Esta es la historia de cómo un organismo público prepara un proyecto y un concurso de adjudicación de un contrato en el que, al final de todo el proceso, los beneficiarios del presupuesto resultan ser las empresas privadas que han diseñado ese proyecto y ese concurso con ellos.

El relato lo cuenta una serie de correos electrónicos y documentos, a los que ha tenido acceso eldiario.es, que describen cómo se cuece la adjudicación de contratos y concursos públicos para que, al final del camino, los elegidos para recibir los fondos sean aquellos que previamente estaban en relación con el organismo público.

Los implicados son el servicio de Emergencias Madrid 112 y las empresas envueltas en la implantación de un sistema de acceso mediante huella digital a sus instalaciones y aplicaciones: las sociedades Xelios Biometrics y Simave. El objetivo final era la "implementación de un sistema biométrico en el organismo autónomo Madrid 112". Con ese título se convocó un concurso de procedimiento "abierto" y cuyo criterio de concesión era "el precio" que ofrecieran los diferentes competidores. Pero, según los documentos leídos por este medio, los beneficiarios de estos procesos mantuvieron comunicaciones con el 112 para diseñar los procesos muchos meses antes.

El desarrollo se remonta a la presentación que una de estas empresas realiza al organismo público e incluye el troceo de facturas para no superar el límite del contrato menor, la modificación de fechas sobre pedidos para ajustarse a la letra de la normativa y la redacción de las exigencias técnicas del concurso público siguiendo las directrices concebidas por la empresa privada. También aparece en esta preparación (meses antes de que se hiciera la convocatoria pública) la sociedad que, a la postre, ganaría el concurso así como las comunicaciones entre las empresas privadas para asegurar la adjudicación.

Presentación del sistema un año antes

La historia se remonta a 2009 y 2010. En abril de 2009, la empresa Xelios Biometrics (cuyo administrador único es Marcos Gómez-Acebo Cavero) realizó una presentación a Madrid 112 acerca de la integración biométrica en servicios 112. El día 23 de abril de ese año la sociedad remite al 112 la presentación en un correo electrónico que habla de la identificación de usuarios "mediante la huella dactilar" (...) en los accesos lógicos y físicos para personal sanitario y empleados (fase demo) y a la posterior implantación generalizada del sistema (extendiendo la biometría a pacientes, etc)". Menos de un mes después, el 18 de mayo, otro mensaje empieza a dar cuenta de cómo está el "el proyecto de biometría".

La gerente de Xelios, Beatriz Castro, contesta que "el 112 se puso en contacto con nosotros porque querían controlar la asistencia de los trabajadores, nos pidieron los teclados". Y añade: "En enero de 2010 nos pidieron la aplicación informática".

Para noviembre de ese curso, Xelios ya prepara un "primer borrador sobre el proyecto". El 30 de noviembre esta empresa indica al organismo autónomo por escrito que "queremos insistir en que se trata de un borrador. Calculamos 2-3 meses de plazo para implantación". El entonces director de Servicios Generales y Seguridad del 112 contesta en un email al día siguiente que hacía falta, entre otras cosas, "estudiar el presupuesto y ver formas de pago. Ya conocéis lo farragoso de los trámites administrativos y cuanto antes avancemos en ese terreno mejor". El 4 de diciembre de ese año, Xelios informa al entonces gerente del 112, Eduardo San Román, sobre la remisión a ese organismo del "borrador técnico" y de la reunión proyectada entre ambas empresas.

Tras reuniones y comunicaciones entre los técnicos de Xelios y el 112, a lo largo de los primeros meses de 2010, un correo remitido por la empresa privada al gerente de Madrid 112 el 18 de mayo resume "la situación" del proyecto en un esquema adjunto. Ahí se da cuenta de qué parte se piensa facturar con compras directas de cuantía menor (troceando un presupuesto inicial), cuáles se achacarán a Xelios, cuáles deben ser facturadas por otra empresa y qué fases del proyecto son "por concurso".

Varias facturas por debajo de 18.000 euros

La cuestión es que, de acuerdo con las comunicaciones entre las empresas, las conversaciones dieron con un "acuerdo de facturación" de este cariz, según se recoge en un correo enviado por la gerente de Xelios al director de Servicios del 112 el 14 de mayo de 2010: "Dividir el presupuesto original en 2 presupuestos de 18.000 euros cada uno, con el traslado de algunas partidas de una parte a otra y el traspaso de algunas otras para pago por Simave [otra sociedad que a la postre ganaría el concurso]. Fechar los presupuestos en enero 2010 [el original es de 12 de mayo]". Para la emisión de facturas se queda en que "18.000 euros de los teclados por una empresa diferente a Xelios. 18.000 por Xelios".

¿Por qué 18.000? "Probablemente había algún límite", recuerda ahora la gerente Beatriz Castro. Lo cierto es que esa cantidad marca el límite que la ley establece para celebrar un contrato menor. Estos contratos no exigen procedimiento ni pliegos. No existe la publicidad ni fiscalización. Tampoco se puede exigir garantías ni la revisión de precios.

La gerente se niega a sí misma al contestar a eldiario.es que "yo puedo proponer muchas cosas pero creo que, al final, no se pudo hacer. Estaba viendo cómo se podía hacer".

Eduardo San Román ha contestado a eldiario.es que "todo se realizó correctamente. Todo el expediente es correctísimo y con el visto bueno de los servicios jurídicos de la Comunidad de Madrid". Sobre el troceo de facturas de importe menor, el antiguo gerente explica en 2015 que "eso puede ser una propuesta del proveedor pero yo digo que eso no se realizó así".

El correo electrónico emitido desde Xelios a la entidad pública dice textualmente: "Tras las conversaciones que habéis mantenido con Xelios los últimos días te remito adjunto tres documentos: El acuerdo de facturación al que habéis llegado", no hace referencia a una proposición.

La "otra empresa diferente a Xelios" que emite finalmente una de esas facturas menores se llama Instant Byte. De manera que el 14 de mayo, Xelios remite a esta segunda sociedad "el presupuesto que corresponde a la factura que emitiríais al Madrid 112, en su caso". Así ocurrió, sólo cuatro días después cuando, también por correo electrónico, es Xelios la que envía al 112 el presupuesto de Instant Byte: "Te adjunto -por fin- presupuesto de Instant Byte correspondiente a nuestro presupuesto", explican en el envío.

La explicación que ofrece Castro es que el material (un teclado) con el que ellos trabajan "estaba descatalogado así que no podían adquirirlo y se tenía que recurrir a un proveedor acreditado de la Comunidad de Madrid. Hasta tuvimos que asumir los portes para que cuadraran las cifras".

Es más, en los presupuestos para las facturas directas, las de menos de 18.000 euros, también se acuerda cierta estrategia, de acuerdo con la misma comunicación del 14 de mayo. Según informa Xelios al organismo público, lo que se ha preparado es que "por los primeros 18.000, en concepto aparecen 50 teclados, pero en realidad incluye los teclados y las partidas de Hardware de la segunda página [del presupuesto que se ha troceado]. Además, por "los segundos 18.000 euros, fechado en enero, será facturado por Xelios. Aunque aparecen sólo cinco partidas, se os entregará/instalará TODO lo restante de la segunda página [del presupuesto original]".

En el resumen que Xelios realiza para el gerente de Madrid 112, la parte más cuantiosa del programa asciende a 93.377 euros (más IVA) que debe pasar por concurso público. Castro, la encargada de Xelios, argumenta que "son dos cosas diferentes: por un lado el control del personal y por otro el acceso físico a las instalaciones que fue un concurso". Aquí, Xelios informó al gerente de que se ha elaborado y enviado "una documentación sobre las características de hardware y software para el concurso". La versión modificada de esa documentación llegó al organismo público unos días después, el 27 de mayo, en un correo electrónico.

Basta con comparar ese documento con el Pliego de Prescripciones Técnicas para comprobar que son prácticamente idénticos. El pliego es la guía para que los posibles aspirantes sepan qué es lo que pide la Administración. Ese documento oficial fue publicado el 13 de agosto, al menos dos meses y medio después que el documento redactado por Xelios. Para este particular, el exgerente argumenta que "es una práctica habitual recurrir al mercado" a la hora de especificar los pormenores técnicos que se desean incorporar.

"Aquí pecamos de ignorancia", relata Beatriz Castro."Querían unos terminales concretos que son los nuestros, aunque no en exclusiva, y nos pidieron un documento técnico" que se les preparó.

Además, en ese resumen de situación, se advierte de que queda "pendiente conversación con SIMAVE por parte de XELIOS". "Simave es la dueña de los códigos fuente del sistema CENTINELA, cualquier concurso de seguridad debe contar con ellos", contrapone San Román. Para luego añadir que "era un concurso abierto al que se hubiera podido presentar y ganar cualquier porque el criterio era la mejora del precio".

Justamente, estas dos empresas también cruzan, en los meses anteriores a la publicación del concurso, público algunas comunicaciones.

"Evitar problemas a la hora de la adjudicación"

El 20 de mayo, el director de Contrato de Simave, escribe al admistador único de Xelios sobre este particular y le dice: "Para el asunto que tenemos entiendo que si cualquier otra empresa os pidiese precios estos serían bastante más altos que los que tenemos para evitar problemas a la hora de la adjudicación".

El problema es que algún competidor presentara una oferta más ventajosa y se llevara el concurso. La contestación es: "Por supuesto los precios son exclusivos para ustedes". A día de hoy, Xelios se escuda en que "tenemos una política de acuerdos con diferentes empresas. Y no todos los acuerdos y descuentos son los mismos".

Sólo unos días más tarde, tienen que arreglar cierto malentendido. El problema surge porque Xelios envía dos presupuestos, uno más caro y otro más barato. El caro es para que termine en el 112, "en base a las instrucciones recibidas ayer", relatan. Y el barato será el que utilicen entre las dos empresas privadas "para dejarles un margen más bien simbólico que otra cosa", les dicen.

La explicación es que Xelios es la que tiene tanto los materiales como la instalación y configuración de los aparatos pero es Simave la que acudirá al concurso convocado por M112. "Cualquiera podría haber comprado esos dispositivos para acudir a la adjudicación", repite San Román. Castro coincide: "Cualquier solución para este concurso tenía que ser compatible con el software de Simave. Pero cualquier empresa cuyos terminales fueran compatibles podía presentarse". A la pregunta de si, a la postre, Xelios fue quien sirvió la tecnología Castro ha contestado: "Sí, pero no sé si se compraron además a otros".

Finalmente, el 27 de mayo, es Xelios la que envía al 112 el presupuesto de estas partidas pero incluye en el documento una referencia a Simave así que el director de Servicios de la empresa pública le advierte: "El presupuesto tiene que figurar únicamente Xelios y no debe aparecer ninguna referencia a Simave, te agradecería que me lo volvieras a remitir".

El 112, dependiente de la Consejería de Presidencia, publicó el 13 de agosto de 2010 la convocatoria del concurso. Presupuestó 188.901 euros (con IVA). El criterio para adjudicarlo era el precio. El 10 de septiembre, el gerente del organismo público firmaba la adjudicación provisional. El ganador era Simave por un precio de 186.067 euros. Una rebaja del 1,5%. Simave no ha contestado a las preguntas de eldiario.es para esta información.