Skats første forklaring: Det kan ikke lade sig gøre

Efterfølgende har Skat fastholdt denne søgepraksis. Det oplyser Skat, da P1 Orientering skriver og spørger, hvorvidt Skat stadig ikke har søgt systematisk i sine dokumenter, for at finde relevante dokumenter frem til kommissionen. I første omgang oplyser Skat, at det er fordi, det slet ikke kan lade sig gøre at søge på dokumentniveau:

- Pga. det store antal dokumenter, der befinder sig i Skats journalsystemer (Archive View og Workzone), kan der ikke foretages en fritekstsøgning, da søgningerne har vist at være meget fejlbehæftede. Søgningerne foregår derfor i titel, emne- og sagsgruppefelterne, skriver Skat den 16. november til P1 Orientering.

Selvom Skatteministeriets departement sagtens kan søge i sine dokumenter, har Skat fastholdt over for kommissionen, at det samme ikke kan lade sig gøre for Skats vedkommende. Det fremgår af kommissionens notat, der gengiver de forklaringer, som Skat har givet kommissionen på to møder den 14. og 18. juni 2018.

Ifølge notatet, har kommissionen her fået at vide, at Skat i praksis ikke kan søge på dokumentniveau, fordi Skats journalsystemer indeholder sager vedrørende konkrete borgere og virksomheder og derfor omfatter mange flere sager end Skatteministeriets departements journalsystem.

- Det er ikke umiddelbart muligt at frasortere disse ved søgningerne. Det vil derfor ikke være muligt for Skat at foretage søgninger på samme måde som Skatteministeriet (søgninger på dokumentniveau på baggrund af primære, sekundære og tertiære søgeord), skriver Undersøgelseskommissionen om Skat i notatet.

Også denne forklaring fastholder Skat i første omgang over for P1 Orientering og gentager, at det er forklaringen på, hvorfor Skat ikke har søgt i sine dokumenter, men alene i de overordnede sagsmappers titler m.v.

- Udvælgelsen af relevante sager sker derfor på baggrund af en søgning i enten titel, emneord- eller sagsgruppefelterne, skriver Skat til P1 Orientering den 16. november 2018.

IT-leverandør: Det kan godt lade sig gøre

Men da P1 Orientering kontakter Skats IT-leverandører, KMD og DXC, og spørger, om det er rigtigt, at det for det første ikke kan lade sig gøre at søge i dokumenter og for det andet heller ikke kan lade sig gøre at frasortere konkrete afgørelsessager (driftsager), ændrer Skat forklaring.

- Det kan altså godt teknisk lade sig gøre at gennemføre fritekstsøgning, konkluderer Skat den 21. november i et nyt svar til P1 Orientering.

Det sker dagen efter, KMD har skrevet til Skat, at firmaet har fået forelagt de to spørgsmål af DR, og har oplyst Skat om, at begge dele godt kan lade sig gøre.

- Som udgangspunkt kan man altså foretage søgninger som beskrevet i de to spørgsmål fra DR, konkluderer KMD den 20. november over for Skat.

Inden da har KMD fået tilsendt de fulde dokumenter med Skats hidtidige påstande over for undersøgelseskommissionen og over for DR. KMD afslutter således sin henvendelse til Skat med at indskærpe, at Skat bør informere korrekt om mulighederne for at søge i sit journalsystem. Det viser en e-mail fra KMDs kommunikationschef til Skat, som P1 Orientering har fået aktindsigt i.

- Jeg skal understrege, at KMD ikke har ambitioner om at blande sig i et presseforløb mellem Skat og DR – men at vi naturligvis gerne ser, at informationen om vores itløsning afspejler de korrekte tekniske forhold, skriver KMD’s kommunikationschef til Skat den 20. november 2018.

Skats anden IT-leverandør, DXC, undrer sig ligeledes over Skats hidtidige påstande om, at Skat ikke kan søge i sine mange dokumenter, ”da søgningerne har vist at være meget fejlbehæftede.”

- Det synes, at netop ordet ’fejlbehæftet’ bruges som løftestang til at konkludere, at det ikke er muligt at foretage fritekstsøgning, skriver DXC til Skat den 16. november 2018 og indkalder straks Skat til et møde om sagen.

Skats nye forklaring: Uoverskueligt at søge i dokumenter

Herefter medgiver Skat over for P1 Orientering, at det godt kan ”lade sig gøre at gennemføre fritekstsøgning”.

Når Skat søger i sine over 200 millioner dokumenter, kommer der imidlertid alt for mange dokumenter frem, lyder forklaringen nu fra Skat.

- Når der sker fritekstsøgning medfører det et meget stort antal hits pr. søgning, hvilket gør søgeresultaterne uoverskuelige, skriver Skat den 21. november til P1 Orientering.

Mængden af fremfundet materiale bliver derimod mere overskuelig, når Skat kun søger i overskrifterne på de overordnede sagsmapper, som de mange dokumenter ligger gemt nede i.

- Erfaringen viser, at der opnås mere relevante søgninger ved at søge på anden vis, skriver Skat nu til P1 Orientering.

På møderne med kommissionen i juni, har Skat fortalt, at man om muligt vil supplere søgningerne med mere afgrænsede og målrettede søgninger i systemerne på baggrund af medarbejdernes konkrete viden og erfaringer. Siden juni har Skat fx bedt udvalgte medarbejdere om selv at finde relevant materiale frem.

- Relevante medarbejdere bidrager med deres viden og med at levere relevant materiale fra det fagområde, som de er/har været beskæftiget med, skriver Skat således til P1 Orientering.

Men denne fremgangsmåde har stort set heller ikke fået Skat til at søge i sine dokumenter. Det oplyser Skat - også efter Skat nu har medgivet, at det faktisk ”er muligt” at lave fritekstsøgninger.

- Der er foretaget meget afgrænsede søgninger på dokumentniveau, som er sendt til kommissionen, men langt de fleste sager er udsøgt ud fra sagens titel eller emne, skriver Skat til P1 Orientering den 20. november 2018.

Søgemetode har begrænset værdi

Søgning alene i sags-overskrifter kan som nævnt forhindre kommissionen i at få udleveret materiale, der ellers er relevant, hver gang ”søgeordene ikke er anvendt i titel eller emneord”, som undersøgelseskommissionen påpeger i sit notat.

Når ansatte i Skat fx løbende bliver bedt om at rydde op og slette materiale fra deres mailbokse og drev, vælger nogen af dem i stedet at gemme e-mails og dokumenter i store samlemapper i journalsystemet. Altså uden at forsyne journal-mapperne med titler og emneord, der afspejler alt det, dokumenterne handler om, fortæller flere af Skat-medarbejdere til P1 Orientering.

Men selv de sagsmapper, der er underlagt retningslinjer for valg af titler og emneord, risikerer heller aldrig at blive fundet frem. Ifølge kommissionens notat er det nemlig ”vurderingen, at disse [retningslinjer] næppe er blevet anvendt i videre omfang eller i øvrigt har været kendt af sagsbehandlerne”. Og det gør blot søgemetoden endnu mindre egnet til at finde alt relevant materiale frem, fremgår det.

- SKAT er opmærksom på, at værdien af søgninger, der kun foretages i sagernes titel og emneord, begrænses af, at udformning af disse ikke er sket efter faste, ensartede retningslinjer, skriver Undersøgelseskommissionen om Skat i sit notat.

Ansattes forening: Læg alle relevante dokumenter frem

Skat afleverede for en uge siden det sidste læs sagsmapper, som Undersøgelseskommissionen om Skat skal bruge til at finde ud af, hvorfor myndighederne i årevis sad interne advarsler overhørig og undlod at forhindre den uberettigede udbetaling af mindst 12,7 mia. kroner i refusion af udbytteskat.

P1 Orientering har talt med flere medarbejdere i Skat, der således er nervøse for, at Skats søgemetoder på forhånd vil gøre det vanskeligt for kommissionen at placere et eventuelt ansvaret højere oppe i systemet.

De ansattes fagforbund har fået forelagt de nye oplysninger og dokumentationen i sagen og indskærper på den baggrund, at alle relevante dokumenter bliver hentet frem.

- Vi mener, at alt skal frem på bordet. Det vil være i alles interesse, at man får afdækket den her sag. Både for mine medlemmer, men altså også for den danske befolkning, siger forbundets formand, Jørn Rise.

Men hvad vil det betyde for jeres medlemmer, hvis Undersøgelseskommissionen om Skat ikke får alle relevante dokumenter fremlagt?

- Jamen, der er jo altid en fare for, at man så laver en undersøgelse, som enten kan tilbagevises eller også får en skæv indfaldsvinkel.

Så i sidste ende mener du, at jeres medlemmer uretmæssigt kan blive pålagt et ansvar, de ellers ikke ville være blevet, hvis alle relevante dokumenter var kommet frem?

- Ja, det kan der være en latent risiko for, siger Jørn Rise, formand for Dansk Told og Skatteforbund til P1 Orientering.