¿Qué es la Contabilidad Electrónica o contabilidad en línea?

En México, la contabilidad electrónica, contabilidad en línea o contabilidad digital es el registro en medios electrónicos de las transacciones que realizan los contribuyentes, así como el envío de la información contable solicitada por el Servicio de Administración Tributaria, en formato XML y a través del Buzón Tributario.

A mediados de julio de 2016, la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN) resolvió que el envío de la contabilidad electrónica y las revisiones digitales son constitucionales, lo que significa que se aprobó el envío de la información contable de los contribuyentes a través del Buzón Tributario. Con esta información, el SAT realizará revisiones, hará cruces de información y verificará de forma electrónica que no existan incongruencias entre los ingresos y las declaraciones, y con esto se determinará el monto de un crédito fiscal.

¿Qué información se va a enviar?

Para cumplir formalmente con el envío de la información contable, es necesario enviar al SAT la balanza de comprobación con los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales y el catálogo de cuentas utilizado en el periodo fiscal con código agrupador del SAT, además de las pólizas contables generadas en el periodo, incluyendo la información de los CFDI de cada operación; los contribuyentes deben generar la información electrónica de sus pólizas contables y auxiliares para entregarla a la autoridad cuando esta ejerza facultades de comprobación, ya sea directamente al contribuyente o a terceros relacionados y cuando el contribuyente solicite una devolución o compensación. En caso de no poder distinguir los CFDI dentro de las pólizas, hay que enviar un reporte auxiliar de folios fiscales.

¿Quienes están obligados a llevar contabilidad electrónica?

En México, a partir de 2016, todos los contribuyentes, personas morales y físicas con actividad empresarial y que presten servicios profesionales con ingresos anuales iguales o superiores a 2 millones de pesos están obligados a presentar su información contable a través de los medios electrónicos. Los contribuyentes del RIF, personas físicas con ingresos anuales menores a dos millones de pesos sociedades, asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles cuentan con otras opciones para cumplir con la obligación del envío de su información contable.

¿Cómo se envía la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica se envía en archivos con formato XML a través del Buzón Tributario o el portal Trámites y Servicios, ubicado en la sección Trámites de la página oficial del SAT, dentro de los tiempos establecidos por la autoridad. ¿Cómo enviar la contabilidad al SAT?

El Buzón Tributario es el medio de comunicación directo entre el SAT y los contribuyentes. Su función es muy parecida a la de un correo virtual donde se recibe información personalizada sobre la situación fiscal del usuario, pero además también es un espacio donde se pueden hacer trámites y emitir solicitudes de manera digital.

Inició sus operaciones en 2014 y fue diseñado con el objetivo de intercambiar información de manera ágil y segura entre ciudadanos y la autoridad fiscal. Para ingresar a este servicio sólo es necesario contar con la e.firma y la contraseña.

Al igual que un correo tradicional, es recomendable revisar de manera periódica el Buzón Tributario. Cuando el SAT emite un mensaje por esta vía los contribuyentes cuentan con tres días para su consulta, después de este tiempo la autoridad considerará que ya has sido notificado sobre la situación. Toda comunicación enviada por este medio debe ser considerada importante y deberás dar una respuesta oportuna si no quieres ser acreedor a una multa.

En el Buzón Tributario además de enviar la contabilidad electrónica también es posible hacer otros trámites de acuerdo al tipo de contribuyente que se trate, por ejemplo: revisar el estatus de devoluciones, solicitar aclaraciones por cobros extras, cancelar CFDI, interponer algún recurso de revocación, solicitar la condonación de créditos fiscales, entre otras más.

¿Cuándo se envía la contabilidad en línea?

El Catálogo de Cuentas debe enviarse por primera vez junto con la Balanza de Comprobación y cada vez que sea modificado o se adicionen las cuentas o subcuentas reportadas. Las personas físicas y morales tendrán que enviar su Balanza de Comprobación de forma mensual, dentro de los primeros 3 o 5 días hábiles, respectivamente; los contribuyentes que coticen en la Bolsa tendrán que enviar su información contable de forma mensual, dentro de los primeros días hábiles.

Trabajadores asalariados, personas físicas que cobran por honorarios y contribuyentes que registren sus operaciones en la herramienta del SAT “Mis Cuentas” no están obligados a enviar la contabilidad en línea.

El calendario para presentar la contabilidad electrónica 2020 es:

Contabilidad del mes de: Personas Morales Personas Físicas Enero 4 de marzo de 2020 6 de marzo de 2020 Febrero 3 de abril de 2020 7 de abril de 2020 Marzo 6 de mayo de 2020 8 de mayo de 2020 Abril 3 de junio de 2020 5 de junio de 2020 Mayo 3 de julio de 2020 7 de julio de 2020 Junio 5 de agosto de 2020 7 de agosto de 2020 Julio 3 de septiembre de 2020 7 de septiembre de 2020 Agosto 5 de octubre de 2020 7 de octubre de 2020 Septiembre 4 de noviembre de 2020 6 de noviembre de 2020 Octubre 3 de diciembre de 2020 7 de diciembre de 2020 Noviembre 6 de enero de 2021 8 de enero de 2021 Diciembre 3 de febrero de 2021 8 de febrero de 2021

¿Habrá multas por no enviar la contabilidad electrónica?

Para el Ejercicio Fiscal 2016 se adicionó la fracción XLI al Artículo 81 del Código Fiscal de la Federación, donde se menciona la multa por no enviar la contabilidad electrónica, estando obligados a ello, a través del portal web oficial del SAT, por ingresarla fuera de los plazos establecidos, por no ingresarla de acuerdo a las Reglas de Carácter General emitidas por el SAT o por ingresarla con alteraciones que impidan su lectura. Las multas oscilarán entre los 5,000 y 15,000 pesos.

Auditorías Electrónicas

A partir del 1 de septiembre, el SAT comenzará con las auditorías electrónicas con base en la información disponible del contribuyente que envió su contabilidad electrónica, con el fin de detectar anomalías entre los ingresos y gastos mediante revisiones digitales.

De acuerdo con el SAT, se notificará a los contribuyentes por medio del Buzón Tributario, siendo solo realizadas cuando existan inconsistencias entre los ingresos declarados y el pago de impuestos de acuerdo con documentos como las facturas electrónicas y la contabilidad electrónica. En caso de considerar que la anomalía es inexistente o la revisión es injusta, el contribuyente puede acudir a la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente, Prodecon, para solicitar apoyo y seguimiento al proceso.

La auditoría electrónica, de acuerdo con el artículo 53 B del CFF, se realizarán de este modo:

Al iniciar el proceso de revisión, el SAT enviará una notificación al contribuyente a través del Buzón Tributario, donde podrá incluir una liquidación provisional.

Una vez que el contribuyente reciba la notificación tendrá 15 días para dar respuesta al SAT, ya sea aceptando la liquidación provisional o proporcionando la información y documentación requerida para desvirtuar las presuntas irregularidades que señaló el SAT.

En caso de que el contribuyente acepte las irregularidades, tendrá un plazo de 15 días hábiles para corregir su situación fiscal, mediante el pago total de las contribuciones, además de pagar una multa equivalente al 20% de las contribuciones obtenidas. Si el contribuyente aceptó sus irregularidades, la autoridad fiscal podrá solicitar más información, por lo que el contribuyente tendrá 10 días hábiles para recopilarla y entregarla; a menos que se requiera la información de un tercero, caso en que podría extenderse el plazo. Ya que el SAT tenga la documentación, se dará un plazo de 40 días para emitir una resolución, a menos que se trate de pruebas periciales, que podrían extender el plazo.

Si el contribuyente tiene pruebas para desvirtuar las irregularidades, el SAT contará con 40 días para emitir una resolución.

Si el contribuyente no se manifiesta ni otorga pruebas en un plazo de 15 días hábiles, la resolución provisional y los oficios de preliquidación podrían volverse definitivos mediante el proceso administrativo de ejecución.

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