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A cura di Nicola Attico, Solutions Consultant Manager ServiceNow Italia

L’altro giorno, parlando con la Responsabile delle Risorse Umane di un nostro cliente, le ho chiesto come stesse andando. Ha risposto entusiasta: ServiceNow permette adesso al suo team di automatizzare la maggior parte del lavoro amministrativo e ridurre le richieste da parte dei dipendenti, che possono adesso trovare le soluzioni in autonomia attraverso il portale e la knowledge base. Questa Responsabile HR e i suoi collaboratori possono adesso focalizzarsi sul lavoro più strategico e sugli obiettivi di business. In breve, si sentivano finalmente parte di un’azienda moderna, in grado di fornire servizi innovativi e non di un’azienda ferma al millennio precedente.

Lavorando con i responsabili delle Risorse Umane e promuovendo la trasformazione dei servizi HR, è possibile comprendere quanto la tecnologia può significare per le persone che lavorano in questo settore. Ho sperimentato cosa significa digitalizzare il lavoro dell’HR e liberare tempo prezioso da dedicare ad attività core. Quella conversazione era un’altra prova di come le Risorse Umane siano ancora gravate da un lavoro di amministrazione ripetitivo.

Il lavoro manuale di routine, che così tanti team HR continuano a svolgere quotidianamente, non permette alle loro aziende di mantenere il passo con le esigenze dei dipendenti. Questo approccio limita concretamente il ruolo delle Risorse Umane in azienda. Il dipartimento HR dovrebbe focalizzarsi su attività strategiche e manageriali, ma quando il 60% o più del loro tempo settimanale consiste nel rispondere alle email e domande di routine o nel riempire form manualmente non rimane abbastanza tempo per dedicarsi all’innovazione. Il risultato è che i responsabili HR sono spesso costretti ad assumere persone semplicemente per gestire questi carichi di lavoro. Quelli che non riescono rischiano di vedere i propri dipendenti sopraffatti dai carichi di lavoro. In entrambi i casi, queste aziende non saranno in grado di fornire un’esperienza di lavoro ottimale per i propri dipendenti.

I responsabili delle risorse umane devono pensare al panorama tecnologico in maniera completamente diversa e andare oltre i tradizionali sistemi HR, considerando nuovi modi di gestire il lavoro nelle diverse aree dell’azienda. La buona notizia, però, è che le risorse umane possono spostarsi da dietro le quinte e influenzare il futuro del lavoro e come questo viene svolto attraverso la tecnologia.

Per farlo, le risorse umane devono focalizzarsi su tre punti:

Migliorare i livelli del servizio . I responsabili HR dovrebbero trascorrere del tempo con la prima linea che interagisce con gli altri dipendenti e risponde alle loro email quotidianamente, analizzare le domande e chiedersi se esiste un mondo migliore e più veloce per dare risposte accurate e affidabili. Sono le persone delle risorse umane che devono rispondere a queste domande? O sarebbe più efficiente (e anche un’esperienza migliore di servizio) se i dipendenti riuscissero a ottenere le risposte in modo autonomo?



. I responsabili HR dovrebbero trascorrere del tempo con la prima linea che interagisce con gli altri dipendenti e risponde alle loro email quotidianamente, analizzare le domande e chiedersi se esiste un mondo migliore e più veloce per dare risposte accurate e affidabili. Sono le persone delle risorse umane che devono rispondere a queste domande? O sarebbe più efficiente (e anche un’esperienza migliore di servizio) se i dipendenti riuscissero a ottenere le risposte in modo autonomo? Investire in tecnologia . Le email sono la forma primaria di comunicazione tra HR e gli altri impiegati. Si stanno cercando soluzioni tecnologiche alternative? Bisogna assicurarsi di selezionare una soluzione con un workflow e knowledge base efficaci, perché questa è la chiave per assicurare un accesso alle informazioni immediato ed evitare che le risorse umane siano bloccate in un flusso ripetitivo di domande e risposte di routine



. Le email sono la forma primaria di comunicazione tra HR e gli altri impiegati. Si stanno cercando soluzioni tecnologiche alternative? Bisogna assicurarsi di selezionare una soluzione con un workflow e knowledge base efficaci, perché questa è la chiave per assicurare un accesso alle informazioni immediato ed evitare che le risorse umane siano bloccate in un flusso ripetitivo di domande e risposte di routine Guardare oltre le risorse umane. E’ necessario pensare all’azienda nella sua interezza, nel momento in cui si sceglie una soluzione che automatizza flussi di lavoro trasversali e riduce il lavoro manuale non solo nelle HR ma anche in altre aree. Uno degli errori più comuni dei responsabili HR è scegliere una tecnologia con uno scopo limitato piuttosto che una piattaforma che coinvolge tutta l’azienda, automatizzando i processi end-to-end come l’onboarding e i trasferimenti.

Queste riflessioni dimostrano che c’è un modo per le risorse umane di diventare un centro di valore responsabile della crezione di un moderno e innovativo luogo di lavoro, ma per ottenere questo obiettivo è necessario essere pronti ad affrontare le sfide che permetteranno di elevare il profilo dei team HR.