Giải pháp hội nghị truyền hình hiện nay là một danh từ khá quen thuộc với nhiều người, nhất là khi hội nghị truyền hình là yếu tố cần thiết hàng đầu với cơ quan chính phủ, các doanh nghiệp trong thời đại 4.0 hiện nay. Song hệ thống hội nghị truyền hình là gì, hoạt động ra sao, mang lại những lợi ích gì là đều mà đa phần mọi người vẫn chưa thể hiểu hết để có quyết định đầu tư đúng đắn.

Tổng quan về hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình

Với những nội dung tổng quan và lợi ích về giải pháp hội nghị truyền hình sau đây SAVITEL hy vọng sẽ giúp các bạn có thể hiểu thêm về những vấn đề xoay quanh hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến đang rất được quan tâm cũng như giúp việc lựa chọn đầu tư hệ thống thiết bị hội nghị truyền hình thật sự phù hợp với nhu cầu sử dụng và mang lại hiệu quả cao nhất.

Hội nghị truyền hình là gì?

Hội nghị truyền hình là giải pháp giúp cung cấp khả năng giao tiếp, trao đổi thông tin trực tiếp theo thời gian thực. Nhờ việc truyền tải các hình ảnh, âm thanh một cách trực tuyến được thực hiện cùng lúc giữa nhiều điểm khác nhau thông qua các thiết bị hội nghị trực tuyến, triển khai trên nên những công nghệ về mạng truyền thông tiên tiến như mạng IP (Internet Protocol), ATM hay ISDN.

Không chỉ giúp trao đổi thông tin, giải pháp hội nghị truyền hình còn giúp tăng cường khả năng giao tiếp, nâng cao sự tương tác giữa những cá nhân cùng các nhóm thành viên khi tham dự một cuộc họp hay trong một hội nghị với nhau.

Đồng thời giúp việc trao đổi trở nên hiệu quả và cụ thể hơn khi hội nghị truyền hình hỗ trợ hiển thị các tài liệu, bảng biểu thông qua phương thức trình chiếu. Phương thức này được thực hiện khi kết nối hệ thống hội nghị video với các thiết bị đầu vào như: laptop, smartphone, máy tính để bàn (PC), bảng trắng kỹ thuật số… vào các đầu ra như loa, màn hình…

Các hình thức hội nghị truyền hình

Cùng với sự phát triển không ngừng về công nghệ, hội nghị truyền hình hiện nay cũng được chia thành nhiều hình thức khác nhau, tuy nhiên dựa trên nhu cầu sử dụng chúng ta có thể chia giải pháp này thành 02 dạng sau:

Point-to-Point: là hình thức kết nối điểm – điểm với nhau, 02 điểm trao đổi hình ảnh, âm thanh với nhau cùng lúc theo thời gian thực.

Hội nghị truyền hình Point-to-Point

Multipoint: là hình thức kết nối đa điểm, hay được hiểu là hình thức kết nối từ 02 điểm trở lên, giúp người dùng trao đổi thông tin tại cùng một thời điểm ở nhiều vị trí địa lý khác nhau.

Hội nghị truyền hình Multipoint

Công nghệ và các thành phần

Công nghệ

Hội nghị truyền hình về mặt công nghệ thì đây là một hệ thống thiết bị điện tử (bao gồm cả phần cứng và phần mềm) sử dụng công nghệ kỹ thuật số, nén (coder/decoder) âm thanh và video theo thời gian thực. Giải pháp hội nghị truyền hình hoạt động dựa trên công nghệ IP với sự hỗ trợ nhiều giao thức (H.320, H.323, SIP, SCCP), điều này cho phép người dùng triển khai hệ thống hội nghị truyền hình tiên tiến nhưng vẫn tận dụng được cơ sở hạ tầng sẵn có.

Phương thức hoạt động

Hội nghị truyền hình có phương thức hoạt động được hiểu cơ bản như sau:

Thiết bị điều khiển đa điểm (MCU) hoặc thiết bị giữ vai trò trung tâm sẽ tạo Room Meeting gọi cho thiết bị đầu cuối hoặc ngược lại. Cuộc gọi sẽ được thiết lập thông qua địa chỉ IP cài đặt sẵn từ ban đầu.

Mỗi cuộc gọi từ bên ngoài vào kể cả cuộc gọi từ thiết bị cố định hay từ di động (với phần mềm) đều được xem là 01 điểm cầu kết nối (01 địa chỉ IP).

Thiết bị đầu cuối hội nghị giữ vai trò xử lý và thu phát hình ảnh cùng âm thanh tại phòng hội nghị.

Người vận hành có thể quản lý MCU thông qua web ở bất kỳ đâu bằng cách truy cập vào trình quản lý.

Người quản lý có quyền can thiệp vào tất cả các điểm cầu lúc đang hội nghị như ngắt kết nối, cho phép phát biểu, ngắt âm thanh (trao đổi riêng)… khi cần thiết.

Việc hiển thị layout trên màn hình hiển thị sẽ được chọn bởi người sử dụng tại phòng hội nghị, có nhiều cơ chế hiển thị khác nhau phù hợp với phòng họp và số lượng người tham gia cuộc họp.

Thành phần cấu tạo

Thiết bị đầu cuối hội nghị truyền hình (Video Conference System) là thiết bị cần phải có cho mỗi điểm tham dự hội nghị và bắt buột phải có 05 thành phần cơ bản sau:

Camera thu hình: là Camera để ghi lại hình ảnh tại điểm hội nghị và truyền về trung tâm hoặc cho các điểm khác.

Micro thu âm: Micro để thu lại âm thanh và truyền về trung tâm hoặc các điểm khác, để các điểm cầu khác có thể nghe thấy.

Micro có thể sử dụng là Micro hội nghị, micro thu âm đa hướng, micro của laptop, PC…

Bộ codec: Là thiết bị phần cứng hoặc phần mềm có nhiệm vụ mã hoá tất cả tín hiệu hình ảnh, âm thanh thu được ở điểm cầu, sau đó truyền đi qua các điểm khác, đồng thời, nhận tín hiệu hình ảnh, âm thanh ở các điểm khác, rồi phát ra ngoài cho người tham dự.

Bộ Codec có thể là PC/Laptop, tablet, software, hay bộ codec chuyên dụng…

Màn hình hiển thị: Màn hình hiển thị hình ảnh của các điểm hội nghị ở xa. Có thể là màn hình video wall, TV, monitor, máy chiếu, hoặc màn hình laptop, desktop…

Hệ thống loa phát: Hệ thống loa để phát âm thanh của các điểm cầu hội nghị ở xa, nghe được những gì họ nói. Loa có thể dùng loa hội nghị, loa của TV hay loa của Laptop, PC…

Thiết bị khác: Thiết bị hỗ trợ, điều khiển hội nghị truyền hình đa điểm (MCU): MCU – Multipoint Control Unit còn được gọi là “conferencing server” hay “conferencing bridge”. Giúp cho phép nhiều hơn hai thiết bị đầu cuối (VCS) thực hiện liên lạc với nhau, giúp tạo thành hội nghị truyền hình đa điểm hoàn chỉnh.

Sơ đồ kết nối

Sơ đồ kết nối hội nghị truyền hình Polycom 8 điểm

Ưu nhược điểm của hội nghị truyền hình

Ưu điểm

Giải quyết công việc ngay tức khắc bất kỳ lúc nào, bất kỳ ở đâu.

Làm việc face to face như gặp mặt trực tiếp.

Thực hiện cuộc họp nhiều chi nhánh cùng một lúc.

Nhiều người cùng tham gia vao cuộc họp

Giúp việc hội họp, trao đổi thông tin luôn được đáp ứng tốt nhất thông qua truyền hình hội nghị,

Cho phép việc giao tiếp được thực hiện trực tiếp đồng thời giữa các địa điểm khác nhau, hay xa nhau về vị trí địa lý với hình ảnh và âm thanh hội nghị chân thực nhất,

Nội dung thông tin đảm bảo liên tục, xuyên suốt, chính xác và toàn cầu với giải pháp video conference,

Âm thanh trung thực, rõ ràng, hình ảnh đẹp,

Khả năng bảo mật tối ưu, cho phép lưu lại nội dung hội họp nhờ giải pháp họp trực tuyến,

Tránh lãng phí thời gian và tiết kiệm hiệu quả chi phí,

Tăng cường mối quan hệ hợp tác với khách hàng, đối tác và trong nội bộ doanh nghiệp,

Nâng cao hiệu suất công việc, nâng cao khả năng ứng biến tức thời, những quyết định được đưa ra nhanh chóng, kịp thời và chính xác hơn với giải pháp video conferencing…

Hạn chế

Chất lượng hội nghị truyền hình còn phụ thuộc vào đường truyền mạng

Hội nghị truyền hình ứng dụng cho lĩnh vực

Ứng dụng bởi các cơ quan chính phủ, các đơn vị nhà nước,

Lĩnh vực giáo dục, tổ chức đào tạo nội bộ, nâng cao hiệu quả đào tạo từ xa…

Lĩnh vực y tế với những hoạt động nhằm giúp trao đổi kinh nghiệm, hội thảo với các bác sĩ nước ngoài, giúp hội chuẩn, chỉ đạo phẫu thuật, thực hiện hoạt động chăm sóc y tế từ xa…

Lĩnh vực kinh doanh

Giúp các tổ chức, các cơ quan, các khu, các sở hoặc các trường có thể thực hiện tốt công tác điều hành, quản lý khi bị phân tách về không gian.

Thiết bị hội nghị trực tuyến giá rẻ còn được ứng dụng rộng rãi trong những lĩnh vực khác với yêu cầu về việc giao tiếp trực tiếp theo thời gian thực hay cần trao đổi thông tin thông qua hình ảnh, âm thanh…

Đối tác hội nghị truyền hình hàng đầu

Hiện SAVITEL là đối tác với các hãng hội nghị truyền hình hàng đầu như: Polycom, AVer, Cisco, Trueconference, Zoom… SAVITEL luôn mong muốn được góp sức cùng Quý Khách hàng xây dựng doanh nghiệp vững mạnh và thành công.

Mô hình phòng họp tham khảo

Mô hình phòng họp công ty Unicons