Nella Finanziaria 2018 è stata prevista la fatturazione elettronica obbligatoria tra privati che è entrata in vigore dal primo gennaio 2019, nonostante in molti sino all’ultimo si aspettassero un rinvio, che, come spiegato in questo articolo, era impossibile arrivasse. L’obbligo effettivamente è entrato in vigore e le aziende iniziano sperimentare i benefici ottenibili dal cambiamento dei processi. Nel frattempo, nel decreto fiscale 2020, si fa nuovamente riferimento alla fatturazione elettronica.

Normativa e sanzioni

L’obbligo fatturazione elettronica riguarda tutta la fatturazione BusinessToBusiness (cioè le fatture emesse tra imprese, ma anche professionisti, artigiani eccetera residenti in Italia) ossia qualsiasi documento a valenza fiscale prodotto per riscuotere il denaro dovuto per la cessione di beni o servizi. Da tale obbligo di compilazione fatturazione elettronica tra privati sono esonerate solo le realtà che hanno un fatturato davvero molto basso (le organizzazioni che si avvalgono del “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14).

Si tratta quindi di un obbligo che riguarda praticamente tutte le fatture, incluse naturalmente quelle che già dovevano essere emesse in formato elettronico da luglio 2018 (per le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera di imprese che partecipano ai contratti di appalto stipulati con un’amministrazione pubblica) e da settembre 2018, cioè quelle relative al tax free shopping. Diversamente da quanto stabilito inizialmente, l’obbligo di emettere fattura elettronica per cessioni di benzina o gasolio per motori non è partito dal 1° luglio 2018 ma, secondo quanto pubblicato in Gazzetta ufficiale del 28/06/2018, è anch’esso slittato al 2019.

In caso di inadempienza, le sanzioni previste secondo l’articolo 6 del Decreto Legislativo n. 417/97 sono comprese tra il novanta e il centottanta per cento dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato.

Come funziona la fatturazione elettronica B2B

Come fare una fattura elettronica concretamente? La normativa sulla fatturazione elettronica obbligatoria richiede la produzione di un file .XML (eXtensible Markup Language), caratterizzato da informazioni specifiche, secondo il formato FatturaPA oggi in vigore DM 55/2013 per emettere fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione. La fattura così realizzata può essere emessa e ricevuta solo utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI).

Le imprese possono usare un portale pubblico (reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate) in cui indicare attraverso quali canali desiderano ricevere le Fatture; è facoltativo usare questo servizio, le aziende possono altrimenti accedere al loro “cassetto fiscale” e trovare lì le fatture di loro competenza. Per ogni file elaborato, il SdI calcola un codice alfanumerico che caratterizza univocamente il documento (hash), riportandolo all’interno delle ricevute.

Qualsiasi altra tipologia di fattura circoli in azienda non deve essere pagata, anzi è da considerarsi semplicemente non emessa.

Tutto quanto detto sinora riguarda l’emissione di una fattura elettronica secondo quanto prescritto dall’obbligo di Fatturazione elettronica tra privati B2B, d’altra parte invece, se si riceve una fattura elettronica attraverso SdI, questa dovrà essere registrata, processata per autorizzare il pagamento e, poi, conservata in formato digitale.

Che cosa fare in caso di errori?

Se si riceve una fattura che non è diretta alla propria realtà è possibile ignorarla, ma sarebbe gentile segnalarlo al fornitore che l’ha mandata. Se invece la fattura è errata nei contenuti, dato che ormai è stata regolarmente emessa, sarà necessario intervenire con Note di Debito/Credito.

Cosa dice il nuovo decreto fiscale 2020

Nella bozza del decreto fiscale 2020 pubblicato in Gazzetta Ufficiale alla fine di ottobre vi è una norma che riguarda il trattamento dei dati e dei file Xml delle fatture elettroniche da parte dell’Amministrazione Finanziaria (ossia Agenzia delle Entrate e Guardia di Finanza).

Nello specifico, nella modifica voluta dal Governo si dice che la memorizzazione dei file Xml delle fatture elettroniche debbano poter essere utilizzati dalla Guardia di finanza nelle proprie funzioni di polizia economica e finanziaria e dall’Agenzia delle entrate e dalla Guardia di Finanza per le attività analisi del rischio e controllo ai fini fiscali fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione (o successiva definizione di eventuali giudizi).

Inoltre, il Decreto Fiscale ha prorogato l’esonero dall’obbligo di fattura elettronica per gli operatori sanitari tramite il Sistema di Interscambio anche per l’anno d’imposta 2020.

Le novità di fine febbraio 2020

Con provvedimento del 28 febbraio 2020, sul portale dell’Agenzia delle Entrate è stato reso noto che sono state modificate le specifiche tecniche della fatturazione elettronica.

Le novità riguardano il fatto che dal 4 maggio 2020 le tipologie di operazioni ai fini IVA saranno indicate in modo più dettagliato affinché sia reso più preciso e rapido il processo di contabilizzazione delle fatture.

Inoltre è stata posticipata al 4 maggio la scadenza per l’adozione al servizio di consultazione delle fatture; invece, dall’inizio di questo mese, gli utenti finali che hanno aderito al servizio possono consultare le fatture nella propria areare riservata di Fisconline.

I vantaggi della fatturazione elettronica tra privati e di un diverso approccio al ciclo attivo e passivo

Tra 7 e 12 euro a fattura è il risparmio medio calcolato dai consulenti di Partners4Innovation per un’azienda di medie dimensioni che produce/riceve 3mila fatture all’anno. Si tratta di risparmi dovuti a maggiore efficienza, a un minore impiego di manodopera, in generale, alla dematerializzazione dei processi di gestione dei documenti.

L’occasione dell’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria B2B, in realtà, può rappresentare una preziosa occasione per rendere più efficiente l’intero ciclo attivo e passivo, di cui le fatture, sia in entrata sia in uscita, sono un elemento fondamentale.

Sul primo fronte, le fatture emesse sono infatti inevitabilmente legate ad altri documenti (quali quelli di trasporto, degli esiti di consegna eccetera); sul secondo, le fatture ricevute riguardano la fornitura di un prodotto o servizio e quindi possono implicare informazioni sullo stato di avanzamento dei servizi, dati specifici sulla coerenza su quanto ricevuto rispetto all’ordine effettuato eccetera. Insomma, la fattura è una tappa di un percorso più ampio che, se digitalizzato, può risultare più efficace e veloce e permettere di risparmiare tempo e denaro. Ma è importante tenere presente che mettere a punto un ciclo dell’ordine digitale non significa solo adottare un modo innovativo di scambiare i documenti, quanto piuttosto costruire un diverso ambiente di lavoro in cui sono mutate prassi e procedure.

D’altra parte, guardando ai benefici per la collettività, il legislatore europeo imponendo la Fatturazione elettronica tra privati mira a promuovere maggiore efficienza nei processi di verifica, grazie alla possibilità di attestare l’esistenza delle fatture e a contrastare l’evasione.

Fatturazione elettronica: 10 cose da sapere sulla normativa in vigore dal 2019

Il modello di fatturazione elettronica tra privati B2B adottato in Italia, ha spiegato Umberto Zanini (commercialista e coordinatore area Tecnico-Normativa Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2b del Politecnico di Milano) è il medesimo di quello già in vigore dal 6 giugno 2014 nei confronti della pubblica amministrazione, che prevede l’impiego, come si è detto, di una piattaforma informatica denominata Sistema di Interscambio (SdI), gestita dall’Agenzia delle Entrate tramite l’ausilio di Sogei, e che i soggetti IVA dovranno utilizzare per trasmettere ai clienti le fatture elettroniche in formato XML. Qui di seguito, più nel dettaglio, le 10 cose da tenere presenti per essere sicuri di essere conformi alla normativa, riassunte da Zanini in occasione della presentazione dei dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2b 2018.

Chi è coinvolto nell’obbligo di fatturazione elettronica? L’obbligo riguarda tutti i soggetti residenti, stabiliti nel territorio dello Stato, a esclusione solo di coloro che sono in regime di vantaggio e minimi. Rientrano, quindi, nell’obbligo sia le fatture emesse a soggetti IVA (B2b), sia quelle per i consumatori finali (B2c). Quale formato deve essere utilizzato? Il formato della fattura elettronica deve essere XML conforme all’allegato A del Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018, potrà contenere allegati (in forma binaria base 64) e la dimensione massima non deve superare i 5 MB. Come trasmettere le fatture elettroniche? I canali che possono essere impiegati per trasmettere e ricevere le fatture elettroniche tramite il SdI sono essenzialmente tre: web service, che può trasportare singoli file fino a un massimo di 5 MB; FTP, per poter trasportare più file fino a un massimo di 150 MB (quindi più fatture contemporaneamente); PEC, che può trasportare più file fino a un massimo di 30 MB (quindi più fatture in una unica PEC). È utile ricordare che mentre per i primi due canali è necessario accreditarsi e sottoscrivere un apposito accordo di servizio con Sogei, nel caso di impiego della PEC non è richiesto l’accreditamento. Eventuali intermediari. La fattura elettronica può essere emessa direttamente dal cedente/prestatore, da un terzo che emette per conto del fornitore (per esempio: provider, software house, commercialista, eccetera) o dallo stesso cliente per conto del fornitore. In ogni caso, nel processo di fatturazione elettronica tra privati, le responsabilità relative al contenuto della fattura sono sempre imputabili al cedente/prestatore. In che modo indirizzare correttamente le fatture? Nel processo di fatturazione elettronica tra privati, per inoltrare la fattura elettronica al cessionario/committente, oppure a un terzo destinatario (quali provider, software house, conservatore, commercialista e così via), l’emittente deve inserire nella fattura digitale l’indirizzo telematico di destinazione e, quindi, compilare il campo <Codice Destinatario> oppure il campo <PECDestinatario>. Come registrarsi allo Sdi? Al fine di semplificare l’indirizzamento delle fatture elettroniche al cessionario/committente oppure a un terzo destinatario, è stata prevista la possibilità di registrarsi al SdI, comunicando l’indirizzo telematico scelto per ricevere le fatture elettroniche. In questo modo i soggetti emittenti non dovranno compilare il campo <Codice Destinatario> oppure <PEC-Destinatario>, dato che il SdI recapiterà le fatture elettroniche riferite alla partita IVA indicata in fattura tramite il canale e l’indirizzo telematico indicato in fase di registrazione. Consumatore finale, regimi forfettari e di vantaggio, produttori agricoli. In questi casi il soggetto emittente, cioè il cedente/prestatore oppure un terzo intermediario, inserisce il solo codice convenzionale “0000000” e il SdI rende disponibile la fattura elettronica al cessionario/committente nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, rilevando però che, se quest’ultimo è un consumatore finale, gli si dovrà recapitare una copia informatica oppure analogica della fattura digitale. In caso di fatture emesse a soggetti stranieri? Con riguardo alle operazioni transfrontaliere, è possibile evitare la comunicazione dei dati delle fatture emesse (per esempio: spesometro) se il soggetto IVA inoltra al SdI la fattura elettronica indicando nel campo <CodiceDestinatario> il codice convenzionale “XXXXXXX”. Consultazione e conservazione delle fatture elettroniche. È possibile ricercare e consultare le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite il SdI all’interno di un’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello della ricezione del file da parte del SdI. In aggiunta, con riferimento sia alle fatture elettroniche emesse che ricevute, è stata prevista la possibilità di aderire a un accordo di servizio da sottoscrivere con l’Agenzia delle Entrate. Tale accordo consente di conservare gratuitamente le fatture elettroniche, così come stabilito dal decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 e conforme al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013. Quali altri servizi gratuiti sono stati messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate? Al fine di supportare i soggetti IVA ad adeguarsi all’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, sono stati previsti diversi servizi gratuiti. In particolare: software installabile su PC per la predisposizione della fattura elettronica; procedura web per la predisposizione e trasmissione al SdI della fattura elettronica oltre che per la loro conservazione digitale, reperibile nell’area “Fatture e corrispettivi” del sito web dell’Agenzia delle Entrate; applicazioni (iOS e Android) per la predisposizione e trasmissione al SdI della fattura elettronica, oltre che per la loro conservazione digitale; servizio di generazione di un QRCode utile per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA del cessionario/committente e del relativo “indirizzo telematico”.

Cosa stanno facendo concretamente le aziende?

Secondo i dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B: nel 2017 il 50% delle grandi aziende e il 34% delle PMI percepivano l’obbligo come un’opportunità per ottimizzare i processi aziendali. E la quasi totalità delle imprese aveva già compiuto una scelta riguardo al “make or buy” (produrre una soluzione internamente o acquistarla dall’esterno) per adempiere alla fatturazione elettronica; solo il 5% delle grandi imprese e il 9% delle Pmi non avevano ancora deciso come approcciare l’obbligo normativo. Le percentuali di ricorso all’outsourcing erano pari a 34% riguardo alle grandi aziende e al 21% per le più piccole. Emergeva chiaramente, tra l’altro, il ruolo di ciascuna azienda come parte attiva nella filiera per divulgare conoscenza.

L’edizione 2018-2019 dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica ed eCommerce B2b si era già rimessa in moto nell’ottobre 2018, con l’obiettivo prioritario di analizzare l’impatto dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati in Italia, ma inserito per di più in un contesto europeo.

Dai primi dati è emerso che: “In molte aziende – ha dichiarato Claudio Rorato, diretto dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica ed Ecommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano – si manifesta soprattutto una certa difficoltà ad abbandonare l’attuale ‘zona di conforto’ e a innescare un cambiamento di abitudini senza capirne bene le ragioni e i benefici che ne potranno derivare. Ma una volta appreso il funzionamento, molte inquietudini si dissolvono: proprio per questo, se già non l’hanno fatto, suggerirei alle imprese di cimentarsi, in quest’ultimo mese di countdown, in una simulazione delle procedure di fatturazione elettronica per comprenderne meglio il meccanismo, magari ricorrendo anche al supporto di provider tecnologici o dei suggerimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate”.