Kassennachschau seit 2018

Mit Anfang 2018 wurde die Kassennachschau eingeführt. Finanzämter können so seit 2018 unangemeldet Kassenkontrollen durchführen. Das bedeutet, dass auch während der Geschäftszeiten vor Ort die Kassenaufzeichnungen geprüft werden können und eine ordentliche Verfahrensdokumentation festgestellt werden kann.

Wenn der Finanzbeamte einen Anlass zu Beanstandung der Kassenaufzeichnungen oder -buchungen findet, kann auch ohne vorherige Prüfungsanordnung, eine Außenprüfung vorgenommen werden. Wenn die Prüfunterlagen beim Steuerpflichtigen nicht vorliegen, kann die Nachschau auch beim Steuerberater oder anderen Personen vorgenommen werden. Dies erfolgt jedoch mit vorheriger Anmeldung.

Stelle also sicher, dass dein Kassenbestand mit den Aufzeichnungen der Registrierkasse übereinstimmt und Prüfer nichts an deiner Kasse beanstanden können.

Anforderungen an offene Ladenkassen ab 2018

Falls du noch eine manuelle Kasse nutzt, die sogenannte offene Ladenkasse, jedoch nicht sicher bist, ob diese den Anforderungen entspricht, haben wir für dich im Folgenden eine Liste erstellt, worauf du achten musst, damit du einer Betriebsprüfung gelassen entgegensehen kannst.

Eine Ausnahme zur GoBD stellen in Deutschland sogenannte offene Ladenkassen dar. Wenn du eine Bargeldkasse führst, musst du auch jetzt nicht auf eine Registrierkasse umsteigen. Wer jetzt jedoch glaubt, dass offene Ladenkassen von allen gesetzlichen Vorgaben ausgenommen sind, irrt. Wer eine offene Ladenkasse führt, muss jeden Tag ein Kassensturz-Protokoll mit Zählliste (Art und Anzahl der Münzen und Scheine) erstellen, unterzeichnen und aufbewahren. Die Tageseinnahmen müssen dabei folgendermaßen ermittelt werden:

Kassenendbestand zählen

Kassenbestand des Vortages und auch die aktuellen Bareinlagen abziehen

Ausgaben und Barentnahmen dazurechnen

Die Nachteile der offenen Ladenkasse liegen auf der Hand: Alle Einträge müssen manuell im Kassenbericht erfasst werden und man ist einer stärkeren Nachschätzung durch das Finanzamt ausgesetzt. Neben der handschriftlichen Erstellung des Kassenberichts, gibt es bei offenen Ladenkassen auch keine Management – und Warenverwaltungsfunktionen, die einem die Arbeit abnehmen. Auch Z-Bons sind mit einer offenen Ladenkasse mühsam zu erstellen.

Lückenlose Erstellung des Z-Bons muss beinhalten:

Name des Kasseninhabers (also des Geschäfts oder Unternehmens)

Tagesdatum und Uhrzeit des Ausdrucks des Z-Bons

Fortlaufende Z-Bon-Nummer, diese wird automatisch vom Kassensystem vergeben

Tägliche Bruttoeinnahmen pro Umsatzsteuer-Satz

Stornobuchungen, Preisnachlässe, Retouren und Entnahmen

EC-Cash oder Card-Zahlungsverkehr

Am Ende des Tages muss die Kasse immer auf Null gesetzt werden

ready2order Insight Wenn du noch eine offene Ladenkasse führst, empfehlen wir dir, dir digitale Kassensysteme anzuschauen und zu testen, um dich von den Vorteilen zu überzeugen. Denn digitale Kassensysteme sparen nicht nur Ärger mit dem Finanzamt, sondern auch viel Zeit und Geld in alltäglichen Arbeitsprozessen.

KassenSichV 2020 – TSE, Melde- und Belegausgabepflicht

Update Stand 19.8.2020:

Die Nichtbeanstandungsregelung wurde in fast allen Bundesländern bis zum 31.3.2021 verlängert. Die Nichtbeanstandungsregelung gilt nur bis zu diesem Datum, wenn kein Cloud-TSE Anbieter zuvor zertifiziert wird.

Die Voraussetzung dafür ist, dass du zum 30.09.2020 einen Nachweis über die Beauftragung für den Einbau einer cloudbasierten TSE vorweisen kannst.

Ausführliche Informationen zu den Regelungen einzelner Bundesländer findest du hier.(Quelle: DFKA e.V., Stand 19.8.2020)

Mit der Kassensicherungsverordnung 2020 müssen Kassensysteme durch eine Technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden, sodass eine Löschung von Umsätzen nicht mehr möglich ist. Außerdem sieht die Verordnung die Einführung einer Belegausgabepflicht und einer Kassenmeldepflicht vor.

Es gibt allerdings eine Übergangsregelung für Unternehmen, die sich nach dem 26. November 2010 ein Kassensystem angeschafft haben, aber dieses nicht entsprechend aufrüsten können.

Eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 gibt es für all diejenigen, die alle folgenden drei Bedingungen laut Kassengesetz erfüllen:

Das Unternehmen hat die elektronische Kasse nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft. Die Kasse muss den Regelungen der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften entsprechen. Die Kasse kann nicht umgerüstet werden. Sprich, bei der Umrüstung müsste eine neue Kasse angeschafft werden.

Die eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung müssen dem Finanzamt bis zu diesem Zeitpunkt mitgeteilt werden.

Was spricht für eine Kasse mit TSE und gegen die offene Ladenkasse?

Du hast als Unternehmer noch die offene Ladenkasse in Verwendung? Mit der Umsetzung der Kassensicherungsverordnung kannst du das auch weiterhin tun, da du nicht unter den Anwendungsbereich der KassenSichV fällst.

Folgende Vorteile hast du mit einem elektronischen Kassensystem:

Zukunftssicherheit: Die letzten Jahre haben viele Neuerungen gebracht im Bezug auf elektronische Aufzeichnungssysteme. Auch wenn die KassenSichV keiner expliziten Registrierkassenpflicht entspricht, deutet vieles darauf hin, dass die Zukunft von elektronischen Kassensystemen dominiert wird. Je früher du umrüstest, desto besser bist du auf weitere Neuerungen vorbereitet und schon gut mit deinem elektronisches Kassensystem vertraut.

Die letzten Jahre haben viele Neuerungen gebracht im Bezug auf elektronische Aufzeichnungssysteme. Auch wenn die KassenSichV keiner expliziten Registrierkassenpflicht entspricht, deutet vieles darauf hin, dass die Zukunft von elektronischen Kassensystemen dominiert wird. Je früher du umrüstest, desto besser bist du auf weitere Neuerungen vorbereitet und schon gut mit deinem elektronisches Kassensystem vertraut. Rechtssicherheit: Durch das Inkrafttreten der KassenSichV bekommst du Planungs- und Rechtssicherheit. Das heißt, dass du als Inhaber eines elektronischen Kassensystems mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung nicht mehr beweisen musst, dass deine Aufzeichnungen stimmen. Der Fiskus geht dann nämlich davon aus, dass deine Aufzeichnungen vollständig sind und mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export kannst du sämtliche deiner Aufzeichnungen jederzeit standardisiert nachweisen bzw. dem Prüfer erläutern.

Durch das Inkrafttreten der KassenSichV bekommst du Planungs- und Rechtssicherheit. Das heißt, dass du als Inhaber eines elektronischen Kassensystems mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung nicht mehr beweisen musst, dass deine Aufzeichnungen stimmen. Der Fiskus geht dann nämlich davon aus, dass deine Aufzeichnungen vollständig sind und mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export kannst du sämtliche deiner Aufzeichnungen jederzeit standardisiert nachweisen bzw. dem Prüfer erläutern. Arbeitserleichterung: Mit dem neuen Datenstandard DSFinV-K lassen sich die aufgezeichneten Daten viel einfacher lesen und interpretieren. Die Bereitstellung von konformen Daten ist nun also um einiges einfacher für dich und nicht mehr mit Arbeit verbunden.

Fiskalisierung im Zeitverlauf

Kurz zusammengefasst: Die letzten Jahre haben für dich als Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem bereits sehr viele Neuerungen gebracht. Hier eine kurze Übersicht über die einzelnen Änderungen: