Vi har den seneste uge været vidne til en kaotisk proces om et offentligt udbud. Denne gang var det ikke et IT-udbud, men DAB-udbuddet har på udemærket vis vist, hvad der er galt med offentlige udbud.

For det første tyder det på, at der har været en fejl i måden, hvorpå beregningen af økonomien er foretaget. Dernæst er økonomien kommet til at fylde meget mere, end hensigterne med udbuddet nok har været, og endeligt ser det nu ud til, at evalueringen har vist, at ordregiver har været bekymret for, om tilbudsgiver har kunnet leve op til minimumskrav. Det sidste vil under normale omstændigheder diskvalificere en tilbudsgiver, men i dette tilfælde har det i stedet betydet en lavere pointtildeling.

Vi har desværre også set eksempler indenfor offentlige udbud i IT-verdenen. Vi har lige set et langt og uskønt forløb med Digital-Post udbuddet, som måtte gå om med økonomiske følger. Efterfølgende fik e-boks ret i en klage fordi Digitaliseringsstyrelsen holdt møder med den udsete leverandør, inden den endelige tildeling var foretaget.

Der bliver klaget i ca. 4% af alle udbudssager - og dette tal har ligget stabilt de seneste år. Min påstand er dog, at den manglende stigning ikke er ensbetydende med at der ikke er et problem, nærmere, at leverandørerne helst undgår at klage, fordi man naturligt ønsker et fremtidigt godt samarbejde med en potentiel kunde.

Jeg har selv været involveret i en hel del offentlige udbud som leverandør. Nogle af udbuddene har været et "spil for galleriet", hvor det var tydeligt, at leverandøren var valgt på forhånd og udbuddet/evalueringen skrevet derefter. Jeg har oplevet konsulenter, som i 2014 har angivet mere end 5 års erfaring med SharePoint 2013, hvilket jo er umuligt, men konsulenterne blev alligevel vurderet højere end vores. Endeligt har jeg været med til at tabe et udbud som nuværende leverandør af en løsning, fordi vi ikke havde beskrevet en robust transitionsfase - Årsag? Vi skulle jo som eksisterende leverandør ikke lave en transition og havde derfor beskrevet en simpel transitionsfase, som mest af alt var "business-as-usual". Der har naturligvis også været et flertal af udbud, hvor der ikke har været lignende urimeligheder.

For kompliceret?

Min påstand er, at hvis alle offentlige udbud blev underlagt samme klare lys og medieinteresse som DAB udbuddet, kan man finde samme mængder af fejl i dem. Både i udbudsmaterialet, i de indleverede tilbud og i selve evalueringen af tilbuddene. En væsentlig årsag er udbudmaterialets kompleksitet. Jeg har arbejdet med offentlige IT udbud i over 15 år, og de seneste år er udbudsmaterialet blevet mere og mere omfattende, hvilket også gør det svært for mindre og mellemstore virksomheder at byde. Hvert et eventuelt hul er forsøgt lukket med nye krav, som så åbner op for nye huller osv. Materialet er efterhånden blevet så omfattende, at det koster mere end 1.000 timer at svare på et udbud til fx 15 millioner kr. over 8 år (ca. 2 millioner om året). Når man så afleverer et tilbud på mere end 1.000 sider, så er det meget svært med 100% sikkerhed at sige, at man fx ikke har taget et lille forbehold for et mindstekrav i en af sine besvarelser. Vi ser også, at det er svært at få leverandørerne til at afgive tilbud på offentlige IT udbud og nogle udbud er blevet genudbudt grundet manglende tilbudsgivere. Det er en stor investering, at skrive et tilbud, og derfor skal leverandørerne være meget omhyggelige med at vælge de sager, hvor de har en chance. Når det hele bliver for kompliceret, vil man måske hellere kaste sine kræfter over det private marked i stedet.

Illusionen om den kvantitative evaluering

Et andet ankepunkt er, at man ud fra en illusion forsøger at gøre hele evalueringen af udbuddet til en kvantitativ øvelse, som kan sættes på formel. Normalt er kun økonomien kvantitativ - man kan med forskellige formler (i nogle udbud benyttes flere forskellige matematiske modeller) lave et pointscoringssystem baseret på udbudt ramme, den maksimale og den minimale tilbudspris. Men som vi ser i DAB-udbuddet kan denne model også kritiseres, da en lille forskel kan betyde store udsving på evalueringen. De andre evalueringspunkter vil som udgangspunkt være subjektive og kvalitative. Hvad er en god kravsbesvarelse? Hvorfor får den ene tilbudsgiver 5 point og den anden 7 point? Det er meget svært at redegøre objektivt for, men det forsøger man alligevel ved at give besvarelsen point.

Et indbygget paradoks

Det sidste ankepunkt er det indbyggede paradoks i at ville spare penge og samtidigt gå på kompromis med kvaliteten. Det er vores alle sammens skattekroner, som myndighederne administrerer, og derfor er det meget prisværdigt, at man gerne vil have den billigste vare på hylderne. Men hvis den nu viser sig også at have den dårligste kvalitet, vil man så være helt åben om dette? Har man modet til at sige at vi fik det billigt, men til gengæld er det heller ikke helt så godt? Jeg har sjældent set, at det vindende tilbud har haft den dårligste kvalitet - som regel har det valgte tilbud haft den laveste pris og den højeste kvalitet. Men det er naturligvis kun min erfaring.

Hvad gør vi så?

Jeg har prøvet at ridse nogle af udfordringerne med offentlige udbud op - der er sikkert mange flere. Grundlæggende synes det ikke at fungere og for IT løsninger er det meget svært at lave et godt udbudsmateriale, en god besvarelse og en god evaluering. Jeg tror, der skal noget helt andet til - nemlig tillid: Et kontraktsparadigme som giver mulighed for at vælge en leverandør, som man har tillid til, og som man kan få et godt samarbejde med. Væk med skrivebordstomaterne :-) og ind med fagligheden. Men det vender jeg tilbage til i næste blogindlæg...