Kesäkuussa Vantaa osti toimeentulotuen nettihakemuksien käsittelyjärjestelmän 1,9 miljoonalla CGI:ltä (ent Logica, ent VM-Data) suorahankintana, kilpailuttamatta. Heinäkuussa selvisi, että Helsinki on ostanut saman toiminnallisuuden CGI:ltä 1,85 miljoonalla, myöskin kilpailuttamatta.

Kumpikin kaupunki osti noin kahdella miljoonalla nettilomakkeen ja sen integroinnin taustajärjestelmiin. Useammankin eri asiantuntijan arvio julkisten tietojen perusteella oli, että tuon pitäisi maksaa pikemminkin kymmeniä tuhansia euroja kuin miljoonia. Jos taustajärjestelmä on poikkeuksellisen hankala, niin ehkä 200 000€. Mutta ei kahta miljoonaa.

Mistä on kyse

Suorahankinta tarkoittaa sitä, että kaupunki ei etsi markkinoilta parasta tai halvinta ratkaisua, vaan ostaa järjestelmän tietyltä yhtiöltä tämän määräämään hintaan. Koska hankintatapa on ilmeisen altis erilaisille väärinkäytöksille ja vedätyksille, on sen käyttöä rajattu laissa tiukasti. Hankintailmoituksessa Vantaan kaupunki perustelee suorahankintaa näin:

”Toimeentulotuki on kiinteä osa Vantaan asiakastietojärjestelmää, eikä sitä voi erottaa VATJ:stä aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa teknistä ja taloudellista haittaa. Mikäli sähköinen toimeentulotukiasiointi hankittaisiin kolmannelta osapuolelta, olisi rakennettava erillisiä integraatioita ja tietoliikenneyhteyksiä eri järjestelmien välille. Samalla tieto hajaantuisi useaan tietokantaan, mikä estäisi asiakastiedon keskittämisen samaan järjestelmään. VATJ:n rajapinnat eivät ole avoimia, joten kaikki integraatiot olisi rakennettava erillisinä. Edellä mainitut seikat aiheuttaisivat hankintayksikölle huomattavia ylimääräisiä taloudellisia kustannuksia. Hankinta on tehtävä pakottavasta lainsäädännöstä johtuvista syistä. Vantaan kaupunki ei tällä hetkellä pysty noudattamaan toimeentulon käsittelylle asettuja määräaikoja.”

Tässä on kyseessä toimittajaloukku. Se on tilanne, jossa tietojärjestelmää tarvitseva taho on täysin yhden toimittajan armoilla. Tällöin toimittaja voi käytännössä sanella hintansa. Katsotaanpa vähän tuota hinnoittelua.

Vantaalla lasketaan säästettävän järjestelmän avulla 15 henkilötyövuotta. Kun yksi henkilötyovuosi maksaa vajaat 38 300, tarkoittaa tämä 425 000 euron vuotuista säästöä. Ihan kiva säästö siis, pitkän päälle.

Mutta Vantaa on mukana Apotti-hankkeessa, jossa Helsingin seudun kuntien terveydenhuollon ja sosiaalitoimen järjestelmät korvataan yhdellä yhteisellä järjestelmällä. Nyt ostettava koodi on siis tarkoitus heittää roskikseen parin vuoden jälkeen. Realistisesti luultavasti hankkeen loppupäässä, noin 2018.

Jos oletetaan, että säästöt saataisiin täysimääräisinä, ehtisi järjestelmän elinkaaren aikana siis säästyä noin 2,1 miljoonaa euroa. Eli projekti maksaa sen verran, että se juuri ja juuri kannattaa vielä tilata. Pienikin viivästys tai budjetinylitys, niin olisi kannattanut ennemmin palkata 15 ihmistä lisää.

Helsingissä taas kustannussäästöksi on laskettu 0,8 – 1,6 miljoonaa euroa vuodessa. Toisaalta järjestelmään liittyy kaikenlaisia oheiskuluja enemmän, joten kokonaisuudessaan takaisinmaksuajaksi on laskettu 3 vuotta käyttöönotosta. Jos käyttöönotto saadaan tehtyä suunnitellusti 2014 alkuun, järjestelmä ehtii olla käytössä ehkä 3-4 vuotta, eli sopivasti juuri niin kauan, että se kattaa kulunsa. Kuinkas sattuikaan.

Vaikuttaisi siltä, että tässä on tehty niin sanotusti maksukykypohjaista hinnoittelua. Siinä tuote maksaa juuri niin paljon, kuin mitä asiakas on siitä korkeintaan valmis maksamaan. vaikka se olisi kymmenen kertaa kohtuullinen hinta.

Vapaassa markkinataloudessa tuotteensa saa tietenkin hinnoitella juuri kuten haluaa. Yleensä vaan ylihinnoittelija menettää asiakkaansa, mutta toimittajaloukussa ei. Toimittajayrityksellä on kissanpäivät, asiakas on pulassa.

Asiakas, joka hankkiutuu tällä tavoin toimittajan armoille, on hoitanut asiansa todella huonosti.

Miten tähän on tultu

Helsingin sosiaalitoimessa on käytössä CGI:n toimittama ATJ-järjestelmä ja Vantaalla VATJ. Tai no, oikeastaan CGI ei ole niitä toimittanut. Historia on hiukan monimutkaisempi. ATJ tarkoittaa AsiakasTietoJärjestelmä ja VATJ on siitä muokattu versio, Vantaan AsiakasTietoJärjestelmä. Ne kehitti pääkaupunkiseudun kuntien omistama PKT-tietokeskus 80-luvulla. Kyse oli siis kuntayhtymästä, joka teki kuntien omiin tarpeisiin ATK-järjestelmiä. Se, että eri kunnille tehtiin omat versiot oli ajan tapa.

Vuosina 1997-2007 Suomessa tapahtui tietojärjestelmiä toimittavien yritysten kentässä melkoinen myllerrys. valtio, kunnat ja kuntayhtymät alkoivat luopua it-yksiköistään. Alan yritykset ostivat niitä ja toisiaan nopeassa tahdissa. Seurauksena julkishallinnon tietojärjestelmät päätyivät lopulta lähes kaikki kahdelle toimijalle: Tiedolle ja Logicalle. ATJ:n polku fuusiopuussa kulki näin:

1990 PKT-tietokeskus fuusioitui Kunnallistiedon (muiden kuntien vastaava yksikkö) kanssa KT-tietokeskukseksi

1997 KT-tietokeskus listautuu pörssiin nimellä Novo Group

2004 ruotsalainen VM-Data ostaa Novo Groupin

2006 brittiläis-hollantilainen LogicaCMG ostaa VM-datan

2012 kanadalainen CGI ostaa Logican

Kun kuntien yhteinen yksikkö muuttui ensin kuntien omistamaksi yhtiöksi, sitten kotimaiseksi pörssiyhtiöksi ja lopulta kansainvälisen yrityksen haarakonttoriksi, toimintatavat kulkivat perässä hitaammin. Alkujaan ATK-yksikön vastuulla ei ollut pelkästään koodaaminen, vaan myös tuleviin kehitystarpeisiin varautuminen ja suunnittelu. Ja siellä se on edelleenkin. Ei jollain Vantaan sosiaalitoimella ole ollut realistisia edellytyksiä suunnitella ja ennakoida tietojärjestelmiensä kehitystarpeita, arkkitehtuurimuutoksia ja mahdollisia kilpailutuksia. Käytännössä ATJ:n ja VATJ:n kehityksestä ovat vastanneet PKT-tietokeskuksen perilliset, KT-kuntatieto, Novo, VM-data, Logica ja nyt CGI. Kaupungin rooliksi on jäänyt kysyä paljonko rahaa varataan budjettiin ja maksaa laskut.

Hanna Kuusela ja Matti Ylönen kuvaavat kirjassaan Konsulttidemokratia tätä rakennetta. Valtion ja kuntien IT-yksiköt päätyivät osaksi isoja konsulttitaloja, mutta niiden rooli toiminnassa oli ja on edelleenkin paljon suurempi kuin ulkopuolisella tarjoajalla saisi olla. Vantaa ja Helsinki eivät ole ongelmiensa kanssa mitenkään yksin. On aivan normaalia ja maan tapa, että IT-yritys rahastaa kovalla kädellä yksinoikeuttaan järjestelmään, joka on alkujaan tehty kuntien rahalla. ”Järjestelmien suljetut ohjelmistorajapinnat toimivat suoranaisena kiristyskeinona, jolla sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköitä pakotetaan hankkimaan kaikki palvelut samalta toimittajalta”.

Varsinainen virhe ei siis ollut tämä yksi hankinta. Virhe on tehty joka päivä viimeiset viisitoista vuotta, kun sosiaalitoimen ydintoimintojen järjestelmää ei ole otettu millään tapaa omaan hallintaan – edes rajapintojen tasolla. Pörssiyrityksen tehtävä on tuottaa voittoa, eikä suojella kuntia näiltä itseltään. Kun työntää päänsä katiskaan, hyviä lyhyen tähtäimen ratkaisuja ei enää ole.

Apotti korjaa tilannetta osin, koska siinä vaaditaan avoimia rajapintoja, joiden päälle uusia lisäosia voidaan hankkia muualtakin kuin taustajärjestelmän toimittajalta. Tosin rajapintojen määrittely ja pahimmassa tapauksessa avoimuuskin jää taustajärjestelmän toimittajan vastuulle. Samassa katiskassa on siis kaikkien muidenkin päät, ja silmäkoko on isompi eli pikkukalat pääsevät kulkemaan.

Apotin tapa voi kuitenkin periaatteessa, jos kaikki sujuu onnellisten tähtien alla, johtaa ihan oikeisiin hyötyihin, kun ulkomailla jo valmiiksi kehitetyn järjestelmän ominaisuuksia saadaan käyttöön ”ilmaiseksi”. Vantaan ja Helsingin tapa, jossa yksityisellä yrityksellä on vain yhden asiakkaan käytössä oleva vanhanaikainen tuote, ei missään kuviteltavissa olevassa maailmassa voi johtaa kuin katastrofiin.

Mitä sitten pitäisi tehdä?

Ratkaisua ongelmiin avaa Espoon melko vastaava tapaus vuoden takaa. Espoo hankki kotihoidon optimointisovelluksen (älkää kysykö mikä se on) suorahankintana Tiedolta, koska sovellus rakentui suoraan Tiedon Effican päälle, ja ”sovellus on teknisistä syistä pakko hankkia Effica-järjestelmän toimittajalta.”

Kolme yritystä valitti markkinaoikeuteen, vedoten siihen, että ovat toimittaneet vastaavia järjestelmiä. Valituksia ei tutkittu, koska ne myöhästyivät, mutta Espoo päätti kuitenkin perua hankinnan ja kilpailuttaa työt.

En tiedä Espoon hankkeen jatkoa tarkemmin, mutta nyt Espoo testaa yhdessä Lahden ja Kuntien Tieran kanssa ”hyvinvointijärjestelmien tietojen välittämistä palveluväylän kautta” perustuen Viron X-roadiin. Kuulemani mukaan siinä pilotoidaan juurikin kotihoidon optimointisovellusta. Palveluväylän ansiosta itse sovelluksen voi tehdä helposti kuka vain, vaikka taustalla on edelleen Tiedon Effica.

Menemättä tällä kertaa sen syvemmälle X-roadin ja väyläarkkitehtuurin kiehtoviin saloihin, tiivistän mitä Helsinki ja Vantaa voisivat länsinaapurilta tässä oppia

Älä tilaa suorahankintana järjestelmätoimittajaltasi, vaikka he kuinka sanoisivat että on pakko. Se on luultavasti laitonta ja varmasti tyhmää. Rakenna arkkitehtuuri, jossa uudet sovellukset ovat irrallaan perustiedoista ja hankinnat voidaan tehdä vapaasti. Se on ensimmäinen askel toimittajaloukusta vapautumiseksi Tee se mieluiten vuosia sitten. Jos et kuitenkaan tehnyt, tee se heti.

ps. Hesarin Tuomas Peltomäki kirjoitti tänään myös toimittajaloukusta ja Helsingin hankkeesta. Kannattaa lukea.