第１回 進行役でなくても、ワンフレーズで会議を変えられる！

■会議改革は働き方改革の一丁目一番地

ある民間機関の調査によると、大企業のビジネスパーソンの業務に占める会議の割合は20％にもなるそうです。なんと、一生のうちに７～８年は、会社に行って会議だけをしている計算になります。

しかも、これには資料づくりや事前の打ち合わせの時間は含まれていません。いったいどれくらいの時間を費やしているのか、空恐ろしくなります。はたして、時間に見合った成果が上がっているのでしょうか。たとえば、こんな経験はありませんか。

延々と資料の説明が続き、意見を求めてもみんな下を向いてしまい、一部の人だけが考えを述べます。若者や部外者が口をはさもうものなら、「空気を読め」という無言の圧力がかかってきます。

ようやく議論に火がついても、相手の話を全然聞いておらず、同じ話が繰り返されるだけ。噛み合わない議論に疲れた頃に、「では、きょうはこのあたりで」と、うやむやなままおしまいとなります。何が決まったのかさっぱり分からず、部屋を出てからボソボソと意見めいたものが出てきます。

こんなダメ会議には「出ない」のが最善の方法です。ところが、それにはかなりの勇気が要ります。生半可な人がやると、村八分にあって干されてしまいます。

だからといって、メール処理や資料づくりなどの内職に勤しんだのでは、ますます何のための会議が分からなくなります。残されたのは、「少しでもまともな会議に変えるために努力する」という選択肢しかありません。これこそ、真っ先に取り組むべき働き方改革ではないでしょうか。

■集団の活動を促進・支援するスキル

その鍵を握るのが、「ファシリテーション」（進行）のスキルです。適切に話し合いを舵（かじ）取りすることで、会議の効率は見違えるほどアップします。

ところが、いくらファシリテーションを学んでも、議長や進行役に任命されない限り、腕をふるう機会がありません。若い人にはなかなかお鉢が回ってこず、当面は上司の下手な仕切りに付き合わないといけません。研修を受けても、寝た子を起こしただけになります。

――そう思った方は、実は大きな勘違いをしています。

ファシリテーションの本質は、コンテンツ（内容、意見、アイデア、結論）ではなく、プロセス（進め方、論点、討議方法、関係づくり）をリードすることにあります。

旧来のリーダーシップが「何が正解か？」を示して導くのに対して、「どうやったら正解が見つかるか？」の進め方をリードする。そうすれば、みんなの知恵が最大限に引き出せ、誰もが納得できる答えが創造できます。

通常、リーダー（ファシリテーター）はチームに一人しかいません。ところがリーダーシップ（ファシリテーターシップ）は誰もが発揮できます。そこに着目するのです。

■「隠れファシリテーター」を目指そう

たとえば、「○○をしませんか？」と提案してみんなが賛同したら、見事に集団をリードしたことになります。何かを率先してやり始め、「じゃあ、私も……」とみんながまねるようになったら、それも立派なリーダーシップです。

要は、話し合いのプロセスに対して、提案、助言、指摘、確認をすればよいだけの話。それでみんながついてきたら、その瞬間はファシリテーターとしての役割を果たしているのです。これを、「隠れファシリテーション」や「影のファシリテーション」と呼びます。

初心者や若者など、立場が弱い人のほうがやりやすく、人前が苦手な人でも無理をせずにできます。「今さら前に立って仕切るのはもう……」というベテランの方にもお勧めです。

「隠れファシリテーション」に小難しいテクニックは要りません。たとえば、「こんなやり方で、あと30分で結論が出るのでしょうか？」と疑問を呈するだけでも、プロセスを見直すキッカケになります。ファシリテーションを詳しく知らなくても、場に変化を与えることができるのです。

しかも、やるのはあくまでも提案や指摘であり、それを受けてどのようなプロセスにするかを考えるのは正式なファシリテーターの仕事です。こちらが進行の責任を持つ必要はなく、気軽にできます。中立的な立場に立つ必要もないので、自分の意見だってバンバン言えます。

そもそもプロセスとは、本来は参加者全員が考えるべきものです。みんなで話し合ってプロセスを決めたほうが、納得感がアップします。遠慮する必要はどこにもありません。

■会議を変えるワンフレーズを駆使する

とはいえ、闇雲にやっても、「そんなこと分かっている」「うるさいやつだ」「何が言いたいの？」と言われるのがオチ。「ここぞ」というツッコミどころがあります。中でも、「会議の効率化」に効くポイントを厳選して紹介しようというのが、この連載の狙いです。

あわせて、現場で起こりがちな問題に応じて、とっておきのパワーフレーズをお教えします。私の豊富な実践経験に基づいて生み出したものあり、この一言で会議が変わる経験を何度もしました。もちろん、全部覚える必要はありません。気に入ったものがあれば、すぐに使って切れ味を実感してみましょう。

ダメ会議を撲滅するのに魔法の方法はありません。ファシリテーター任せにせず、一人ひとりが自分なりの「ファシリテーターシップ」を発揮する。そうやって、全員のファシリテーターシップが一つとなった時に、明るい未来が開けてきます。本連載がその一助となれば幸いです。

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