Kako naredimo dobro PowerPoint predstavitev?

21 septembra , 2006 at 11:41 dop

Kako naredimo dobro PowerPoint predstavitev?

Ste bili kdaj na kakšni predstavitvi, ki vas je navdušila? In ste bili kdaj na kakšni, kjer ste kljub pomembnosti vsebine skoraj umrli od dolgega časa? Ste kdaj bili na predstavitvi, kjer je predavatelj direktno bral besedilo, zapisano na zaslonu? Ste se hahljali ob zatipkanih slovničnih napakah sicer nadvse uglednega in spoštovanega predavatelja? Je predavatelj predaval dve uri skupaj, v premalo zatemnjeni predavalnici, za predlogo pa je imel zeleno podlago s kričeče rdečimi in načičkanimi črkami? Zdaj veste, zakaj vam želim podati nekaj osnovnih smernic, kako narediti res dobro PowerPoint predstavitev.

Mojo prvo, za katero sem porabila ure in ure dela, sem poslala v pregled prijateljici, ki dela v oglaševalski agenciji. Naročila sem ji, naj mi naravnost pove, kaj lahko naredim bolje in kaj sem naredila napačno. No ja, čisto nič ni bilo narejeno prav ali dovolj dobro. Kar sem sprejela pozitivno, saj ni bil pomemben moj ego ampak to, da bom naredila res dobro predstavitev. Moja prijazna N. mi je povedala, da je v moji predstavitvi preveč besedila, premalo slik, slike bi morale biti bolje obdelane, z neko skupno kontinuiteto, prevelik logo za ozadje predloge, preveč kričeče ozadje, premajhne črke in neprimerna izbira barv.

Z njeno pomočjo sem zadevo popravila in na moje prvem predavanju dosegla z njo res lep uspeh. Kakšna je torej uspešna predstavitev? Takšna, kjer poslušalcem in gledalcem tekoče podaš zanimivo vsebino, ki ima svoj uvod, jedro in zaključek in ne preskakuješ med temami, pripoved mora biti tekoča. Takšna, kjer ljudem – ne samo da jim predavaš – ampak z njimi komuniciraš. Ljudi objemaš s pogledom in jih opazuješ ter jih spodbudiš k sodelovanju. Ko opaziš, da jim zbranost popušča ali da se začenjajo dolgočasiti (npr. če je predavanje kar dve uri skupaj), poskrbiš za primerne t.i. ice-breakers, pa če je tematika še tako resna. To jih sprosti in potegne nazaj k pozornosti.

Moje prvo predavanje je trajalo dve uri, predavala sem sto ljudem, tudi tematika je bila zelo zahtevna. Zato sem načrtno na predvidenih petnajst minut postavila zanimivo sliko (ob pogledu nanjo je završalo po predavalnici), kakšno vprašanje, ki je terjalo sodelovanje in odgovore občinstva ali kakšno tematiki primerno šalo.

Vsebina predstavitve je zelo pomembna. Prav tako nastop. Pomembno pa je tudi, kako je predstavitev narejena in kako izgleda. Izdelave predstavitve se lotite z jasno predstavo, kaj in kako želite povedati. Preden se lotite diapozitivov, si pripravite osnovni načrt ali scenarij, kako bo predstavitev potekala.

Ne, ne, ne!

Prvo pravilo: manj je več

bolje manj informacij kot preveč

manj besedila na enem diapozitivu, uporabljajte ključne besede

največ pet točk in pet do šest besed v točki

ne uporabljajte posebnih zvočnih in slikovnih efektov

ne uporabljajte preveč animacijskih prehodov med zasloni

če uporabljate animacijske prehode, naj bodo hitri

če želite posebej poudariti povedano, ne uporabljajte pisave ODEBELJENO ampak pomembnemu delu besedila namenite svoj diapozitiv

nikoli, prav nikoli, ne berite teksta direktno z diapozitiva.

Majčkeno bolje! Se vam zdi dolgočasno?

Drugo pravilo: oblika je pomembna.



vsi diapozitivi naj imajo enotno predlogo z enakimi barvnimi ozadji, črkami, oblikami odstavkov

omejite število besed na zaslonu

uporabljajte največ dve do tri barve za pisave (npr. naslovi so ene barve, tekst druge)

bodite pozorni na odstavke, da niso preveč zamaknjeni

ne postavljajte teksta na sredino diapozitiva

izogibajte se pisanju z velikimi črkami

besedilo in ozadje naj bo v kontrastnih barvah, da bo dobro vidno. Najboljši je temen tekst na svetlem ozadju.

pri resnih predstavitvah se še posebej izogibajte uporabi posebnih efektov in letečih črk

omejite število diapozitivov, naj velja pravilo: en diapozitiv na eno minuto.

uporabljajte čiste, enostavne tipe črk, kot so Arial, Verdana, Sans Serif ipd.

uporabljajte največ dva različna tipa pisav

črke naj bodo dovolj velike, da jih bodo lahko prebrali iz zadnje vrste (najmanj vsaj 28 pik za osnovni tekst in vsaj 36 do 40 pik za naslove)

v tekstu ne uporabljajte preveč funkcij iz WordArt, npr. inicialk, pobarvanih in osenčenih delov besedil

ozadja naj ne vsebujejo velikih, grafičnih slik, ker besedilo lahko postane nepregledno

če želite del besedila posebej poudariti, uporabite funkcijo odebeljeno , ne pa podčrtano ali poševno

ne uporabljajte gostih teksturnih ozadij, naj bodo enostavna

slike pred vstavitvijo pomanjšajte, da ne bo predstavitev v preveliki datoteki

grafi in diagrami naj bodo poenostavljeni, uporabljajte raje grafe kot tabele

Preveč besedila! Neurejeno!

Skrbno izbirajte barve ozadij. Zelena je bolj sproščujoča, rdeča in rumena sta bolj agresivni, modra je lahko žalostna in dolgočasna, črna lahko izraža moč, itd…Seveda ne potrebujete Feng Shuija, da bi izbrali pravilne barve, ampak določene barve imajo na ljudi določen učinek. Od vaše teme in dolžine predavanja je odvisno, kakšno barvo boste izbrali. Rdeče besedilo na zeleni podlagi je primerno za božično čestitko, nikakor pa ni primerno za resno predavanje. Podoben učinek doseže svetlo modro besedilo na rumeni podlagi ali rumenim besedilom na beli podlagi. Temno besedilo na svetli podlagi je lažje brati in zgleda bolj sofisticirano. Naše oči najlažje sprejemajo črno besedilo na beli podlagi.

Že malo bolje .

Tretje pravilo: dobro poznavanje PowerPointa in računalnika

Sredi predstavitve se vam lahko zgodi, da kaj prehitro stisnete in vam kakšna slika uide preveč naprej ali se je potrebno vrniti nazaj na kakšno drugo sliko. Naučite se navigiranja v PowerPointu, da ne boste sredi predstavitve pred dvesto ljudmi zmedeno iskali prvega računalničarja. V primeru tehničnih težav imejte pripravljen plan B. Npr. predstavitev imejte tako na USB ključku, kot na CDromu, oboje pa že odprto v orodni vrstici. Če se le da, pa poganjajte predstavitev s trdega diska. Pogon s Floppyja lahko močno upočasni predstavitev.

Prosim, ne tako!

Četrto pravilo: pripravite se prej. Če je le možno, naredite generalko.



Pred predavanjem se prepričajte, ali lahko gledalci v zadnji vrsti berejo tekst na zaslonu. Lahko se tudi zgodi, da ima računalnik, ki ga imate na razpolago povsem drugačne črke in nastavitve v PowerPointu, morda ne bo prepoznal vaših animacij in bo cela predstavitev zgledala katastrofalno. Ne opravičujte se gledalcem zaradi napak v vaši predstavitvi, za to bi morali poskrbeti prej in gledalci jih bodo opazili tako ali drugače.

Kaj sem rekla!?!

Peto pravilo: ne berite z zaslona.

Vedno glejte proti gledalcem, nikoli jim ne kažite hrbta. Govorite namreč gledalcem, ne svojim diapozitivom. Prav tako se ne spodobi, da se hahljate svojim pogruntavščinam, ostanite resni. Nikoli ne berite besedila z diapozitiva na glas, občinstvo ga bo že samo prebralo hitreje od vas.

Šesto pravilo: besedilo naj bo napisano slovnično pravilno.

Lahko je tematika še tako zanimiva in pomembna, profesor še tako ugleden, a če ima njegova predstavitev veliko slovničnih napak, bo to naredilo nadvse slab vtis in odvrnilo pozornost od primarnega sporočila. Zato narejeno predstavitev pilite, popravljajte in pilite. Uporabljajte črkovalnik. Predstavitev dajte v pregled prijatelju ali lektorju, ki bo opazil napake, ki so vam ušle. Izogibajte se slengu. Natisnite predstavitev na papir in še enkrat preglejte besedilo, na zaslonu nam marsikakšna napakica uide.

Sedmo pravilo: ne prehitro/ ne prepočasi

Če je tematika predstavitve zelo komplicirana, ne skušajte stlačiti čim več v določen čas in ne govorite prehitro. Bolje je govoriti malo počasneje, kakor prehitro. Če menite, da s predstavitvijo v omejenem času ne morete podati dovolj informacij, poskrbite za to, da občinstvo dobi tudi natisnjeno besedilo.

Na pomoč!!!

Osmo pravilo: tri na enega

Če pripravljate predstavitev iz že narejenega besedila, naj velja, da naredite tri diapozitive za besedilo, zapisano na A4 listu.



Deveto pravilo: uporaba drugih pripomočkov

Nekateri predavatelji radi uporabljajo laserski kazalček. Uporabljajte ga izredno omejeno, res le tam, kjer morate pokazati točno določen del na grafu ali v tabeli. Še posebej ga ne uporabljajte, če se vam močno tresejo roke zaradi treme 🙂 Občinstvo namreč skače s pogledom po šviganju laserske pike sem in tja in ni osredotočeno na poudarjen del.

S pomočjo zgornjih navodil boste ustvarili profesionalno predstavitev. Nikar pa ne pozabite narediti dodatne varnostne kopije ali revizijskih kopij. Iz lastne izkušnje vem, kako hudo je, če en sam dan pred pomembno predstavitvijo, povsem po neumnosti, izgubiš trdo delo celega meseca.

Share this: Twitter

Facebook

Všečkaj: Všeč mi je Nalaganje ... Povezano

Entry filed under: Računalniške.