Robot-software læser fakturaer og klarer betalingen af lægeerklæringer

Simpel software kan betjene fagsystemer på samme måde som medarbejderne i Odense Kommune. Og det kan klares uden at kode.

Det handler ikke om fagpersonale, som får frigjort tid. Der er tale om opgaver, der ellers ikke ville blive udført.

Sådan omtaler Jan Weber, der er it-konsulent i Odense Kommune, kommunens seneste medarbejdere, som ikke er af kød og blod. Det er nemlig robotter, som klarer sagsbehandlingen. Dog ikke fysiske robotter lavet af metal og hydraulik, men af software, der kan betjene kommunens fagsystemer på samme måde som et menneske.

Kontorchef Marianne Carlsson fortæller:

»Vi havde en stor bunke opgaver, som ellers ikke ville blive udført, og den er helt i bund nu. Det har en positiv påvirkning på de arbejdsprocesser, der følger i halen.«

Hver uge modtager kommunen cirka 300 lægeerklæringer fra borgere, som skal betales. Og det var et problem, at lægerne skulle vente længe på deres penge. Nu er det robotter, der læser fakturaen og betaler beløbet, hvis præmisserne er opfyldt. Robotterne – også kaldet RPA’er (Robotic Process Automation) – kan overtage funktioner som mus og tastatur og gøre det, som en sagsbehandler ville gøre ved skærmen.

»Det er nyttigt ved opgaver, som der er mange af, og som består af den samme handling, der skal udføres igen og igen. Det skal være meget regelbaseret, for at det kan lade sig gøre,« forklarer Marianne Carlsson.

Alle kan skabe en robot

Hvis det forhold ellers er opfyldt, så er det ikke svært at skabe en robot. Alle kan gøre det, bedyrer Jan Weber.

»Hvis du giver mig 14 dage med en hvilken som helst person, så vil den person kunne lave den grundlæggende programmering.«

Kommunen har dog sat en digitaliseringsmedarbejder til at skabe robotten.

»Det kan godt være, at det ikke kræver programmeringserfaring, men det kræver nok noget viden om, hvordan systemerne er bygget. Man skal jo ind i mange forskellige fagsystemer og have forståelse for dem,« siger Marianne Carlsson.

Robotsoftwaren ligner til forveksling de makro-programmer, man har brugt på pc’er i mange år, og virker på samme måde: Den kan klikke på en knap, kopiere tekst fra et system til et andet og mere til efter at være blevet ‘oplært’ i processen af et menneske.

Fleksibelt og hurtigt

Det kan måske lyde som en fjollet måde at integrere it-systemer på, men det virker, det er fleksibelt, og udviklingstiden er hurtigere, end hvis der skal programmeres nye snitflader i gamle systemer.

Nogle gange kan det dog stille krav til opfindsomheden. Jan Weber forklarer:

Vi havde en stor bunke opgaver, som ellers ikke ville blive udført, og den er helt i bund nu. Det har en positiv påvirkning på de arbejdsprocesser, der følger i halen. Marianne Carlsson, kontorchef, Odense Kommune

»Hvis du skal have slået et søm i og ikke har en hammer, kan du bruge en svensknøgle, men du skal vide hvordan. Det er det samme med programmering af robotter: Det, du vil, kan ikke nødvendigvis lade sig gøre, og så skal du finde en alternativ fremgangsmåde. Der skal man være lidt smart. Du må ikke lade dig bremse af ting, der ikke kan lade sig gøre – du skal hele tiden tænke ud af boksen.«

Udviklingen af en robot kræver flere hoveder i spil.

»En proceskonsulent designer processen, men input skal komme fra fagspecialister, der ved præcist, hvad der sker – hvornår flytter en opgave sig fra et sted til et andet? Det skal være meget detaljeorienteret,« forklarer Marianne Carlsson.

Dertil kommer en projektleder, som er bindeled mellem aktørerne, og så går Jan Weber og hans kolleger i gang med at putte processen ind i Tyra, der er navnet på kommunens robotsystem.

Klik ikke her

Det kan godt lyde lidt skrøbeligt, for hvad hvis robotten ved en fejl kommer til at klikke på knappen, hvor der står ‘slet alle brugere i databasen’?

»Det er programmørens opgave at sikre, at det ikke kan ske. Men efter en opdatering i et system kan der være flyttet rundt på knapperne, så der bliver klikket forkert. Du skal sørge for, at du har nogle pejlemærker, som du kan tjekke op imod, så du er sikker på, at det er det rigtige, robotten har ramt. Og at robotten stopper, hvis den har ramt noget forkert, og fortæller, hvad der gik galt.«

Testfasen består i at køre robotten. Så stopper Jan Weber den lige før sidste trin, som kan være, at robotten sender et brev til en borger. Han har fagpersonale med ved sin side, der godkender, at alt er, som det skal være.

Men hvad sker der egentlig, hvis der opstår en fejl?

»Jeg har lige oplevet det her i weekenden. En fejl kan give sig udslag i, at robotten ikke længere kan finde en bestemt knap eller cpr-nummer. Jeg får en underretning om fejl på robottens overvågningssystem, og så kigger jeg på, hvad der er galt. Er det noget, der hurtigt kan laves, gør jeg det med det samme. Hvis ikke, skriver jeg til fagpersonalet, at robotten ikke kan køre og ‘I skal lave en manuel håndtering, indtil robotten er oppe at køre igen’.«

Det var en opdatering af designet i Odense Kommunes økonomisystem, som gjorde, at fakturaerne så anderledes ud, end hvad robotten var vant til. 25-30 forskellige elementer i brugerfladen kunne ikke længere genkendes af robotten.

Intet testmiljø til fagsystemer

Sikkerhed kan være en anden problemstilling, man må tage stilling til. Situationen bliver sværere af, at det ikke er så nemt at teste robotterne på samme måde, som man almindeligvis tester software:

»Vi har ikke testmiljø til alle de fagsystemer, vi arbejder i. Vi arbejder direkte i produktionen.«

Det skyldes, at de kommunale fagsystemer, som typisk leveres af KMD, ikke kommer med testsystemer, som kan foregive at være det rigtige fagsystem, mens der udvikles.

»Så det gælder om at få sat logning på,« siger Jan Weber.

Så kan man i hvert fald se, hvor det går galt, når robotten fejler. Jeg har været med til at definere sikkerhedshullerne, og vi har snakket med kommunens sikkerhedsansvarlige. Vi kigger på det løbende for at se, hvad vi kan gøre for at forbedre sikkerheden.«

Odense Kommune regner med at have ni softwarerobotter i sving ved årsskiftet.