Chia sẻ về mẫu hóa đơn điện tử chuẩn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC sử dụng cho tất cả các doanh nghiệp hiện nay như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin vô cùng hữu ích cho các bạn đặc biệt là các bạn kế toán để giảm thiểu tối đa các sai sót cũng như tránh khỏi rắc rối khi hóa đơn chứng từ phải trình lên các cơ quan chức năng.

Mẫu hóa đơn điện tử chuẩn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được định nghĩa theo Thông tư 32/2011/TT-BTC là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.



Hóa đơn điện tử có rất nhiều loại khác nhau như: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm… ngoài ra hóa đơn điện tử còn được chia ra làm hóa đơn điện tử có mã số thuế và hóa đơn điện tử không có mã số thuế. Tùy vào tính chất công việc và cách thức quản lý hóa đơn chứng từ các doanh nghiệp sẽ lựa chọn loại hóa đơn điện tử phù hợp nhất.



Hóa đơn điện tử được sử dụng ở trong các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC để đảm bảo cho việc quản lý cũng như theo dõi hoạt động kế toán được thuận lợi và minh bạch nhất.

2. Mẫu hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32/2011/TT-BTC sử dụng được cho tất cả DN hiện nay

Có rất nhiều những mẫu hóa đơn điện tử khác nhau tuy nhiên chúng đều phải tuân thủ những quy tắc chung cả về nội dung và hình thức theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Nội dung của mẫu hóa đơn điện tử được quy định rất rõ tại Điều 6 của thông tư này.



Mẫu hóa đơn điện tử chuẩn gồm những nội dung gì?



Trong đó quy định mẫu hóa đơn điện tử bắt buộc phải có nội dung sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn trong đó các ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đặc biệt các hóa đơn giá trị gia tăng thì phải ghi rõ đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng kèm theo dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Quy tắc sử dụng chữ số và chữ viết trong hóa đơn điện tử được quy định trong thông tư 32/2011/TT-BTC gồm:



“Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.



Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.



Các nội dung quy định từ điểm b đến điểm d khoản 1 Điều này phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ - hoặc nội dung thu tiền.”



Lưu ý: Các trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính. Các hóa đơn điện tử này thường là hóa đơn bán hàng trong siêu thị, hóa đơn bán lẻ nhà hàng, tem, phiếu, vé xe…

Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng chuẩn.

Mẫu hóa đơn bán hàng ghi thêm chữ nước ngoài chuẩn.

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng ghi thêm chữ nước ngoài chuẩn

3. Ba cách tra cứu nhanh hóa đơn điện tử có hợp lệ, hợp lý, hợp pháp hay không?

Quy định về mẫu hóa đơn điện tử giúp cho việc quản lý hóa đơn điện tử trở nên chặt chẽ và dễ dàng hơn tuy nhiên trong khâu thực hiện hóa đơn điện tử nếu không nắm rõ các quy định rất dễ dẫn đến sai sót. Sau khi lập xong hóa đơn điện tử mà bạn vẫn chưa biết hóa đơn đó có hợp lý, hợp lệ, hợp pháp hay không rất đơn giản các bạn có thể sử dụng 3 cách sau:



Cách tra cứu nhanh hóa đơn điện tử có hợp lệ hợp lý hợp pháp hay không.

Cách 1: Tra cứu đối chiếu hóa đơn điện tử đối chiếu thủ công

Cách tra cứu này mất nhiều thời gian và đôi khi vẫn xảy ra những sai sót, thường không nên áp dụng đối với những kế toán nghiệp vụ còn chưa dày dặn.



Tra cứu đối chiếu hóa đơn theo các này bạn cần nắm vững và hiểu rõ quy định về mẫu hóa đơn điện tử chuẩn của Bộ tài chính ban hành đối chiếu với các điều khoản. Ngoài ra bạn có thể lấy mẫu 1 hóa đơn điện tử đã được công nhận hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của Bộ tài chính được công nhận trước đó để đối chiếu các chi tiết trong hóa đơn.

Cách 2: Tra cứu hóa đơn điện tử chuẩn trên trang tra cứu hóa đơn chính thống

Cách tra cứu mẫu hóa đơn chuẩn này phổ biến hơn và được áp dụng nhiều hơn cách tra cứu đối chiếu thủ công. Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ được nhận diện nhanh chóng qua các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra sơ bộ toàn bộ hóa đơn về nội dung, cách viết hóa đơn đã đúng chưa.

Bước 2: Truy cập vào website tra cứu hóa đơn chính thống: www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế

Bước 3: Chọn mục bạn "Thông tin hóa đơn, biên lai", click chuột vào mục “Hóa đơn” và chọn " Tra cứu một hóa đơn " hoặc “ tra cứu nhiều hóa đơn ”. Ngay sau đó một bảng tra cứu xuất hiện trên màn hình.

Bước 4: Nhập tất cả các thông tin được yêu cầu tại mục “Điều kiện tra cứu” tiếp theo nhập mã xác thực phía dưới cùng của bảng tra cứu. Cuối cùng bạn nhấn vào nút “Tìm kiếm” để xem “Kết quả tra cứu hóa đơn điện tử”.

Trong trường hợp tra cứu hóa đơn điện tử là hóa đơn GTGT hợp Pháp thì sẽ hiển thị mục “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”. Nếu chỉ hiển thị hiển thị 1 trong 2 “Thông tin người bán hàng hóa” hoặc “Thông tin hóa đơn” thì hóa đơn bạn tra cứu không hợp pháp.



Trong trường hợp tra cứu hóa đơn bán hàng được mua của Cục Thuế, Chi cục thuế thì kết quả tra cứu nếu hóa đơn hợp lý, hợp lệ sẽ chỉ hiển thị “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ”, nhưng “Thông tin hóa đơn” không được hiển thị. Nếu “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” không hiển thị thì hóa đơn điện tử này đã không được chấp nhận.



Cách xử lý đối với hóa đơn điện tử không hợp lệ: Liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra lại xem họ đã thông báo phát hành hóa đơn chưa. Nếu nhận được thông báo đã phát hành rồi thì bạn yêu cầu họ chụp ảnh “Thông báo phát hành hóa đơn” sau đó gửi lại bạn là được. Nếu chưa phát hành bạn hãy yêu cầu họ phát hành để đảm bảo quyền lợi nghĩa vụ của 2 bên mua bán.

Cách 3: Tra cứu hóa đơn hợp lý, hợp lệ đúng Pháp luật trên phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice

Để tra cứu hóa đơn điện tử chuẩn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC một cách đơn giản nhất là bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice.



Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice - tra cứu mẫu hóa đơn chuẩn dễ dàng

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice là phần mềm chuyên tạo lập, xuất hóa đơn điện tử, tra cứu hóa đơn điện tử do Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp. Phần mềm đã được xây dựng dựa trên Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC vì vậy các hóa đơn điện tử này luôn đảm bảo theo đúng quy chuẩn.



Người nhập chỉ cần lựa chọn loại hóa đơn cần tạo lập sau đó nhập thông tin chuẩn vào các ô quy định có sẵn trong các hộp thoại. Nếu xuất hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn thành công thì mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ theo đúng quy định của pháp luận mà không cần phải đối chiếu. Nếu xuất hóa đơn không thành công việc nhập dữ liệu có thể bị sai hoặc thiếu sót bạn cần nhập lại cho tới khi thực hiện được việc xuất hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn.



Quý khách hàng cần tư vấn về hóa đơn điện tử và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử xin vui lòng liên hệ:



CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN