KMD vinder fællesstatslig budgetløsning på bedste pris og bedste kvalitetsløfter

Der er mange kriterier at leve op til i et statsligt udbud. Her er en gennemgang af, hvordan hhv. KMD, SAS Institute og EG's bud blev vurderet af Moderniseringsstyrelsen.

Med en pris 20 procent under udbudsprisen har KMD vundet udbuddet om den fællesstatslige budgetløsning, som skal spare tid og penge i de offentlige institutioner. Moderniseringsstyrelsen satte løsningen i udbud i slutningen af 2016.

Af evalueringsnotatet vedrørende kontrakt om levering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af fællesstatsligt budgetsystem, som Version2 er kommet i besiddelse af via en aktindsigt, fremgår det, at KMD lå i top i alle tre underkriterier, pris, kvalitet og leveringssikkerhed, og KMD løb dermed med udbuddet.

Nedenfor kan du læse en lidt nærmere uddybning af, hvordan Moderniseringsstyrelsen vurderede de tre budgivere KMD A/S, SAS Institute A/S og EG A/S inden for områderne pris (som vægtede 20 procent af den samlede vurdering), kvalitet (som vægtede 50 procent), og leveringssikkerhed (som vægtede 30 procent).

Den fællesstatslige budgetløsning Den fællesstatslige budgetløsning skal, som navnet indikerer, være en standardløsning, som de forskellige institutioner i staten kan bruge til deres budgetlægning og budgetopfølgning. Moderniseringsstyrelsen regner med, at det vil give bedre kvalitet og større effektivitet i økonomistyringen og administrationen. Løsningen skal være i drift i begyndelsen af 2019. Fordi behovene i de forskellige styrelser og departementer er forskellige, skal budgetløsningen kunne bruges af mange forskellige brugere med varierende behov. Løsningen skal derfor være nem at tilgå og anvende. Kilde: Moderniseringsstyrelsen

KMD bød 30 millioner under anslået pris

Staten kommer til at betale KMD knap 120 millioner kroner for den nye budgetløsning. Det er ca. 28 procent under den højeste pris afgivet af EG A/S på knap 165 millioner kroner.

Udspillet fra Moderniseringsstyrelsen lå på 150 millioner kroner, og KMD har altså formået at komme en del under den anslåede pris.

Det bliver ikke uddybet i Evalueringsnotatet, hvordan KMD kan komme 30 millioner kroner under den anslåede værdi. Førhen har KMD kunnet komme en del under udbudspris, fordi de i forvejen har udviklet systemer, som kan genanvendes i nye løsninger.

SAS Institutes pris var knap 133 millioner kroner.

Det kan betale sig at tilbyde mere end det kravsatte

I alt havde Moderniseringsstyrelsen fremsat otte underkriterier for kvalitet. Det drejede sig blandt andet om understøttelse af institutionernes økonomistyring, koncernstyring, et centralt IT-system og besvarelse af use cases.

Ud fra dette vurderede Moderniseringsstyrelsen, hvilket af tilbuddene der vil være det bedste økonomisk fordelagtige bud, via en ‘prosamodel’. Det vil sige, at i stedet for at give de forskellige underkriterier point, placeres de på en skala, der ligger mellem ‘ikke tilfredsstillende’ til ‘særdeles tilfredsstillende’.

Sammenfattende kan det konkluderes, at inden for kriteriet 'kvalitet', som tæller 50 procent af den samlede vurdering, har både EG og KMD fået mellem 'meget tilfredsstillende' og 'særdeles tilfredsstillende’. SAS Institute endte på ‘meget tilfredsstillende’.

Hvad der skal til for at nå til den vurdering, er uddybet i evalueringsnotatet ved en nøje gennemgang af, hvordan de virksomhederne lever op til de forskellige kriterier. Her er alle tre virksomheder primært bliver tildelt ‘meget tilfredsstillende’ og ‘særdeles tilfredsstillende’.

Tilbudsevalueringen konkluderede følgende: I forhold til underkriteriet 'pris' er KMD A/S den tilbudsgiver, der har tilbudt den laveste evalueringstekniske tilbudssum: 119.946.373 kr. I forhold til underkriteriet 'kvalitet' har KMD A/S sammen med en af de konkurrerende tilbudsgivere tilbudt det højeste niveau med en samlet vurdering på mellem meget tilfredsstillende og særdeles tilfredsstillende. I forhold til underkriteriet 'leveringssikkerhed' er KMD A/S den tilbudsgiver, der har tilbudt det højeste niveau med en samlet vurdering på mellem 'meget tilfredsstillende' og 'særdeles tilfredsstillende.’ Kilde: Moderniseringsstyrelsens evalueringsnotat vedrørende kontrakt om levering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af fællesstatsligt budgetsystem.

Generelt ser det af evalueringsnotatet ud til, at alle tre tilbudsgivere har givet et bud med en høj kvalitet; dog er det bemærkelsesværdigt, at der i evalueringsnotatet lægges vægt på, at virksomhederne 'ikke tilbyder yderligere end det kravsatte’, som der står flere steder i notatet.

Dette bliver vurderet som ‘tilfredsstillende’, hvilket ligger i midten af skalaen. Skal man som virksomhed give et tilbud, kan det altså betale sig at yde noget ekstra, der giver mening i forhold til underkriteriet.

Det er for eksempel nævnt, at KMD opfylder kravene til et support- og fejlrapporteringssystem, men at systemet ikke kan mere end det. På samme måde opfylder SAS Institute kravene til en plan for servicevinduer ud fra hyppighed, varighed og tidspunkter for afholdelse, men at der ikke tilbydes mere end det.

Alle virksomhederne lever op til krav om releaseprocedure og inddragelse af kunden i planlægningen af et videre udviklingsarbejde, men det bemærkes også ved dem alle, at de ikke leverer yderligere inden for det punkt end det.

Det eneste sted, der vurderes som ‘ikke tilfredsstillende’, er EG’s løsning for dataoverførsel til LDV, Moderniseringsstyrelsens lokale datavarehus, som samler data fra Statens Lønsystem (SLS) samt data fra RejsUd og Navision Stat (NS). Her er det uklart for styrelsen, om der sker en dataoverførsel mere end en gang i døgnet, hvilket de vurderer ikke er nok.

Man skal ikke lægge aktiviteter i sommerferien

Kriteriet ‘Leveringssikkerhed’ har fem underkriterier. De dækker tidsplan, afprøvning, implementeringsforberedelse, implementeringsassistance samt kompetencer og erfaring hos nøglemedarbejdere. Samlet tæller leveringssikkerhed 30 procent af vurderingen.

Her vurderedes KMD højest med ‘mellem meget tilfredsstillende og særdeles tilfredsstillende’, hvorimod på SAS Institute og EG fik vurderingen ‘meget tilfredsstillende’.

En anden bemærkelsesværdig ting ved evalueringsnotatet er, at ingen af virksomhederne tilsyneladende har forstået, hvordan den overordnede tidsplan med tidspunkter for afholdelse af prøver med videre skulle udformes, så alle tre virksomheder får vurderingen ‘mindre tilfredsstillende’ under dette punkt.

EG havde lagt nogle af ‘kundens aktiviteter’, som krævede tilstedeværelse fra styrelsen, i sommerferieperioden. Det vurderes af styrelsen som ‘mindre tilfredsstillende’.

Hos SAS Institute vurderede styrelsen, at der var flere ‘mindre tilfredsstillende’ både ved tidsplanen, som der var hos alle virksomheder, ved implementeringsforberedelsen, hvor beskrivelsen af implementeringsværktøjerne ikke har været detaljeret nok.

Derudover var det også ‘mindre tilfresstillende’, at ’pilotimplementeringen byggede på mikroinstitutioner’. Det mener styrelsen ikke er repræsentativt for større virksomheder, og det er derfor uklart, om det kan bruges.

Forsinkes KMD's leverance af budgetløsningen, skal KMD ifølge kontrakten betale 0,25 procent af det samlede vederlag for del-leverance 1, 2 og 3 pr. påbegyndt arbejdsdag.