Verkkosivujen uudistamisen hintalappu on yllättänyt Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän.

Tässä vaiheessa näyttää siltä, että puhutaan tarjouksiin verrattuna noin 100 000 euron ylityksestä perustoimintojen osalta, sanoo yhtymäjohtaja Liisa Sadeharju. Laskutus on noin kaksinkertainen odotettuun verrattuna.

Yhtymä on tehnyt kevään laskuista reklamaatioita ja neuvottelee ohjelmointifirman kanssa laskujen loppusummasta.

Yli vuoden kestäneen hankkeen laskut alkoivat kasvaa loppua kohden. Keväällä erääntyneiden laskujen veroton loppusumma on hieman alle 200 000 euroa. Kustannusarviossa työpäiviä ennakoitiin kertyvän 40–60, ja tämän urakan hinta olisi siis jäänyt alle sadantuhannen.

– Neuvottelut ovat kesken siitä, mitkä työt sisältyvät kustannusarvioon ja mitkä ovat lisätöitä, sanoo talous- ja hallintojohtaja Jukka Penttinen.

Kaikkiaan laskuja on kertynyt yhtymälle järjestelmätöistä ja verkkosivuista puolentoista vuoden aikana runsaat 370 000 euroa ilman arvonlisäveroa. Tähän kuuluu useampia hankkeita ja ylläpitoa.

Surkeiden sattumusten sarja?

Talous- ja hallintojohtaja ei katso, että asiassa olisi tehty virheitä. Yhtymäjohtaja on samaa mieltä.

– En pidä aivan tavattomana, vaikkakin erittäin harmillisena, että kustannusarvio ylittyy. Monissa hankinnoissa etenkin it-puolella tällaista tapahtuu, ja se johtuu siitä, että järjestelmiä räätälöidään yhdessä asiakkaan kanssa. On hyvin vaikea ennakoida lopullista kustannusta, vaikka vaatimusmäärittely ja tarjouspyynnöt tehtäisiin kuinka taitavasti, Liisa Sadeharju sanoo.

Asian läpikäynti yhtymän sisällä on aloitettu. Hallituksen ja valtuuston puheenjohtajat ovat saaneet asiasta kirjallista selvittelyä ja dokumentaatiota. Hallituksen puheenjohtaja Mari Kerola sanoo käynnistäneensä selvittelyn saatuaan asian tietoonsa.

Toistaiseksi mikään ei hänen mukaansa viittaa siihen, että yhtymässä olisi toimittu asiassa virheellisesti.

– Sitä voi miettiä, olisiko jossain kohdin pitänyt olla vielä enemmän hereillä, vaikka aktiivisesti on nytkin nähdäkseni toimittu. Mutta näyttää siltä, että kyseessä on jonkinlainen surkeiden sattumusten sarja, Kerola arvioi.

Hän viittaa toimittajan ongelmiin ja siihen, että vaihtoehtoja on tarjolla rajallisesti. Koulutusyhtymälle sivut ovat olennaiset esimerkiksi yhteishaun takia ja korjausliikkeitä on ollut pakko tehdä nopeasti.

Toimittaja vaihtui kesken kaiken

Alunperin järjestelmän hankinta kilpailutettiin Hilmassa kansallisen hankintamenettelyn kautta vuosina 2014–2015. Tuolloin koulutusyhtymä valitsi työhön firman, jonka tarjous oli noin 80 000 euroa.

Kyseinen yritys ei kuitenkaan pystynyt viemään työtä loppuun, ja tilalle etsittiin toinen vuonna 2018. Tarjoukset pyydettiin sähköpostitse, ja neuvottelujen jälkeen talous- ja hallintojohtaja valitsi nykyisen toimittajan.

Menettely on yhtymäjohtajan mukaan ollut oikea.

– Kilpailutus tehtiin 2014–15 erittäin tarkalla vaatimusmäärittelyllä, ja kun kävi ilmi, ettei alkuperäinen toimittaja pystynyt sitä täyttämään, kartoitettiin mahdolliset toimijat ja niiden kesken tehtiin tarjousvertailu. Tuottaja valittiin hankintamenettelyohjeiden mukaisesti, sanoo Sadeharju.

Liisa Sadeharjun mielestä nettisivujen perusrakenne, yleisilme ja mobiilikäytettävyys on parantunut uudistuksessa. Bugeja havaitaan silti yhä ja ne pannaan kuntoon yksi kerrallaan. Ville Viitamäki / Yle

Vauhti kiihtyi keväällä

Alkuvuodesta 2019 koulutusyhtymän vanha järjestelmä vaihdettiin nopeampaan palvelinympäristöön ja siihen tehtiin teknisiä korjauksia. Kesällä ja syksyllä rakennettiin työkalu, jolla voidaan tehdä sivuja EU-projekteille ja arkistoitiin vanhat sivut.

Lisäksi tehtiin tietovarasto opintohallinnon tiedoille. Näiden osalta ongelmia laskutuksessa ei yhtymän mukaan ole.

Varsinainen nettisivujen uudistus käynnistyi loppusyksystä ja kiihtyi keväällä, jolloin laskutkin alkoivat kasvaa. Projektia ei kuitenkaan haluttu jäädyttää ennen kriittistä hetkeä eli yhteishaun alkamista.

Tekninen työ valmistui pääosin ennen yhteishakua. Sen jälkeen on tehty korjauksia, ja joitakin bugeja on vieläkin työn alla.

– Vielä olemme kehitysvaiheessa, pieniä räätälöintejä on tehtävä sekä teknisen toteutuksen että sisällön tuotannon osalta. Bugeja havaitaan ja ne pannaan kuntoon. Mutta parempaan suuntaan on menty: sivusto palvelee aiemmin paremmin opiskelija- ja työelämäasiakkaita, sanoo Liisa Sadeharju.

Järjestelmän rakentamisesta ei laskuja pitäisi Jukka Penttisen mukaan enää olla tulossa ja korjausten pitäisi mennä aiempaan piikkiin. Yhtymä odottaa hyvityslaskua eikä osaa sanoa, mihin loppusumma neuvottelujen jälkeen asettuu.

– Tämän hetken tiedon mukaan siinä on ollut isompia teknisiä ongelmia kuin osattiin ennakoida. Yhtymä on myös tilannut lisätöitä, jotka liittyvät siihen, että saadaan sivut hyvään kuntoon, sanoo Liisa Sadeharju.

Kustakin osaprojektista on saatu erillinen kustannusarvio. Projektin etenemistä on käyty läpi ennakkoon työryhmässä.

Kokkola turvautui konsulttiin

Myös esimerkiksi Kokkolan kaupunki on uusimassa verkkosivujaan, ja julkaisujärjestelmä muuttuu avoimen lähdekoodin WordPressiin.

Hankkeeseen oli budjetoitu 150 000 euroa, mutta urakka tulee lopulta odotettua selvästi halvemmaksi. Kaupunki kilpailutti hankinnan Hilmassa ja valitsi toimittajan, jonka tarjous oli 67 500 euroa.

Kaupunki teetti tarjouspyynnön ja vertailun lisäksi niin sanotun vaatimusmäärittelyn ulkopuolisella yrityksellä, North Patrolilla. Vaatimusmäärittely kuvaa ohjelmistoprojektin tavoitteet ja vaatimukset eli sen, mitä asiakas haluaa ja maksaa.

Kokkolan kaupungin ja koulutusyhtymän projektien vertaaminen ei kuitenkaan ole mahdollista kuin viitteellisesti, sillä ne ovat erilaisia.

Asiakkailla harvoin tarpeeksi teknistä asiantuntemusta

Verkkosivujen kustannukset ovat laskeneet rajusti viime vuosina. North Patrolin konsultin Perttu Tolvasen mukaan syitä ovat siirtyminen avoimen lähdekoodin alustoihin ja ohjelmointifirmojen lisääntyminen.

Kaupungitkin teettävät tosin myös puolen miljoonan euron verkkosivuhankkeita, jos niihin sisältyy esimerkiksi tietovarastotöitä tai asiointipalveluita.

Mahdollisuudet törmätä ongelmiin uudistuksessa ovat Tolvasen mukaan yhä isot. Asiakkaiden osaaminen on useimmiten sisältöpuolella, ei teknisissä yksityiskohdissa.

Verkkosivuilta myös halutaan yhä enemmän teknisesti vaativia asioita. Jollei asiakas tiedä tarkasti, mitä on tilaamassa, pienetkin asiat voivat tulla kalliimmaksi kuin on olettanut, sanoo Tolvanen.

Myös vaatimusmäärittelyjen taso vaihtelee.

– Sekava määrittely ei välttämättä anna paljon apua siinä tapauksessa, jos toimittajan kanssa tulee erimielisyyksiä siitä, mikä kuuluu pakettiin ja mikä ei. Alalla ostetaan toki myös ilman vaatimusmäärittelyä, ja silloin riski on kokonaan asiakkaalla, sanoo Tolvanen.

Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän projektin pohjana on vuonna 2014 tehty vaatimusmäärittely, jota on yhtymäjohtajan mukaan tarkennettu matkan varrella.

Talous- ja hallintojohtaja Jukka Penttisen mukaan vaatimusmäärittely ei kuitenkaan välttämättä suojaa asiakasta yllätyksiltä, sillä it-projektit ovat aina haasteellisia.

Talous tiukoilla jo vuosia

Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä järjestää muun muassa toisen asteen ammatillista perus- ja lisäkoulutusta. Sillä on kuusi toimipaikkaa Kokkolassa, Kannuksessa, Kaustisella ja Perhossa. Opiskelijoita on kolmisen tuhatta vuosittain.

Yhtymän talous on ollut pitkään tiukalla, sillä valtionosuudet ovat laskeneet rajusti viime vuosina. Miinusta on tehty useana vuonna, vuoden 2019 tulos oli 1,2 miljoonaa miinuksella. Toimintaa on sopeutettu esimerkiksi keskittämällä toimintoja ammattikampukselle.

Yhtymäjohtaja Liisa Sadeharju muistuttaa, että yhtymä on kahdeksan vuoden aikana onnistunut laskemaan toimintakuluja 13 miljoonalla. Vuosibudjetti on nyt 35 miljoonaa, kun se vielä vuonna 2012 oli 48 miljoonaa.

Yhtymäjohtajan mukaan mahdollista 100 000 euron klappia hankkeessa pitääkin arvioida isosta kokonaisuudesta.

– Säästämme kaikessa missä voimme, mutta www-sivut haluamme tuottaa niin laadukkaiksi kuin mahdollista. Rakentamis- ja it-hankkeissa aika harvoin käy niin, että lopullinen lasku olisi täsmälleen se, mitä tarjouspyynnössä on ollut. Joskus se alittuu, joskus se ylittyy. Mikään ylitys ei tietenkään ole merkityksetön, mutta näitä on erittäin vaikea ennakoida, sanoo Liisa Sadeharju.