Nội dung trên hóa đơn điện tử có yêu cầu ngày ký hay không? Là một trong nhiều băn khoăn của doanh nghiệp trong quá trình tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết sau đây sẽ giới thiệu quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử và giải đáp thắc mắc trên.

1. Các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

Theo dự thảo thông tư hướng dẫn thực hiện nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ, những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử bao gồm:

Tên hoá đơn: Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn bán hàng.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

Ví dụ về ký hiệu mẫu số hóa đơn:

Hóa đơn giá trị gia tăng: mẫu số 1

Hóa đơn bán hàng: mẫu số 2

Tem điện tử: mẫu số 7

Số hóa đơn điện tử: Đối với số hóa đơn phài sử dụng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

Ví dụ: Mẫu số: 1; Ký hiệu: CM18X; Số: 000819

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

Tổng số tiền thanh toán (ghi cả bằng số và bằng chữ).

Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.

Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).

Thời điểm lập hóa đơn điện tử ghi theo ngày, tháng, năm lập hóa đơn điện tử trong đó ngày, tháng, năm lập hóa đơn ghi bằng số và ghi theo dạng: DD/MM/YYYY (trong đó DD là ngày; MM là tháng; YYYY là năm).

Kế toán cần tìm hiểu kỹ quy định nội dung trên hóa đơn điện tử.



2. Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Những nội dung bắt buộc kể trên doanh nghiệp phải lưu ý thực hiện đầy đủ, ngoài ra còn các nội dung không bắt buộc nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo thêm để phục vụ hoạt động kinh doanh như:

Logo doanh nghiệp

Hình ảnh trang trí, quảng cáo

Tuy nhiên, nhưng thông tin này đều phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc

Để đáp ứng một số ngành nghề đặc thù có cung cấp hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng là cá nhân, hộ gia đình như: dịch vụ y tế, bán lẻ thuốc tân dược, ngân hàng, điện sinh hoạt, nước sạch, viễn thông, bảo hiểm…thì hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung như yêu cầu trên. Tuy nhiên, vẫn phải có các nội dung cơ bản như:

Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

Tên, địa chỉ của người mua.

Tên hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng; thuế suất thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền thuế giá trị gia tăng; tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.

Chữ ký số , chữ ký điện tử của người bán.

Đối với tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người bán, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua.

4. Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ hay không?

Từ các quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử cho thấy, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có thời điểm lập hóa đơn điện tử trừ các trường hợp ngoại lệ. Tuy nhiên, theo như nhiều băn khoăn từ kế toán thì việc lập hóa đơn điện tử có yêu cầu ngày ký hay không? Trước tiên cần phân biệt rõ ngày ký và thời điểm lập hóa đơn. Ngày ký là ngày mà bên người bán và người mua ký xác nhận vào hóa đơn đã lập. Ngày lập là ngày người bán điền đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.Trong một vài trường hợp ngày lập hóa đơn được hiểu là ngày ký và ngược lại.

Ví dụ trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn. Như vậy, với loại hóa đơn này phải có ngày ký cũng đồng thời là thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, theo quy định, trên hóa đơn điện tử chỉ yêu cầu phải có ngày lập, không yêu cầu có ngày ký. Như vậy, hóa đơn điện tử thông thường không yêu cầu ngày ký, nhưng với một số trường hợp ngày lập hóa đơn trên hóa đơn điện tử được hiểu là ngày ký. Thông tin này là căn cứ để kế toán gửi yêu cầu ký số cho doanh nghiệp và người mua để đảm bảo ngày ký đúng với ngày lập hóa đơn như quy định.



Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp.



Để được tư vấn các thông tin liên quan đến nội dung hóa đơn và quy trình tạo lập hóa đơn đúng pháp luật, Doanh nghiệp nên kết nối với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được tư vấn. Công ty Thái Sơn với phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice luôn sẵn sàng lắng nghe và giải đáp thắc mắc, hỗ trợ khách hàng 24/7.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã được Tổng cục Thuế chứng nhận về chất lượng và khả năng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Bên cạnh đó, khi lựa chọn E-Invoice, doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn trên tư vấn của các chuyên viên hoặc lựa chọn các mẫu hóa đơn có sẵn và hoàn toàn có thể thêm các logo doanh nghiệp để tạo dấu ấn cho khách hàng.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã và đang là người bạn đồng hành của nhiều doanh nghiệp và thương hiệu lớn như: Samsung, Honda, Grap, Circle K…

Để biết thêm thông tin chi tiết về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN