Hủy hóa đơn điện tử nói riêng và hủy hóa đơn nói chung là một trong những nghiệp vụ kế toán không thể thiếu ở các doanh nghiệp để xử lý trong một số trường hợp, ví dụ như hóa đơn sai hay hết giá trị sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin hữu ích doanh nghiệp cần biết về chủ đề này.

1. Hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử là gì?

Theo giải thích tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử được hiểu là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng còn tiêu hủy hóa đơn điện tử là hành động làm cho hóa đơn đó không thể bị truy cập và tham chiếu đến thông tin có trong hóa đơn điện tử.



Doanh nghiệp cần nắm vững các nội dung về việc hủy hóa đơn điện tử

2. Những trường hợp nào được phép hủy hóa đơn điện tử?

Khoản 4 Điều 11 Nghị định 119 có nêu rõ nếu hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của luật kế toán và cơ quan nhà nước có thẩm quyền không đưa ra quy định nào khác thì doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn điện tử đó.



Doanh nghiệp, tổ chức phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn điện tử nếu thuộc trường hợp dưới đây:

Hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử

Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng

Trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó thì phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong 30 ngày, kể từ thời điểm không còn sử dụng – Điều này được quy định tại Khoản 3 Điều 27 Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Hóa đơn điện tử có sai sót

Nếu doanh nghiệp, đơn vị lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thế và đã tiến hành gửi cho người mua nhưng người bán hoặc người mua phát hiện có sai sót thì 2 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thông báo tới cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập, tạo hóa đơn mới thay thế theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119.



Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng sử dụng Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119 để thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế, sau đó lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy.



Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng quy định, không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu của những hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động của hệ thống thông tin.

3. Cần lưu ý gì khi thực hiện hủy hóa đơn?

Theo Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức, cá nhân có hóa đơn hết giá trị sử dụng phải hủy hóa đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Những trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, đơn vị, cá nhân phải hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày từ ngày cơ quan thuế thông báo hoặc tìm lại được hóa đơn đã mất.



Việc hủy hóa đơn cần được thực hiện theo đúng quy định

Việc hủy các hóa đơn đã lập của những đơn vị kế toán cần được thực hiện theo quy định pháp luật về kế toán. Khi tiến hành hủy hóa đơn của tổ chức kinh doanh, đơn vị đó phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn và tiến hành lập hồ sơ hủy hóa đơn gồm Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn, Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy, Biên bản hủy hóa đơn và Thông báo kết quả hủy hóa đơn.



Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải được lập thành 2 bản, một bản đơn vị lưu và 1 bản để gửi đến cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp, tổ chức trong thời gian 5 ngày từ ngày hủy hóa đơn. Hộ, cá nhân kinh doanh không cần thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, tuy nhiên vẫn phải lập hồ sơ hủy hóa đơn. Với những hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng trong các vụ án thì không hủy mà xử lý theo quy định của pháp luật.



Nếu vẫn còn những thắc mắc về quy định hủy hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có thể gửi công văn lên cơ quan thuế hoặc tìm đến những nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được giải đáp.



Là một trong những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tiên phong, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn luôn sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp. Từ kinh nghiệm triển khai thành công hóa đơn điện tử cho hàng nghìn tổ chức kinh doanh, Thái Sơn có thể tư vấn cho doanh nghiệp từ các điều kiện để áp dụng hóa đơn điện tử, các quy định, văn bản chính sách liên quan đến mô hình giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu, phù hợp với đặc thù của tổ chức.



Kinh nghiệm, hiểu biết của nhà cung cấp hóa đơn điện tử có thể hỗ trợ doanh nghiệp



Bên cạnh đó, tổng đài 24/7 của Thái Sơn luôn đồng hành cùng khách hàng để lắng nghe và giải quyết các vấn đề phát sinh. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cũng được đánh giá là có chất lượng vượt trội so với những sản phẩm cùng loại khác trên thị trường khi đem đến những tính năng ưu việt như: khả năng tích hợp truyền nhận dữ liệu với phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý của doanh nghiệp, một chữ ký số sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn, đáp ứng mô hình quản lý nhiều cấp, nhiều địa điểm của doanh nghiệp… Coca-Cola, Samsung, KFC, Lazada, Circle K, Grab, Lotte, Golden Gate… cùng nhiều thương hiệu lớn đã tin tưởng lựa chọn Thái Sơn và phần mềm E-Invoice.



CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN