やりとりは「チーム単位」へと移行

現在、マイクロソフトでは社内でのやりとりの多くをチームベース、プロジェクトベースでのコミュニケーションへと変えています。個人間でのEメールももちろん便利ですが、やりとりを重ねる際にはチーム単位へと移行しています。それが私たちの“モダンワークプレイス”です。いまや、わが社の経営幹部のコミュニケーションのうち80％は、プロジェクト中心のやりとりとなっています。

プロジェクトチームのメンバーはEメールではなく、とあるプラットフォームを使うことで複数のプロジェクトについて継続的なディスカッションをしているのです。参加者は対話形式で固有のテーマに取り組むことができます。これによって本題に入るまでがスムーズになり、エンゲージメントをより加速化することが可能になりました。

私たちが使っているプラットフォームは「Teams」（チームズ）というツールです。もし弊社製品の「Office」（オフィス）をお使いであれば、実はEメールの次の段階、このチームズにもう移行しているのです。このソフトの導入によって、コミュニケーションの習慣は大きく変わることでしょう。

私が携わっているプロジェクトの数は常に25から30にも及びます。それらのチームを統括しているわけですが、具体的にそれぞれのチームで何が起こっているかをリアルタイムで確認することが可能になりました。

私は朝の時間の70％を使い、チームズでいくつものプロジェクトに目を通します。時間をかけてメールの受信箱を覗くのではなく、まずチームサイトを開いて主要なプロジェクトは何なのかを理解し、どのプロジェクトでどういうコンテンツがアップデートしたかを見るのです。

チームズに移行したことで、Eメールに取られていたわが社の時間の20％をカットすることができました。会社全体で常に、一定のテーマ、トピック、チームに基づいてコミュニケーションが行われているのです。その結果、意思決定までにかかる時間が格段に短縮されました。