Olin aikanaan projektipäällikkönä keskisuuren pörssiyhtiön tietovarasto- ja raportointihankkeessa. Projektin alussa tein työmääräarviot, jotka kävin läpi asiakkaan kanssa. Kustannusarvio työlle oli 60 000 euroa.

Asiakkaan kirstunvartija katsoi minua veikeästi kulmien alta ja kysyi: ”Meinaatko todella tehdä tietovaraston kuudella kympillä?” Vastasin kyllä ja aloitimme hommat. Asiakkaan kommentti jäi tosin hieman vaivaamaan.

No projekti valmistui parin kuukauden päästä. Teimme oppikirjamaisen, alan parhaiden käytäntöjen mukaisen ihka aidon ja toimivan tietovaraston ja raportointiarkkitehtuurin siihen päälle. Luvut oli validoitu, raportit toimivat, käyttö oli nopeaa ja helppoa, se tarjosi uutta ennen näkemätöntä tietoa ja teknisesti kaikki toimi virheidenvalvonnasta lähtien automaattisesti ja mallikkaasti.

Kokonaisuuden hinnaksi tuli 66 000 euroa. Alaa tuntevat tietävät, että vaikka budjetissa oli 10% ylitys, voi tätä kutsua nappisuoritukseksi. Jos budjetti, aikataulu ja tuotos itsessään on sitä mitä sovittiin, on se aika täydellinen suoritus.

2. erä

Henkistä selkääntaputtelua ja omahyväisyydessä paistattelua kesti noin vuoden. Asiakas otti yhteyttä ja kertoi, että ”nyt teemme sitten OIKEAN tietovaraston.”

Asiakkaalla oli jäänyt jotain hampaankoloon ja muistin talouspäällikön kommentit alkupalaverissa kun kerroin kustannusarvion. Todennäköisesti hän oli tottunut siihen, että tämänkaltainen hanke maksaa satojatuhansia, muuten se on jotenkin huono tai puutteellinen.

Meidän aiempaa toteutusta kutsuttiinkin asiakkaalla ”protoksi”. Uuden OIKEAN tietovaraston tekemiseen otettiin isosta IT-talosta erillinen projektipäällikkö ja määrittelytyö. Me tekisimme toteutuksen.

Nieltyäni hieman ylpeyttäni, suoristettiin selkä ja aloitettiin hommat. Ammattilaisia tässä ollaan ja asiakas on oikeassa jne.

Määrittelyvaihe kesti yhtä kauan kuin meidän koko toteutus vuosi takaperin. Ihmettelin hieman kun sain määrittelydokumentit käsiini: toteutettava tietovarasto olisi identtinen sen kanssa mitä olimme jo tehneet. Taulujen, kenttien ja raporttien nimet oli vain käännetty englanniksi. Yksi ylimääräinen raportti, yksi tietokannan taulu mutta siinä se. Muuten identtinen toteutus.

Olin hölmistynyt.

Kerroin tästä varovaisesti asiakkaalle mutta tästä huolimatta hommia jatkettiin.

Teimme siis saman työn uudestaan. Oppikirjan mukaisen, täysin toimivan, parhaiden käytäntöjen mukaan toteutetun tietovaraston ja raportointiympäristön. Koulutin loppukäyttäjät ja tuotantoonsiirto tehtiin kunnolla.

Koska määrittely ja projektinhallinta oli 3. osapuolelta, tuli lisäkommunikaatiota, säätöä ja testaamista yllättävän paljon enemmän. Pari lisätaulua tuotiin myös mukaan, jotka tuotti paljon päänvaivaa.

Lopulta homma valmistui, aikaa kului kolme kertaa niin kauan kuin meidän ensimmäisessä versiossa ja meidän kustannukset oli n. 120 000€. Tähän päälle 3. osapuolen määrittely- ja projektinhallinta työ joten päästään jonnekin 150-200 000€ työkustannuksiin.

Raporttien käyttäjien kannalta kyse oli täysin samasta sisällöstä kuin ennenkin mutta olipahan ainakin OIKEA tietovarasto tällä kertaa.

3. erä

Tässä vaiheessa siirryin jo muihin hommiin ja en ollut enää asiakkaan projekteissa mukana. Meni vuosi eteenpäin ja kuulin kiertotietä, että asiakkaalla oli aloitettu tietovarastoprojekti.

Yrityksessä oli osa johtoa vaihtunut ja uusi johto halusi korjata vanhan virheet. Nyt tehtäisiin sitten OIKEASTI OIKEA tietovarasto.

Konsulttiyritys oli haistanut eurojen tuoksun ja marssitti myyntimiesarmeijan paikalle. Asiakkaalle oli iskostettu ajatus, että tarvitaan ehdottomasti projektiportfolio, jota johtamaan nimitetään ylikonsultti. Erillinen arkkitehtuuriosasto on erittäin tarpeellinen ja määrittelykomissio täytyy olla ehdottomasti. Tekninen propellipääosasto ja raportoinnin expertit hankitaan myös. Kaikki eri henkilöitä joten projektiryhmästä tuli sellainen 20 hengen kokoinen (teimme ensimmäisen version tietovarastosta 2 miehen voimin).

Ja sitten aloitettiin työt. Ja niitähän tehtiin. Ja rahaa paloi.

Vuoden jälkeen kustannusarvio huhujen mukaan oli reilu miljoona.

(Tämä tulee helposti kasaan kun isketään vaikka 5 konsulttia täysipäiväiseksi asiakkaalle hommiin ja jokainen laskuttaa 1000€/päivä. Se on 100 000€/kk ja reilu miljoona vuodessa.)

Kuultuani hurjat lukemat, tiedustelin mitä rahalla on saatu aikaan?

Lopputulema: pääosin identtinen ratkaisu kuin mitä tein luottokollegani kanssa pari vuotta takaperin 60 000 eurolla.

Mitä opimme?

Sain arvokkaan oppitunnin myyntityöstä. Ja asioiden arvosta. Ei ole mitään objektiivista oikeaa hintaa. Varsinkin kun myydään palvelua tai abstraktia asiaa kuten ”raportointiympäristöä”.

Ostopäätökseen vaikuttavat tekijät ovat kuitenkin niin moninaiset ja harvoin täysin rationaaliset. Jotkut haluavat päätöksen taustalle ison liudan business jargonia, maailmoja syleilevät prosessi- ja hallintamallit, tuhdisti konsulttikieltä ja -kalvoja sekä ”uskottavan” hinnan. Näin sitä kehtaa esittää ylöspäin. Toiset haluavat tuotteen, joka toimii.

Ehkä talouden kurimus on vähentänyt höttöisiä projekteja ja tätä nykyä tuloksilla ja investoinnin takaisinmaksuajallakin on myös jotain merkitystä.

Mutta päivän päätteeksi kun katson taaksepäin – tekisin saman uudelleen. Tarjoaisin asiakkaalle sitä 60 000€ projektia. Koska tiedän, että se on hänelle paras vaihtoehto. Silläkin uhalla, että asiakas valitsee kilpailijan miljoonahankkeen.

Meidän tehtävä on vain poistaa kaikki mystiikka ja abstraktius siitä ratkaisun ympäriltä. Konkretisoida se tuote niin, että hinnat ovat vertailukelpoiset. Näyttää hyödyt, tuotto-odotukset, investoinnin takaisinmaksuaika. Näin asiakas voi tehdä hankintapäätöksen perustuen ainakin enemmän faktoihin ja vähemmän mielikuviin tai ennakkoluuloihin.