Kajaanin kaupunki vaihtoi talous- ja palkanlaskentapalvelujen tuottajan – ja on nyt saamassa mojovan laskun.

Kajaanin kaupunki vaihtoi talous- ja palkanlaskentapalvelujen tuottajan – ja on nyt saamassa mojovan laskun. Ismo Pekkarinen / Yle

Mistä on kyse? Kajaanin kaupunginhallitus päätti marraskuussa 2015 vaihtaa talous- ja palkanlaskentapalvelujen tuottaja Kainuun sotesta Kuntien Taitoa Oy:hyn. Järjestelmät toimitti Kuntien Tiera Oy.

Muutoksen, eli niin kutsutun Kajaste-hankkeen piti alunperin maksaa miljoona euroa. Virheiden takia lasku on paisumassa jopa 4,5 miljoonan euron suuruiseksi.

Ennen päätöksentekoa kaupunginhallituksen päättäjille esiteltiin vaihtehtoja vertailevia tietoja ja ennusteita. Kainuun soten talousjohtajan mukaan useat päättäjille esitellyt tiedot olivat vääriä.

Kaupunginhallitus päätti tiistaisessa kokouksessaan luopua Tieran toimittamasta järjestelmäyhdistelmästä, jatkossa käytössä on palkanlaskentaohjelmistona ainoastaan Populus.

Kajaanin kaupunki aiheutti päätöksellään miljoonien eurojen vahingon – ja valmistelun virheet myönnetään. Tapahtumaketju on pitkä ja monipolvinen: siihen liittyy muun muassa liian aikaisin lähetettyjä kiitoksia, olemattomia palkkamoottoreita ja harhaanjohtavia lukuja.

Kajaanin kaupungin päätös vaihtaa talous- ja palkanlaskentapalvelujen tuottaja piti olla miljoonan euron hintainen, mutta toisin kävi. Lasku on kasvamassa nyt reilusti suuremmaksi, jopa 4,5 miljoonaan euroon. Kaupunginhallitus päätti esittää valtuustolle miljoonan lisärahaa tiistaina. Valtuusto päättää asiasta syyskuussa. Tähän mennessä järjestelmien käyttöönotto on maksanut 3,5 miljoonaa euroa.

Kyseessä on yksi kaupungin toiminnan kannalta kriittisimmistä tietojärjestelmistä.

Miten sotku sai alkunsa? Kysyimme Kajaanin luottamusjohdolta, hankkeen valmistelijoilta ja virkamiehiltä.

Kajaanin kaupunginhallitus päätti vuonna 2015, että sopimus Kainuun soten tukipalveluiden kanssa irtisanottiin päättymään vuoden 2016 loppuun. Uudeksi palveluntarjoajaksi valittiin Kunnan Taitoa Oy vuoden 2017 alusta alkaen. Kuntien Tiera Oy:n oli määrä toimittaa tietojärjestelmät.

Monimutkaisessa ja laajassa Kajaste-hankkeessa moni asia petti: työmäärät arvioitiin liian pieniksi, eikä kaupunki tiennyt päätyvänsä testaamaan ensimmäisenä kahden eri järjestelmän yhdistelmää. Kaupungin työntekijöiden piti tehdä osa työstä, mutta lopulta tarvittava osaaminen oli vain Tieralla.

Kaupunginhallitus päätti tiistaisessa kokouksessaan (siirryt toiseen palveluun) (Kainuun Sanomat) luopua Tieran toimittamasta järjestelmäyhdistelmästä, jota Kajaani päätyi yllätyksekseen pilotoimaan. Jatkossa käytössä on palkanlaskentaohjelmistona ainoastaan Populus.

Kaupungin tarkastuslautakunta teetti asiasta keväällä ulkopuolisen selvityksen, jossa arvioitiin muun muassa, että Tiera arvioi kustannukset väärin, eikä kaupunki osannut kyseenalaistaa tarjousta.

Raportissa huomautettiin myös muun muassa puutteellisista sopimuksista, joissa ei oltu asetettu ylärajaa Tieran laskutuksille. Viimeisimmässä valtuuston kokouksessa hallintojohtaja Tuija Aarnio sai kaupunginvaltuustolta kirjallisen varoituksen. Kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja Jari Tolonen saivat kirjalliset huomautukset.

Työntekijöille kiitokset etuajassa – päätös noin viikkoa myöhemmin

Hankkeeseen ja sen toteuttamistapoihin liittyy yhä epäselviä asioita.

Ihmetystä on aiheuttanut esimerkiksi jo ennen päätöksentekoa Kainuun soten tukipalvelun työntekijöille annetut kiitokset. Kajaanin kaupunki lähetti soten työntekijöille viestin, jossa kaupunki kiitti Kainuun Sote -kuntayhtymän yhteisten palveluiden henkilöstöä ansiokkaasta työstä.

Näin kerrottiin Kainuun soten työntekijöille jo ennen päätöksentekoa. Kuvakaappaus kaupungin tiedotteesta

Työntekijät saivat kiitokset etuajassa, sillä tiedote tuli 11. marraskuuta 2015, kun päätös tehtiin vajaata viikkoa myöhemmin. Kaupunginhallituksen päätös ei ollut yksimielinen.

Silloinen hallituksen puheenjohtaja Marjatta Immonen muistaa, että tiedote aiheutti pahennusta. Hänen mukaansa se lähetettiin vahingossa.

– Luonnosta oli tehty ja se karkasi ennenaikaisesti. Se oli todella valitettava tapahtuma, pahoittelee Immonen.

Kaupungin hallintojohtaja Tuija Aarnio ei muista kunnolla parin vuoden takaisia tapahtumia, mutta arvelee myös, että ennalta valmisteltu tiedote lähetettiin vahingossa.

– Oli hyvä tarkoitus infota henkilökuntaa, ettei henkilökunta lue asioita lehdestä. Siinä tapahtui jotain, Aarnio toteaa.

Oliko vertailu reilua?

Marraskuussa 2015 kaupunginhallituksen kokouksessa päättäjille esiteltiin vaihtoehtoja: joko jatkoa Kainuun soten kanssa tai siirtymistä uuteen palveluntuottajaan. Päättäjille näytettiin muun muassa esitys, jossa vertailtiin Taitoan ja Kainuun soten kuluja sekä ennusteita.

Esityksessä oli muun muassa käppyrä, jossa Kainuun soten kuluennusteet nousevat jyrkästi. Vertailuun ei kuitenkaan koskaan kysytty tietoja Kainuun sotelta, ja osa päättäjille esitellystä tiedosta on virheellistä, sanoo Kainuun Soten talousjohtaja Eija Tolonen-Manninen.

– Mitään tiedoista ei ole kysytty tai varmistettu Kainuun sotelta. Meillä ei ole tietoa mistä ne ovat, ihmettelee Tolonen-Manninen.

Vaihtoehtoja vertailtiin päättäjille muun muassa näin. Kuvankaappaus kaupunginhallituksen esityksen liitteestä

Esimerkiksi esityksessä mainittua Kainuun soten 800 000 euron "palkkamoottoria" ei Kainuun soten mukaan ole ollut suunnitteilla. Eija Tolonen-Manninen sekä Kainuun soten palvelussuhdepäällikkö Hannu Westerinen eivät kuimpikaan tiedä mitä sillä tarkoitetaan.

– Meillä ei sotessa olla kuultukaan, että oltaisiin tilaamassa 800 000 euron palkkamoottoria. Sitä ei käytännössä ole olemassakaan, sanoo Kainuun soten palvelussuhdepäällikkö Hannu Westerinen.

Kainuun soten talousjohtaja Eija Tolonen-Manninen on samaa mieltä.

– Minulla ei ole siitä tietoa. Silloin kun huomasin esityksen, kysyin siitä erikseen kaupungin talousjohtaja Juha Huotarilta, että mitä tämä tarkoittaa. Hän ei koskaan vastannut.

Talousjohtaja Tolonen-Mannisen mukaan myös arviot kustannusten kehityksestä on tehty puutteellisten ja väärien tietojen perusteella. Esityksessä on arvioitu myös, että Kainuun sote tulisi käyttämään vuonna 2018 ohjelmistokehitykseen 600 000 euroa, josta Kajaani maksaisi puolet. Myös tämä tieto on Tolonen-Mannisen mukaan hatusta vedetty.

– Mitään tällaista menoerää ei ollut suunnitteilla eikä tiedossa sotessa. En tiedä mihin arvio perustuu.

Samalla hän ihmettelee, miksi esityksessä ei ole tekijän nimeä.

– Liitteessä ei näy tekijää, että kuka sen on laatinut. Jos meillä on powerpoint-esityksiä tai liitteitä joita käytämme päätöksenteossa mukana, siinä on kyllä aina asian laatineen viranhaltijan nimi.

"Kaikki on mennyt perseelleen"

Kajaanin kaupungin hallintojohtaja Tuija Aarnion muistelee, että esityksen laati entinen talousjohtaja Juha Huotari, mutta esitystä katsottiin myös yhdessä. Nykyään toisessa työssä oleva Huotari ei halua kommentoida väitteitä.

Aarnion mukaan päättäjille kerrotut Kainuun sotea koskevat arviot perustuivat siihenastiseen laskutukseen.

Siihen, miksi Kainuun sotea koskevia tietoja ei ole kysytty Kainuun sotelta, ei Aarnio kerro selvää vastausta. Mahdollisista virheitä Aarnio kommentoi lyhytsanaisesti.

– Varmaan sitten niin on tapahtunut, sanoo Aarnio.

Esimerkiksi Kainuun sotea koskeva tieto 800 000 euron palkkamoottorista perustui Aarnion mukaan oletukseen.

– Siinä vaiheessa kun esitys on tehty, oli ollut puhetta että soten vanha palkanmaksujärjestelmä pitää uusia, koska se ei enää toiminut. On oletettu, että ne sen uusivat.

Kaikki on mennyt perseelleen, pitääkö tuo vielä moneen kertaan sanoa. Tuija Aarnio

Aarnio vaikuttaa ärtyneeltä Kajaste-asiasta kyselemiseen. Hallintojohtajan mukaan hankkeen rahoitus karkasi alkuperäisesti budjetista huonon valmistelun takia.

– No sehän on selitetty sata kertaa. Kaikki on mennyt perseelleen, pitääkö tuo vielä moneen kertaan sanoa.

Aarnion mukaan virkamiesten olisi pitänyt hoitaa valmistelu paremmin ja käyttää siihen enemmän aikaa ja resursseja. Kun toimittaja kysyy, miten päättäjille annetuissa tiedoissa voi olla virheitä, Aarnio lyö luurin korvaan.

– Kuule, kun ihminen tekee virheitä. Elämä olisi ihan perkeleen helppoa jos kukaan ihminen ei tekisi yhtään virheitä. On eri asia, että tehdäänkö tahallisesti jotain väärin vai tehdäänkö virheitä. Nyt minä lopetan tämän keskustelun, Aarnio päättää puhelun.

Politiikasta sivuun jäänyt hallituksen puheenjohtaja pahoillaan

Kajaste-asiasta päätti edellisen kauden kaupunginhallitus. Nyt politiikasta sivuun jäänyt entinen hallituksen puheenjohtaja Marjatta Immonen muistelee sotkua harmitellen. Hänen mukaansa päätös pohjautui vajavaisiin tietoihin.

Immosen mukaan esittelijät vakuuttivat vahvasti, että kustannusarvio pitää. Niin ei kuitenkaan käynyt.

– Tämä oli aivan äärimmäisen huono arvio kustannuksista. Todella valitettavaa ja harmittaa itseäkin tavattoman paljon. Melkoinen asiantuntija täytyisi poliitikon olla, että tietää kaikki kustannukset mitä seuraa.

– Alan esittelijöihin ja asiantuntijoihin on luottaminen. Peiliin olen katsonut monta kertaa tämän asian tiimoilta.

Alan esittelijöihin ja asiantuntijoihin on luottaminen. Marjatta Immonen

Päättäjät eivät ole Immosen mukaan tienneet, mikäli heille esitellyissä tiedoissa on ollut virheitä. Hän ei usko, että virheet ovat olleet tahallisia.

– En ole koskaan epäillyt enkä halua epäillä esittelijöitä. En ajattele lainkaan, että tahallisesti tehdään asioita, jotka rasittavat yhteiskuntaa ja veronmaksajia.

Immonen painottaa myös järjestelmän toimittajan, eli Kuntien Tieran, vastuuta.

– Jos tilataan tuote, myös toimittajan vastuun pitäisi olla vahvempi. Kun mennään ostamaan kaupasta tuote, oletetaan, että se toimii.

Entisen hallituksen puheenjohtajan mielestä tapahtuneesta opittiin paljon.

– Nyt jälkiviisautta on hyvä olla olemassa. Asiaa olisi pitänyt perata paljon enemmän, hän toteaa.