Suomen koulujen hyödyntämä sähköinen viestintäkanava on nimeltään Wilma. Sitä on yhtä näppärä ja mukava käyttää kuin lietelantasäiliöön pudonnutta kreikankielistä keittokirjaa.

(Tiedoksi niille, jotka eivät tunne Wilmaa: se on kuin sähköinen reissuvihko. Wilmaan kirjataan poissaolot, läksyt ja koetulokset, ja siellä myös viestitellään henkilökunnan, oppilaiden ja vanhempien kesken. Wilma on käytössä noin 3800 oppilaitoksessa, ja se kattaa lähes 800 000 oppilaan ja opiskelijan kouluasiat.)

Wilman on kehittänyt Starsoft. Se väittää sivuillaan, että se tekee Suomen ”suosituimmat kouluhallinnon ohjelmat”.

Väärin väitetty. Starsoft tekee ehkä ostetuimmat kouluhallinnon ohjelmat, mutta suosiosta ei ole kyse. Asiakkaiden määrä ei ole kasvanut käytettävyydellä, vaan käytännössä monopoliasemalla ja sillä, että järjestelmien vaihto tulisi kunnille liian kalliiksi.

Yritän kuitenkin olla rakentava, joten kerron, kuinka Wilmaa ja Starsoftin viestintää pitäisi kehittää. Listasin kehitysehdotukseni satunnaisessa järjestyksessä, ja seassa on sekä pieniä että isoja käytettävyysparannuksia.

1) Starsoftin omien nettisivujen olisi syytä olla responsiiviset. Sivuja pitää päästä lukemaan myös kännykällä. (Starsoftin saitti ei itse asiassa toimi kunnolla edes läppärin näytöllä, vaan oikeassa laidassa on valkea pystypalkki.) Mitä kertoo ohjelmistotalon käytettävyysosaamisesta se, että sen oma nettisivu on hankala käyttää?

2) Viestien perustoiminnot pitää löytyä kätevämmin. Verrataanpa vaikkapa Outlookiin: kun saat sähköpostin, mitkä ovat yleisimmin käyttämäsi toiminnot? Veikkaan, että ”vastaa” ja ”poista”.

Wilmassa nämä oleellisimmat toiminnot on piilotettu alasvetovalikoihin. Itse asiassa mitään toimintoa ei löydä heti, vaan kaikki on alasvetovalikoissa.

3) Uuden viestin vastaanottajakentän pitäisi olla tekstimuotoinen ja ennen otsikkokenttää. Wilmassa täytyy turhaan painaa ”Valitse vastaanottajat” -painiketta, jonka takaa löytyvät opettajat. Järkevämpää olisi vaihtaa tilalle tekstikenttä. Ohjelma voisi ehdottaa vaihtoehtoisia nimiä sitä mukaa kun käyttäjä kirjoittaa.

(Kaiken lisäksi kannattaisi noudattaa samaa kenttäjärjestystä kuin meiliohjelmissa: ensin vastaanottaja, sitten otsikko. Se olisi käyttäjälle intuitiivisempaa.)

4) Kun pikaviestiin valitsee vastaanottajan, ohjelman pitäisi ensin tarjota omia opettajia, ja vasta sitten koko henkilökuntaa. Nykyisellään Wilma pitää ”Omat opettajat” -kohdan suljettuna, mutta koko koulun lista on avoinna.

Veikkaan, että 95 % Wilma-viesteistä lähetetään lapsen omille opettajille eikä muille.

5) Viestien listausnäkymän toimintopainikkeet tarvitaan myös listan yläosaan. Nykyisellään Wilman kaikki saapuneet pikaviestit näkyvät yhdellä ruudulla. Itselläni niitä on kertynyt vajaan kolmen vuoden aikana kymmenittäin, vaikka olen poistanut paljon turhia. Jos haluan deletoida viestejä, ruksin niitä yksitellen. Sitten kelaan halvatun pitkän sivun alareunaan, ja vasta sieltä löytyy painike ”Poista valitut”.

6) Wilma-viesteihin on saatava liitemahdollisuus. Jos opettajalle pitää lähettää allekirjoitettu loma-anomus, kopio lääkärintodistuksesta tai puheterapeutin lausunto, kaikki pitää kuljettaa paperisena. (Sitäkään en tajua, että pikaviesteissä on mahdollisuus laatia tekstiin jopa ylä- ja alaindeksit ja käyttää 441* eri tekstiväriä, mutta liitetiedostoa sinne ei saa.)

*Kyllä. Kaiken kaikkiaan 441 eri värivaihtoehtoa tekstille. Kukapa meistä ei kaipaisi niin montaa väriä. Ehkä Starsoft on sateenkaarivaihtoehtoineen liikkeellä homosaation puolesta, mistä annan kyllä plussapisteitä.

7) Wilman pitäisi synkronoida perheen samaa koulua käyvät lapset paremmin. Meidän kaksi muksuamme ovat samassa koulussa. Niinpä koulun jokainen yleistiedote saapuu tuplana Wilmaan, ja molemmista ropsahtaa tietenkin omat ilmoitusmeilinsä. Wilmassa pitäisi olla sen verran käytettävyyttä, että yleistiedotteita tulisi yksi per vanhempi, ei yksi per lapsi.

Sääliksi käy niitä, joilla on neljä lasta samassa koulussa.

* * *

Laadin tämän kehityslistan vain huoltajan näkökulmasta. Omat lapseni ovat ekalla ja neljännellä, joten heillä ei vielä ole Wilma-tunnuksia. En siis tunne Wilman käytettävyyttä oppilaiden näkökulmasta saati opettajien näkökulmasta. Lisää kehitysehdotuksia saa esittää.

(Oikeasti olen vain kade. Starsoft tekee noin viiden miljoonan euron liikevaihtoa myymällä käytettävyydeltään ala-arvoista tuotetta.)