Uma viagem de última hora para outro país e a possibilidade de trabalhar num espaço arrendado pela empresa noutra qualquer capital do mundo. Um acordo com uma rede de cafetarias que permita passar uma manhã a trabalhar remotamente. A possibilidade de trabalhar a partir de casa durante uma tarde por semana. Podemos chamar-lhes “empresas líquidas”: poucos postos de trabalho fixos, muitos colaboradores, todos a trabalhar para o mesmo objetivo. O conceito é a realidade de muitas empresas e é a estas que o arquiteto Francisco Vázquez mais se dedica nos últimos tempos. É que, se as empresas mudaram, o mesmo não aconteceu com os espaços de trabalho.

“Há uma revolução irreversível no espaço de trabalho tremenda, tudo consequência da tecnologia. (…) Em 2020, estima-se que os millennials sejam 50% da população ativa. Mas não digas a um millennial que tem que vir das 9h às 5h para um escritório cinzento onde vai estar sentado numa cadeira. Por favor… isso não vai acontecer. Ou, pelo menos, não com os melhores. Eles não vão querer. Os millennials são claramente uma faixa de população que temos que atrair mediante outras condições”, explica o arquiteto fundador da 3g-office, uma empresa de arquitetura especializada em escritórios. Neste artigo, dá-lhe 5 dicas para ser feliz no seu escritório.

Em alternativa, Francisco garante que os escritórios devem combinar espaços abertos, de colaboração e de aprendizagem com mais locais sociais. “Um millennial vai trabalhar para um sítio porque gosta das pessoas que estão lá. Está provado que estarmos contentes com o que nos rodeia aumenta a nossa produtividade, assim como trabalhar com pessoas que nos inspiram”, diz.

“Antes havia que ter um espaço onde estava a máquina. Eu ia trabalhar ao posto de trabalho. Hoje em dia isso não acontece, a tecnologia permite-nos trabalhar desde qualquer lugar. E ainda que dentro de algumas empresas não exista ainda essa aceitação de trabalhar onde queremos – liberdade e flexibilidade horária – por todas as medições que fizemos para medir o estilo de trabalho atual, 50% dos postos de trabalho que existem estão permanentemente vazios. Ou seja, as pessoas não estão. Isso fez mudar tudo”.

Um acordo com um ginásio e uma rede de coworking, uma extensão do escritório a um centro de negócios, parcerias com restaurantes e hotéis. Tudo é permitido. “O trabalhador sabe o que fazer e, seja a hora que seja, pode escolher ir para um sítio ou outro. Sem nunca perder o hub corporativo central”.

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“São necessários hubs corporativos, mais pequeninos, à volta da sede, que permitam a um trabalhador, por exemplo, trabalhar em Cascais enquanto há mais trânsito e, quando passa a hora de ponta, viajar para Lisboa, até à sede, por exemplo. Para que cada pessoa possa encontrar o melhor espaço adequado às suas tarefas”, esclarece o especialista.

Da mesma forma que defende um modelo de espaço de trabalho muito mais flexível, o arquiteto defende também uma disseminação da empresa no espaço sem nunca esquecer o núcleo duro.” É fundamental que haja um local onde se respire empresa. É que, com tanta gente líquida, tem de haver razões de atração ao hub central.”

Concentração fora da mesa do escritório

Para trabalhar concentrado é preciso foco, garante Francisco. Mas isso, ao contrário do que muita gente pensa, pode vir através de um espaço encantador, organizado, onde o silêncio impera. Ou, pelo contrário, pode surgir a partir do caos. “Essa concentração é conseguida muitas vezes fora do espaço de trabalho. Em casa ou noutro lugar. Hoje tudo mudou: podemos escrever um artigo e responder a emails a partir de qualquer sítio”. Por isso, garante o arquiteto, os ” novos espaços de trabalho são lugares muito mais pequenos do que os atuais (-30 a -50%), o que é uma poupança fantástica para as empresas”.

Há empresas com cafetarias, matraquilhos. As empresas não estão loucas, estão a ganhar muito dinheiro! Criando esses espaços, mais pequenos, conseguem investir noutras coisas. Passas de um modelo em que gastas muito ao ano para um modelo muito mais económico, uma mudança de sede pressupõe uma enorme poupança porque desaparecem muitos metros, vais para um sítio muito mais pequeno mas pensado e desenhado ao pormenor para cumprir as necessidades, com maior qualidade e que custe menos à empresa”, sublinha.

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Francisco Vázquez decidiu ser arquiteto especializado em empresas quando começou a ir a congressos na Alemanha e na Holanda e a ouvir falar sobre temas relacionados com o trabalho e o espaço de trabalho.

“Conseguimos uma maior produtividade se as pessoas estiverem contentes. E se as empresas tiverem uma solução otimizada do espaço, se não gastar mais dinheiro, melhor ainda.”

“Nos anos 90 falava-se de conceitos de open office, de espaços abertos, toda essa corrente. Era ótimo para as empresas porque reduzia muito os metros quadrados. Havia alguns escritórios normais e uma grande maioria de open space“, conta, em entrevista ao Dinheiro Vivo. A empresa, que trabalha de forma integrada com os clientes, visita os escritórios das empresas e passa temporadas a observar como trabalham e do que precisam. No final, reúne opinion makers para partilhar as conclusões: as soluções apresentadas são depois aplicadas na renovação do espaço de trabalho das empresas sob três eixos essenciais: um espaço desenhado de acordo com as necessidades, que seja o que as pessoas desejam e em cujo projeto as pessoas sintam que participaram.

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“Hoje é preciso que cada trabalhador possa ter opções: ter a possibilidade de um lugar fixo, possa ir trabalhar noutra zona do escritório, meter-se numa sala. Se alguém prefere um lugar fixo, que tenha também essa possibilidade. Mas há que procurar escolhas, fazer com que as pessoas possam optar. É necessário um menu de espaços muito mais amplo”, explica.

Esse é, defende o arquiteto, uma maneira de tornar os espaços mais funcionais. “Algo que é óbvio mas que antes não era. Antes os espaços desenhavam-se quase como um organigrama, as divisões de cima eram gabinetes fechados. A questão da troca de informação com a revolução tecnológica faz com que agora trabalhemos com outro foco: não quero que me digam do que precisas, nós vamos à tua empresa ver como trabalham, o que fazem, o que é importante. E, em função disso, recomendamos as alterações do espaço. Fazemos observação, entrevistas com grupos e a agentes de mudança, workshops, jogos, e tudo o sirva para conseguir um espaço mais adequado.”

Por isso, os projetos desenvolvidos pela 3g-office contam com uma lista de entre 15 a 20 tipologias de espaços diferentes, modelos que podem utilizar-se consoante a vontade e a necessidade.

Com clientes na Europa em Itália, Espanha e Portugal, e na América latina no México, Costa Rica, Panamá, Venezuela, Colômbia, Peru, Chile, Argentina e Uruguai, a empresa tem a colaborar consigo cerca de 250 arquitetos responsáveis pelos projetos.

“Conseguimos uma maior produtividade se as pessoas estiverem contentes. E se as empresas tiverem uma solução otimizada do espaço, se não gastar mais dinheiro, melhor ainda.”

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Francisco Vazquez esteve em Lisboa a participar na Workplace Conference – Beyond 2020, integrada numa série de encontros internacionais sobre o futuro e a transformação dos espaços de trabalho.