Eutaxia Admin är ett ekonomisystem utvecklat i första hand för ideella föreningar. Systemet är webbaserat och tillgängligt över internet från Open Ends servrar. Du behöver alltså ingen särskild mjukvara på din dator utöver en någorlunda modern webbläsare. Vi rekommenderar i första hand Firefox och Chrome, men även andra moderna webbläsare som Safari och Internet Explorer (9 och senare) bör fungera.

Länken för att logga ut finns längst uppe till höger på alla skärmbilder.

När du väl är inloggad kommer du att förbli inloggad tills du loggar ut, även om du stänger ned din webbläsare. Det är bekvämt och praktiskt om du jobbar på en privat dator där ingen annan använder dina webbläsarinställningar. Använder Eutaxia Admin från en dator eller ett konto som delas med andra så bör du vara noggrann med att logga ut efter varje användning.

Namn och epostadress är normalt förifyllda baserat på vad vi fått reda på av leverantören. Stämmer det inte så är det bara att ändra.

Efter att du loggat in och bekräftat hos leverantören kommer du att komma tillbaka till admin.eutaxia.se. Har du inget konto kommer du nu bli ombedd att skapa ett.

Klicka på den leverantör du vill använda för att logga in. Du kommer då komma vidare till den leverantören där du loggar in dig som vanligt och sedan bekräftar att du vill använda leverantören för att logga in på admin.eutaxia.eu. När du senare försöker logga in igen kommer du inte att behöva bekräfta att du vill logga in på admin.eutaxia.eu. Är du redan inloggad hos leverantören kommer du antagligen inte ens att märka att du blir omdirigerad till leverantören.

När du går till https://admin.eutaxia.eu/ hamnar du på inloggningssidan. Om du inte redan har ett konto, kommer du få möjlighet att skapa ett när du försöker logga in.

Vi har valt att inte hantera lösenord, utan låter dig istället koppla ihop ditt konto med ett konto hos en annan leverantör som sköter inloggningen. För närvarande stödjer vi Google , Yahoo , Facebook , Twitter och Windows Live . Dessutom kan du använda en godtycklig OpenID-leverantör. Du behöver ha ett konto hos någon av dessa innan du kan skapa ditt konto i Eutaxia Admin.

Innan du kan använda Eutaxia Admin måste du skapa dig ett konto. Konton är personliga, så du ska skapa ett konto åt dig, inte åt din förening.

I administrationsvyn lägger du också till betalningsförmedlare för webbutiken. För vidare detaljer, se Betalningsförmedlare

För att uppgradera till en Standardorganisation klickar du på "Uppgradera" under rubriken "Organisationsnivå".

En nyskapad organisation är alltid en övningsorganisation. Den är gratis att använda, men raderas automatiskt efter 6 månader. Vill du ha kvar din bokföring längre än så behöver du uppgradera organisationen till en Standardorganisation. Detta är också en förutsättning för att du ska kunna använda fler tjänster.

Under "Medlemmar" ser du vilka användare som har tillgång till organisationen.

För att bjuda in flera användare så att de kan komma åt organisationen fyller du i en epostadress under "Bjud in medlem" och trycker på "Bjud in". Den du bjuder in kommer att få ett epostmeddelande med en länk som ska användas för att få tillgång till organisationen.

Här kan du ändra organisationens namn, adress mm. Du kan se vilka som har tillgång till organisationen samt bjuda in fler. Här uppgraderar du organisationen till en standardorganisation och lägger till fler tjänster.

När du har fyllt i uppgifterna trycker du på "Skapa". Du kommer nu till administrationsvyn för en organisation.

Klicka på "Skapa ny organisation" i listan till vänster i webbläsaren. Du får då upp en flik i den högra delen där du ska fylla i organisationsnamn, organisationsnummer, epost-adress, adress och telefonnummer. De tre första är obligatoriska. Ideella föreningar får ett organisationsnummer genom att registrera sig hos skatteverket. Om organisationen du skapar är en ren övningsorganisation, som inte ska användas för att bokföra på riktigt, kan du hitta på ett organisationsnummer bestående av 10 siffror.

Du kan alltid skapa nya organisationer. En nyskapad organisation börjar som en övningsorganisation. De är gratis att använda, men raderas efter 6 månader om de inte uppgraderas.

Du kan ge andra tillgång till en organisation, och du kan ha tillgång till flera olika organisationer samtidigt. Du ser de organisationer som du har tillgång till i listan till vänster i webbläsaren.

För att bokföra och sköta annan administration i Eutaxia Admin behöver du skapa en organisation. Den samlar bokföringen för de bokföringsår som du lagt upp i Eutaxia Admin samt övrig information om organisationen.

Funktionen "Ta bort" raderar räkenskapsåret. Du får en kontrollfråga om du verkligen vill ta bort det, men om du svarar ja på den så raderas räkenskapsåret från våra servrar.

Exportfunktionen använder du om du vill skapa en egen lokal backup av din bokföring, eller om du vill sluta använda Eutaxia Admin och gå över till ett annat bokföringsprogram. Det är också vanligt att bokföringsbyråer och revisorer vill få tillgång till bokföringen i digital form. Då är SIE-formatet den standard som alltid används.

När du klickar på knappen märkt "Export" så kommer hela verksamhetsåret att exporteras i SIE4-format. Filen kommer att lagras lokalt på din dator enligt de regler som din webbläsare tillämpar.

Knappen "Hämta ingångsdata från föregående räkenskapsår" skriver över ingående balans på alla Intäkts- och Kostnadskonton med aktuell utgående balans från förra räkenskapsåret. Det sker ingen automatisk uppdatering av ingående balans om du justerar föregående räkenskapsår.

Det går också att ta bort konton som inte har några transaktioner och som har noll i ingående balans.

I kontoplanen kan du se vilka konton du har, ändra kontonamn och ändra ingående balans. Du kan även skapa nya konton.

Under "Serier" kan du skapa serier. Du kan också ta bort serier som inte har några verifikationer registrerade.

Det kan vara lämpligt att ha en serie för varje bank- eller girokonto som organisationen har, plus en serie för kontanta transaktioner. Det gör att det blir lättare att hålla ordning och gör det enkelt att dela upp arbetet på flera personer. Var och en hanterar då sin egen bokföringsserie.

Du har möjlighet att dela upp din bokföring i olika verifikationsserier. Här kan du skapa nya serier och ge dem namn och beskrivning. Vanligt är att man namnger serierna "A", "B", "C", o.s.v. och sedan har en beskrivning som visar vad serien används till. Verifikaten får då en seriebeteckning och ett löpnummer, t.ex. A22 eller C19.

Datumen anger start och slut på räkenskapsåret. De visas på rapporter och styr under vilket verksamhetsår som automatbokförda inbetalningar hamnar.

Uppgiften om vilket taxeringsår verksamheten hör till används inte än. Vi har för avsikt att i en framtid lägga in stöd för att göra deklaration i Eutaxia Admin och då kommer taxeringsåret att vara viktigt. Taxeringsåret följer också med om man exporterar bokföringsinformation i SIE-format.

För att spara ändringar i de grundläggande uppgifterna måste du trycka på "Spara". Skulle du vilja ångra ändringarna kan du trycka på "Återställ". Ändringar i serier och konton automatsparas.

När du skapat ett nytt räkenskapsår, eller senare väljer administrationsfliken när du har ett räkenskapsår valt i listan till vänster, kommer du till administrationsvyn för räkenskapsåret. Här ändrar du grundläggande uppgifter om räkenskapsåret, samt kontoplanen och verifikationsserierna.

Väljer du att kopiera föregående år får du ett nytt verksamhetsår med samma kontoplan och samma verifikationsserier som det föregående året. Aktuell utgående balans från det förra året blir ingående balans för det nya året. Om du gör transaktioner på det föregående året efter att du har skapat det nya kan du importera om ingående balans i kontoplansvyn på det nya året.

Normalt är det problemfritt att importera en SIE-fil, men det finns alltid risk för att olika leverantörer har tolkat standarden lite olika. Får du problem är du välkommen att kontakta vår kundsupport för att få hjälp med importen.

Du kan sedan importera filen för räkenskapsåret i Eutaxia Admin. Du ska få med i stort sett all information från det gamla systemet. SIE-standarden hanterar inte namngivning av verifikationsserier, men i övrigt så ska all information som normalt finns i ett bokföringssystem följa med. Eutaxia Admin klarar att lagra all information som stöds av SIE-formatet, men kan för närvarande inte visa objekt eller text som gäller hela verifikat.

När du exporterar från ett annat system kan det tänkas att du får välja mellan olika varianter av SIE-formatet. Den variant du ska välja är SIE4 eller möjligen SIE4E.

SIE-formatet är ett svenskt standardformat för import och export av bokförings- och bokslutsinformation. Du kan exportera bokföringen från ett annat system för att sedan importera den i Eutaxia Admin.

När du skapar det första räkenskapsåret i en organisation från en kontoplan kommer det att omfatta dagens datum och ett år framåt. Då detta sannolikt inte stämmer överens med organisationens räkenskapsår så kommer du behöva ändra det under administrationsvyn. Följande räkenskapsår som du skapar kommer att börja dagen efter att det föregående räkenskapsåret slutade.

Om du väljer att skapa nytt räkenskapsår från en av standardkontoplanerna får du ett år med nollställd ingående balans. Du kan sedan fylla i ingående balans i kontoplansvyn eller hämta från föregående år. Observera att om du väljer att hämta ingående balans från föregående år, så måste kontoplanerna stämma överens för att det ska bli rätt. De tillgängliga kontoplanerna är standardiserade BAS-kontoplaner.

För att skapa ett nytt räkenskapsår väljer du "Skapa nytt verksamhetsår" under den organisation där du vill ha ett nytt räkenskapsår. Du får då tre olika val under fliken "administration" för hur det nya året ska skapas.

Räkenskapsåret, eller bokföringsåret, är den tidsperiod över vilken organisationens räkenskaper sammanfattas. Varje räkenskapsår som lagts in i Eutaxia Admin syns under organisationen i listan till vänster. Det senaste och näst senaste räkenskapsåret är öppna för ändringar. Tidigare år är stängda och där kan man bara ta ut rapporter och titta på verifikationer.

I saldokolumnen visas aktuellt saldo för kontot efter att transaktionen på raden har genomförts. Saldokolumnen är bara aktiv under inmatning av ett verifikat.

Längst ned på verifikatet summeras Debet- och Kreditkolumnerna. Om det finns en differens mellan dem så visas också den.

I vissa situationer får du ett förslag på belopp som ska fyllas i. Det förslaget är uträknat så att debet- och kredit-kolumnerna för verifikatet ska balansera.

När du lämnar Text-kolumnen placeras du i Debet eller Kredit-fältet beroende på kontotypen i Kontoplanen. För intäktskonton placeras du i Kredit-kolumnen. För övriga konton placeras du i Debet-kolumnen.

Under Debet och Kredit matar du in beloppet för transaktionen. Du kan använda antingen komma eller punkt som öresseparator. Eutaxia Admin normaliserar båda till den separator som din datormiljö använder.

Här matar du in den text du vill ska höra till transaktionsraden i verifikationen. Du får initialt samma text som på föregående rad som förslag. Om du skriver in några bokstäver så får du förslag som matchar dessa ur tidigare verifikationer från det här året och föregående räkenskapsår. Det spar mycket arbete om du har många återkommande texter.

Du kan också mata in text. Det ger en lista med kontonamn som matchar texten du har skrivit in. Det underlättar om du vill hitta ett konto som du inte har memorerat.

Under konto matar du in numret på det konto som ska påverkas. Du får en lista med kontonummer som matchar det du har matat in hittills, och kan därefter välja konto ur listan om du vill det.

Om du använder datumväljaren behöver du trycka Enter en gång för att stänga väljaren och ytterligare en gång för att komma till nästa fält.

I datum-fältet ska du fylla i transaktionsdatum. (Information om när transaktionen bokfördes och vem som gjorde det registreras automatiskt.) Du kan antingen fylla i datum med siffror eller använda datumkalendern. Den kommer du åt antingen genom att klicka på kalenderikonen eller genom att använda pil-ned när du står i datumfältet.

Om du står på ett gammalt verifikat och vill mata in ett nytt använder du ikonen "Gå till sista". Du hamnar då på det verifikatnummer som kommer efter det senast registrerade.

Du kan använda navigationsknapparna för att titta på och ändra äldre verifikat. Om du ändrar ett äldre verifikat registreras information om ändringen i en särskild ändringslogg. Det gör att det går att spåra alla ändringar i enlighet med bokföringslagens krav.

Här ser du vilket nummer som verifikatet med stor säkerhet kommer att få. Om någon annan person matar in ett verifikat i samma serie kan det tänkas att ditt verifikat får ett högre nummer. Du får i så fall meddelande om det när du sparar verifikatet.

Här väljer du vilken serie som det inmatade verifikatet ska tillhöra. Behöver du definiera en ny serie gör du det under fliken "Administration".

När du har matat in ett verifikat så måste det sparas. Det gör du antingen genom att klicka på knappen "Spara", längst ned till höger i fönstret, eller genom att använda "+"-tangenten på det numeriska tangentbordet.

För navigation mellan fält kan du välja mellan att använda TAB eller Enter-tangenten. För att gå bakåt använder du Skift-TAB och Skift-Enter. För navigation inom ett fält använder du piltagenterna höger och vänster. För att välja i en drop-down-meny använder du pil-upp och pil-ned, följt av TAB/Enter.

Det går att använda mus för att navigera mellan fälten, men vi rekommenderar att du lär dig att navigera enbart med tangentbordet. Vi har lagt extra möda på att det ska gå att göra allt i den här vyn utan att lyfta händerna från tangentbordet.

Under fliken "Bokföring" utför du den del av bokföringen som måste göras för hand. Användargränssnittet är traditionellt, med att antal små finesser för att göra arbetet snabbare och smidigare. För att komma åt bokföringsvyn måste du ha valt ett räkenskapsår i listan till vänster.

Rapporten genereras och sparas i HTML-format, så du tittar på den sparade rapporten med en webbläsare. Om du önskar spara en rapport i PDF-format kan du välja "Skriv ut rapport" och sedan välja att skriva ut till fil.

Välj den rapport du vill ta ut och tryck sedan på en av knapparna "Generera rapport", "Skriv ut rapport" eller "Spara rapport" beroende på om du vill se rapporten på skärmen, skriva ut den, eller spara den på din dator.

Under fliken "Rapporter" kan du ta ut rapporter från bokföringen.

Inbetalningssystemet

Systemet för att hantera inbetalningar är designat för att spara dig så mycket arbete som möjligt.

Grundtanken är att er medlem/kund registrerar vad denne vill köpa - medlemskap, kanotplatser, tröjor, kurser etc. i er webbshop.

Ni lägger själva upp vilka produkter som ska finnas i webbshoppen och ni kan begära information från den som använder shoppen. En medlem ska kanske ange personnummer. Vill man köpa en tröja ska man kanske ange storlek och färg.

När medlemmen/kunden är klar så skickar vi kunden en bekräftelse med en inbetalningsanvisning, som är beroende av vilka betalningsförmedlare du valt.

När betalningen kommer in så hämtar Eutaxia Admin betalningsuppgifterna och skapar bokföringsposter enligt de anvisningar som du har satt upp i systemet.

Du behöver sedan bara gå in i systemet och klicka OK på varje betalning som du godkänner.

Du kan sedan ta ut listor på både beställningar och betalningar. Det gör att du när som helst kan ta ut en aktuell medlemslista, eller listor på kursdeltagare, deltagare i tävlingar, eller vad du nu har bestämt att ni ska sälja via er webbshop.

Betalningsförmedlare Det kanske största värdet med Eutaxia Admin är möjligheten att ansluta betalningsförmedlare till sin organisation med automatisk hämtning av inbetalningsinformation. Det sparar massor av tid och arbete för dig som hanterar många inbetalningar. För närvarande stödjer vi PlusGirots OCR-inbetalningar och Payson. Du lägger till betalningsförmedlare i administrationsvyn för organisationen. Välj organisationen i listan till vänster och gå till administrationsfliken. Till höger finns rutan "Betalningsförmedlare", för att lägga till en förmedlare väljer du den i menyn. Överst i samma ruta ser du vilka betalningsförmedlare du har tillagda, samt har möjlighet att redigera dem. PlusGirot Du kan ansluta ett PlusGirokonto med OCR-inläsning till webbutiken. Du kan läsa mer om hur det fungerar hos Nordea. Innan ni kan ansluta er måste organisationen vara kund hos Nordea och ha ett Plusgirokonto som ska knytas till tjänsten. I Eutaxia Admin måste organisationen vara registrerad som Standardorganisation. För att beställa anslutning, fyll i informationen som efterfrågas i formuläret och tryck på beställ. Telefon och e-postadress ska vara till kontaktpersonen som sköter om beställningen. Plusgiro är ert nuvarande plusgirokonto som inbetalningarna med OCR-koppling ska hamna på. Bokföringskonto är det tillgångskonto som ska motsvara plusgirokontot. Bokföringsserie är den verifikatserie som ska användas när inbetalningar via OCR-kontot automatbokförs. Dessa går att ändra efter att beställningen gjorts. Beställningsgång När ni har lagt er beställning i Eutaxia Admin så skickas den automatiskt vidare till Nordea i Göteborg. De lägger upp ett OCR-konto som kopplas till ert Plusgirokonto. Nordea skriver ut ett avtal där ni ger Open End en fullmakt att hämta inbetalningsinformation från OCR-kontot. Det avtalet skickas först till Open End. Vi undertecknar det och skickar det vidare till er. Er firmatecknare undertecknar avtalet och skickar tillbaka det till Nordea. När Nordea har fått tillbaka avtalet aktiveras ert OCR-konto och ni kan börja använda den automatiska inbetalningshanteringen. Kontonumret för OCR-kontot syns under rubriken "Organisationsnivå" när vi har aktiverat hämtning av inbetalningsinformation. Det kommer även att finnas med på beställningsbekräftelser i webshopen. Inbetalningsinformation Om du lägger till PlusGirot som betalningsförmedlare kommer beställningsbekräftelserna att innehålla plusgironummer, belopp och ett OCR-nummer (plus information om exakt vad kunden har beställt). Kunden använder sedan sin internetbank och gör betalningen med de 3 uppgifterna - plusgironummer, belopp och OCR-nummer. Det är allt som behövs. Vad händer om kunden inte har internetbank? En del personer skickar fortfarande pappersblanketter till plusgirot eller sin bank. De kan tyvärr inte betala med OCR-nummer utan att ha en pappersblankett. De måste därför göra sin betalning direkt till ert ordinarie Plusgiokonto. Du måste sedan bokföra betalningen manuellt. Det finns speciella krav på pappersblanketten, som gör att man inte kan låta kunden skriva ut den. Vi hoppas i en framtid att kunna erbjuda en möjlighet att få ett utskrivet inbetalningskort hemskickat (mot en mindre avgift). Vad händer om kunden gör en felaktig betalning Det är nästan omöjligt att ange ett felaktigt OCR-nummer. Den har två checksiffror, och om du råkar skriva någon siffra fel så vägrar internetbanken att ta emot betalningen. Det går att skicka fel belopp. Då får du manuellt hantera rättning. Det kan innebära att du ber kunden göra en tilläggsbetalning eller att du får betala tillbaka en för stor inbetald summa. Vi räknar med att det är mycket sällsynt att kunden betalar fel belopp. Payson Du kan ansluta ett Payson-konto till webbutiken. Först behöver du skaffa ett Payson-konto till din organisation och ansöka om agentintegration. Skapa ditt konto hos Payson. Din organisation måste också vara uppgraderad till en standardorganisation i Eutaxia Admin. När din ansökan blivit godkänd behöver du hämta uppgifter om Agent ID och MD5-nyckel hos Payson, samt den e-postadress du använt till Payson-kontot. Alla uppgifterna ser du om du loggar in hos Payson och väljer "Mitt konto" -> "Integration" Dessa uppgifter fyller du sedan i under betalningsförmedlare på administrationsfliken för organisationen när du valt Payson. E-postadressen måste vara samma som du använder för att logga in hos Payson. Bokföringskonto är det tillgångskonto som ska motsvara Paysonkontot. Bokföringsserie är den verifikatserie som ska användas när inbetalningar via Payson automatbokförs. Dessa går att ändra senare. Betalningssimulator För att kunna testa inbetalningsflödet finns det möjlighet att sätta upp en betalningssimulator i webbutiken. Simulatorn kommer endast att vara tillgänglig om man först loggar in i Eutaxia Admin innan man gör en beställning i webbutiken. Vanliga kunder kommer alltså inte ha möjlighet att använda simulatorn som betalningsmetod. Simulatorn är tillgänglig även för övningsorganisationer. Fyll i bokföringskonto och serie. Bokföringskonto är det tillgångskonto som ska motsvara det konto de simulerade inbetalningarna kommer in på. Bokföringsserie är den verifikatserie som ska användas när inbetalningarna automatbokförs. Dessa går att ändra senare.

Butik Under fliken "Butik" lägger du in och ändrar de produkter som dina medlemmar/kunder ska kunna betala för. Här finns också, längst upp till höger, en länk som leder till webbshoppen. Länken kan du kopiera för att kunna länka till webbshoppen på er hemsida eller i epost-utskick. Det finns också möjlighet att använda systemets produkter i en webbshop som ni utvecklar själva. Kontakta oss för detaljer. När du skapar en produkt ger du den ett namn. Du kan också lägga in en beskrivning och en bild på produkten, samt administrativa anteckningar som bara syns i administrationsgränssnittet. Du kan lägga till ett eller flera tillval som köparen kan välja på. Ett tillval kan vara obligatoriskt, vilket innebär att köparen måste fylla i tillvalsfältet för att kunna köpa produkten. Du bestämmer också produktens pris och hur det ska bokföras på olika konton. Priset blir summan av bokföringsreglerna. Motkonto blir automatiskt det bokföringskonto som kopplats till OCR-kontot. Du kan även styra om produkten ska vara gömd eller tillgänglig. Så länge kryssrutan "Publicerad" inte är ifylld syns inte produkten i webbshopen. Det finns även möjlighet att fylla i startdatum och/eller slutdatum för när produkten ska visas. Den kommer då endast att synas i webbshopen om "Publicerad" är ifylld och datumet ligger efter startdatum och före slutdatum. Du kan ta bort en produkt genom att välja den i listan och sedan klicka på "Ta bort produkt", under förutsättning att ingen har köpt produkten. Produkter som någon har köpt går inte att ta bort, du kan dock göra dem osynliga i webbshopen genom att kryssa ur "Publicerad".

Inbetalningar Under fliken "Inbetalningar" kan du se vilka inbetalningar som har kommit in via de olika betalningsförmedlarna. Plusgirot skickar ut information om inkomna inbetalningar en gång per dag, normalt tidigt på morgonen dagen efter att inbetalningen kommit in till ert konto. Payson rapporterar inom några sekunder från det att betalningen genomförts. En inbetalning som exakt matchar en beställning genrerar automatiskt en bokföringspost i enlighet med de regler som är uppsatta för varje produkt. Allt du behöver göra för att bokföra inbetalningen är att klicka på "Godkänn"-knappen. Om du får en omatchad inbetalning så visas den i avvikande färg och "Godkänn"-knappen är inaktiv. Du måste då öppna inbetalningen, genom att klicka på den och sedan manuellt kontera den. När den balanserar kan du spara den som ovan.

Beställningar Under fliken beställningar hittar du alla beställningar som har gjorts via webbshoppen. Du kan filtera dem på betalda och obetalda. Normalt visas de obetalda beställningarna. För varje beställning visas en sammanfattningsrad. Om du klickar på en beställning visas alla detaljer om den.

Fakturor Under fliken fakturor kommer du kunna hitta de fakturor du skickat. Det är ännu inte möjligt att skicka fakturor från systemet, men det är planerat. Se Fakturering och kundreskontra.

Försäljningsrapporter Under fliken "Försäljningsrapporter" kan du ta ut listor på vilka som beställt och betalat för en viss produkt. Rapportgeneratorn fungerar på liknande sätt som den för Rapporter.