Selon une enquête réalisée par OpinionWay en avril 2017, seulement une réunion sur quatre aboutirait à une prise de décision. La « réunionite », cette habitude de recourir sans cesse à des réunions, très souvent épinglée ces dernières années, ne correspond plus aux attentes des salariés ni aux besoins des entreprises. Il n’est pas rare de sortir d’une réunion tout endormi ou au contraire stressé d’avoir perdu du temps alors que sa to-do list est à rallonge. Certaines variantes, plus en accord avec les nouvelles organisations au sein d’une société, font donc leur apparition.

Un nouveau souffle

Les nouvelles générations de salariés et l’ère du numérique ont insufflé un renouveau dans le management, avec une vision plus humaine de l’entreprise. Depuis plusieurs années, les techniques managériales se tournent vers le bien-être au travail : non plus considérés comme de simples rouages d’une machine, les salariés désormais désignés comme « collaborateurs » sont mis à contribution et poussés vers l’autonomie pour plus de créativité et de co-responsabilité dans les objectifs de la structure. C’est ainsi que les réunions, considérées comme le moment où chacun pourrait s’exprimer, sorte de concile, dans des entreprises où le pouvoir est de plus en plus transversal, se voit insuffler une énergie nouvelles. Perte de temps et par conséquent d’argent, la réunion fait peau neuve et se mue en version 3.0. L’une de ses nouvelles formes, des plus régénérantes, est le « co-walking » ou « walking meetings » ou encore le « walk and talk ». Mis en lumière par le fondateur d’Apple, Steve Jobs, le “walk and talk” trouve ses origines chez des penseurs comme Freud, Aristote et bien d’autres qui vantaient les bienfaits de la marche sur la pensée. Cette pratique déjà adoptée par le siège californien de LinkedIn ou de Mark Zuckerberg est l’alternative bien-être à la réunion traditionnelle, favorisant la communication et la créativité.

Changer d’air

Ici, pas de salle de réunion surchauffée ni de laptop ou de Candy Crush sur portable. On se retrouve en petit comité (pas plus de quatre personnes en général), voire mieux, en tête-à-tête, pour une balade favorisant l’échange entre les participants. « Pour des réunions courtes et en petit comité le co-walking est l’alternative idéal à la traditionnelle réunion assise. En effet, marcher et s’aérer pendant une vingtaine de minutes accroît la productivité, le moral mais également la créativité. En revanche, dès lors qu’il s’agit d’une réunion de plus de 3 personnes, le co-walking peut montrer ses limites. » précise Elia Pradel de chez Early Metrics.

Le parcours et le temps imparti doivent être évidemment pré-établis afin de créer des conditions favorables et ne pas parasiter l’échange. Selon Diane Gaillard, co-fondatrice de StandOut, la formation en communication pour les start-up et Consultancy 32, réseau international d’experts en communication : « Lorsque l’on parle avec son manager il peut y avoir des sujets compliqués, on n’a pas forcément envie de le faire au sein du bureau dans une salle. Le fait d’être debout en train de marcher et parler libère la parole, il y a un côté plus relax. » En effet, sortir du cadre de l’entreprise, changer d’air peut permettre de se sentir plus à l’aise et de sortir du formalisme d’une réunion traditionnelle : les personnes ne sont pas l’une en face de l’autre, séparées par un bureau qui rappelle le lien hiérarchique. Dans un lieux neutre, il est alors plus facile d’oser dire certaines choses et d’enclencher une communication plus attentive et humaine.

« Lorsque l’on parle avec son manager il peut y avoir des sujets compliqués (…). Le fait d’être debout en train de marcher et parler libère la parole, il y a un côté plus relax. » Diane Gaillard

Marcher côte à côte est une posture qui « favorise un échange où la hiérarchie est plus lissée » pour Diane Gaillard. « La gestuelle est très importante en entreprise, être tous deux debout et marcher, vous met au même niveau », cela aide ainsi à créer un lien un peu plus intime, il n’y a plus de différence entre l’orateur debout et ceux qui écoutent assis. Imaginez-vous débriefer avec votre manager avec un lac ou un parc comme décor… Il y a même un TEDx dédié au walk and talk ! Nilofer Merchant raconte avoir eu une proposition d’un de ses collaborateurs de faire leur réunion lors de la promenade de son chien. Passés la surprise, Nilofer Merchant a finalement adopté cette nouvelle pratique en mettant en avant la communication plus aisée ainsi que les bénéfices évidents pour sa santé : elle permet de lutter contre la sédentarité tout en travaillant.

« Les seules pensées valables viennent en marchant »

Si le co-walking a le vent en poupe c’est parce qu’il permet de booster la créativité. Qui n’a jamais eu besoin de faire un tour ou de se lever après avoir buché en vain sur un problème pour se remettre les idées en place et finir par le résoudre ? L’étude réalisée par des universitaires de Stanford « Give Your Ideas Some Legs : The Positive Effect on Creative Thinking », démontre après quatre expériences que marcher favorise l’émergence des idées créatives pendant et juste après l’effort. Le philosophe Nietzsche, comme beaucoup d’autres penseurs, l’avait déjà pressenti en écrivant dans Le Crépuscule des idoles : « Les seules pensées valables viennent en marchant. » D’ailleurs, certains se sont déjà équipés du walking desk : vous pouvez travailler tout en marchant sur un tapis roulant. Mais Diane Gaillard émet un petit bémol, si cela stimule : « ce n’est pas adapté à tout le monde. Notamment des personnes un peu moins rigoureuses dans leurs pensées, leur manière de s’exprimer, l’exercice sera difficile pour elles. Le fait de marcher va leur donner plein d’idées mais elles n’arriveront pas à rester sur une ligne directrice. _» et Elia Pradel de compléter : « _Les bienfaits du co-walking sont si nombreux : développement de la créativité, amélioration des conditions physiques, facilite la prise de décision…le seul bémol : à l’heure actuelle il reste encore difficile pour l’homme d’écrire et de marcher simultanément ! »

Des réunions productives

Il est évident que les entreprises auront donc toujours besoin d’avoir des réunions dites « traditionnelles », mais les nouvelles techniques managériales tendent à les rendre plus productives en donnant des nouveaux outils aux participants. Voici d’autres méthodes de meeting, parfois plus adaptées et dynamiques.

La vidéo de présentation

Pour remplacer les réunions certains utilisent désormais la… vidéo. Accessible à tous, le medium ne nécessite qu’un smartphone et d’un logiciel pour la diffuser au sein de l’entreprise. Un véritable gain de temps et d’audience puisque les employés visionnent la vidéo au moment qui leur convient, lorsqu’ils sont disponibles physiquement et mentalement. Ce moyen de communication peut parfois ne pas être aussi libre qu’il y paraît : des logiciels de tracking “bloquent” la vidéo sur votre page, son allumé, souris inactive… Avec un test à la fin, afin de vérifier si vous n’êtes pas allés vous faire un café au lieu de regarder la présentation.

L’escape game

L’escape game, expérience très prisée partout en France se spécialise pour les professionnels. Certaines adresses proposent d’accueillir les équipes d’entreprises afin de leur proposer un moment de team building avant qu’elles se retrouvent dans une salle de réunion. Cohésion entre les personnes et changement de lieu favorisent des échanges productifs et créatifs.

La réunion debout

Les stand-up meeting, ou réunion debout, raccourcissent sensiblement le temps de l’entretien. La posture est plus difficile à tenir sur la longueur et permet donc d’aller à l’essentiel en restant actif sans s’endormir sur le bureau…

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Photo by WTTJ