Pero hay veces en las que los sueños se hacen realidad, y gracias a la llegada de Workflow ( 2,99€ Universal) al App Store la automatización en iOS por fin es una realidad . Y ademas no es solo una realidad para los usuarios más avanzados, si no que gracias a que los flujos de trabajo de Workflow se crean arrastrando y soltando distintas acciones cualquiera con una idea y un poco de maña puede automatizar sus tareas del día a día. No es necesario que sepamos de URL Schemes y codificaciones, tampoco tenemos que conocer Python ni ningún otro lenguaje, solo tenemos que tener una idea y juntar unas cuantas piezas (como un niño que juega con sus Lego).

Workflow trae a iOS la realidad de la automatización Es cierto que desde hace un par de años contamos con aplicaciones como Drafts 4 , Launch Center Pro (LCP) o Textexpander, pero sus características han sido muy limitadas hasta la llegada de iOS 8; y en el caso de las dos primeras su objetivo principal no es el de automatizar tareas si no el de acelerar la forma en la que trabajamos en iOS (compartiendo de maneras inimaginables en Drafts y lanzando acciones en LCP). Por no hablar de que para encadenar varias acciones era un auténtico suplicio debido a la complejidad que llegaban a tener las URL que se encargaban de unirlas .

Así nacieron los llamados programas de automatización. Programas como Automator, Keyboard Maestro, Hazel o Textexpander, cuyo objetivo es hacer más fácil la vida a los usuarios de Mac al ocuparse ellos de las tareas más aburridas y repetitivas. Por desgracia el panorama de la automatización en iOS ha sido radicalmente distinto (por no decir inexistente). Las limitaciones del sistema operativo (sandboxing) y las restricciones del App Store han hecho que durante años la automatización en iOS no sea más que un sueño.

Desde el boom de la informática han existido aplicaciones para cubrir todo tipo de necesidades, pero si queremos algo a medida (y no contamos con el presupuesto como para contratar un programador) nos toca crearlo a nosotros mismos. Al principio crear nuestros propios automatismos o flujos de trabajo era realmente complejo, puesto que hasta para la tarea más simple necesitábamos saber algún lenguaje de programación. Con el tiempo la situación ha cambiado y poco a poco han ido apareciendo distintas aplicaciones que nos permiten crear flujos de trabajo (o pequeñas aplicaciones) dentro de ellas sin ser programador.

Desde la creación de los primeros ordenadores, como el que Alan Turing usó para descifrar Enigma , se ha buscado que estas máquinas se encarguen de realizar tareas demasiado pesadas para los humanos por sí mismas. Al principio se buscaba que realizasen las tareas más complejas e imposibles y con el tiempo todo se ha ido democratizando y se ha buscado que los ordenadores nos ayuden incluso en las tareas más simples. Todo para hacer más sencilla nuestra vida. Con la llegada de los ordenadores personales y de las grandes empresas de software los ordenadores han ganado la posibilidad de encargarse por ellos mismos de las tareas más variadas; desde los cálculos más sencillos hasta el diseño industrial más complejo. Pero siempre manteniendo el mismo ideal; realizar de la forma más automatizada posible un trabajo que hasta entonces era lento y costoso para las personas. Puede que no nos demos cuenta, pero incluso algo tan sencillo como llamar por teléfono, enviar un mensaje o aplicar un filtro sobre una foto es el resultado de una serie de acciones que se realizan de manera automática tras pulsar un determinado botón en nuestro teléfono u ordenador.

Posibilidades infinitas

La verdadera magia de Workflow no viene por las amplias posibilidades que ofrece, si no por la sencillez en la que lo hace. Por fin la automatización deja de ser algo reservado exclusivamente a los usuarios más avanzados para ser accesible a todo tipo de usuarios. Y es que no solo se democratiza el acceso a las herramientas al hacerlas mucho más sencillas, si no que también se democratiza al permitir automatizar las tareas presentes en el día a día de muchas personas.

Todo esto se consigue gracias a los flujos de trabajo que podemos crear dentro de Workflows. Para aquellos que no estén familiarizados con el termino, deberían saber que un flujo de trabajo es una pequeña aplicación que creamos dentro de una app de automatización la cual se encarga de realizar una serie de acciones por si misma convirtiendo un archivo o dato en otra cosa que hayamos especificado. De esta forma, si hay alguna tarea repetitiva que realizamos a diario podemos crear un flujo de trabajo en esta aplicación que se encargue de realizar todo el proceso por nosotros, ahorrando mucho tiempo y esfuerzo.

Workflow nos permite crear «apps» adaptadas a nuestras necesidades Por supuesto, estas pequeñas aplicaciones que podemos crear dentro de Workflow no son tan completas o complejas como el software que podemos adquirir en el App Store (tenemos que tener en cuenta que cuentan con ciertas limitaciones), pero eso no quiere decir que no resulten útiles si no todo lo contrario. En muchas ocasiones estos flujos de trabajo pueden sernos incluso más útiles que una app del App Store, sobre todo si tenemos en cuenta que ofrecen soluciones totalmente adaptadas a nuestros problemas. O lo que es lo mismo, podemos contar con mini aplicaciones que realicen una labor que ninguna otra app realiza.

En el caso de Workflow, los flujos de trabajo pueden tener dos modos distintos de funcionamiento; uno como “app” independiente y otro a modo de extensión. En el primero los flujos de trabajo se comportan como si de una app del menú de inicio se tratase, mientras que en el segundo se activan desde el menú de compartir de iOS 8 lo que nos permite crear extensiones personalizadas que mejoren las existentes o suplan carencias. A parte del tipo de flujo de trabajo, cada “mini-app” cuenta con un nombre, color, icono y descripción que nos ayuda a crear la sensación de estar más ante una app del App Store que un automatismo creado por nosotros.

Por supuesto, para poder realizar una tarea es necesario tener un documento o información sobre la que realizarla y después contar con una serie de acciones que sean capaces de realizarla. Para ello Workflow cuenta con 153 acciones distintas (aquí la lista completa). Cuando Automator vio la luz en OS X Tiger tenía 120. Algunos de ellos son los denominados input o fuentes y el resto son acciones o pasos.

Es gracias a la gran variedad de fuentes de las que podemos obtener archivos e información que Workflow resulta tan útil. No importa si queremos capturar información de una web, desde el carrete, el calendario, Evernote, Dropbox, la app de Música, mapas… tendremos la opción de realizar acciones con esa información de base. Y si contamos las zonas en las que podemos ejecutar la extensión o tiramos de portapapeles las opciones son casi infinitas. Y gracias a la gran variedad de pasos o acciones las tareas que podemos realizar son de lo más variado. La aplicación divide las acciones según su naturaleza, y nos encontramos con 10 grupos distintos:

Condicionantes, variables y URL Scheme

Calendario

Contactos

Documentos

Mapas

Música

Fotos y video

Compartir

Texto

Web

Por supuesto esta es la lista disponible en la fecha de la publicación de este análisis, pero ya han prometido aumentarla en el futuro con próximas actualizaciones. Quizás se echa en falta una mayor integración con aplicaciones de terceros, la posibilidad de ejecutar código Python, o un mejor comportamiento de la URL-Scheme (que no termina de funcionar de manera adecuada cuando un flujo de trabajo funciona como una extensión), pero son pequeños detalles que solo afectan a los usuarios más avanzados. Con tantas piezas disponibles es fácil comparar a Workflow con un set de Lego. Puede que viendo todas las piezas (de input o de acción) por separado muchos no sean capaces de ver la grandeza de esta app, pero con un poco de maña podemos crear flujos de trabajo impresionantes. El límite está en nuestra imaginación.

Ahora que conocemos qué es un flujo de trabajo os preguntaréis, “¿Y cómo se supone que los activamos?”. Cómo algunos habrán supuesto, esto se puede realizar desde dentro de la propia app, pero como vamos a ver a continuación no es ni la manera más rápida ni la más cómoda. Por suerte, gracias a iOS 8 y el sistema de comunicación mediante URLs que pueden usar todas las aplicaciones del App Store, Workflow cuenta con una gran variedad de alternativas para activar o lanzar un flujo de trabajo en cualquier situación que nos podamos imaginar. Aquí tenéis una lista con las opciones: – Desde la app: El hecho de tener que hacer tres pasos para lanzar un flujo de trabajo hacen que esta sea una de las opciones más lentas de todas. Lo cual junto con la imposibilidad de coger información si no se ha especificado dentro del flujo de trabajo lo convierten en una de las peores opciones. Aún así es de gran utilidad mientras estamos creando nuestros propios flujos de trabajo y comprobamos si funcionan. – Desde la pantalla de inicio: Mientras editamos nuestro flujo de trabajo, si pulsamos en el engranaje y accedemos a las opciones podemos añadir a nuestra pantalla de inicio un icono que activará el workflow nada más lo pulsemos. De todas las opciones es la que más refuerza la idea de que Workflow nos permite crear nuestras propias aplicaciones dentro de si. Es una de las opciones más rápidas cuando los documentos o datos vienen del portapapeles o se eligen dentro del workflow. – Desde el menú compartir: De nuevo en las opciones del flujo de trabajo podemos elegir la opción (llamada Action Extension para ser exactos) de que el flujo de trabajo se pueda activar desde el menú compartir de iOS 8. De esta forma podemos utilizar la aplicación para crear nuestras extensiones personalizadas. La magia de iOS 8 en estado puro. – Desde Launch Center Pro: Aunque no es tan rápido como el icono en la pantalla de inicio lanzar acciones dese LCP es una de mis opciones preferidas. No solo podemos crear una pantalla dedicada a “aplicaciones” de Workflow, si no que las opciones son mucho más amplias. Podemos integrar IFTTT, alarmas temporales o de proximidad en nuestras acciones, por no hablar de que tenemos una mayor libertad a la hora de escoger que tipo de información transmitimos. – Vía URL: Aunque pueda parecer que este método se ha quedado anticuado con la llegada de iOS 8 la realidad no puede ser más distinta (es más, es el sistema que se utiliza para que LCP y Workflow se comuniquen). Gracias al URL Scheme de Workflow podemos integrar en otras aplicaciones de automatización existentes como Drafts 4 o Editorial. No es tan sencillo de configurar como las otras opciones pero si es la más versátil y polivalente.

No se explica como una app como Workflow carece de copias de seguridad Y mientras que las opciones para lanzar nuestras “mini-aplicaciones” son de lo más variadas, las posibilidades de organizar nuestros flujos de trabajo dejan bastante que desear. Pese a los colores, los iconos y que podemos reordenar los flujos de trabajo a nuestro gusto, no es muy difícil que nuestra lista de acciones acabe siendo un completo desastre tras unas pocas semanas de uso. De ahí que LCP o los iconos en la pantalla de inicio resulten tan útiles, no están todas las acciones solo las que nosotros hemos añadido. En el caso de las acciones que lanzamos desde la extensión el problema se suaviza ligeramente gracias al filtrado en base a los datos que acepta cada acción, pero sigue existiendo. Pese a ser una versión 1.0 no llego a comprender como no se ha incluido un buscador que nos ayude a filtrar la lista de acciones. Tampoco estaría nada mal que se añadiese la opción de crear carpetas.

Tampoco llego a comprender como una aplicación en la que invertimos horas y horas creando complejos automatismos no cuenta con un sistema de copias de seguridad que ponga a buen recaudo nuestro trabajo. Si no tenemos cuidado y restauramos o cambiamos de dispositivo podemos encontrarnos con un panorama desolador. A día de hoy la única opción que tenemos de asegurar nuestras acciones es compartirlas una a una y guardar los enlaces a buen recaudo. Nada al nivel de una app como Workflow. Del mismo modo, y teniendo en cuenta que la app es universal, tampoco estaría de más un servicio de sincronización en la nube bien en iCloud o en Dropbox.

Por último, me gustaría mencionar lo fácil que es descubrir nuevos flujos de trabajo gracias a la forma en la que se ha diseñado la app. Y es que gracias a lo simple que es compartir una acción y las muchas formas que existen de descubrirlos en la red es posible que cualquier usuario disfrute al máximo de la aplicación sin haberse tenido que ensuciar las manos creándolos. Aquí tenéis una lista con las mejores opciones: