ها تقریبا هرساله ۲٫۵ روز به دنبال کارهای بیهوده هستند. در نتیجه، ما سالانه بیش از ۲٫۷ میلیارد دلار برای جایگزینی مواردی به جای آنها صرف می کنیم. به جای هدر رفتن وقت و پولتان، آنها را سازماندهی کنید.

برای شروع در خانه برای هر چیزی جایی داشته باشید و از اینکه هر چیزی در جای خود قرارمی گیرد اطمینان حاصل کنید. در پایان روز، محل کار خود را پاکسازی کنید و یک سیستم مدیریت اسناد ایجاد کنید. کار را تک تک شروع کنید. اکثر افراد چند کار را به عنوان کار اصلی در نظر می گیرند.

۱۱- از قانون ۸۰-۲۰ پیروی کنید

“اصل پارتو نیز به عنوان قانون ۸۰-۲۰ شناخته شده است، نشان می دهد که ۸۰ درصد نتایج، حاصل ۲۰ درصد تلاش است. این موضوع معمولا درمدیریت فروش استفاده می شود که ۸۰ درصد فروش معمولا از ۲۰ درصد مشتریان به دست می آید “، نوشته رنزو کستارلا.

این اصل زمانی می تواند اعمال شود که بدانید زمانتان را چگونه مدیریت کنید. ۸۰٪ از نتایجتان مربوط به ۲۰٪ از اقدامات شما است.

رنزو پیشنهاد می دهد که با نگاه کردن به “برنامه خود و یا فهرست کارهای روزانه هر روزتان را شروع می کنید. به سادگی سعی کنید پنج کاری که نیاز دارید در آن پیشرفت کنید را انجام دهید. با استفاده از این اصل می توانید اکثر موارد موجود در لیست خود را حذف کنید. ممکن است در ابتدا حس خوبی نداشته باشید، اما اضافه کاری در این حالت موجب افزایش تلاش برای انجام کارهای مهم می شود و به طرز قابل توجهی مدیریت زمان را موثرتر می سازد. “

حتما بخوانید: ۱۰ تا از مهم ترین راههای افزایش انگیزه در کار و زندگی طبق جدیدترین تحقیقات روز

۱۲- از یک تقویم آنلاین استفاده کنید

استفاده از تقویم به مدت طولانی یک ابزار اساسی برای مدیریت زمان است. با این حال، تقویم های آنلاین در سطح بعدی گرفته می شوند؛ زیرا می توانید از چندین دستگاه دیگر به آن دسترسی پیدا کنید، به راحتی می توانید جلسات و قرار ملاقات ها، تنظیم یادآورها، ایجاد موانع زمانی و برنامه رویدادهای تکراری را برنامه ریزی کنید.

شخصا از تقویم گوگل استفاده می کنم. فکر می کنم این بهترین تقویم است، تقویم گوگل برای آیفون هم قابل دانلود است!

۱۳-کامل بودن را متوقف کن

وقتی کمال گرا باشید، هیچ چیز به اندازه کافی خوب نخواهد بود. به این معنی است که کاریکسانی را مرتب در طول روز در حال انجام هستید. فکر می کنید در یک روز چه کارآیی خواهید داشت نتیجه آن چیست؟ بنابراین، کامل بودن را متوقف کن. بهترین کاری که می توانید را انجام دهید و حرکت کنید.

۱۴- فقط “نه ” بگو

می دانم که نمی خواهید کسی را ناراحت کنید؛ اما شما فقط باید به فکر کار کردن و موفقیت باشید. می توانید دعوت به شام ​​را رد کنید و یا در انجام یک پروژه به همکارتان کمک کنید البته تا زمانی که وقت اضافه دارید. در غیر این صورت یک نه ساده بگویید و آن را کاملا از سرتان بیرون کنید.

۱۵- عادت های سنگی را کم کم اضافه کنید

چارلز دوهیگ، نویسنده “قدرت عادت “، اصطلاح “عادت های سنگی ” را تعریف کرد؛ اما آنها چه هستند؟ به عبارت ساده، آنها عادت هایی هستند که می توانند زندگیتان را تغییر دهند، مانند ورزش کردن، کنترل کردن آنچه که می خورید، توسعه عادتهای روزانه و مدیتیشن. این عادت ها، عادت های خوب را جایگزین عادت های بد می کنند. در نتیجه، سالم تر، متمرکز تر و مناسب تر برای مدیریت زمان خود خواهید بود.

۱۶-زمان انتظار را هدر ندهید

صادقانه بگویم نمی توانم منتظر بمانم، این بدین معنی نیست که بی تابم، بلکه فقط می دانم بهتر است این زمان در جای دیگری صرف شود.

با این حال، راه هایی را برای جلوگیری از هدر رفتن زمان یافتم. به عنوان مثال، هنگام نشستن در اتاق انتظار، یک کتاب الهام بخش می خوانم یا به یک پادکست گوش می دهم یا برای طرحی برای وبلاگ بعدی می نویسم.

حتما بخوانید: ۱۰ توصیه ی آنتونی رابینز که چکیده ی تمام کتاب های او هستند

۱۷- تنظیم زمان رفت و آمد

آیا می دانستید که میانگین رفت و آمد در آمریكا بیش از ۲۶ دقیقه است؟ واین زمان برای رفت و آمدهای روزانه بیشتر است. زمان آماده شدن را هم به این مدت اضافه کنید به راحتی می توانید ببینید که چه مقدارزمان هدر رفته می رود.

در حالی که برای هر شغل امکان انجام این کاروجود ندارد، حتی انجام این کاردو بار در هفته می تواند تا چند ساعت در هفته در وقت صرفه جویی کند. ما ایرانی ها بخصوص در شهرهای بزرگ زمان زیادی را در تاکسی، پشت چراغ قرمز، مترو یا اتوبوس می گذارنیم. ببینید که چه روشی زمان کمتری از شما هدر می دهد و از همان استفاده کنید.

۱۸- به دنبال موارد الهام بخش باشید

هنگامی که در حال جستجوی موضوعی هستم، یک منبع الهام بخش مانند یک بیوگرافی یا TED گوش می کنم. این یک راه ساده برای گرفتن انگیزه است. برای وارد شدن به وبسایت تد کلیک کنید!

۱۹-یک کار مشابه گروهی انجام دهید

هنگامی که کارهای مرتبط با هم را انجام می دهید، آنها را با هم جمع کنید. به عنوان مثال، ایمیل ها و تماس های تلفنی خود را در طول روز پاسخ ندهید. زمان خاصی برای انجام این کارها بگذارید.

دلیل این کار چیست؟ کارهای مختلف به تفکرهای مختلف نیاز دارند. با دسته بندی کارهای مرتبط با هم مغز تان تمرکز بیشتری روی آنها خواهد داشت.

۲۰- کار کمتر

کار کمتر به معنای “کمتر کار کردن ” نیست “. منظور “کمتر بهتر است.” یعنی با به تأخیر انداختن آگاهی از آنچه نیاز به انجام است به دست می آید و تمرکز تنها بر روی همین موارد است. یکبار انجام می دهید و بعد امتیازات بدست آمده را جمع می کنید. در نتیجه ارزش بیشتری خواهید داشت.

نکات دیگر

روزانه دقت کنید و ببینید کجاها و در چه زمانهایی وقت شما تلف شده است؟ آنها را کم کم حذف کنید. روی یک کاغذ بزرگ بنویسید که هدف تان از مدیریت و بهره وری زمان چیست؟ به چه می خواهید برسید؟ مثلا ” می خواهم بهترین استارتاپ دنیا را ایجاد کنم” آن را در اتاق تان نصب کنید و هر روز ۲۰ بار با صدای بلند آن را فریاد بزنید! اگر حجم کارهایتان زیاد است حتما آنها را اولویت بندی کنید. برقرار کردن جریان عادی روزانه و پایبند بودن به آنها تا جاییکه ممکن است. از زمانهای انتظار (در مترو، اتوبوس و …) استفاده کنید. من خودم از برنامه pocket در گوشی ام استفاده می کنم و مطالبی که قبلا در اینترنت مفید دیده ام و وقت مطالعه شان را نداشته ام در اوقات انتظار می خوانم.

حتما بخوانید: ۱۰ تا از کاربردی ترین نکات کسب ثروت در زندگی طبق جدیدترین تحقیقات سال ۲۰۱۹

در حال حاضر موثر ترین روشهای مدیریت موثر زمان همین موارد ذکر شده در بالا هستند که حاصل چندین سال تجربه و تحقیق می باشند. در صورتیکه سوال، نظر یا تجربه ای راجب مدیریت زمان دارید در بخش نظرات با ما مطرح کنید تا کارشناسان ما پاسخگو باشند.