Dlouho také trvalo, než se nabídla možnost nevyžadovat změnu hesla jednou za devadesát dní. Ta prudila řadu uživatelů, protože při „běžném užívání“ museli heslo měnit při každém přihlášení. Dnes to naštěstí jde v nastavení vypnout, ale ví to jen málokdo.

V průběhu doby se naštěstí podařilo přihlašování dovést do stavu uspokojivé bezpečnosti, kdy můžete přihlašování doplnit o bezpečnostní klíč nebo třeba SMS . To je samozřejmě fajn, ale to je doplňková bezpečnost. Jestli jste si mysleli, že se přihlásíte zadáním přihlašovacího jména a na mobil vám přijde autorizační kód, jste vedle, heslo si stále musíte pamatovat. Nakonec je to jedno, pamatovat si musíte i uživatelské jméno, což se vám podaří jen těžko. Počítačoví profesionálové nakonec podlehnou a svěří své heslo nějakému manažeru hesel, protože jinak to nedají, ale varianta, že byste si Datovou schránku vyzdvihli a zpracovali na cestách, je prakticky vyloučená, leda byste s sebou vědomě vozili heslo na papírku. Což vás nenapadlo do doby, než vám v letadle na stojánce pípla SMS s avizací, že do datové schránky přišla zpráva od finančního úřadu.

Ve výsledku si tak většina uživatelů nepamatuje, jaká adresa je tou skutečně oficiální, do toho se plete informační portál, informační weby nejrůznějších partnerů jako Česká pošta a aby se to nepletlo, služba se sice jmenuje Datové schránky (množným číslem), ale oficiální přihlašovací web používá číslo jednotné. Jediné štěstí je, že nejlogičtější weby jako Datoveschranky.cz jsou tak zjevně neoficiální, že nejsou hrozbou. Kdyby se na nich ale objevilo přihlašovací okénko, asi by se několik set tisíc údajů rychle nastřádalo.

Nebudu se vozit ani po takových věcech jako je cena, protože i to je otázka domluvy a drobných škrtů v momentě, kdy by k tomu existovala vůle. Půjdu po tom, co zajímá uživatele a proč vždycky zblednou, když mají datovou schránku používat.

Fail 3: Nesmyslné ID Datové schránky

Pozor na to. Uživatelské jméno není totéž, co ID Datové schránky. Uživatelské jméno se váže k osobě, například jednateli firmy, ID Datové schránky se váže k firmě. ID datové schránky ale nevypadá nijak podobně jako jméno nebo IČ organizace, jíž přináleží. Proč, suď Bůh, jistě na to bude nějaké bezpečnostní hledisko. Jenže ID datové schránky potřebujete, pokud chcete někomu poslat datovou zprávu. Poznáte z kódu andcicx, o kterou pojišťovnu jde? Ano, Uniqa.

Ve výsledku vás to nemusí moc trápit, protože se budete snažit poslání datové zprávy vyhnout, co to půjde. Ale jestliže někdy existoval předpoklad, že by datové schránky mohly nahradit „oficiální komunikaci“, pak je těžko k uvěření, že k unikátnímu rozlišení datové schránky měly být použity pseudonáhodné kódy. Proč by Uniqa nemohla mít adresu datové schránky třeba… no, zkusme být kreativní, třeba „UNIQA“? Protože by mohly mít její jednotlivé organizační složky vlastní datovou schránku? To bychom jim ale mohli udělat třeba UNIQA-CENTRALA – nebo ne?

Zřejmě padne námitka, že ID Datové schránky nepotřebujete, protože v administraci si dohledáte, komu co posíláte. To ale není tak docela jednoduché. Třeba jen pro Prahu 4 vám datové schránky nabídnou tři finanční úřady. Pamatujete si, který je ten váš? Kód opsaný z dopisu by asi pomohl. A navíc problém souvisí s nemožností posílat datové zprávy mimo veřejnou moc. Což je problém tak podstatný, že jej zmíníme ihned.

Fail 4: Mimo „veřejnou moc“ nikomu nenapíšete

Tohle je další nesmysl. Datové schránky měly podle zákona umožnit komunikaci mezi firmami, ty by si skrze ně posílaly faktury, lidé by se na ně obraceli. To byl ideál. V praxi to funguje, ovšem k ideálu to má daleko.

Pokud chcete posílat něco datovou schránkou mimo „orgán veřejné moci“ – tedy mimo soudy, exekutory a státní úřady, musíte si aktivovat takzvanou „Poštovní datovou zprávu“. Což vás stojí hodně zkoumání. Pak se vám asi stane, že vyzkoumáte i měsíční paušál 50 Kč a více plus částku za jednu odeslanou datovou zprávu (15 Kč), naštěstí se účtuje až po odeslání první zprávy. To už vám asi dojde, že datová schránka nebude to pravé a lépe pořídíte s doporučeným dopisem.

A pokud vám to nedošlo doteď, dojde vám to v momentě, kdy i za těchto cenových podmínek budete chtít zpravit například svoji banku o tom, že jste změnili trvalé bydliště. Naprostá většina firem totiž nemá povolený příjem Poštovních datových zpráv, ten je třeba explicitně povolit, ačkoliv peníze platí jen odesilatel. Vyzkoušel jsem celou řadu institucí typu bank a pojišťoven, nenašel jsem nikoho, komu bych mohl poštovní datovou zprávu poslat (s výjimkou Jiřího Peterky). Vážně bezvadná služba – jak cenou, tak funkcionalitou.

Fail 5: A veřejná moc má datové schránky na háku

Orgánům veřejné moci předepisuje užití datových schránek zákon. Pokud vám tedy píše úřad, měl by psát datovou schránkou, máte-li ji. Má to svá ale. Funguje to vcelku u firem, protože tam situaci ulehčilo paušální zavedení datových schránek všem firmám. Jenže pokud si jako občan zavedete datovou schránku, což je dobrovolné, měl by úřad nejdříve zjistit, jestli nemáte datovou schránku, a primárně vám do ní poslat zásilku. Což v naprosté většině případů neučiní, pokud jste mu datovou schránkou nenapsali a on vám jí prostě neodpovídá.

Vznikají z toho velmi nepříjemné situace, jako opomenuté předvolání k soudu, které vám dojde na adresu trvalého pobytu u vašich rodičů, zatímco vy jste si progresivně zařídili datovku, aby se vám něco takového nestalo. Obsílka s exekucí. A je to váš problém, o to se úřad postará a když se pokusíte situaci zachránit poukazováním na zákon a na prostou slušnost, vydusí vás úřad zase na vašem samotném případě.

Jsou výjimky, kde se to dá chápat, ale je jich málo. Například katastr nemovitostí, ten datové schránky na odesílání ignoruje naprosto. Pokud jste na katastr podali kupní smlouvu, má to ale svou logiku, budete ji totiž téměř všude potřebovat vytištěnou, takže kdyby ji katastr skenoval a posílal vám ji datovkou, museli byste si ji zase vytisknout a na czechpointu provést „konverzi dokumentů“. Což je lahůdka, které je lepší se vyhnout.

Jak to na úřadech funguje, záleží hodně na jeho velikosti a předchozí příchylnosti k alternativní komunikaci. Například malé obecní úřady paradoxně často komunikují datovkou v pohodě (pokud jde o odpovědi), protože úřad je malý a dotyčnému je jedno, zda tiskne do PDF nebo do tiskárny, ušetří pak pochůzku na poštu. Velké organizace a úřady si často ale již dříve vybudovaly systém pro podporu například e-mailů s elektronickým podpisem. Tady je dobrým příkladem VZP. Ta velmi pružně komunikuje přes podepsané e-maily, na něž vybudovala infrastrukturu, s datovou schránkou se ale potýká.

Fail 6: FormFiller a chybějící multiplatformnost

Jestli uživatel něco očekával od celostátního řešení, pak multiplatformnost měla být na čelních místech. Zádrhelem datových schránek se hned od počátku jevil FormFiller, což je software vyvíjený dodavatelskou firmou Software602 sloužící k vyplňování a v tomto případě hlavně podepisování formulářů. Bohužel jen pro Windows a bohužel je téměř jisté, že na něj v internetové kavárně v zahraničí nenarazíte. Proklamové „odkudkoliv, kdykoliv, bez front“ s tedy nekoná. Pokud jste neměli Windows, neměli jste ani nárok (pouze povinnost) schránky používat. Software602 se po vlně kritiky chytil za nos, vytvořil balíky pro Linux, které si systémoví administrátoři zvládnou nainstalovat, pro Mac pak z Linuxu (sic!) odvozenou verzi spouštějící X11 na pozadí a otevírající celou škálu potenciálních děr, o kterých naštěstí čínsko-ruská hackerská scéna neví, protože je nenapadlo studovat dokumentaci českých datových schránek.

Až letos situace dozrála na to, aby se alespoň prohlédnutí, když už ne odeslání (kde je nutné podepisování) dokumentu dalo vyřídit bez nainstalovaného FormFilleru. Nedá se tak ale přehlédnout, že za napasováním FormFilleru do datových schránek je potřeba udat proprietární skomírající technologii bez ohledu na to, že budou odříznuti uživatelé nepodporované platformy.

Fail 7: A za devadesát dní je zpráva v prachu (aneb šetříme naše lesy)

Máte přesně devadesát dní, po kterých bude doručená datová zpráva ve schránce a po kterou si s ní můžete dělat potřebné. Jenže vy dotyčný dokument budete zpravidla potřebovat za dobu mnohem pozdější. Rozsudek soudu? Když si ho nevytisknete a neprovedete konverzi, chystáte si potíže, protože za 90 dní dokument ze schránky zmizí. Pak už musíte na soud a musíte si nechat dokument znovu vyhledat. A ještě jedna lahůdka. Datová zpráva má trvanlivost „programátorských 90 dní“ – tedy přesně na vteřinu 90 dní od doručení zmizí. „Právnických 90 dní“ ze zákona ovšem trvá do půlnoci. Nenechávejte stažení zpráv na poslední chvíli.

Napadlo vás, že si zprávu uložíte do nějakého úložiště? Trezor datových zpráv stojí těžké peníze. Až se podíváte do ceníku České pošty, co taková služba stojí, zauvažujete, jakpak to, že Google či Seznam utáhnou gigové e-mail schránky zdarma…

Nakonec je nejlepším řešením soukromě si důležité věci konvertovat, méně důležité alespoň stahovat na lokální disk, ve firmě zvolit nějaké podobně provizorní řešení a čekat, až dodavatelé spisových služeb a dokument management systémů konečně dopracují něco, co budete ochotni a schopni používat.

Fail 8: Jak dokument spolupodepsat?

Posíláte na úřad dokument, který musí podepsat více lidí? Například kolem narození dítěte, kde podepisuje otec i matka? A jste moderní rodiče s datovou schránkou? Opět nastartujte tiskárnu, protože nemůžete podepsat dokument dvěma lidmi. Alespoň jsem nepřišel na to, jak – a dokumentace mlčí. Dokument je podepsán jen jedním majitelem datové schránky a triky jako „pošlu to z jedné schránky do druhé a pak teprve na úřad“ rozhodně nefungují.

Fail 9: Správa více datových schránek je děs

Jste statutární orgán ve více společnostech? Ke každé máte zvláštní přístupová jména a hesla. Nemáte centrální dashboard, kde byste viděli, co musíte řešit, musíte procházet jednu firmu za druhou. Výmluva realizátora je taková, že pokud řešíte více datových schránek, pořídíte si elektronickou spisovou službu, kterou vám dodá hromada firem a kterou během pár měsíců implementujete a možná i pochopíte. To je samozřejmě možné, za starých časů to vyšlo levněji formou plné moci sekretářce, která při tom obstarala ještě jiné věci.

Fail 10: Nikdo nic neví, nikdo tomu nerozumí, dokumentace zaostává

Situace se sice lepší, ale úroveň znalostí obsluhy datových schránek na úřadech je děsivá. Má to své světlejší stránky: na úřadě velmi často umluvím skoro promeškaný termín výhrůžkou, že použiju datovou schránkou, tím si snadno zajistím „není problém, abyste to poslal příští týden na papíře“. Holt zejména u starších úředníků záleží na jejich osobním přístupu.

Příkladem zmatení dokumentace může být konverze datové zprávy do listinné podoby. V dokumentaci je sice popsána, ale používají se jiné termíny než v samotné datové schránce, takže než jsem přišel na to, jak se to dělá, obíhal jsem město s USB klíčenkou (konverze se dělá opravdu jen z CD nebo z uložení do úložiště). Dokumentace má tu nevýhodu, že ji psal autor systému křížený s úředníkem, je obtížně srozumitelná. Alespoň tedy nechává prostor pro ekosystém školení.

A k dovršení toho všeho, na velkou řadu úkonů, které jsou pro datové schránky navýsost logické, je nelze použít. Známá je kauza z loňských povinných výměn řidičských průkazů, kdy se prostě na možnost datových schránek vůbec nemyslelo.

Zkušenost ukazuje, že se na ně myslí spíše výjimečně a zpravidla tehdy, když je věc dostatečně jednoduchá, jako poslat neschopenku na sociálku.

Datové schránky tak nemohou zastřít, že jejich hlavním účelem je zbavit se nedoručených obsílek a mít lepší možnost buzerovat občany, než zjednodušit i z druhé strany styk občanů se státem. O ty pičmundíky dole zase tolik nejde.

Tady nezbývá, než si připomenout i ten zbývající příběh z tereziánských reforem. Tu část, kterou již pracovníci ministerstva nezmiňují. Tu, část, kdy Marie Terezie, nespokojená s průběhem reforem, poslala dvojici úředníků zodpovědných za pomalu běžící části berních reforem, aby hájila její zájmy na poli, kde jim to snad půjde lépe. Oba dva pánové padli v bitvě u Maxenu, která spolurozhodla o tom, že Marie Terezie ztratila Slezsko.

Škoda, že se tato tradice neudržela po dnešní časy.