Svůj přístup k organizování vlastních cílů a aktivit neustále měním. Přemýšlím o něm, učím se ze zkušeností své i svých klientů, čtu nové knihy a nápady. Stejně je tomu asi u většiny čtenářů. Názor na mnohé jsem změnil, mnoho jsem vyzkoušel (a opustil), k mnohému jsem se vrátil. Soustavněji sleduji svůj vývoj asi posledních třináct let.

Níže jsem se pokusil shrnout několik chyb, které jsem během této doby ve svém uvažování o metodách produktivity dělal. Vybral jsem šest, které považuji za zcela zásadní. Třeba se v některých z nich najdete také. Možná jste je taky zažili. A pro některé čtenáře pak následující body mohou sloužit jako zajímavé tipy či varování, jak si cestu hledání (a někdy i tápání) směrem k osobní produktivitě trochu zkrátit.

1. Systém nám pomůže, ale nezmění náš život.

Prošli jsme si tím asi všichni. Přehnané očekávání od nejnovější techniky. Pocit, že od této chvíle už všechno půjde. Že zvýšíme svou efektivitu o stovky procent. Že teprve teď to začne… Ještě musíme zkusit toto, koupit tuto knihu, pochopit tuto metodu, vyzkoušet tuto aplikaci. Ale slibovaný zázrak – stále nikde. Všechno trvalo mnohem déle, každá metoda měla své mouchy, žádný přístup nefungoval perfektně.

Psychologové dobře vědí, že fázi nadšení střídá fáze rozčarování (u některých až kverulujícího puberťáka), které nakonec ústí do užitečné fáze přiměřenosti, kdy zjišťujeme, že žádné dokonalé léky na život (ani na organizování vlastního času) neexistují, ale že přesto mnohé moudré rady a zkušenosti můžeme využít. Postupně zjistíme, že radost a spokojenost nám může přinést pouze naše práce, její výsledky a způsob, kterým (s kým a pro koho) žijeme náš život – nikoli primárně způsob, kterým jeho aktivity a své cíle organizujeme.

To ale rozhodně neznamená, že organizování těchto aktivit a životních cílů není důležité. Právě naopak. Jedná se však pouze o prostředek vedoucí k prostředku vedoucímu k cíli, nikoli něco, co samo o sobě zaručuje úspěch.

2. Nic není nejlepší, každý musíme hledat a vše je dobré občas měnit

Každý jsme v oblasti vlastních potřeb, životních cílů a přání odlišný. Každý z nás má zcela jedinečnou osobnost. Hovořit o “ideálním” time managementu je jako hovořit o “nejlepší” snídani, “obecně nejvhodnější” partnerce, nebo “nejlepší” době, kdy jít spát.

Jsme postaveni před úkol prožít svůj život nejlépe, jak dovedeme. A protože je tento život jedinečný, musíme – aby se nám to mohlo podařit – postupně odhalovat osobní, nejlepší přístup k žití tohoto života. Musíme vymyslet svůj jedinečný způsob řízení práce, aktivit, životního stylu, koníčků a návyků, který propojí specifičnost naší osobnosti, jedinečnost našich cílů, našeho okolí a kontextu, ve kterém žijeme. Ve vyváženosti, tempu, flexibilitě, změně a množství oblastí, které potřebujeme: každý odlišně.

Nemůže existovat nějaká “jediná metoda”, která to zaručí, kterou si vyčteme v moudré knize, aniž bychom ji museli upravit a přizpůsobit sobě a své situaci. Často musíme tápat, mnohé musíme vyzkoušet, mnohé dokonce sami vymyslet. Co funguje pro mě, nemusí fungovat pro mého souseda, a naopak.

Princip proměnlivosti ale platí i o změně našich potřeb v čase: jak vstupujeme do nových projektů a rolí, nebo jak se někdy náš život zjednoduší, měl by na to reagovat i náš systém organizace úkolů a vlastní produktivity – tak aby nezůstal neefektivně jednoduchý, nebo naopak zbytečně složitý. Svůj přístup k řízení vlastních aktivit tak musíme měnit celý život, tak jako se tento život – se svými úkoly a zodpovědností – proměňuje. Jedině tak může takový systém zůstat užitečný.

3. Začít musíme odspodu: od konkrétních úkolů

Velkou pastí je plánovat svůj systém směrem “seshora-dolů”, tedy začít u obecných představ o tom, jak má takový systém produktivity vypadat, jaké má mít části, filozofovat o obecných zásadách a technikách, nadchnout se pro nějakou knihu, aplikaci či přístup. Nekonečně promýšlet, jak ideálně daný systém napasovat na vlastní život, aniž bychom jej nejprve – ještě před jakýmkoli posuzováním vhodnosti – v malém vyzkoušeli: na svých konkrétních úkolech, se svými aktuálními potřebami.

Teprve po tomto testu mohu vůbec začít přemýšlet, zda danou metodu mohu aplikovat a zda je vůbec pro mě vhodná. Je třeba začít vždy odspodu: od konkrétních cílů, rolí a úkolů, které NYNÍ mám. Nikoli od těch, které mi kniha či metoda říká, že bych měl mít… Na tyto konkrétní úkoly a cíle aplikovat poučky, techniky a tipy. A pokud se osvědčí, postoupit o krok dále a začlenit je pevněji do svého života – ale nezapomínat ani na možnost nechat si takové přístupy pouze někde v záloze či “batůžku metod”. Někdy totiž máme oprávněný pocit, že se daná metoda, která se nám dobře osvědčila, hodí spíše pro specifický projekt nebo způsob práce, který nepoužíváme každodenně. Některé techniky jsou nejúčinnější právě tehdy, používají-li se pouze příležitostně.

4. Začít jednoduchým. K jednoduchému se vracet.

Nejlepším způsobem, jak si najít osobní systém produktivity, je začít s co nejjednodušší verzí (organizování úkolů, záznamu schůzek, důležitých zásad, organizace emailů, CRM apod.). Jakmile zjistíme, že nám nestačí, vytvoříme verzi o něco složitější. Protřepeme a opakujeme. Jakmile nám ani tato verze nestačí, opět přidáme další prvek. Není nic zbytečnějšího než vymýšlet komplikované systémy tam, kde my nám možná stačila tužka, papír a nástěnný kalendář. Jednou za čas je také dobré se zamyslet: není můj systém zbytečně komplikovaný? Zkusit schválně něco zjednodušit nebo vynechat – pokud se to neosvědčí, mohu vždy tento prvek vrátit zpět.

5. Často procházet své úkoly a využívat tak intuitivních modů myšlení

V GTD se tomu říká “revize/review”, ale nemusíme být přívržencem žádného zavedeného systému, abychom věděli, o čem se mluví. Nestačí si jen své úkoly někam zapsat a jednou za týden je projít. Pokud je neprocházím dostatečně často, v různých kontextech, s různými náladami, s různými pohledy, pak tento seznam neplní svou funkci.

Při tomto procházení mých úkolů a přemýšlení nad nimi (“který vyberu?”, “který je teď důležitý?”) se děje cosi velice důležitého. Mnohé úkoly se připravují. O některých vnitřně uvažuji, zda je vůbec zařadím, nebo odložím. Mnohé si lépe zapamatuji a v pravý okamžik mě “napadne lepší řešení”. Ne všechny tyto procesy se dějí vědomě. Ale právě těmto méně racionálním, méně vědomým, intuitivním a pomalým modům našeho myšlení, které jsou pro efektivitu velmi důležité, můžeme pomoci – častým procházením svého seznamu (či svých seznamů), častou revizí.

Je opět velice individuální, jak časté má toto prohlížení být: určitě by mělo být přiměřené. U některých seznamů (s aktuálními úkoly) častější, u jiných (s nápady a idejemi) méně časté. Pokud nás irituje, že úkoly vidíme příliš často, nebo pokud jsme zahlceni velkým množstvím úkolů – pak buď tento seznam začneme procházet méně často, nebo – ještě lépe – přesuneme některé úkoly do jiného seznamu, který není aktuální, kterému se tak často nevěnujeme.

A naopak – máme-li pocit, že ztrácíme přehled; že nevíme, co máme na talíři, že “nevíme, co dělat”, postupujeme opačně. Někdo takto používá několik různých seznamů (jeden krátký projíždí několikrát denně, jeden delší několikrát týdně, jeden několikrát měsíčně atd.), někomu stačí dva (“nyní a dnes”, “později”).

6. Nespoléhat se jen na úkoly

Organizování úkolů není jedinou důležitou aktivitou v oblasti zvyšování vlastní produktivity a snižování stresu. Jako stejně důležité – ne-li důležitější – jsou také jiné oblasti, které však bývají některými přístupy time managementu řazeny až na jakési pomyslné druhé místo. Jejich význam je však zásadní: šetří energii, šetří mentální zdroje, snižují stres, zvyšují pravděpodobnost našeho úspěchu, ať jej definujeme jakkoli. Budeme-li se spoléhat pouze na nekonečný seznam úkolů (byť precizně kategorizovaný v drahé aplikaci nebo koženém snobském diáři), nebudeme nikdy příliš efektivní.

K uvedeným oblastem řadím především:

(A) Rutiny. Pokud se některé úkoly často opakují, je dobré:

je automatizovat, jde-li to: pomocí seznamů (viz dále, takže nemusím vždy znovu vymýšlet, jaký je nejlepší postup), na počítači pomocí maker, klávesových zkratek, připravených šablon textů, v prodeji pomocí připravených scénářů, vět, formulářů apod.

sdružovat je do větších bloků. Sepsat si všechny důležité pracovní rutiny – např. zkontrolovat kalendář na zítra, uklidit stůl, přepsat zítřejší aktivity z CRM do diáře, uklidit nezařazenou poštu… – a takovému bloku se věnovat jednorázově – v jednom či dvou časových celcích. Mít tedy např. pro pracovním rutiny vyhrazenu třeba hodinu po příchodu z oběda a čtvrthodinu před odchodem z práce. Pro domácí úklid a domácí opravy si vyhradit sobotu dopoledne. A podobně. Zbytek dne/týdne si pak můžeme dovolit luxus: na tyto aktivity nemyslet. Protože víme, že je o ně postaráno.

(B) Denní rozvrh. Naším zásadním pomocníkem je pravidelný rozvrh dne; rámec, ve kterém mají pevné místo rutiny, každodení aktivity, tématické bloky (např. dopoledne: práce na samostatných projektech, odpoledne: schůzky se zákazníky a telefonování apod.). Podobně můžeme postupovat v týdnu (pondělí – den schůzek, pátek – office day bez emailů a telefonů apod.) Do této struktury teprve pomyslně doplňujeme vhodné úkoly ze seznamu úkolů.

Samozřejmě, nejedná se o nic rigidního – mnoho dní se vyvíjí po svém a z původního “denního rozvrhu” často nezbude nic. To je ale v pořádku. Jedná se o rámec, který musí zůstat flexibilní. Přesto (a právě proto) má obrovský význam: šetří náš čas, mentální zdroje na rozhodování a naši energii. Co je zautomatizované, nám jde vždy lépe, musíme se méně nutit. Je větší pravděpodobnost, že takovou činnost neodložíme. A hlavně: uvolňuje náš (vnitřní i vnější) prostot pro to, co je jedinečné a důležité.

(C) Seznamy. Velký význam a efektivní doplněk k úkolům je budovat si nejrůznější typy seznamů:

seznamy relativně proměnlivé (knihy, které by bylo zajímavé přečíst; nové firmy, které obvolat; nové programy, které zkusit)

seznamy relativně statické (nejdůležitější zásady dne; cviky proti bolesti zad; postup při volání potenciálnímu zákazníkovi).

Seznamy nejsou obsesivní berlička neurotikova, která by měla vzbuzovat úzkost, když některý z uvedených bodů nemohu dodržet. Právě naopak – takových pár bodů uvolňuje zcela zásadním způsobem energii a mentální prostor pro to, co je podstatné. Což pamatování na podružnosti není nikdy. To, co už jsem jednou vymyslel, nemusím vymýšlet znova. Nemusím si to připomínat. Nemusím vyčerpávat cennou mentální kapacitu neustálým strachem, ať na nic nezapomenu. Vše mám na dosah ruky, pokud to potřebuji – a místo toho se mohu věnovat opravdu důležitým cílům a úkolům.

(D) Zásady a návyky. Stephen Covey velmi prozíravě upozorňoval, že skutečná produktivita (a spokojenost s vlastní prací) je více věcí charakteru – tedy našich zvyků a zásad – než nějaké techniky. Bohužel o technikách se lépe píše, lépe diskutuje, snadněji se na nich vydělává…než na zásadách sebekontroly nebo třeba ochotě odříkat si krátkodobé potěšení na úkor hodnotných cílů. Přesto jsou takové zásady nebo návyky extrémně důležité – ať už se týkají zachování našeho fokusu, balance, přiměřenosti, nepřepínání, odpočinku, odhodlání pustit se do obtížného a nepříjemného a podobně.

Nad svými návyky se musíme zamýšlet. Formulovat, které návyky jsou především důležité. Připomínat si je, zlepšovat a kultivovat je.

Abychom však příliš netříštili naši pozornost, je dobré v učení se takovým návykům postupovat podobně jako žonglér v cirkuse. Ten taky neroztočí na tyčích patnáct talířů najednou. Ale nejprve vyhodí jeden, ten roztočí, pak další, pak další…a postupně jich rotuje deset nebo patnáct. V osvojování návyků bychom měli postupovat postupně:

Vždy si vybrat jen pár, na které se zaměřujeme. A když je zvládneme a osvojíme si je, vybrat zase několik dalších (nebo jen jeden), které si budeme po určitou dobu více uvědomovat a více nad nimi přemýšlet. Několikrát denně si je připomenout. Snažit se je aplikovat na konkrétní situace. A zítra (či příští týden) zase jiné. Pokud jsme si již zformulovali pevnou soustavu takových nejdůležitějších životních zásad, můžeme si je třeba každý měsíc (nebo rok) tímto způsobem zopakovat. Každé se například věnovat jeden týden. To je ostatně postup, kterým ve svém sebezdokonalování proslul polyhistor, podnikatel, vynálezce a americký prezident Benjamin Franklin.