Il decreto sull'amministrazione digitale è arrivato in Gazzetta. I regolamenti per i documenti digitali saranno in vigore dall'11 febbraio, e la Pa ha 18 mesi per adeguarsi

All’inizio di questa settimana è stato pubblicato in Gazzetta ufficiale il decreto di Matteo Renzi firmato lo scorso 13 novembre che regolamenta l’attuazione del Codice per l’amministrazione digitale. L’uscita sul numero del 12 gennaio completa l’iter burocratico delle regole tecniche sui documenti informatici che dovrebbero consentire di gestire i documenti senza il supporto fisico dell carta. Si tratta dell’ultimo tassello del percorso intrapreso dall’Agenzia per l’Italia digitale per la gestione dei file che rappresenteranno il futuro dei documenti gestiti dalla pubblica amministrazione.

Il passaggio dalla carta al digitale, fin dalla fase di generazione dei documenti, dovrebbe includere tutte le pubbliche amministrazioni. Le nuove norme completano i decreti del dicembre 2013 che riguardavano la conservazione dei documenti elettronici e il protocollo informatico, e arrivano a pochi giorni sia dell’estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica a tutte le pubbliche amministrazioni (in vigore dal 31 marzo 2015), sia dell’avvio dello Spid (Sistema Pubblico di Identità Digitale) per accedere in sicurezza ai siti che mettono a disposizione online i servizi pubblici (aprile 2015).

Le norme pubblicate, in particolare, regolamentano il processo di formazione, di chiusura e di conservazione dei documenti informatici nei sistemi di gestione. Affinché diventino operative occorrono 30 giorni dalla data di pubblicazione del decreto in Gazzetta, ossia saranno in vigore dal prossimo 11 febbraio. Le pubbliche amministrazioni avranno comunque 18 mesi di tempo (fino ad agosto 2016) per adeguarsi al decreto, prima di essere obbligate a completare il processo di dematerializzazione e a gestire i documenti in formato esclusivamente elettronico. Per i dirigenti che non rispetteranno gli obblighi di legge sono previste sanzioni.

Uno degli elementi centrali della nuova normativa è che i documenti digitali devono essere immodificabili in tutte le fasi di accesso e conservazione. A garantire l’originalità dei documenti redatti in formato digitale ci saranno la firma digitale oppure la firma elettronica qualificata dell’autore, e inoltre tra i nuovi obblighi di gestione ci saranno l’apposizione di una validazione temporale, l’utilizzo della posta elettronica certificata con ricevuta completa e la memorizzazione su sistemi di gestione con opportune politiche di sicurezza.