Kommunale robotter sparer sagsbehandlere for 700 timers arbejde i Odense

Odense Kommune har fået en ny medarbejder, som hedder Tyra. Det er en softwarerobot, der indtil videre har sparet kommunens sagsbehandlere for 700 timers arbejde, svarende til 19 arbejdsuger.

»Vi har valgt de opgaver, der ligger til højrebenet. Men det er klart, at robotter også kan overtage jobs. Der er så meget potentiale i det, at vi ikke kan se bort fra det. Omvendt er det vigtigt, at vi implementerer det rigtigt og inddrager medarbejderne og bruger deres viden og erfaringer, hvor der er behov for det. Så det er vigtigt at få kompetencerne på plads,« siger kommunens it-chef, Jørgen Brolykke Rasmussen, til KIT-magasinet.

Tidligere skulle medarbejderene i Beskæftigelses- og Socialforvaltningen manuelt behandle omkring 12.000 indkomne lægeerklæringsfakturaer. Hver håndtering tager tre minutter i gennemsnit, men samlet set er det en betydelig administrativ opgave.

Fakta om RPA Robotic Process Automation (RPA) dækker over software-robotter, der kan udføre de samme handlinger på en desktop som et menneske. Teknologien kan beskrives ved tre kategorier afhængigt af niveauet af 'intelligens'. Regelbaseret automatisering: Robotter, der følger et sæt af foruddefinerede regler, der beskriver opgaver. Forbedret / intelligent procesautomation: Robotter, der kan forstå ustrukturerede data, menneskelig kommunikation (fx tale- eller e-mail), og drage konklusioner ud fra krydskontrol af data. Kognitive platforme: Robotter, der lærer af erfaring, på samme måde som mennesker gør for at udføre komplekse opgaver uden menneskelig indblanding.

En tilsvarende forbedring er opnået med underretninger om den såkaldte '225 timers regel' for kontanthjælp og uddannelseshjælp.

Ernst og Young har beregnet, hvor meget tid der er sparet ved pilotprojektet. Konklusionen er, at der er skåret to tredjedele af tidsforbruget for fakturaer og halvdelen af tidsforbruget for underretninger.

Det svarer til den nævnte besparelse på ca. 700 timer eller 19 arbejdsuger.

»Allerede på pilotstadiet kunne vi se gode resultater. Nu har vi foretaget en grundig evaluering, hvor vi udover automatisering og effektivisering også har set på datakvalitet, dokumentation, styring, kompetencer og medarbejdernes oplevelse af processen. Det peger på flere muligheder og et stort potentiale fremover«, siger Jørgen Brolykke Rasmussen.

Nu har kommunen rettet blikket mod en tredje proces, som skal automatiseres ved hjælp af software.

»Vi har haft en meget grundig dialog med både ledelse og medarbejdere i de to pilotprojekter. Vi har sammen valgt at automatisere de kedelige opgaver, der er vigtige, og som bare skal være korrekte. Derfor er medarbejderne også mere tilfredse, fordi vi har fjernet noget rutinearbejde og frigivet mere tid til egentlig sagsbehandling,« siger Jørgen Brolykke Rasmussen.