Wer einen Firmenwagen oder ein Dienstfahrrad auch privat fährt, muss diesen Nutzungsvorteil versteuern. Seit Jahresbeginn gelten neue Regeln - für einige Arbeitnehmer führen sie zu einer Steuererleichterung.

Unter Angestellten gilt ein Dienstwagen oft als Privileg, der Chef erteilt es oft erst ab einer bestimmten Gehaltsstufe. "Ob der Arbeitnehmer den Wagen nur dienstlich oder auch privat nutzen kann, entscheidet jeweils die Firma", erklärt Michael Beumer von der Stiftung Warentest. Häufig bezahlt der Arbeitgeber die Anschaffung sowie die Versicherung, Inspektionen, Reparaturen und den Sprit. Bei manchen Firmen müssen Arbeitnehmer sich an den Kosten beteiligen. Und einige Firmen bieten Diensträder oder E-Autos an.

Wird der Wagen oder das Fahrrad nachweislich nur betrieblich genutzt, braucht der Arbeitnehmer steuerlich nichts weiter zu beachten. "Sobald er auch privat damit fährt, muss er einen sogenannten geldwerten Vorteil versteuern", erklärt Cornelia Metzing von der Bundessteuerberaterkammer. Der geldwerte Vorteil ist wie ein zusätzliches Gehalt, auf das dementsprechend Steuern und Sozialabgaben anfallen. Um die genaue Höhe zu errechnen, nutzen die meisten Dienstwagenfahrer die pauschale Ein-Prozent-Regel.

Nur noch 0,5 Prozent des Bruttolistenpreises

Seit Jahresbeginn gelten für privat genutzte E-Autos neue Regeln, die eine Steuererleichterung bewirken. Arbeitnehmer müssen den geldwerten Vorteil zwar weiterhin beim Finanzamt angeben. Bei der pauschalen Berechnung müssen sie aber nur noch 0,5 Prozent des Bruttolistenpreises ansetzen, und nicht wie üblich ein Prozent. Die Regelung gilt für Wagen, die man zwischen dem 1. Januar 2019 und dem 31. Dezember 2021 kauft oder least. Bei älteren Elektro-Autos werden die Kosten des Batteriesystems vom Listenpreis weiter abgezogen.

Maßgeblich für die Berechnung des geldwerten Vorteils sind die tatsächlichen Kosten des Dienstwagens. Dazu zählen laut Bundesfinanzministerium unter anderem die Abschreibung für Abnutzung, Leasingzahlungen sowie Kosten für Sprit, Wartung und Reparatur. Die Gesamtkosten muss man nachweisen und mit privaten Fahrten verrechnen.

Auch Dienstradfahrer profitieren seit Anfang des Jahres, wenn sie das seltene Glück haben, dass der Chef ihnen das Fahrrad komplett finanziert: "Wird ein Dienstfahrrad vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn finanziert und dem Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung überlassen, so ist dies bis zum Jahr 2021 steuerfrei", erläutert Metzing. Aber nur, wenn es ein normales Fahrrad oder ein E-Bike ist, das nicht als Kfz eingestuft wird. Wie das Fahrrad eingestuft wird, hängt von der Motorstärke ab. "Erreicht das E-Bike Geschwindigkeiten über 25 Kilometer pro Stunde, gelten die gleichen Steuerregeln wie für Elektro-Firmenwagen", erklärt Beumer. Bei Geschwindigkeiten von bis zu 25 Kilometer pro Stunde gelten E-Bikes als Fahrräder.

Ein Dienstfahrrad kann der Chef zusätzlich zum Gehalt zur Verfügung stellen oder er wählt eine andere Variante - die Gehaltsumwandlung. Dafür schließt er einen Leasingvertrag ab und überlässt das geleaste Rad seinem Mitarbeiter. Der Angestellte darf sich sein Fahrrad selbst aussuchen und trägt die Kosten. Die Leasingraten für das Rad zieht die Lohnbuchhaltung vom Bruttolohn ab. Das Nettogehalt sinkt aber weniger, da sich das zu versteuernde Einkommen verringert hat. Von seinem Nettolohn zahlt der Angestellte für das Fahrrad dadurch weniger, als es eigentlich kostet.

Arbeitsweg mit dem Rad muss nicht versteuert werden

Die gängigen Leasing-Verträge laufen über drei Jahre. Arbeitnehmer können dann ihr Fahrrad kaufen. Doch Vorsicht - sonst schnappt eine Steuerfalle zu, warnt Beumer. Viele Anbieter verkaufen das Dienstrad mit 10 oder 20 Prozent des Listenpreises. "Das Finanzamt geht aber von einem Restwert von 40 Prozent aus. Die Differenz zwischen Listenpreis und dem tatsächlich gezahlten Preis gilt dann als geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss." Einige Anbieter haben darauf reagiert und übernehmen die Steuerkosten.

Wer mit dem Rad pendelt, muss nicht wie beim Dienstwagen zusätzlich den Arbeitsweg versteuern. Ansonsten ist das Dienstrad aber zu versteuern wie ein Auto. Einen Teil der Steuerersparnisse, die es durch die Entgeltumwandlung gibt, müssen Radler, die das Dienstfahrrad auch privat nutzen, wieder zurückzahlen. Zur Berechnung des geldwerten Vorteils gilt wie beim Auto auch die Ein-Prozent-Regelung oder ein Fahrtenbuch.

Beim Fahrtenbuch muss man die tatsächlich gefahrenen Kilometer abrechnen. "Das ist ziemlich viel Aufwand, lohnt sich aber vor allem für Arbeitnehmer, die selten privat fahren", erklärt Beumer. Im Fahrtenbuch muss der Fahrer penibel jede Fahrt sofort notieren und als privat oder beruflich eintragen.

Die meisten Fahrer nutzen die pauschale Ein-Prozent-Regel, um den geldwerten Vorteil eines privat genutzten Dienstwagens zu errechnen. Dafür addiert die Buchhaltung zum monatlichen Bruttolohn ein Prozent des Bruttolistenpreises des Autos dazu - abgerundet auf volle 100 Euro. Kostet der Wagen also beispielsweise 30.000 Euro, beträgt der geldwerte Vorteil dafür 300 Euro monatlich. Für den Arbeitsweg kommen bei Dienstautos zudem 0,03 Prozent des Listenpreises pro Kilometer dazu. Bei einem Arbeitsweg von 20 Kilometern liegt der geldwerte Vorteil demnach insgesamt bei 480 Euro.