Sinut ja osaamisesi on pistetty merkille.

Suunnilleen tätä tarkoittaa se, jos jonakin päivänä vastaat puhelimeen ja langan toisessa päässä kysytään, olisitko kiinnostunut eräästä työpaikasta toisaalla.

Kyse on suorahausta eli headhuntingista. Siinä rekrytoija ei odota sähköpostiin tipahtelevia työhakemuksia vaan etsii itse parhaat ehdokkaat tiettyyn tehtävään.

Suorahaku on kasvava ala. Viime vuonna suorahakutoimeksiantoja tehtiin työnhakupalvelu Duunitorin tekemän arvion (siirryt toiseen palveluun) mukaan 72,8 miljoonan euron arvosta. Kasvua oli 10–15 prosenttia edellisvuoteen verrattuna.

Sen tyyppistä toimialaa ei ole, joka ei käyttäisi suorahakupalveluita. Timo Jäntti, FEX Suorahakuyritykset -yhdistyksen puheenjohtaja

Duunitorin arvio perustuu erityisesti ylimmän johdon suorahakuihin. Toimitusjohtaja Thomas Grönholm sanoo kuitenkin, että rekrytointitavat monipuolistuvat ja suorahaku yleistyy joka tasolla. Jo useiden vuosien ajan suorahaulla on etsitty johtajien lisäksi asiantuntijoita tai muilla tavoin omassa ammatissaan kyvykkäitä ihmisiä.

Voiko tämän tulkita niin, että yhä useammalla alansa osaajalla on mahdollisuus saada yhteydenotto headhunterilta?

– Uskon, että uudenlaisten viestintäkanavien kuten sosiaalisen median, LinkedInin ja erilaisten verkostointipalvelujen vuoksi suoraan kontaktointi lisääntyy, Grönholm vastaa.

Erityisesti asiantuntijarekrytoinneissa käytetään Grönholmin mukaan hybridihakua. Siinä sekä julkaistaan työpaikkailmoitus että ollaan suoraan yhteydessä tehtävään sopiviin ihmisiin.

Sinunkin puhelimesi voi siis soida. Kysyimme kokeneilta headhuntereilta, mitä kaikkea tapahtuu ennen puhelua, ja sen jälkeen.

Harvinainen osaaja saa paikan

Rekrytoiva yritys on yhteydessä suorahakuyritykseen esimerkiksi siksi, että johtaja halutaan vaihtaa, tiettyyn projektiin tarvitaan tiimi tai erikoista osaamista vaativaan hommaan ei muutoin löydetä asiantuntijaa.

– Voi olla tietty osaamisalue, johon koko maailmasta löytyy 50 ihmistä, ja heistä joku pitää pystyä aktivoimaan, johdon suorahakua tekevän Taplow Finlandin toimitusjohtaja Timo Jäntti sanoo.

Jäntti on FEX Suorahakuyritykset -yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja. FEX Suorahakuyritykset on suomalainen toimialayhdistys, johon kuuluu Jäntin mukaan reilu kolmannes suorahakuyritysten ammattikunnasta.

Korkeat johtajarekrytoinnit tehdään suorahaulla varsinkin, jos johtajavaihdos halutaan valmistella suljettujen ovien takana.

Ensimmäinen vaihe: kirjoitetaan hakuprofiili

Suorahakukonsultit mainitsevat puheissaan melko erilaisia ammattikuntia, joiden osaajia etsitään. Kuin itsestäänselvyytenä he mainitsevat ohjelmistokehittäjät ja muut kipeästi kaivatut IT-ammattilaiset, mutta myös muun muassa isännöitsijöitä ja rakennus- ja myyntialojen tekijöitä headhuntataan.

– Sen tyyppistä toimialaa ei ole, joka ei käyttäisi suorahakupalveluita, Jäntti sanoo.

Headhunter keskustelee rekrytointia suunnittelevan yrityksen kanssa suorahakutehtävästä, sen reunaehdoista ja rekrytoivan yrityksen tilanteesta. Neuvottelujen päätteeksi toimeksiantosopimuksella sovitaan muun muassa palvelun hinnasta ja rekrytoinnin aikataulusta.

Tämän jälkeen headhunter ja toimeksiantaja tekevät kirjallisen hakuprofiilin eli sopivat, millaista ihmistä haetaan. Siinä sovitaan, millaista osaamista työn menestyksekäs hoitaminen edellyttää, millaista työhistoriaa työntekijältä toivotaan ja se, millainen ihminen tehtävään halutaan löytää.

Jäntin mukaan samaan dokumenttiin kirjoitetaan usein rekrytoivan yrityksen toimintakulttuurista, arvoista ja siitä, millaisen tehtävän ihminen uudessa työpaikassaan saa.

Työpaikka kiinnostaa, jos kaveri viihtyy

Headhunterien lisäksi suorahakua tekevät yritysten omat rekrytointitiimit.

Yksi tällainen yritys on Solita. Sen toimialaa ovat muun muassa tekoäly- ja analytiikkaratkaisut, palvelumuotoilu ja strateginen konsultointi. Yritykseen on tänä vuonna rekrytoitu tai palkattu yhteensä yli 120 ihmistä.

Päätöksessä tulla työhaastatteluun painaa tosi paljon se, onko ystävä tai joku muu omasta verkostosta suositellut kyseistä firmaa. Kati Kitti, Solitan rekrytointijohtaja

Rekrytointijohtaja Kati Kitti kertoo, että yrityksen avoimet työpaikat julkistetaan lähes aina. Työpaikkailmoitusten avulla rakennetaan yrityskuvaa ja kerrotaan myös asiakkaille yrityksen osaamisesta. Solita käyttää julkisen haun tukena suorahakua.

Kitti kertoo, että tänä vuonna Solitaan rekrytoiduista ihmisistä suurin osa lähetti yritykseen työhakemuksen. Verkostoilla on korostunut rooli rekrytoinnissa.

– Päätöksessä tulla työhaastatteluun painaa tosi paljon se, onko ystävä tai joku muu omasta verkostosta suositellut kyseistä firmaa. Sillä on jopa yleistä mielikuvaa isompi merkitys, Kitti sanoo.

Viime vuonna Solitaan rekrytoiduista ihmisistä alle kymmenen prosenttia valittiin tehtävään suorahaulla, mutta suorahaun osuus todennäköisesti kasvaa hieman tulevaisuudessa. Solitan kuuden ihmisen rekrytointitiimiin liittyi toukokuussa headhunter.

Kitin mukaan yrityksen itse tekemän suorahaun etuna on, että työn arjesta pystytään kertomaan ilman välikäsiä. Jos haaviin sattuu erinomainen tyyppi, yritys voi muokata tehtävää tekijälleen sopivaksi.

– Roolin räätälöinti on mahdollista ja haluammekin, että työ tukee hakijan kiinnostuksen ja inhtohimon kohteita, Kitti sanoo.

Oli kyse sitten yrityksen omasta suorahausta tai konsultin tekemästä headhuntingista, alkuvalmistelujen jälkeen edessä on parhaiden osaajien etsintä.

Toinen vaihe: etsitään heinää heinäsuovasta

Headhunter Timo Jäntti kuvailee tutusta sanonnasta hieman poiketen, että suorahaun tutkimusvaihe on kuin etsisi heinää heinäsuovasta. Ihmiset ovat nykyisin taitavia kertomaan osaamisestaan myönteisesti esimerkiksi sosiaalisessa mediassa.

– Pitäisi löytää sellainen heinä, joka on pikkuisen samanvärinen, samanpituinen, ja jolla on samat ominaisuudet kuin muillakin, mutta silti siihen tehtävään pikkuisen parempi kuin kukaan muu.

Samaan aikaan esimerkiksi ammattilaisten verkostoitumiseen tarkoitettu LinkedIn on helpottanut ammattilaisten etsintää, ja sopivia kandidaatteja voidaan hakea myös koneellisesti sopivilla hakusanoilla.

Jos emme löydä mitään puhelinnumeroa, laitamme esimerkiksi LinkedIn-profiilin kautta viestiä. Sari-Anne Poikkijoki, Romana Managementin seniorikonsultti

Konsulttiyritys Romana Managementin seniorikonsultti Sari-Anne Poikkijoki tiivistää headhunttauksen tietolähteet hyvin yksinkertaisesti.

– Kaikenlaiset paikat, mihin ihmisestä jälki jää.

Internetissä tällaisia paikkoja riittää: sosiaalinen media, uutiset, erilaiset artikkelit, opinnäytetyöt ja väitöskirjat.

Osaajia ja tietoa etsivät usein tehtävään erikoistuneet konsulttiyritysten researcherit eli tiedonhankkijat.

Joskus ihmisiä löytyy headhunterin haaviin ilman etsimistäkin. Joku hyvä tekijä on saattanut jäädä toisessa haussa täpärästi valitsematta tai ehdokas on lähettänyt ansioluettelonsa ja yhteystietonsa konsulttiyritykselle.

Tiedonhankinnan sekä headhunterin ja mahdollisesti toimeksiantajan kanssa käytyjen keskustelujen lopputuloksena syntyy nimilista, jota kutsutaan ammattislangissa nimellä longlist. Tähän pitkään listaan on kirjattu tavallisesti joitakin kymmeniä ihmisiä, joiden osaamisesta headhunter ja toimeksiantaja haluavat kuulla lisää.

Listalla olevat ihmiset eivät tiedä, että pian headhunter saattaa soittaa.

Tanja Ylitalo / Yle Uutisgrafiikka

Kolmas vaihe: headhunter soittaa

– Hyvin hämmentyneitä.

Näin seniorikonsultti Poikkijoki kuvailee niiden ihmisten reaktiota, jotka ovat saaneet häneltä elämänsä ensimmäisen headhunt-puhelun.

Hän kertoo, että tavoitteena on ottaa yhteyttä jollakin henkilökohtaisella tavalla. Pelkkien nimien lisäksi tutkimusvaiheessa on etsitty ihmisten puhelinnumeroita tai muita yhteystietoja. Poikkijoki ei mielellään lähetä sähköpostia työosoitteeseen.

– Jos emme löydä mitään puhelinnumeroa, laitamme esimerkiksi LinkedIn-profiilin kautta viestiä.

Miksi ihmeessä soitat minulle?

Ensimmäinen puhelu jää usein melko lyhyeksi. Työpaikaltaan tavoitetun ihmisen voi olla mahdotonta vaihtaa kovinkaan montaa sanaa headhunterin kanssa. Harva haluaa avokonttorissa huudella, että joku vikittelee kilpailijalle töihin.

Kun keskustelutilanne sallii kysymykset, ne voivat olla varsin suoria: kuka olet ja onko puhumasi työpaikka olemassa?

Tai jopa: miksi ihmeessä soitat minulle? Minullahan on jo työpaikka.

Poikkijoen vinkki rekrytointikandidaateille on kuunnella tarkoin, mitä asiaa soittajalla on. Tämän jälkeen hän kehottaa esimerkiksi pyytämään lisätietoa yrityksestä ja tehtävästä.

Solitan rekrytointijohtaja Kitti kertoo, että usein tavoitelluilla ja työhönsä tyytyväisillä voi olla langan toisessa päässä valmis vastaus.

– He sanovat aika suoraankin, ettei kiinnosta just nyt.

Vaikka vastaus meneillään olevaan rekrytointiin olisi kielteinen, headhunterin kanssa saatetaan keskustella lähitulevaisuudesta tai siitä, millainen työ tavoiteltua henkilöä voisi kiinnostaa.

Yllättävää yhteydenottoa täytyy toisinaan pureskella ja pohtia hetki. Poikkijoen mukaan on sallittua kysyä, saako rekrytointiin osallistumista miettiä yön tai viikonlopun yli.

Neljäs vaihe: kokelas tapaa headhunterin

Headhunterin yhteydenotosta on pitkä matka siihen, että tulisi valituksi työpaikkaan, suorahakuyritysten puhemies Timo Jäntti sanoo.

– Yhteydenotto on viesti siitä, että on tehnyt urallaan jotakin oikein siihen toimeksiantoon liittyen tai ainakin pystynyt sen viestimään.

Kuten deittaillessa, myös headhunterin kanssa kannattaa olla rehellinen. On turhaa käyttää omaa tai rekrytoijan aikaa tapaamisiin, jos työ ei aidosti kiinnosta tai työpaikan vaihto ei sovi omaan elämäntilanteeseen.

Jos molemminpuolinen uteliaisuus syttyy, ensimmäinen tapaaminen voi muistuttaa ekoja treffejä.

Löytyykö yhteisiä kiinnostuksen kohteita? Mitä haluamme tulevaisuudelta ja voisiko se olla yhteinen?

Erityisesti merkittävien johtajapestien rekrytoinneissa salamyhkäisyyttä tuovat vaitiolosopimukset, joita kandidaattien on allekirjoitettava ennen kuin rekrytoiva taho paljastetaan heille.

"Raha on viimeinen, mitä kannattaa tarjota"

Tapaamisissa keskustellaan siitä, kuinka hyvin ihminen ja tehtävä kohtaisivat, jos kandidaatti tulisi valituksi. Millaisesta tehtävästä on kyse? Mitä tarjottavaa kandidaatilla on, ja mitä hän haluaa urallaan seuraavaksi tehdä?

Tänä päivänä ensitapaaminen on korostetun merkityksellinen, koska hyvillä tekijöillä on monta ottajaa. Timo Jäntti, FEX Suorahakuyritykset -yhdistyksen puheenjohtaja

Headhunter käy keskusteluja paljon sellaisten ihmisten kanssa, joilla on jo valmiiksi sekä osaamista että hyvä työpaikka. Jäntti kertookin melko monen menestyvän headhunterin olevan taustaltaan psykologi tai muutoin taitava rakentamaan luottamusta.

Jäntin mukaan työpaikan vaihtoon motivoivat uuden tehtävän mahdollisuudet kehittyä tai työn yhteensopivuus omien arvojen kanssa.

– Raha on viimeinen, mitä kannattaa tarjota. Se on väärä motivointitekijä. Aina lähdetään siitä, mitä kandidaatti haluaa saavuttaa tulevaisuudessa.

Viides vaihe: kokelas pääsee shortlistille

Yhtä työpaikkaa kohden headhunter voi olla yhteydessä useampaan kymmeneen ihmiseen. Yhteydenottojen, keskustelujen ja tapaamisten jälkeen jatkoon päätyy noin kolmesta kuuteen kandidaattia. Heistä syntyy headhuntereiden slangissa shortlist eli lyhyt lista.

Hakijoille kerrotaan sekä rekrytoinnissa etenemisestä että siitä, jos rekrytointi heidän osaltaan päättyy.

Shortlistin kandidaatit tapaavat Jäntin mukaan toimeksiantajan tässä vaiheessa ensimmäisen kerran.

– Tänä päivänä ensitapaaminen on korostetun merkityksellinen, koska hyvillä tekijöillä on monta ottajaa, hän sanoo.

Ehdokas saa tässä vaiheessa suoran kosketuksen siihen, millainen rekrytoiva yritys on. Tapaamisissa jatketaan keskustelua molempien osapuolten odotuksista ja tutustutaan pöydän toisella puolella istuvaan ihmiseen.

Shortlistille valituille kandidaateille voidaan tehdä tässä vaiheessa myös erilaisia henkilöarviointeja tai testejä. Aiemmilta esimiehiltä tai kollegoilta voidaan kysyä, millainen työntekijä, alainen tai työkaveri kandidaatti on.

Kuudes vaihe: tehdään työsopimus

Viimeisessä vaiheessa headhunter antaa toimeksiantajalle arvionsa siitä, kuka olisi paras henkilö tehtävään.

Suositusten antotapa vaihtelee. Headhunter saattaa esimerkiksi arvioida kahden ihmisen menestyvän tehtävässä. Yleinen tapa on jakaa pisimmälle edenneet ehdokkaat kolmeen kategoriaan:

– Suositellaan, suositellaan varauksin tai ei suositella, Jäntti kertoo.

Päätöksen uuden johtajan tai muun työntekijän valinnasta tekevät toimeksiantaja ja kandidaatti solmimalla myöhemmin sopimusneuvotteluiden päätteeksi työsopimuksen.

Vaikka organisaatiokaaviossa on uusi nimi, suorahakukonsultin työ jatkuu. Konsulttifirmoilla on usein käytössä takuu, jossa sovitaan miten toimitaan, jos valittu henkilö esimerkiksi lähtee tehtävästä ennen aikojaan tai ei menesty. Takuuna voi olla uuden ihmisen etsiminen edellisen tilalle.

Headhunter myös tapaa vasta työssään aloittanutta johtajaa tai asiantuntijaa muutaman kerran esimerkiksi puolen vuoden aikana, jotta varmistetaan rekrytoinnin onnistuneisuus ja hänen tyytyväisyytensä työhönsä. Ammattilaiset puhuvat mätseistä, joka tulee englannin kielen täsmäämistä tai yhteensopivuutta kuvaavasta sanasta match.

Headhunter-liiketoiminnassa reilut viisi vuotta työskennelleen Jäntin kokemukset työn parhaista puolista liittyvät juuri näihin mätseihin – oikeaan osumiseen ja nappivalintoihin.

– Kun puuttuva palanen napahtaa palapeliin. Kyllä se on siistiä, ei siitä pääse mihinkään.

Lue myös:

Headhunter-yrityksen johtaja: "Toimeksiantojen määrä on räjähtänyt käsiin"

Some-verkostot vievät rekrytointiyritysten leivästä aiempaa isomman siivun – "Trendi näkyy erityisesti it-puolella"

Parhaiden työntekijöiden ei tarvitse edes hakea työtä – headhunterit metsästävät työntekijöitä somesta

Näin sain töitä – 8 tosielämän esimerkkiä siitä, miten muista hakijoista voi erottautua edukseen