La organización no está en mi naturaleza. Un tour por mi cuarto lo comprueba.

Cuando intentaba recordar actividades, siempre se escapaba algo. Entregaba las cosas a tiempo porque era una responsabilidad. No podía medir mi tiempo para hacer las tareas. Dos años después de iniciar la universidad, decidí cambiar. Estaba decidido a buscar un sistema que me ayudara con todo el estrés producido por los trabajos y tareas.

El término GTD o Getting Things Done captó mi atención mientras escuchaba varios podcasts que mencionaban el sistema como parte de su organización en diferentes apps de productividad. Luego en Mac Power Users entrevistaron a David Allen, autor de GTD. Allí fue cuando aprendí que era un libro y decidí leerlo para conocer en qué consistía.

Leí cada capitulo que explicaba mitos sobre la organización y el razonamiento detrás del sistema. Empecé a usar Omnifocus que se basa en el sistema GTD. Con el app iba aplicando el aprendizaje de cada capítulo.

En mayo del año pasado, reconocí un cambio en mi mentalidad. Estaba más calmado y seguro. Sabía cuándo y cómo iba a hacer cada actividad del día. Con los beneficios que obtuve usando GTD en mis últimos meses de segundo año de la universidad, no dudé en utilizar el sistema en su totalidad. Leía blogs de GTD y Omnifocus para conocer los errores más comunes de los principiantes y cómo automatizar proyectos repetitivos.

Uno de los problemas que encontré en GTD fueron los contextos. El término se utiliza para definir dónde vas a realizar una acción que es parte de un proyecto. Los contextos pueden ser lugares, personas y objetos. Por ejemplo, para limpiar mi escritorio el contexto sería mi casa. El inconveniente era separar los distintos elementos cuando la mayoría de mis actividades las realizo frente a un computador. Un ensayo lo puedo hacer con el iPad mientras espero una clase, en mi cuarto o en la playa. Encontré una persona que le había dado una solución a este inconveniente, redefiniendo el contexto como la cantidad de energía necesaria para cada actividad. De esta manera sabes cuánto te puede tomar una actividad. Separa las actividades en Full Foco, Rutinas, Descansando, Acciones Cortas, Cerebro Muerto y Pensando. Sabes que algo que tiene de contexto Full Foco no lo puedes realizar a las 6pm luego de un día eterno. Es mejor hacer una acción que tenga de contexto Cerebro Muerto.

De las lecturas y podcasts que hablan de GTD, aseguran que el sistema tiene varios niveles. Es un proceso que toma al menos un año para implementar.

Un año después, sigo utilizando GTD. El sistema despierta una nueva mentalidad, donde estás alerta en el momento y tienes claridad para pensar.

El sistema incluye varias estrategias. El autor menciona ideas evidentes, pero no las implementamos. Mi recomendación favorita de GTD plantea que si piensas en una acción y se puede realizar en menos de dos minutos, debes hacerla en ese momento.

Beneficios que he encontré en GTD

Getting Things Done cambió mi opinión sobre la productividad. Es un sistema complejo y requiere tiempo para implementar. Los beneficios se vinculan con diferentes elementos del sistema, así como observaciones personales.

Menos estrés, más creatividad

Una de las frases que refleja la filosofía del libro es la siguiente:

Nuestra mente está hecha para crear ideas, no para guardarlas.

Este es uno de los fundamentos de GTD. Cada vez que pensamos en algo, hay que anotarlo. Con la idea guardada, podemos analizarla luego.

Mientras más ideas recuerdes en tu cabeza, mayor desgaste mental. Cuando hay ideas guardadas en nuestra cabeza, perdemos nuestra concentración. Es como pensar en dos cosas a la vez.

Aunque lo intentes, olvidarás las cosas si permanecen en tu mente. Puede que hayas tenido una idea genial, pero si la olvidas no puedes actuar sobre ella.

Anotar todo parece exagerado, pero da espacio para crear. Tienes tranquilidad cuando todas tus ideas, buenas y malas, están anotadas. Permite que la mente esté despejada y dispuesta para otras actividades.

Como universitario, siempre tendrás trabajos, tareas, lecturas. Desde que anoto todo, puedo procesar cada actividad y asignarle un día específico para iniciar. Todas las mañanas abro Omnifocus, reviso las actividades del día y preparo mi tiempo para realizarlas. Cuando hago una tarea me enfoco totalmente en ella sin pensar en la próxima actividad.

El inbox

En GTD, anotas las ideas en el inbox para procesar esas ideas y convertirlas en acciones claras.

Cuando procesas el inbox, determinas cuándo y dónde se hace la actividad. Si se requieren de varios pasos para lograr un resultado, se convierte en proyecto. Se considera si la acción o proyecto es algo que tienes que hacer, que puedes delegar, o puedes posponer para otro momento.

El inconveniente del inbox es la cantidad de acciones e ideas que debes colocar y procesar al inicio. Me tomó unas cuatro horas hacer mi primer brain dump, como lo llaman en el libro. Luego procesé las ideas durante varias semanas. Toma tiempo, pero la inversión de tiempo se retribuye a largo plazo.

Este paso paraliza a muchos. Mi recomendación es separarlo en partes. Llena el inbox con todas tus ideas y procesa una cantidad diariamente. Con el tiempo procesarás todo el inbox.

Urgente vs. Importante

Todos los días se nos presentan nuevas actividades. Algunas acciones no son inmediatas. Pueden ser pospuestas para otro momento.

GTD te ayuda a discernir entre lo urgente y lo importante. Cuando revisitas el inbox para procesar tus ideas, tienes distancia y tiempo para reconsiderar la urgencia o importancia de cada acción. Aprendes a delegar y posponer actividades que no requieren de tu atención inmediata. Puedes decirle ‘no’ a actividades urgentes porque te has enfocado en lo importante.

Esto ha sido esencial cuando me ofrecen oportunidades. Las oportunidades siempre son atractivas. La mente piensa sobre todo lo que pierdes al decir ‘no’. Tenemos la tendencia a aceptar cualquier oportunidad.

Con el inbox, las oportunidades las anotas y las consideras luego. Te liberas de la presión del momento para tomar decisiónes meditadas. Cuando colocas distancia para pensar tu decisión, tendrás mayor claridad para tomar mejores opciones.

El Weekly Review

Para finalizar proyectos, hay que hacerle seguimiento y conocer la efectividad de su ejecución. GTD te da una herramienta sencilla para verificar tu dedicación a cada proyecto, llamada Weekly Review.

Su nombre lo dice. La idea consta de revisar semanalmente tus proyectos para saber si son compatibles con tus acciones diarias y visión de vida. Necesitas conocer hacia dónde te diriges a futuro y ver si los proyectos planteados están dentro de tus metas a largo plazo. Puedes tomar la decisión de eliminar proyectos, replantear proyectos, establecer el tiempo en que se va a hacer un proyecto o seguir posponiéndolo. Hay proyectos interesantes que no finalizamos porque no tenemos el tiempo ni la dedicación en ese momento.

Un año después

En retrospectiva, no imagino un mundo sin GTD y Omnifocus. He dado grandes altos en términos de mi organización, manejo del tiempo y productividad en general.

La paz mental que te genera cuando tienes todo archivado hace que pueda concentrarme con facilidad. Si estoy trabajando y tengo una idea para otra cosa, la anoto.

Un beneficio inesperado de GTD es el poder de crear hábitos. Si quiero hacer una actividad diariamente, la anoto en Omnifocus para tener un recordatorio diario de actividades que quiero implementar. Tengo un compromiso personal al que le puedo hacer seguimiento. Para mí, los hábitos son una manera de acercarnos a nuestras metas. Las personas son representadas por los hábitos que realizan. Con Omnifocus he implementado los siguientes hábitos:

Escribir 500 palabras al día.

Leer diez minutos diarios.

Preparar mi ropa para el día siguiente.

Dormir ocho horas diarias.

Organizar mi semana todos los domingos.

Pensar 10 ideas de cualquier cosa.

Enviarle un mensaje a un amigo.

En estas vacaciones quiero releer GTD para afinar mis conocimientos y recordar cosas del sistema que no he aplicado.

Getting Things Done es un libro que recomiendo para cualquier persona que lucha todos los días por ser mejor que el día anterior. Es una lectura sencilla, pero tediosa. Puede ser útil para un universitario como para un director ejecutivo. No existe un punto de entrada. Todos pueden utilizarlo.

Un año después, agradezco haber implementado GTD como mi sistema de productividad. Me permitió alinear acciones a mis objetivos a largo plazo, siento que tengo más tiempo para los demás y ha sido vital como estudiante.

Si estas interesado en Getting Things Done, puedes comprar el libro en Amazon o iBooks.

David Allen también ha explicado algunos elementos de GTD en las siguientes charlas TED:

Getting in control and creating space | David Allen | TEDxAmsterdam 2014

The Art of Stress-Free Productivity: David Allen at TEDxClaremontColleges

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