Manca pochissimo alla data del 12 agosto, giorno dal quale decorre l’obbligo di digitalizzazione di tutti documenti amministrativi degli enti pubblici ed i Comuni (a questo link è possibile vedere il countdown della scadenza PA senza carta!), a partire della predetta data dovranno formare tutta la loro documentazione esclusivamente e nativamente in digitale, quindi senza più utilizzare carta.

L’anzidetto obbligo è stato introdotto dall’art.17 co.2 del DPCM 13 novembre 2014 che impone alle Pubbliche Amministrazioni italiane di completare il processo di digitalizzazione dei documenti e, contestualmente, la revisione dei processi amministrativi. Quest’ultimo aspetto è importantissimo perché va collegato al riferimento alla vigente normativa in materia di documenti informatici, protocollo informatico, conservazione dei documenti in linea con quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale, e sul punto si suggerisce la lettura delle Linee guida emanate da AgID.

In pratica tutte le Pubbliche Amministrazioni dovranno adeguare i sistemi di gestione informatica per produrre in formato digitale tutti gli originali dei documenti amministrativi che gestiranno.

L’attuale formulazione del CAD prevede all’art.22, co.1, che gli atti formati dalle Pubbliche Amministrazioni con strumenti informatici nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale. Quindi esse possono procedere ad acquisire i documenti anche mediante sistemi OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) o con digitazione del loro contenuto (trascrizione manuale su supporto elettronico).

A tale previsione segue quella contenuta nell’art.22, co.3, che dispone “le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell’ambito dell’ordinamento proprio dell’amministrazione di appartenenza, mediante l’utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71”.

Quindi per dare validità alle copie sarà necessario avere, oltre alla delega specifica al funzionario, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata apposta al documento.

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Appare chiaro che le nuove disposizioni in esame portano a dover rispettare le caratteristiche di autenticità, immodificabilità e leggibilità che sono proprie dei documenti elettronici.

Riprendendo la definizione contenuta nell’art.1, co.1, lett p) del CAD il documento è una rappresentazione informatica di atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti ed ha validità giuridica se è formato, gestito e conservato a norma.

Indirettamente è quindi necessario fare riferimento alle disposizioni contenute nel Regolamento europeo 910/2014 “eIDAS” in cui è indicato che per documento elettronico s’intende “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.

Non a caso l’art.3 del DPCM 13 novembre 2014 indica che il documento informatico ha caratteristiche di immodificabilità solo se è formato assicurando che forma e contenuto siano inalterabili nelle fasi di tenuta e accesso. Inoltre deve essere garantita la staticità nella fase di conservazione e il documento deve essere identificato in modo univoco e persistente mediante la memorizzazione (conservazione) su un sistema di gestione informatica dei documenti la cui tenuta può anche essere delegata a terzi, a determinate condizioni.