Nella “classica” giornata lavorativa da otto ore, quanto tempo ci serve effettivamente per lavorare? E quanto ne perdiamo in attività come rispondere alle mail, partecipare alle riunioni o semplicemente prenderci una pausa controllando i siti di news o i social network? Vale la pena spendere il nostro tempo in questo modo, sacrificando passioni, interessi personali e impegni familiari? Sono queste le domande che l’imprenditore tedesco Lasse Rheingans si è posto nel momento in cui ha deciso di acquisire una piccola società di consulenza tech. E le risposte, come spiega il Wall Street Journal, lo hanno portato ad adottare una soluzione radicale: tagliare l’orario lavorativo dei suoi dipendenti da otto a cinque ore, lasciando inalterati stipendi e monte ferie. “Alcuni credevano che scherzassi o che li stessi mettendo alla prova”, ha fatto sapere. “In realtà ero serissimo”.

E l’esperimento, almeno per ora, sembra andare bene. I sedici dipendenti della società, che si chiama Rheingans Digital Enabler, entrano in ufficio alle 8 e possono andarsene, salvo emergenze, dopo appunto cinque ore, alle 13. Lavorando 25 ore a settimana in completa concentrazione, assicura il fondatore e direttore operativo, i dipendenti realizzano gli stessi livelli di produttività rispetto a chi lavora 40 ore settimanali, punteggiate però da distrazioni e interruzioni.

“È capitato a tutti di sedere in ufficio, completamente a corto di energie, leggendo giornali online o guardando i social in cerca di una piccola pausa; ma in questo modo non si recupera”, ha spiegato Rheingans. “La mia idea invece è di concentrarsi sul lavoro per le prime cinque ore e poi prendersi una vera pausa, andando via”.

Per mettere in pratica l’idea serve prendere alcuni accorgimenti. Le chiacchiere da scrivania non vengono ovviamente incoraggiate, i social media sono proibiti e i telefoni devono restare chiusi in borsa: i lavoratori devono adattarsi anche all’idea di non poter comunicare con familiari e amici. Regole rigide disciplinano anche due delle attività più “time-consuming” negli uffici: l’account mail del lavoro si può controllare solo due volte al giorno e la maggior parte delle riunioni dura meno di 15 minuti. Grazie a queste misure la società, che sviluppa siti, app e piattaforme di ecommerce, sta andando bene: nel 2018, il primo anno dopo l’acquisizione da parte di Lasse Rheingans ha generato profitti. Per il manager lavoratori più felici portano migliori risultati, e l’orario ridotto è un fattore attraente per nuovi talenti, in un mercato del lavoro competitivo come quello tedesco.

Che la classica organizzazione del lavoro sia inefficiente lo dimostrano varie ricerche, come quelle citate dall’Harvard Business Review in “The case for the 6-hour workday”: secondo uno studio di Adobe il dipendente medio spende circa sei ore al giorno a scrivere e leggere email, mentre un’altra ricerca rivela che in media un lavoratore controlla la posta 74 volte al giorno e tocca lo smartphone 2.617 volte. Abitudini che fanno sì che i lavoratori si trovino in un costante stato di distrazione e iperstimolazione: una condizione deleteria specie per chi lavora in attività come la scrittura o la programmazione, che richiedono capacità di concentrazione e pensiero critico.

Senza contare gli effetti deleteri per l’organizzazione familiare. Lo stesso Rheingans ha raccontato di quando era dipendente in un’altra azienda e aveva chiesto una riduzione di salario per poter trascorrere due pomeriggi a settimana con i suoi figli; pochi mesi dopo era andato a chiedere di poter riavere il suo stipendio integrale, perché si era accorto che la sua produttività non era calata. Richiesta accolta, sia pure con qualche perplessità.

Questa esperienza ha portato il manager a sviluppare l’idea della giornata da cinque ore. Uno dei modelli a cui Rheingans si è ispirato è la Tower Paddle Boards di San Diego, che aveva introdotto l’orario super ridotto nel 2015. Un’esperienza che a lungo andare si è rivelata in chiaroscuro: dopo due anni il fondatore Stephan Aarstol ha deciso di limitarla ai mesi estivi perché aveva notato un calo dell’entusiasmo da parte dei lavoratori. “Avevamo perso la cultura da startup”, ha spiegato. “La vita personale di tutti i dipendenti era migliorata, a discapito della loro passione per il lavoro”.

La giornata da cinque ore si inserisce in un trend molto più ampio, quello della flessibilità oraria, che vede sempre più aziende prestare attenzione a un tema che molti lavoratori considerano più importante della paga.

“Varie ricerche hanno dimostrato che la maggioranza delle persone è produttiva solo per cinque ore e per questo la riduzione oraria non significa necessariamente un calo della produzione”, ha spiegato Brian Kropp, capo ricercatore sulle risorse umane in Gartner. Per l’esperto, però, la transizione va gestita, dal lato dei dipendenti e soprattutto da quello dei manager. “L’aspetto più importante, e più difficile, è il cambiamento di mentalità. Non puoi introdurre la flessibilità e poi reagire con frustrazione se i dipendenti non rispondono alle mail fino al mattino dopo”.