Yritin itse pyörittää Varustelekaa ihan liian pitkään, ja suurimpana syynä on se, että mua peloteltiin työntekijöiden palkkaamisen riskeistä. Tarkoitus toki varmaan oli saada mut takaisin yliopistoon, jotten hullaantuisi mihinkään armeijaromukauppaharrasteluun. Kun viimein – salaa lähipiiriltä – aloin palkkaamaan porukkaa ja me saatiin jengillä hommia aikaiseksi, Varusteleka nousi ihan kunnolla siivilleen. Tässä artikkelissa annan sellaisia ohjeita, joita olisin itse aikoinani arvostanut.

Kasvava pienyritys ilman työntekijöitä pyörii yrittäjän varavirtageneraattorilla

Esimerkkinä olkoon kuvitteellinen hattukauppa, jota yrittäjä pyörittää yksin. Kaupalla on kivijalkamyymälä Porvoossa, joka on auki viitenä päivänä viikossa, sekä nettikauppa, joka lähettää tavaraa kansainvälisesti. Nettikaupan tilaukset lähetetään myymälästä, varastona toimii kaupan esillepano sekä pieni takahuone, jossa tuotteet ovat kasvun kiireissä kirjahyllyssä, pahvilaatikoissa lattialla ja työpöydällä. Kauppa on lähtenyt hyvin käyntiin, joten yrittäjällä menee täydet päivät kaupassa. Ovien mentyä kiinni pitäisi vielä lähettää ne nettitilaukset joita päivän aikana ei muissa hommissa ole ehtinyt lähettää, tehdä ostotilaukset, tehdä markkinointia, hoitaa kirjanpidon esivalmistelua sekä tehdä muita hallinnollisia töitä. Yrittäjän aika ei riitä perheelle tai nukkumiseen, tilauksia jää lähettämättä ja sähköposteja vastaamatta. Kasvavasta yrityksestä huolimatta – tai itseasiassa nimenomaan sen takia – elämä on raskasta.

Yrittäjä on kokeillut ottaa vuokratyövoimafirmasta päiväksi pariksi työntekijöitä, mutta siitä ei ole tullut mitään. Vuokratyöläinen ei ole antanut hyvää palvelua kassalla, kun ei löydä asiakkaan hyllystä tuomaa hattua kassaohjelmasta, eikä nettikaupan tilaustenkaan pakkaaminen onnistu ilman jatkuvaa avun kyselemistä. Yrittäjällä on pinna valmiiksi niin kireällä, että hermot paukkuvat hyvin nopeasti osaamattomuudesta.

Eikä firmassa edes riitä helposti nakitettavia tehtäviä – kun vuokratyöntekijä ei voi olla kassalla, tehdä asiakaspalvelua, hallinnollisia töitä tai markkinointia, selkein duuni olisi just se nettikaupan tilausten pakkaaminen. Yrittäjä on laskenut, että yhden tilauksen ottaminen Woocommercesta ulos ja kerääminen vie 180 sekuntia, pakkaamiseen menee 70 sekuntia, osoitekortin tulostaminen ja tilauksen merkkaaminen lähetetyksi ottaa 60 sekuntia. Yksi tilaus vie siis 5 minuuttia 10 sekuntia, eli päivässä on vain vähän päälle tunti sinänsä helppoa nettikaupan keräyshommaa. Toki useimpina päivinä tilausten käsittely ottaa kaksi tuntia tai enemmänkin, sillä koska kassaohjelma ja nettikauppa eivät juttele keskenään, kivijalasta myyty tuote jää kummittelemaan nettiin. Jos asiakas tilaa tuotteen, jota ei olekaan varastossa, tuotteen turhaan etsimiseen, asiakkaalle soitteluun ja muuhun säätöön saattaa mennä yli puoli tuntia per tilaus, ja se vasta onkin hommaa, jota ei uskalla antaa ihmiselle ilman kunnon koulutusta.

Yhden ihmisen yrityksessä työympäristö on yleensä mahdoton ja esimiestyötä ei ole

Ongelma yhden ihmisen yrityksissä yleensä on se, että kaikki tieto on etupäässä yrittäjän pään sisällä. Resursseja tilojen ja kalusteiden hankintaan on vähän, ja tekemisessä on sen verran kiire, että kaikki, mikä ei näy asiakkaalle, on yleensä valtavaa kaaosta. Tällaiseen ympäristöön on todella haastava saada sellaista apua, josta on hyötyä. Kasvavan pienyrityksen yrittäjä on lisäksi yleensä stressissä, kärsimätön ja sen verran kiireinen, ettei ehdi neuvoa asioita pitkään, jos ollenkaan.

Tiivistetysti tässä artikkelissa neuvotaan siirtämään tieto yrittäjän pään sisältä tietokoneelle, ottamaan käyttöön kunnon ohjelmisto yrityksen pyörittämiseksi, ja siistimään työympäristö sellaiseksi, että se yhdessä tietokoneen kanssa ohjaa minkä tahansa tekemisen onnistumaan helposti, nopeasti ja vähällä perehdytyksellä. Yrittäjän ei pitäisi tarvita löytää maailman parasta, älykkäintä ja oma-aloitteisinta työntekijää, vaan yrityksen työympäristöstä pitäisi tehdä niin helppo, että vähän tavallisempikin tallaaja pärjää oikein hyvin.

Ihan ensimmäiseksi otetaan tietokoneesta hyöty irti

Vaihe yksi on poistaa hankalat tilanteet ja ottaa käyttöön järjestelmä, jossa kaikki on yhteydessä toiseensa. Varusteleka käyttää Refoxia, ja jos firma harkitsee työntekijöiden palkkaamista, siinä vaiheessa rahaa riittää kyllä Refoxiin tai vastaavan – se raha kun maksaa itsensä vielä tosi nopeasti takaisin.

Refoxin kullanarvoisuus tulee esiin heti, jos sattuu pyörittämään sekä netti- että kivijalkakauppaa. Kun kassa ja nettikauppa ovat samassa ohjelmassa, ei tule saldovirheitä, eikä työaikaa enää kulu tilanteisiin, jossa asiakas on valmiiksi harmissaan. Tää onkin ominaisuus, joka pitäisi olla kaikissa verkkokaupoissa, sillä verkkokaupalle kannattaa laittaa kaveriksi kivijalka, ja kivijalalle kaveriksi verkkokauppa.

Refoxin hyödyt eivät jää siihen, sillä softa on aika kokonaisvaltainen paketti. Esimerkkikaupassamme ostotilaukset nopeutuvat, kun ne tehdään Refoxista otettujen tilastojen avulla suoraan Refoxin kautta. Mikäli tilaus saapuu tavarantoimittajalta ilman virheitä, se menee varastosaldoille nappia painamalla. Refox helpottaa ja nopeuttaa myös kirjanpitäjälle toimitettavan materiaalin valmistelua.

Tietojärjestelmän jälkeen järjestellään myös tilat

Suurin haaste ensimmäiselle työntekijälle on se, että ihan kaikki on yrittäjän päässä – tuotteiden tunnistus, niiden hinnat, sijainti toimitiloissa, tärkeät ajankohdat, mitä vaan. Yrittäjällä on harvemmin aikaa kirjoittaa asioita ylös tai suunnitella hommia, kun on niin paljon asioita, jotka olisi pitänyt saada tehdyksi jo eilen. Suunnitelmallisuuden puute heikentää toki myös yrittäjän itsensä työtehoa.

Hattukauppamme tapauksessa homma aloitetaan sillä, että joka ikinen tuote rekisteröidään järjestelmään, ja uusia tuotteita hankkiessa ne rekisteröidään järjestelmään ennenkuin ne tilataan. Rekisteröinti tarkoittaa myös hattujen värejä ja kokoja – ei riitä, että järjestelmä näyttää kaupan omistavan Tella Keisaria 12 kpl – homma menee värien ja kokojen tasolle, eli Tella Keisari Vihreää kokoa 59 löytyy 2 kpl, Tella Keisari Violettia kokoa 57 3 kpl jne. Kaikista tuotteista, joissa on valmistajan viivakoodi, laitetaan viivakoodi Refoxiin. Osassa tuotteita ei ole valmistajan viivakoodia ollenkaan, joten Refox generoi näihin tuotteisiin viivakoodin, ja sitten käydäänkin koko varasto läpi ja kiinnitetään jokaiseen tuotteeseen Refoxista tulostettu lappu, josta löytyy viivakoodi ja tuotteen hinta.

Firman takahuone on tosiaan kiireen takia jäänyt aika järkyttävään kuntoon, kun vanhat säilytyskalusteet eivät riitä, pahvilaatikoita on päällekkäin ja auki lattialla ja tieto tuotteiden sijainnista lähinnä yrittäjän päässä. Takahuone pitää siivota niin, että sinne saadaan riittävän tilavat hyllyt, jotka ovat juuri oikeankokoiset myytävien tuotteiden säilyttämiseen.

Vanhat kirjahyllyt puretaan, ja tilalle hankitaan paremmin toimiva säilytyskaluste. Vaihtoehtoja on kolme, kalleimmasta halvimpaan: ammattitason säilytyskaluste, kotiin tarkoitettu säilytyskaluste ja itse rakennettu säilytyskaluste. Koska yhden hengen firmalla ei rahaa kauheasti ole, ja koska Refox söi juuri melkoisen määrän fyrkkaa, yrittäjä kertoo tilanteestaan henkilökohtaisessa Facebookissaan ja saa hyvähenkisen talkooporukan rakentamaan takahuoneeseen laudoista ja pahvilaatikoista hyllyt. Uusia hyllyjä hankitaan sen verran, että jokaisen tuotteen koko- ja värivaihtoehdolle saadaan ainakin yksi lokero, ja että lokerot eivät tursua yli, vaan niistä on helppo ja nopea ottaa tuotteita.

Takatilaan tehdään myös tila pöydälle, jolla sekä pakataan nettikaupan tilaukset, että valmistellaan tuotteet myymäläesillepanoa varten. Hyllytilaa tehdään niin, ettei mitään tarvitse säilyttää pöydällä. Pöydän eteen rakennellaan teline, josta löytyy helposti kaikki tarvittava: tietokone, viivakoodinlukija, tarraprintteri pienille lapuille, tarraprintteri osoitekorteille, kynät, sakset ja muut sekä pakkausmateriaali verkkokaupan tilauksille.

Kun takatila on yhtä siisti kuin myymäläkin, tehdään hyllynumerojärjestelmä, joka koskee toimitilan molempia puoliskoja. Hyllynumerointi koostuu kolmesta osasta: hyllykön nimi, rivin numero ja lokeron numero, eli esimerkiksi takahuoneen ensimmäisen hyllyn viidennen hyllyrivin keskimmäinen lokero olisi takah01-05-02. Takahuoneeseen hyllynumerot teipataan kiinni isoilla ja selkeillä lapuilla, myymälään hyllynumerot merkitään hienovaraisemmin, mutta merkitään kuitenkin. Koska jokainen tuote on nyt Refoxissa, jokaiselle tuotteelle merkitään hyllypaikka sinne.

Lopuksi laitetaan toimintatavat järjestelmälliseksi

Kun puitteet ja ohjelmistot ovat kunnossa, jäljelle jää enää työtapojen muuttaminen, ja se onkin kaikkein vaikeinta. Yksin tehdessä sitä yleensä haluaa mennä saman tien kädet savessa hommiin, ja byrokratian rakentaminen oman työn ympärille voi tuntua hyvinkin harmilliselta. Niin pitää silti tehdä, jos haluaa itselle helppoa elämää ja firmalle kasvua.

Kaikki tuotteet myydään järjestelmän kautta. Yhteenkään kuittiin ei tule riviä ”Hattu, 59 euroa”, vaan jokainen tuote tunnistetaan viivakoodilukijan avulla kassalla. Tämän takia on tosiaan tärkeää käydä läpi koko varasto ja viivakoodittaa kaikki tuotteet joissa niitä ei valmiiksi ole. Jos satut olemaan tavarantoimittaja tai valmistaja ja luet tätä artikkelia, pidä huoli, että välittämissäsi tuotteissa on kaikissa viivakoodit kiinni, ja että viivakoodi ei esimerkiksi viittaa yhteen hattumalliin, vaan jokaisella värillä ja koolla on yksilöllinen viivakoodinsa. Kun varasto on kerran käyty läpi, on pienempi homma laputtaa tuotteet ostotilausten purkamisen yhteydessä.

Myös ostotilaukset rakennetaan järjestelmän kautta. Refoxista avataan jokaista toimittajaa varten uusi ostotilaus, tuotteet lisätään siihen riveinä tilastotietoa käyttäen, jonka jälkeen tilauksesta otetaan PFD tai excel-tiedosto, joka lähetetään tavarantoimittajalle. Mitään tilauksia ei tehdä vapaamuotoisesti, ja luoteta siihen, että kyllä sen ostotilauksen ehtii sitten tehdä, vaan kaikki sisäänosto tapahtuu aina järjestelmän kautta. Jos tilauksessa on uusia tuotteita, niitä ei lisätä vapaamuotoisina riveinä, vaan ne tehdään tilauksen teon yhteydessä tuotteiksi myös järjestelmään, ja niille varataan valmiiksi hyllypaikan, jotka kirjataan paikalleen. Kun tilaus saapuu, takahuoneessa ei tehdä mitään muuta ennenkuin tilaus on purettu siististi, laputusta tarvitsevat tuotteet laputettu ja kaikki laitettu omille hyllypaikoilleen.

Tilausten lähettäminen tehdään järjestelmälliseksi, missä Refox auttaa suuresti, varsinkin kun jokaiselle tuotteelle on merkitty hyllypaikka. Tilaukset keräillään ja lähetetään seuraavasti:

Refoxista tulostetaan kerralla kaikkien odottavien tilausten kuitit. Refox rivittää tuotteet kuiteille hyllypaikkajärjestyksessä. Otetaan kärryt, johin mahtuu useampi muovilaatikko. Kärryjen kanssa kierretään varasto ja myymälä aina samassa suunnassa läpi, pysähdytää kuittien määräämillä hyllypaikoilla ja laitetaan jokaiseen laatikkoon kuitti sekä kuitin määräämät tuotteet. Kun valmiiksi keräiltyjä tuotteita alkaa olla laatikoissa sen verran mitä takatilaan mahtuu, mennään laatikoiden kanssa pakkauspöydälle, ja pakataan kerralla kaikki esikeräillyt tilaukset. Pakkauspöydälle on valittu pakkausmateriaalia, joka ei tarvitse teippiä – siis itsestään sulkeutuvia pahvilaatikoita ja postituspusseja, joissa molemmissa on oma liimapintansa sulkemiseen. Refoxista laitetaan pakkaustila päälle Otetaan pakkauspussi, laitetaan sinne tuote, vilautetaan kuitin viivakoodia viivakoodinlukijalle, laitetaan kuitti mukaan pakkaukseen ja suljetaan pakkaus. Tänä aikana Refox on merkinnyt tilauksen lähetetyksi, hakenut sille lähetystunnuksen, lähettänyt lähetystunnuksen sähköpostilla asiakkaalle ja printannut osoitekortin valmiiksi odottamaan. Osoitekortti liimataan pakettiin ja paketti laitetaan laatikkoon, joka heitetään illalla Citymarketin Postin valmiit lähetykset -reiästä läpi.

Yritykselle tehdään kalenterinomainen markkinointisuunnitelma, johon merkitään vähintään vuodenajan vaihdokset ja niihin liittyvä valikoimanmuokkaus. Markkinointisuunnitelman pitäisi kertoa vähintään pari kuukautta etukäteen, mitä myydään ja mitkä ovat markkinoinnin kärkituotteet.

Nettiakauppa otetaan täyteen hyötykäyttöön yrityksessä siitäkin huolimatta, että suurin osa kaupasta tapahtuu kivijalan kautta. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen tuote lisätään nettikauppaan viimeistään sinä päivänä jolloin se saapuu tavarantoimittajalta. Jos tuotetta ei ehditä lisäämään verkkokauppaan, se ostetaan tavarantoimittajalta vasta sitten, kun keritään. Tuotteille hankitaan nettikauppaan nätit kuvat, ja niistä kirjoitetaan riittävä määrä tekstiä, jotta ihminen osaa valita sopivan hatun ilman yhteydenottoa asiakaspalveluun. (Nettikauppa mahdollistaa myös kivijalan huomattavasti tehokkaamman markkinoinnin.)

Sitten kokeillaan vuokratyövoimalla

Vuokratyövoima on normaalia työntekijää kalliimpaa, mutta rahalla saa joustavuutta. Kun hattuakauppa on nyt neuvoillani laitettu kuntoon ja sisään päästetään uudestaan vuokratyöntekijöitä, homma hoituu kummallisen helposti: nettikaupan tilauksiin menee aikaisemman viiden minuutin sijaan kolme minuuttia per tilaus, eikä ensimmäistä päivää tekevälle vuokratyöläisellekään tule mitään kysyttävää, kun kuitit ohjaavat selkeästi merkittyihin hyllypaikkoihin, ja pakkaaminen edellyttää vain viivakoodinlukijalla oikeaan kohtaan osumista. Vuokratyöläiset voidaan laittaa myös hyllyttämään ostotilauksia, sillä Refox kertoo jokaiselle tuotteelle selkeästi, mihin hyllyyn tuote sijoitetaan. Myös tuotteiden laputtaminen onnistuu selkeästi ostotilauksen kautta, eikä perehdytykseen mene kuin muutama minuutti.

Siististi pukeutuneet ja sosiaalisesti kykeneväiset vuokratyöläiset voidaan laittaa myös kaupan kassalle, sillä kun jokaisessa tuotteessa on viivakoodi, kassan käyttö on helppoa, eikä tuotteita tarvitse edes tuntea. Koska kaikki tuotteet ovat myös verkkokaupassa, ensimmäistä päivää kassalla oleva voi asiakaspalvelussa tukeutua verkkokauppaan, ja oppia ammattimaiseksi hatunmyyjäksi hetkessä.

Koska kaikki menee selkeän tietokonejärjestelmän läpi, liikevaihto nousee jo siksi, että ostotilauksia voidaan tehdä tarkan tilastotiedon perusteella, jolloin myyvät tuotteet ovat loppu hyvin harvoin. Tehokkuus tuo myös paremman asiakaskokemuksen – verkkokaupan toimitukset tulevat nopeasti ja ilman ongelmia, ja hyvä verkkokauppa ohjaa ihmiset tutustumaan tuotteisiin tarkemmin kivijalassa. Koska yrittäjän aika vapautuu asioista, joita voi yhtä hyvin delegoida, käyttää yrittäjä aikansa tekemällä parempaa markkinointia ja ylläpitämällä tuotevalikoimaa paremmin. Taas tulee lisää asiakkaita.

Koska vuokratyövoima saadaan tehokkaaseen hyötykäyttöön pienellä perehdytyksellä, sen avulla voidaan esimerkiksi kuukauden verran testata, kuinka paljon työtä mahdollisesti palkattavalle työntekijälle löytyykään. Tämän jälkeen onkin helppoa, kun päätöksen palkkauksesta voi tehdä varmaan tietoon perustuen. Isolla todennäköisyydellä joku vuokratyöfirman kautta käyneistä ihmisistä on halukas jatkamaan hattukaupassa, jolloin työhaastattelukin on tullut tehtyä tehokkaasti. Yrittäjä voi tukeutua myös siihen, että uudelle työntekijälle saa määrättyä puolen vuoden koejan, jona aikana kyllä huomaa, onko työntekijälle tarvetta, ja onko palkattu ihminen hommaansa sopiva.

Bonusvinkki: vähennä tuotteita

Useimmilla pienillä firmoilla on firman kokoon nähden liikaa tuotteita. Kun firmassa ei lisäksi yleensä ole kunnon tietojärjestelmää, ei sisäänostoa tehdä parhaan tilastotiedon mukaan. Yrittäjät myös joskus kuuntelevat yksittäisten asiakkaiden palautetta liiankin herkästi, ja ottavat sellaisia tuotteita valikoimaan, jotka eivät palvele firman etua.

Laaja tuotevalikoima auttaa toki niitä, jotka haluavat speksata tuotteensa hyvin tarkkaan, mutta suurin osa asiakkaista tyytyy myyjän suositteluun.

Laajassa tuotevalikoimassa on seuraavia ongelmia:

Mitä enemmän samanlaisia tuotteita, sitä vaikeampi asiakkaan on valita. Tätä voi helposti mitata nettikaupan kautta: pieni tuoteryhmä saa asiakkaan selaamaan pidempään ja tilaamaan todennäköisemmin, iso tuoteryhmä saa asiakkaan sulkemaan selaimen.

Laaja tuotevalikoima sitoo rahaa ja tilaa. Vaikka kunnon tietojärjestelmä saattaa hinnallaan kirpaista, rahat saattaa mm. saada kasaan sillä, että pitää vain olennaisia tuotteita valikoimissa.

Laajassa tuotevalikoimassa yleensä tärkeimmät tuotteet kärsivät, kun niitä ei tilata tarpeeksi rahan tai tilanpuutteen takia. Kaupan kannattaa tunnistaa parhaat rahan tuojat, ja pitää huolta, etteivät ne (tai niiden joku koko tai muu variaatio) ole koskaan loppu.

Pienempi tuotevalikoima auttaa myös paljon siinä vaiheessa, kun pitää perehdyttää uusia työntekijöitä.

Pidän luentoja ja koulutuksia yrittämisestä

Näissä artikkeleissa jaan ilmaista tietoa, mutta osoitan myös samalla suuren viisauteni yrittämiseen liittyvistä asioista. Multa voi ostaa konsulttipäivän firmalle, mut saa puhujaksi tapahtumiin tai voin tulla pitämään jonkun mun valmiista koulutuksista. Jos haluaisit mun apuani, mutta rahat eivät riitä, ota yhteyttä paikalliseen kehitysyhtiöösi, ja pyydä niitä tilaamaan mut paikkakunnallesi vetämään koulutusiltama.

Share this: Twitter

Facebook

