Kontext

In acht Wochen ist es soweit: Ab dann unterliegen Unternehmen, Organisationen und Körperschaften der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Doch was heißt das konkret? Auf der einen Seite gibt es Anstrengungen, auf Biegen und Brechen die Computersysteme, Prozesse und verarbeitende Stellen compliant zu machen. Denn die angedrohten Strafen sind hoch: bis zu 20 Mio. EUR oder 4% des Konzernumsatzes, je nachdem, was im Einzelfall höher [!] ist. Auf der anderen Seite bleiben auch herbeiberufene Berater oft auf der abstrakten Ebene und behelfen sich mit Konjunktiven:

Hätte. Könnte. Würde. Vielleicht. Wenn. Wäre.

»Hätte, hätte, Fahrradkette« könnte oder würde man dazu in Norddeutschland sagen. Wenn man denn vielleicht gehässig wäre.

Konkretes Beispiel statt abstrakter Denkspiele

Das hat auch Constantine Karbaliotis aus Kanada gereicht. Der Datenschutz-Experte hat ein phantastisch praktisches und anschauliches Beispiel veröffentlich, wie so eine Anfrage denn tatsächlich in der Praxis aussehen kann: den "GDPR Nightmare Letter" (Link: https://www.linkedin.com/pulse/nightmare-letter-subject-access-request-under-gdpr-karbaliotis/).

Dies ist ein Schreiben eines Kunden, der im maximalen Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten an seine fremdgespeicherten Daten will und sowohl technologie- als auch rechtskundig ist — quasi ein Worst-Case-Szenario.

Mit Constantines freundlicher Erlaubnis habe ich diesen Brief jetzt ins Deutsche übertragen.

Zweck: Bewusstsein der Risiken und Übung in der Abwicklung

Die Idee dahinter ist simpel: Man schicke den Albtraumbrief zur Übung an die eigene Organisation und schaue, wie sie darauf reagiert. Und wie schnell.

Wird der Brief an die richtigen Stellen weitergeleitet? Sind alle Antworten auf die Fragen vorhanden? Gibt es zentrale, vernetzte Ansprechpartner oder müssen die Informationen mühsam zusammengesucht werden?

Dieses Szenario behandelt den Albtraum der Zugangs zu den personenbezogenen Daten — die Berichtigung, Löschung und Portabilität ist dabei noch nicht eingeschlossen. Viel Spaß beim Lesen!

Der DSGVO-Albtraum-Brief:

Sehr geehrte Frau X, Sehr geehrter Herr Y,

ich schreibe Ihnen in Ihrer Eigenschaft als Datenschutzbeauftragte / Datenschutzverantwortliche für Ihr Unternehmen. Als Kunde von Ihnen bitte ich um Zugang zu meinen personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 der Datenschutz-Grundverordnung. Ich habe Sorge, dass die Informationsverarbeitungspraktiken Ihres Unternehmens meine persönlichen Daten einem ungebührlichen Risiko aussetzen oder Sie, ähnlich wie bei <einfügen: letzter Datenskandal in den Medien. z.B. Facebook & Cambridge Analytica>, sogar gegen Ihre Verpflichtung verstoßen haben könnten, meine persönlichen Daten angemessen zu sichern.

Im Anhang finden Sie einen Nachweis meiner Identität. Sollten Sie weitere Informationen benötigen, erreichen Sie mich gerne jederzeit postalisch unter oben angegebener Adresse.

Ich möchte, dass Sie von vornherein wissen, dass ich, gemäß Art. 12 der DSGVO, eine Beantwortung meiner Anfrage innerhalb eines Monats erwarte, andernfalls werde ich diese Anfrage mit einer Beschwerde an <einfügen: zuständige Datenschutzbehörde, z.B. die BfDI in Deutschland oder die DSB in Österreich> weiterleiten.

Bitte informieren Sie mich über folgende Punkte:

1. Bitte bestätigen Sie mir, ob meine persönlichen Daten verarbeitet werden oder nicht. Wenn dies der Fall ist, teilen Sie mir bitte die Kategorien der persönlichen Daten mit, die Sie über mich in Ihren Dateien und Datenbanken haben.

a) Bitte sagen Sie mir insbesondere, was genau Sie in Ihren Informationssystemen über mich wissen, ob diese Daten sich in Datenbanken befinden oder nicht — einschließlich E-Mails, Dokumenten, Audio-Dateien oder in Medien-Formaten, die Sie verwenden.

b) Bitte teilen Sie mir außerdem mit, in welchen Ländern meine persönlichen Daten gespeichert sind oder von wo aus Sie darauf zugreifen können. Wenn Sie Cloud-Dienste zum Speichern oder Verarbeiten meiner Daten nutzen, geben Sie bitte die Länder an, in denen sich die Server befinden und wo meine Daten gespeichert sind oder waren (in den letzten 12 Monaten).

c) Bitte stellen Sie mir eine Kopie von oder Zugang zu meinen persönlichen Daten zur Verfügung, die Sie haben oder bearbeiten.

2. Bitte geben Sie mir einen detaillierten Bericht über die spezifischen Verwendungen, die Sie mit meinen persönlichen Daten gemacht haben, machen oder machen werden.

3. Bitte geben Sie eine Liste aller Dritten an, mit denen Sie meine persönlichen Daten teilen, geteilt haben oder geteilt haben könnten.

a) Wenn Sie die spezifischen Dritten, denen Sie meine persönlichen Daten mitgeteilt haben, nicht mit Sicherheit identifizieren können, geben Sie bitte eine Liste von Dritten an, denen Sie möglicherweise meine persönlichen Daten mitgeteilt haben.

b) Bitte geben Sie auch an, aufgrund welcher Rechtsgrundlage, wie oben in 1b) beschrieben, diese dritten Parteien, mit denen Sie meine persönlichen Daten geteilt oder geteilt haben könnten, auf meine persönlichen Daten zugreifen oder diese speichern konnten. Bitte geben Sie auch einen Einblick in die rechtliche Grundlage für die Übermittlung meiner persönlichen Daten an diese Rechtsordnungen. Bitte informieren Sie mich, ob Sie dies auf der Grundlage geeigneter Sicherheitsvorkehrungen getan haben oder tun, und legen Sie bitte eine Kopie dieser bei.

c) Darüber hinaus würde ich gerne wissen, welche Sicherheitsvorkehrungen in Bezug auf diese Dritten getroffen wurden, die Sie in Bezug auf die Übermittlung meiner persönlichen Daten identifiziert haben.

4. Bitte geben Sie an, wie lange Sie meine persönlichen Daten speichern. Wenn die Speicherung auf der Kategorie personenbezogener Daten basiert, geben Sie bitte an, wie lange die einzelnen Kategorien aufbewahrt werden.

5. Wenn Sie zusätzlich personenbezogene Daten über mich von einer anderen Quelle als mir erheben, stellen Sie mir bitte alle Informationen über diese Quelle gemäß Art. 14 der DSGVO zur Verfügung.

6. Wenn Sie automatisierte Entscheidungen über mich treffen, einschließlich Profilerstellung, ob auf der Grundlage von Art. 22 der Datenschutz-Grundverordnung oder nicht, geben Sie mir bitte Informationen über die Grundlagen für die Logik solcher automatisierter Entscheidungen und die Bedeutung und Konsequenzen von solcher Verarbeitung.

7. Ich würde gerne wissen, ob meine persönlichen Daten in der Vergangenheit versehentlich von Ihrem Unternehmen oder aufgrund einer Sicherheits- oder Datenschutzverletzung offengelegt wurden.

a) Wenn ja, bitte informieren Sie mich über die folgenden Details jedes einzelnen Verstoßes:

i. eine allgemeine Beschreibung dessen, was passiert ist;

ii. Datum und Uhrzeit des Verstoßes (oder die bestmögliche Schätzung);

iii. das Datum und die Uhrzeit, zu der der Verstoß entdeckt wurde;

iv. die Quelle des Verstoßes (entweder Ihre eigene Organisation oder ein Dritter, dem Sie meine persönlichen Daten übermittelt haben);

v. Details meiner persönlichen Daten, die veröffentlicht wurden;

vi. die Einschätzung Ihres Unternehmens bezüglich des Risikos eines Schadens für mich als Folge des Verstoßes;

vii. eine Beschreibung der getroffenen oder geplanten Maßnahmen, um weiteren unbefugten Zugriff auf meine persönlichen Daten zu verhindern;

viii. Kontaktinformationen, damit ich mehr Informationen und Unterstützung in Bezug auf einen solchen Verstoß erhalten kann, und

ix. Informationen und Ratschläge darüber, was ich tun kann, um mich vor Schäden zu schützen, einschließlich Identitätsdiebstahl und Betrug.

b) Wenn Sie nicht mit Sicherheit sagen können, ob ein solcher Verstoß stattgefunden hat, geben Sie bitte an, welche mildernden Maßnahmen Sie unter Verwendung geeigneter Technologien ergriffen haben, wie z.B.

i. Verschlüsselung meiner persönlichen Daten;

ii. Datenminimierungs-Strategien;

iii. Anonymisierung oder Pseudonymisierung;

iv. irgendwelche anderen Mittel

8. Ich würde gerne Ihre Informationspolitik und -standards kennen, die Sie in Bezug auf den Schutz meiner persönlichen Daten befolgen, z.B. ob Sie ISO27001 zur Informationssicherheit einhalten, und insbesondere Ihre Praktiken in Bezug auf Folgendes:

a) Bitte teilen Sie mir mit, ob Sie meine persönlichen Daten auf Band, Diskette oder anderen Medien gesichert haben und wo sie gespeichert sind und wie sie gesichert sind, einschließlich der Schritte, die Sie unternommen haben, um meine persönlichen Daten vor Verlust oder Diebstahl zu schützen, und ob diese Schritte Verschlüsselung mit einschließen.

b) Bitte geben Sie auch an, ob Sie über eine Technologie verfügen, mit der Sie mit hinreichender Sicherheit wissen können, ob meine persönlichen Daten offengelegt wurden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

i. Einbruchs-Erkennungssystem;

ii. Firewall-Technologien;

iii. Zugangs- und Identitätsmanagement-Technologien;

iv. Datenbankprüfungs- und / oder Sicherheitstools;

v. Verhaltensanalyse-Tools, Log-Analyse-Tools oder Audit-Tools;

9. In Bezug auf Mitarbeiter und Auftragnehmer, informieren Sie mich bitte über Folgendes:

a) Mit welchen Technologien oder Prozessen Sie sicherstellen, dass Personen innerhalb Ihrer Organisation überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie nicht absichtlich oder unabsichtlich personenbezogene Daten außerhalb Ihres Unternehmens per E-Mail, Webmail, Instant Messaging oder auf andere Weise weitergeben.

b) Hatten Sie in den letzten zwölf Monaten Situationen, in denen Mitarbeiter oder Auftragnehmer entlassen wurden und / oder strafrechtlich belangt wurden, weil Sie auf meine persönlichen Daten oder, wenn Sie dies nicht genau feststellen können, auf Kundendaten unangemessen zugegriffen haben.

c) Bitte geben Sie an, welche Schulungs- und Sensibilisierungs-Maßnahmen Sie ergriffen haben, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Auftragnehmer in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung auf meine persönlichen Daten zugreifen und diese verarbeiten.

Mit freundlichen Grüßen

G. Schöpf

Na, war das ein Albtraum? Oder bloß ein unruhiger Nachmittagsschlummer?

Was meinen Sie?

Für Rückmeldungen, Verbesserungsvorschläge oder eine Wiener Melange stehe ich telefonisch jederzeit gerne zur Verfügung. Gerne können Sie den Brief auch bei sich in der Organisation teilen — dafür ist er da.

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Zum Autor

Roman Abashin ist IT Consultant bei der adesso AG im Office Wien. Er ist verantwortlich für die Bereiche Digitalisierung, User Experience und Innovation.

E-Mail: roman.abashin@adesso.at

LinkedIn: linkedin.com/in/romanabashin