Here is the much awaited blog post to consider our options for the location of our 2015 Latin American DrupalCon. While we have looked at the pros and cons for two locations, we want you to weigh in and tell us what you think!

Before I launch in, let me first bring you up to speed. In response to what we have been hearing consistently from the community in various parts of the world, we will add a 3rd DrupalCon to the annual roster. This DrupalCon will be focused in a region in which Drupal is gaining traction, and having a Con could help further Drupal adoption. We posted this blog in the fall, outlining the criteria used to select future locations. In this process, we determined that this 3rd Con will take place over the next 3 years in Latin America, India and either China or Singapore. Since we were unsuccessful in São Paulo before, we decided that we wanted to have Latin America as the first stop in 2015.

Drupal Association Executive Director Holly Ross met with members of the Latin American community in January at Drupal Picchu. This was a fantastic meeting, with several countries represented, and it was there that São Paulo, Brazil and Bogota, Colombia were selected as the two top choices to hold this event. We’d like to pass along a big thank you to Nick Vidal (nickvidal) and Carlos Ospina (camoa) and their respective teams for their help in gathering information from both locations. I know it was a long list of questions, so, thanks to them both for the hard work in providing so many answers.

I have to say, I am thrilled with the level of enthusiasm and passion that has been shown in advocating for each location. As far as community support goes, I am confident that in either place we would have a groundswell of passionate volunteers who would help produce the event.

That being said, there are some important distinctions between the two locations. Here is a table of my findings:

Area Brazil Colombia Notes Business Community Large business community Smaller business community This will affect sponsorship and how much revenue we

can bring in Travel Further location to travel - $1,000 average flight costs Less expensive for most of Latin Americans to get to - $300 - $600 flight This will affect both attendance numbers and ticket price. Hotels** data corrected for Brazil Average is actually $160 per night during the Con period we would need Between $100 -

$200 night This will affect who can come and afford to stay Event Venue + AV Total: $23,925

$7,000 day = for 3 days - AV costs $975 day = $2925 Total: $12,000

$4,000 day for 3 days * AV included Colombia is less expensive, although we don’t know the quality of AV...will need to explore Internet $10,000 US for 100 MB for 3 days $16,000 US for 100 MB for 3 days We can probably negotiate these numbers down further Catering $27 US per person average (Lunch and one coffee break) $20 per person average (Lunch and one coffee break) Colombia is less expensive Visa issues Visa - needed from US, not needed for most of Latin America Visa - not needed from US or most of Latin America The issues with US getting visas to Brazil have been tough in the last year or so. There is concern that this will affect attendance, and make it difficult to get some of our featured speakers to the event Fiscal Sponsorship The Brazilian Drupal Association will be the Fiscal sponsor The company SeeD will be the Fiscal sponsor Our business manager

needs to talk with both companies to understand how this will work. But both are viable options. Other Event Considerations Carnival happening Feb 14 - 18, 2015

The Carnival is a festival celebrating the beginning of Lent. Carnival Barranquilla February 14-18, 2015 - This event includes Bull fighting in Bogota. In both countries, we need to work around these events either pushing DrupalCon into early February or waiting until after. The suggestion from both cities is to have it earlier, so people can choose to stay if they want to attend Carnival.

Conclusions:

From our standpoint, given all the cost considerations along with travel considerations, including both average flight costs and visa considerations, it is our recommendation that we hold the February 2015 DrupalCon Latin American conference in Bogota, Colombia.

That is what we think, but we want your feedback! Tell us what you think about this idea! Are you excited about having Bogota as the Latin American Con destination? Are there any considerations we have failed to look at? Let us know your feelings soon! There is a lot of planning that has to happen between now and February of next year, so we will be finalizing this decision by end of next week.

Stephanie Torres

Community Program Manager

Drupal Association

Image credit to PlanetObserver on flickr.

En Español

Después de una larga espera, hoy podemos presentar las opciones a considerar para el lugar de celebración de la DrupalCon 2015 en Latinoamérica. Hemos hecho un resumen de los pros y contras de las dos localidades estudiadas, pero queremos que nos digáis lo que pensáis al respecto

Antes de que empiece, dejadme que os ponga al día. Como respuesta de lo que hemos ido escuchando de forma reiterada desde la comunidad a nivel global, vamos a añadir una tercera DrupalCon al calendario anual. Esta DrupalCon estará centrada en una región donde Drupal esté ganando tracción, y donde celebrar el evento podría ayudar al crecimiento de Drupal localmente. Recientemente, hemos publicado los criterios de selección para futuras localidades y en este proceso hemos determinado que esta tercera DrupalCon tendrá lugar durante los próximos tres años en Latinoamérica, India y o bien China o Singapur. Ya que la celebración de la edición en São Paulo no tuvo éxito, tiene sentido que nuestra primera parada sea Latinoamérica en 2015.

La directora ejecutiva de la Drupal Association, Holly Ross, estuvo en Enero en el Drupal Picchu reuniéndose con miembros de la comunidad latinoamericana. Fue una reunión estupenda, con multitud de países representados y gracias a estas reuniones se acotaron las dos opciones preferentes para el evento: São Paulo en Brasil y Bogota, en Colombia. Tenemos que agradecerle efusivamente, tanto a Nick Vidal (nickvidal) como a Carlos Ospina (camoa) y sus equipos, la ayuda prestada recogiendo información sobre las localidades y respondiendo a la avalancha de preguntas que les hicimos.

Debo decir que estoy muy emocionada con el nivel de entusiasmo y pasión con el que se han defendido ambas localidades. No nos queda la menor duda con respecto a que, a nivel comunidad, cualquiera de los dos lugares sería una elección excelente por la cantidad de voluntarios que ayudarían entusiasmados a que el evento fuera un éxito.

Una vez dicho esto, hemos hecho un listado de diferencias entre las dos localidades en la siguiente tabla:

Area Brasil Colombia Notas Comunidad de negocios Mayor comunidad en cuanto a negocio Comunidad de negocio más reducida Esto afectará a los patrocinios y al beneficio obtenido Viaje Destino más alejado - $1,000 de coste medio de los vuelos Más barato para la mayoría de Latinoamérica. Coste aproximado del vuelo: $300 - $600 Este factor afecta tanto al número de participantes como al precio de la entrada. Hoteles Entre $160 por noche en la fechas posibles para el evento. Entre $100 -

$200 por noche Esto afectaría a quien puede permitirse atender. Recinto del evento y coste audiovisual Total: $23,925

$7,000 a día = por 3 días - Coste audiovisual $975 al día = $2925 Total: $12,000

$4,000 al día por 3 días * Incluye el coste audiovisual Colombia es más barato aunque no tenemos información sobre la calidad de los medios audiovisuales y tendríamos que revisarlo. Internet $10,000 por 100MB por 3 días $16,000 por 100 MB por 3 días Es probable que podamos reducir este coste. Cátering $27 por persona, de media (Incluyendo comida y café) $20 por persona, de media (Incluyendo comida y café) Colombia es más barato Visados Visado necesario desde E.E.U.U. - no necesario desde muchas partes de Latinoamérica Visado no necesario desde E.E.U.U. - no necesario desde muchas partes de Latinoamérica Ha habido bastantes problemas para conseguir visado desde Estados Unidos a Brasil desde hace un año aproximadamente. Esto podría afectar al número de asistentes, dificultando la llegada de alguno de los ponentes al evento. Gestiones fiscales La asociación brasileña de Drupal sería el patrocinador para temas tributarios o fiscales. La empresa SeeD sería el patrocinador para temas tributarios o fiscales. Nuestro gestor de negocios deberá evaluar ambas opciones para ver cómo funcionará. Ambas son opciones viables. Otras consideraciones El carnaval se celebra del 14 al 18 de Febrero en 2015. El carnaval es un festival celebrado a principios de cuaresma Carnaval de Barranquilla, del 14 al 18 de Febrero en 2015. Este evento incluye corridas de toros en Bogotá. Para ambos paises, debemos gestionar cómo no colisionar con estos eventos, bien celebrando la DrupalCon a principios de Febrero o a finales. La sugerencia en ambas ciudades es celebrarla antes, para que los asistentes puedan elegir si quedarse o no para los carnavales.

Conclusiones:

Desde nuestro punto de vista, dadas las consideraciones de costes y facilidades de viaje, incluyendo tanto los costes medios de vuelos como consideraciones con respecto al visado, nuestra recomendación es celebrar la DrupalCon de Febrero 2015 en Latinoamérica en la ciudad de Bogotá, Colombia

Esta es nuestra opinión, pero queremos las vuestras. Contadnos qué pensáis sobre la idea, ¿os parece buena idea Bogotá como destino de la DrupalCon en Latinoamérica? ¿Hay otros factores que debamos considerar y no lo hemos hecho? Decidnos algo cuanto antes ya que tendremos que empezar a planificar pronto para tenerlo todo listo en Febrero del año que viene. La decisión se tomará a finales de la semana que viene.

Stephanie Torres

Community Program Manager

Drupal Association

Image credit to PlanetObserver on flickr.