1週間(1日ではない)に4時間しか働かない会社社長が、効率的な仕事のしかたの指南をしている講演があった。3月にテキサス州でおこなわれたSouth by Southwestというメディア関係のイベントの中でおこなわれた「The 4-Hour Workweek: Secrets of Doing More with Less in a Digital World」と題する講演である。以下で講演のMP3ファイルが入手できる。



また、このほかの講演・パネル討論の音声はここで入手できる。

講演の概要は以下のとおりである。

講演者 私の名前はティム・フェリス(Tim Ferriss)。プリンストン大学で非常勤講師をし、ハイテク分野での起業にについて教えている。そして、スポーツ飲料・食品の企画・製造をおこなう会社を経営している。世界15ヶ国に製品を卸している。

起業から現在まで 私は2000年に起業し、週に6日か7日、朝7時から夜9時まで働いた。会社の机で寝ることもしばしばあり、そういう働き方を誇りに思っていた。

しかし2004年から2年半、それまでとは違う働き方を試してみた。それまでの働き方は持続不可能だと気付いたのだ。米国を離れ、25ヶ国を訪れた。1週間に1000通ほど電子メールを受け取るが、電子メールをチェックするのは10日から2週間に1回である。しかし、その間に会社の利益は40%増えた。

80対20の法則の適用 時間管理は多くの場合、与えられたことをいかに効率良くかたづけるかであるが、実はあまり効果がない。もっとずっと重要なことがある。やるべきことを減らすことである。

80対20の法則というものがある。パレートの法則とも言う。20%の労力が、80%の結果を生んでいるというものである。あるいは、20%の人が、80%の成果を生んでいると言い換えることもできる。

2004年に私の会社は15ヶ国120の会社に製品を卸していた。その中の5社が利益の95%を生み出していた。しかし、私は残りの115社のために自分の時間の大部分を使っていた。

そこでまず、115社にこちらから働きかけることをやめた。注文は受るが、営業活動はしない。そして、注文はFAXでだけ受け付けるように変え、電子メールや電話では受けないことにした。そして、5社については業務の共通点を洗い出し、業務効率を向上させた。

その結果、私が使う時間は週60時間から週2時間に減った。このように変えてから2週間で利益は20%増えた。

自分の活動のどの20%が、80%の結果を生んでいるのかを見極めてることだ。そして、残りを大胆にかつ極力切り落とす。そのなかには瑣末でないことも含まれるだろうが、時間を使うには値しない。そして、重要な20%の活動の中から重複作業を見つけ出し効率化するのだ。

重要なことを見極めるには アーサー・ジョーンズ(Arthur Jones)が次のように言った。 測定できないということは、それ分かっていないということだ。分かっていることは測定することができる。 自分が望む結果が何か分かっていれば、それを測定でき、したがって、それをもたらす活動が何か分かる。

80対20の法則を自分を困らすことにも適用 次に、自分の活動のどの20%が、望まない結果の80%を生み出しているかを考えて欲しい。

私にとっては5社のうち、2社が困り者だった。2社とも大きな利益をもたらしていたが、私を怒らせまた困らせていた。そこで私は2社の担当者に以下の電子メールを送った。 残念ながら、御社と弊社の業務スタイルは相容れません。しかし、以下の条件に沿っていただけるのでしたら、喜んで御社とのお取引を続けたいと存じます。

[条件を丁重に示す]

以上の条件に沿っていただけるのでしたら、更なるお取引を心待ちにいたしております。沿っていただけないようでいしたら、これ以上のお取引はいたしかねます。 ティム・フェリス 2社のうちの1社とは連絡が途絶え、もう1社は以前の2倍の注文をくれるようになった。

重要なことに使う時間も限る パーキンソンの法則というものがある。いくつものバリエーションがあるが、私が好きなのは、これである。「仕事の認識の上での複雑さと重要性は、割り当てた時間の長さに比例する」 筆者註：

ウィキペディアには同法則は以下のように紹介されている。

「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」（第一法則）

「支出の額は、収入の額に達するまで膨張する」（第二法則）

同法則をこのように理解したほうが、講演者の意図が明確に分かると思う。 重要なことに割く時間にも制限を設けるべきである。

同様の仕事をまとめてする アメリカ人は働く時間の25%を仕事の切り替えに費やしている。一旦割り込みが入ると、40%の確率で元の仕事には戻らずしたがって、それを完成させない。あなたのコンピューター上に20個ウィンドウが開いているのはそのためだ。

同様の仕事はまとめて一度にやってしまうことだ。できるだけ少ない頻度で。

電子メールへの対応 知的労働者は少なくとも25%の時間を電子メールに費やしている。電子メールは労働時間の最大の項目である。

週4時間労働を達成するための重要な点の一つは、自分の仕事の進め方を回りに認知してもらうことである。私は受け取った電子メールに対して、以下の自動応答を返している。 親愛なる同僚のみなさん 電子メールをありがとうございます。著しい多忙と迫り来る締め切りのため、そして仕事の効率化のため、私は午前11時と午後4時にしか電子メールを読みません。それらの時間より前に私が応答する必要がある場合は、私の携帯電話に連絡してください。

また、戴いた電子メールが質問を含まず、伝達あるいは単なる表明である場合は、私は返信しません。どうか気を悪くなさらないようお願いします。

ご理解を感謝します。 ティム・フェリス これを実行すると、人生ががらっと変わり、もっと早くからやらなかったことを悔やむだろう。

電子メールを読むのは1日2回である必要はないが、ある程度溜まってから読む必要はある。

最悪の習慣は、朝一番に電子メールを読むことである。種々雑多なことで頭が乱されてしまう。朝は重要なことに集中し、昼までに一仕事終えるべきだ。

電子メールは効率を重視したコミュニケーション手段であり、そっけないものである。人間関係の維持・向上のためには電話を使うほうがよい。

会議の効率化 問題が何かを決めるために会議をおこなってはいけない。会議は問題を解決するためのものであるべきだ。私が過去5年間におこなった直に会っての会議は10回である。電話会議もほとんどない。会議は短時間で終わるようにしよう。私は30分を超える会議はしない。そのためには以下をおこなうとよい。 問題点は事前に挙げておく。議題は事前に決めておく。それに沿って事前に準備をしておく。

終了時間を決めておく。

現実逃避を回避する方法 ある人物が、仕事の効率が上がらなくて悩んでいた。そこで私は以下のようにアドバイスした。「私は生産的か、それともただ忙しいだけか？」これが1日に3回コンピューターの画面に現れるようにして、注意を喚起するようにしてはどうかと。

その人物は自分なりにアレンジして「私は現実逃避を行なっていないか？」と注意を喚起するようにした。その結果、始めて1週間で、その前の4週間以上の仕事をこなした。

会社勤めで自分が望む状況を作り出すためには 自分の立場を過小評価している人が多い。自分の立場をよくするには会社に自分へにより多く投資させる。それによって自分を失うことによる損失のほうが、自分の要望を受け入れるコストより大きくする。4週間の研修を受けさせてもらうとか、コーチングを受けるとか。これは会社をだますことではない。会社にとっての自分の価値を高めることであるから。しかし、同時に、会社が自分の要望を拒絶する可能性を減らす。

要望するタイミングは重要だ。プロジェクトが佳境にさしかかり、自分の能力が最も必要とされているときに要望するのである。それによって解雇されても、次の働き口をみつけるまで少し長い休暇を取ることになるだけである。この講演を聴いているようなあなた方は、非常に高い能力があり、働き口は難なくみつかるはずだ。いっぽう、会社にとっては、プロジェクトの途中で重要人物に抜けられる損失は非常に大きい。