Forsvaret dropper CSC: Strategisk joker sikrede KMD it-udbud til flere hundrede millioner kroner

Stik imod forventningerne var det ikke den tidligere it-leverandør CSC, som vandt det værdifulde it-udbud af Forsvarets sagssystem. Et smart kneb hjælp KMD til at løbe med sejren.

Det kan alligevel en gang imellem overraske, hvem der vinder offentlige udbud af store og dyre it-systemer.

En udskiftning af Forsvarets forældede sags- og dokumenthåndteringssystem (KESDH) til flere hundrede millioner kroner endte ikke hos den tidligere it-leverandør CSC, som det ellers lå i kortene.

Forsvarets KESDH-system Forsvarets Koncernfælles Elektroniske Sags- og Dokumenthåndtingeringssystem bliver brugt af omkring 10.000 medarbejdere på tværs af Forsvaret. Det er dermed Danmarks største ESDH-platform. Det bliver blandt andet brugt til at håndtere sager som rekruttering af nye medarbejdere og udsendelse af soldater samt alle ind- og udgående skrivelser fra Forsvaret. Det nuværende ESDH-system er leveret af CSC i 2009 og er på få år blevet stærkt forældet, da det ikke har været tilstrækkeligt opdateret. Der er ifølge Forsvaret en »høj og stigende risiko for fatale nedbrud som følge af hardwarefejl«. Platformen til systemet består af servere med det gamle styresystem Windows 2003, som Microsoft officielt stoppede med at supportere fra sommeren 2015.

Vinderen blev i stedet KMD, der skal overtage driften af systemet i slutningen af 2016.

Systemet bliver brugt til den daglige drift i Forsvaret til at håndtere alt fra rekruttering, klagesager og udsendelse af soldater. Med over 28.000 ansatte i Forsvaret, er der derfor tale om en særlig tung opgave, når systemet skal flyttes væk fra CSC’s lokaler i Valby og over til KMD.

For halvandet år siden virkede det ellers til, at systemet skulle blive liggende på CSC's servere.

»Det er nemmest at byde for den, der også har leveret det gamle system. Det er lidt naivt at sætte driften til udbud, da det i praksis er ret håbløst for andre at byde,« sagde professor på IT-Universitetet i København Søren Lauesen tilbage i efteråret 2014, da ESDH-systemet var sat i udbud.

Forudsigelsen holdt dog ikke stik, da det blev KMD - og ikke CSC - som skrev under på den nye kontrakt i slutningen af 2015.

»CSC har så stor indsigt i driften af systemerne, at det var oplagt for nogle, at de skulle vinde udbuddet. Kvalitetsmæssigt var KMDs tilbud på højde med CSC's, men prismæssigt lå KMD's tilbud dog bedre,« siger Forsvarets it-direktør, Asger Søndergård Olesen.

Det oprindelige budget for udbuddet lå mellem 300-400 millioner kroner, men it-direktøren vil ikke oplyse, hvad prisen endte med. Dog er der tale om en »markant millionbesparelse« ved at vælge KMD, fortæller han.

KMD havde en joker på hånden

At KMD fremover skal stå for driften af Forsvarets Koncernfælles ESDH-system vil dog ikke være en overraskelse for alle.

For mens forhandlingerne om det nye ESDH-system i Forsvaret stod på i efteråret 2014, opkøbte KMD it-virksomheden Scanjour for et ukendt beløb.

Forsvarets ESDH-systemet er en skræddersyet udgave af systemet Captia, som Scanjour selv har udviklet. Dermed sikrede KMD sig også ejerskabet med en afgørende underleverandør til Forsvarets sags- og dokumenthåndteringssystem, som kunne hjælpe KMD med at give det bedste tilbud.

Der gik kun 10 dage, fra KMD var blevet godkendt til at deltage i udbuddet, til at selskabet annoncerede, at det havde købt Scanjour.

Kort efter trak den tredje deltager Atos sig fra udbuddet. Det ville være »uforholdsmæssigt vanskeligt at udfærdige et vindende og konkurrencedygtigt tilbud, set i lyset af KMD’s opkøb af Scanjour,« vurderede selskabets ledelse.

Den sidste konkurrent CSC var da heller ikke sen til at anke afgørelsen til Klagenævnet for Udbud.

Selskabet mente, at KMD var blevet uberettiget favoriseret, netop på grund af dennes opkøb af Scanjour, og CSC krævede både erstatning samt at få kontrakten annulleret. Klagenævnet gav dog ikke CSC medhold i klagen, men vurderede, at KMD og CSC var blevet behandlet på lige fod.

Det afgørende for, at KMD vandt udbuddet, var at det kunne tilbyde en lavere pris end CSC. På alle andre parametre omkring kvalitet og tid scorede KMD og CSC nemlig lige højt i deres tilbud til Forsvaret.

Da vinderen var afhængig af Scanjour til at lave applikationsudvikling af Forsvarets ESDH-system, mente CSC, at KMD kunne gøre det billigere, nu hvor selskabet ejede Scanjour.

»Det er (...) bemærkelsesværdigt, at KMD kan opnå en så meget bedre score på priskriteriet end CSC,« skrev CSC til Klagenævnet.

Også Forsvaret anerkendte ifølge kendelsen fra Klagenævnet, at KMD kunne drage fordel af købet af Scanjour:

»CSC byder med udgangspunkt i en situation, hvor man har Scanjour som underleverandør, med hvad deraf følger af yderligere administrative byrder og nødvendige risikotillæg, hvorimod KMD har Scanjours leverancer ”in-house”, med hvad deraf følger af muligheder for optimering,« står der i kendelsen.

Skal løse problem med afhængighed af forældet Office-udgave

Forsvarets nuværende KESDH-system baseret på Captia blev lanceret i 2009 og kostede samlet Forsvaret omkring 200 millioner kroner.

Det varede dog ikke længe, før systemet blev forældet på grund af en gammel infrastruktur, der bandt Forsvaret til en ældre versioner af Windows, Microsoft Office og Internet Explorer. Det vil derfor stadig ikke være muligt for Forsvaret at opgradere til Office 2010 og nyere, før det nye ESDH-system kommer op at køre i slutningen af i år.

»Når vi får tilendebragt opgraderingen, så slipper vi også for at være bundet til gamle versioner af Windows, Office og Explorer,« siger Asger Søndergård Olesen og fortæller, at Forsvaret ikke løber ind i det samme problem, når der kommer en nyere Office-version om nogle år.

»Nu er der sat midler af til løbende at vedligeholde systemet, så vi ikke løber ind i det problem igen,« siger han.

Opgraderingen af systemet gør også op med en lang række besværlige arbejdsgange i Forsvaret. Blandt andet understøtter systemet kun weblogin ved den gamle udgave af Internet Explorer 8, hvilket gør login fra mobile enheder stort set umuligt.

Med det nye system bliver det muligt at logge ind i browseren i nyere versioner.

»Det bliver mere brugervenligt, og vi får lettere arbejdsgange,« siger Asger Søndergård Olesen.

Samlet bliver der fjernet omkring 65 pct. af al specialprogrammering fra det nuværende ESDH-system.

KMD går indkøbs-amok i virksomheder

Scanjour er langt fra det eneste af KMD’s virksomhedsopkøb over de seneste år.

Det tidligere offentligt ejede Kommunedata har haft den store tegnedreng fremme i flere omgange, siden selskabet kom på private hænder for første gang i 2008.

Tidligere i år købte KMD den danske virksomhed Edlund, der blandt andet udviklede software til pensions- og forsikringsselskaber.

I 2015 købte KMD den norske it-koncern inden for finanssektoren Banqsoft for et trecifret millionbeløb - og det var blot et ud af otte opkøb inden for en periode på 14 måneder. Udover Scanjour, købte KMD også virksomheden bag digitale indberetnings- og selvbetjeningsløsninger Capevo i slutningen af 2014.

I 2012 købte KMD Itella Information fra den finske Itella Koncern, men selskabet i 2011 blandt andet købte Rambøll Information samt resterne af it-leverandøren MedTime.

Samlet har KMD opkøbt 14 selskaber for i alt mere end én milliard kroner siden 2008.