Después de mucho, muchísimo tiempo buscando aplicaciones y métodos de organización personal, al final encontré cierto nivel de satisfacción en este aspecto. Tomar anotaciones, realizar resúmenes, gestionar tareas y proyectos es parte de mi trabajo y de mi vida personal. Hay aplicaciones que hacen estas tareas especialmente bien, así que veremos algunas.

Las notas o apuntes y las diferentes tareas a realizar las gestiono con aplicaciones que trabajan con archivos en texto plano. Las ventajas y posibilidades del texto plano sobre otros formatos son bien conocidas: ocupan poco espacio, su sincronización es casi instantánea, cuentan con un formato universal, etc.

Si bien las notas las tomo en un archivo de texto plano, la sintaxis corresponde al famoso Org-mode que, como veremos más adelante, fue especialmente pensado para lo que necesito. Este tipo de archivos puede ser utilizado por aplicaciones móviles como Orgzly pero, en algunos casos, me resulta más cómodo y rápido escribir en formato Markdown y, para esto, mi aplicación favorita en el móvil es Markor.

Por otra parte, el nexo de unión entre mis diferentes dispositivos (PC, teléfono y NAS) es Syncthing. Esta aplicación es una especie de «magia creadora de nubes» que da ubicuidad a mis archivos.

Este «tridente», consistente en aplicaciones de edición de texto, sintaxis org-mode/Markdown y Syncthing, resulta ser, en mi experiencia, bastante difícil de superar en productividad y funcionalidad.

¿El método GTD sirve?

Muchísimo se escribe sobre métodos de organización personal. Algunas personas prefieren un bullet journal o tarjetas Kanban, otras una agenda en papel o algún calendario en el móvil, como el de Google.

Sin embargo, uno de los métodos más efectivos es GTD (Get Things Done). De hecho, hay algún artículo científico que rescata las bondades de este método para liberar estrés y mejorar la cognición de quién lo utilice.

Como la memoria no es una de mis características sobresalientes ni la atención algo en lo que sobresalga, siempre tuve la necesidad de acudir a alguno de estos método auxiliares. He probado casi todo y mi conclusión es que no hay un método mejor que otro. Todo lo contrario, cualquiera puede ser útil.

Lo importante no es el método de organización en si, sino repasar las tareas pendientes, leyendo y releyendo las anotaciones realizadas y anotando nuevas.

Como comentaré más adelante, el método GTD (Get the Things Done) es uno de los más conocidos. Se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer.

En este link disponen en formato podcast con mucha información sobre este método.

La idea es liberar la mente de recordar tareas pendientes guardándolas en un lugar, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer sino, solo, concentrarse en realizarlo.

Lo único de lo que estoy seguro en este artículo es que la memoria es poco fiable.

Aplicaciones de agendas y organizadores

He probado muchísimas aplicaciones de este tipo y muy pocas me dieron resultado. Tal vez la que he usado más tiempo es el calendario de Google (posee licencia propietaria), ya que hace unos 12 años atrás ofrecía grandes ventajas sobre otras aplicaciones.

Pero, al final, he ido relegando su función a una especie de recordatorio de fechas importantes y cumpleaños. Como organizador diario me resultó un fracaso. Luego otras muchas agendas, aplicaciones de tareas y organizadores pasaron por mis manos sin pena ni gloria.

Aplicaciones para toma de notas

Hace casi un año inicié una experiencia con una aplicación de este tipo. Necesitaba tener resúmenes de algunos artículos profesionales, nombres de personas y números de teléfono, tareas a realizar y pequeñas anotaciones para una eventual consulta rápida, casi siempre desde el móvil.

Cuando simplemente necesitaba anotar rápidamente algo, Google Keep me resultaba genial (aunque también es de licencia propietaria). Llegué a tener todo tipo de notas allí. Eso sí, a medida que las notas se tornaban extensas, su lectura y manejo se hacía bastante dificultoso. Y, además, a medida que el número de notas crecía, su gestión y organización se tornaba en dolor de cabeza.

Necesitaba tener notas extensas y apuntes de consulta en otra aplicación más apropiada. Y muchas veces era necesaria una tercera aplicación para organizar mejor las tareas pendientes.

Como imaginan, se hizo necesario buscar una solución más seria…

Ahora sí: GTD, texto plano y nube

Emacs + org-mode

Casi de casualidad escuché de una aplicación «legendaria», que prometía cumplir con funciones de agenda, notas, escritura, con mucha versatilidad y un largo etcétera de funciones que no necesitaba.

Luego de probarlo un tiempo inicié un camino de ida con Emacs y su org-mode, que es la aplicación a la que me refiero.

Emacs es una especie de editor de texto de aspecto ochentoso. En realidad es bastante más que un editor de texto y su aspecto prehistórico se debe a que su desarrollo data de esa época XD.

También su archi-enemigo, Vim, soporta org-mode, por lo que también puede utilizarse.

Pero que su imagen retro no les confunda, tiene tecnología-punta en sus entrañas y, luego de un tiempo de uso, puede resultar un software fundamental en tu flujo de trabajo. Además, el aspecto gráfico es altamente personalizable, como podrán ver en algunos de estos ejemplos.

Y pongo énfasis en la palabra «tiempo» del párrafo anterior. Emacs dispone de una curva de aprendizaje que puede generar frustración al principio pero, una vez superada la etapa inicial, generará mucha satisfacción.

ORG-MODE y Markdown

En palabras de sus creadores:

«Org-mode es un modo Emacs para guardar notas, mantener listas «TODO» y hacer planificación de proyectos con un rápido y efectivo sistema de texto plano. También es un sistema de publicación y autoría que soporta trabajo con código fuente para programación literal e investigación.«

No voy a profundizar en org-mode porque hay expertos en la materia que explican este tema mucho mejor. Emacs y org-mode son tópicos muy extensos y, básicamente, se puede hacer casi todo con ellos, pero escapa al objetivo del artículo profundizar demasiado.

Sin embargo, les dejo el siguiente enlace, que es «oro en polvo» para quienes quieran dar los primeros pasos:

y no podrían faltar los atajos de teclado más importantes:

Para los que prefieran Markdown, una aplicación que me parece buena es Qownnotes, que permite gestionar notas bastante potentes con Markdown y tiene integración con Nextcloud.

Y hablando de Nextcloud, he utilizado su sistema de notas por algún tiempo; es bastante cómodo y soporta Markdown. Además, este mismo sistema se ocupa de la sincronización de datos en todos los dispositivos. Bastante práctico si no tenemos grandes pretensiones.

Orgzly y Markor

Orgzly es la aplicación móvil por excelencia para archivos con sintaxis org-mode.

Hace bien todo lo que promete y el desarrollador libera nuevas funcionalidades con bastante frecuencia. Además, se puede usar Dropbox para sincronizar las notas, aunque existen alternativas libres que pueden cumplir su función perfectamente.

Como comentaba al principio, la sintaxis Markdown también es excelente. Permite escribir y dar formato a documentos rápidamente.

Para hacerlo desde el teléfono móvil mi aplicación favorita es Markor. Y en PC se puede utilizar cualquier editor de textos, incluso Emacs, que también tiene un «Markdown-mode«.

Syncthing

Esta es la aplicación que permite que nuestro archivo de texto se encuentre sincronizado entre la PC, teléfono, Raspberry Pi o NAS. No importa si estoy en la Pc o en movilidad, los archivos están sincronizados todo el tiempo.

Orgzly Markor Syncthing

Conclusiones

Esta es la manera en que tomo mis notas y organizo mi trabajo actualmente. No es perfecto, pero ningún método lo es.

La flexibilidad del texto plano es difícil de superar; además, los desarrolladores de Org-mode llevan años pensando en cómo hacernos la vida un poco más fácil.

Creo que vale la pena darle una oportunidad al texto plano con la sintaxis que más te agrade.

¿Y tu, cómo tomas tus notas? ¿Tienes algún método de planificación?

Referencias

Aprendiendo gtd Podcast

hiepph.github.io – Emacs org-mode syncthing: The perfect combo

davidam.com – Org-mode guia compacta en español

notxor.nueva-actitud.org – ventajas del texto plano

Ugeek – Tutoriales Emacs y orgmode

danielclemente.com – Cómo gestiono mis tareas y notas con org-mode

ondahostil.wordpress.com – lista de tareas en org mode

medialab-prado.es – Introduccion emacs y org-mode

Ondahostil.wordpress.com – Personalizando cosillas en Org-mode

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