Den engagerade riksdagen debatterar. Läsarfoto.

I dagarna har ännu en skandal relaterad till offentlig upphandling briserat i media. Förvåningen är stor. Och för en utomstående kan detta verka helt ofattbart korkat.Men tyvärr, med lite insikt i regelverk och rutiner är detta tyvärr inte så märkligt.Efter att ha jobbat ett antal år inom offentlig verksamhet, kan jag bara (återigen) konstatera att utfallet är en logisk följd av det system som byggts upp. Exemplen är oräkneliga. Tyvärr är jag helst anonym och tvingas därför använda hypotetiska exempel.Men, en snabb google-sökning torde få det mest förhärdade hjärta att gråta.Inledningsvis, man måste vara medveten om skillnaderna mellan offentlig verksamhet och privata företag (eller en privatpersons ekonomi).Om jag har en liten privat firma och aktör A gör någonting jag inte gillar, enligt avtal eller avtalsstridigt, kan jag (oftast) enkelt välja en annan motpart nästa gång.En offentlig verksamhet har helt andra förutsättningar.Till att börja med lyder man under LOU/LUF. Det är ett, i teorin, jättebra verktyg för att undvika mygel, mutor och gynnande av gamla kompisar. Men i praktiken är det en administrativ amöba med tråkiga konsekvenser.En inköpare bör vara en affärsman, en person som gillar att göra bra affärer, se helheten för verksamheten, förhandla sig till win-win-lösningar och förhoppningsvis ha en ambition att “göra kakan större”. Men pga LOU/LUF hamnar inköpare/upphandlare som passiva kuggar i en ganska verksamhetsfrämmande process.Dels pga att de interna processerna hos de flesta statliga verksamheter är oproportionellt långdragna. Det finns inte utrymme för uppenbara magkänslebeslut, allt skall utredas (ofta utan vettigt underlag pga bristfälliga uppföljningsrutiner), budgeteras i god tid, förankras och sedan beslutas av högre chefer. Chefer som pga arbetsbelastning/mailkorg ofta inte ens kan lägga tid på att sätta sig in i vad man förväntas besluta om.Även om tekniker och inköpare i samarbete lyckas ta fram ett bra upphandlingsunderlag, mot alla odds, slutar det ändå med: ”Sammanfatta det på en powerpoint, max tre slides. Inte så mycket text.”Sedan är det tyvärr så att när inköparen väl publicerar sin upphandling hamnar denne i passagerarsätet. Både bildligt och i praktiken. I det läget får man inte förändra förutsättningarna och när sedan anbuden kommer in kan man bara hoppas att det inte fanns något kryphål som en slipad leverantör kunnat utnyttja. Oddsen för det är rätt dåliga.Vid utvärdering är förhandlingsläget extremt svagt. Uppfylls alla skall-krav måste anbudet accepteras. I sin helhet. Man får inte, utan synnerliga skäl, avbryta en publicerad upphandling. Och om man skulle lyckas få lov av juristerna att göra detta så blir ändå konsekvenserna för verksamheten stora. Ett omtag orsakar ofta oacceptabla fördröjningar, utan tillgång till de efterfrågade produkterna. För man kan inte bara gå på stan och köpa av nån annan, bara för att man är utan avtal. Det (brådska, resursbrist osv) är inte ett giltigt skäl för frånsteg från LOU/LUF. I bästa fall kan man tigga till sig en förlängning av den nuvarande avtalspartnern.Dessutom är det (ofta) en ganska stor resursskillnad mellan parterna.För ett godtyckligt avtalsområde sitter de större aktörerna med egna juristavdelningar som uteslutande jobbar med området samt har ackumulerat erfarenheter från liknande upphandlingar i resten av de 270 kommunerna/landstingen/statliga verken.På den upphandlande enheten sitter (ofta) en ensam upphandlare som bollar detta avtalsområde tillsammans med ett 20-tal andra avtalsområden. Stöttad av ett fåtal verksamhetsrepresentanter som är tveksamt motiverade och oftast saknar vettig uppföljning (både pga bristande krav/motivation kombinerat med bristande systemstöd).Återigen, den upphandlande enheten har inte möjlighet att vända sig till någon annan i detta läge. Har man tagit f-n i båten (publicerat upphandlingen…) får man ro hela vägen till land.Det finns heller ingen risk för leverantörerna. Även en leverantör gravt missköter ett kontrakt har det (iaf tidigare, nya förslag verkar motverka detta) inte gått att väga in detta vid en utvärdering. Ny upphandling = alla börjar på noll och skall behandlas lika.Så, systemet är riggat. Till nackdel för skattebetalarna. Bara en extremt godtrogen person kan hoppas på att privata aktörer, i blodig konkurrens, inte kommer att försöka göra allt för att tilldelas stora kontrakt för att sedan försöka tjäna alla pengar som går att klämma ut.Därför hamnar man hela tiden i situationer där byggföretag lämnar in anbud med nollresultat eller tom anbud som vid en utvärdering ger förlust. Bara för att man vet att man kommer att gå plus totalt via ändringar och tillkommande arbeten under avtalsperioden.Cap Gemini lyckades för några år vinna ett avtal genom att helt fräckt lura systemet/utvärderingsmodellen. Man offererade konsulttjänster á 1 kr/timmen för vissa delar av avtalet till Försäkringskassan… ( Vet inte hur det gick med överprövningarna .) Självfallet var tanken att ha resursbrist för 1-kronas-konsulterna och tvinga Försäkringskassan att anlita nån konkurrent för de delarna.Alla som jobbat med att ta fram förfrågningsunderlag är väl införstådda med utmaningen. Det är i praktiken helt omöjligt att objektivt, skottsäkert, kravställa upphandlingsobjekt på ett sådant sätt att en ”illvillig” leverantör inte kan hitta ett kryphål att utnyttja.Redan en enkel blyertspenna är nog svår att spec:a upp.Alla kan nog säga om en tilldelad pennan duger genom att testa den. Men få ned de egenskaperna på papper? Räcker det med ett A4? Prestanda, blyertskvalitet, ”vässbarhet”, träslag, diameter, form, längd... För att inte tala om miljökrav och REACH-registret… Hur många artiklar tror ni en genomsnittlig verksamhet har i sitt kontorsmaterielavtal? Några tusen? Sedan är standardförfarandet att den offererade, prispressade, blyertspennan som ligger på ”nettoprislistan” märkligt nog är svår att beställa. Antingen är den ”slut”, eller så är den ”svår att hitta” när de som faktiskt skall köpa grejerna (lärare, vaktmästare osv) väl får tillgång till avtalet. Ungefär som de berömda strumporna En personlig reflektion är att detta är grundorsaken till varför funktionsupphandlingar är så populära. Upphandlar man kr/ton eller ”sköt äldreboendet” slipper man ha detaljkompetensen. Men det krävs fortfarande bra nyckeltal för att utvärdera leveransen. (Och, i samma stund ett mätvärde blir ett nyckeltal som följs upp tappar det funktionen som mätvärde…)Jag vill inte försvara ”strump-upphandlingen”. Absolut inte. Men grundorsaken är nog tyvärr varken dumhet eller korruption (som någon skrev). Det bara blir så här utifrån givna förutsättningar. Tragiskt nog…En väg framåt skulle kunna vara att, utifrån nuläget:1. Lägga mer resurser internt kontinuerligt på uppföljning. Före, under och efter avtal.2. Snabba på interna processer, det är svårt att göra goda affärer när produkterna slutat tillverkas innan man hunnit få till ett avtal. Eller verksamhetens behov förändrats.3. Se till att rätt medlemmar i verksamheten har ett tydligt uppdrag att bidra med att ta fram underlag. Och tid avsatt för detta.4. Enbart släppa genom relevanta, mätbara krav med spårbarhet i verksamhetens behov.(På riktigt, det är bedrövligt låg nivå på mycket av de upphandlingar som publiceras i upphandlingssystemen)Och i en perfekt värld:1. Strama upp LOU/LUF. Försvåra okynnesöverprövningar, gärna via viten vid avslag.2. Underlätta för upphandlande enheter att bryta uppenbart ofördelaktiga avtal (tex strumpavtalet). Jag inser svårigheterna.3. …ordet är fritt?