Sähköpostiviestin tervehdys oli tuttavallinen. ”Hei.”

Niin ne aina alkavat. Hei. Hei! Hei Petra!

Seuraavaa lausetta ei edes olisi tarvinnut lukea. Sen arvasi muutenkin.

”Kiitos kiinnostuksesta tehtävää kohtaan.”

Tässä vaiheessa vantaalainen Petra Kalmari jo tiesi, ettei saanut hakemaansa työpaikkaa. Oikeastaan hän tiesi sen ennen sähköpostin avaamista. Muuten hänelle olisi soitettu.

Kalmari oli huomannut työpaikkailmoituksen viime tipassa. Siinä luki, että toimi täytetään heti sopivan henkilön löydyttyä, joten Kalmari tarttui puhelimeen: kannattaako enää hakea?

Kalmari pääsi haastatteluun, toiveet virisivät. Mutta puhelin pysyi mykkänä sinä päivänä, jolloin rekrytointia hoitanut henkilö oli luvannut palata asiaan, eikä hänen soittopyyntöihinsä vastattu.

Muutamaa päivää myöhemmin tuli sähköposti.

”Valitettavasti et tällä kertaa tullut valituksi henkilöksi, jota esitämme edelleen asiakkaallemme. Tehtävään oli haastatelluista neljästä ehdokkaasta 2 sopivampaa ehdokasta, joiden kanssa jatkamme.

Pahoittelen että emme pystyneet ilmoittamaan tätä viime viikolla kuten oli tarkoitus. Prosessimme venyi hiukan tavoitteestamme.

Hyvää kevään jatkoa!”

Puolitoista vuotta toimitila- ja kiinteistöpalvelualan asiantuntija- ja esimiestehtäviä hakenut Petra Kalmari on saanut paljon vastaavia viestejä. Kuinka paljon, sitä hän ei tiedä. Hän suojelee itseään eikä laske.

Hylkäyskirjeet toistavat samoja fraaseja.

”Kiitos mielenkiinnosta.”

”Saimme runsaasti hakemuksia.”

”Hyviä hakemuksia.”

”Valitettavasti.”

”Tällä kertaa.”

”Valintamme ei kohdistunut.”

”Toivottavasti olet jatkossakin kiinnostunut.”

”Kiitos vielä kerran.”

”Mukavaa kevättä/kesää/syksyä/talvea!”

Hylkäyskirjeiden kieltä on tutkittu. Suomen kielen opiskelija Elina Keckman kävi läpi sata työnantajien lähettämää kielteistä rekrytointipäätöstä pro gradu -tutkielmaansa varten. Käytännössä kaikissa viesteissä, 94 prosentissa, kiit etään hakijaa. Usein sekä viestin alussa että lopussa.

Kiitosten jälkeen suosituin muotoilu on käyttää sanaa valitettavasti. 70 prosenttia hylkäyskirjeistä sisältää sen.

”Valitettavasti et edennyt hakuprosessissa jatkoon.”

Mutta mitä tarkalleen ottaen valitellaan? Tuskin sitä, että työnantaja pitää valitettavana itse tekemäänsä päätöstä. Todennäköisemmin valitettavaa on kielteisen tiedon kertominen. Tai se, että toiselle saattaa tulla paha mieli.

Myös erilaiset toivotukset ovat suosittuja. Kaksi kolmesta hakemuksesta sisältää niitä.

”Intoa ja mitä parhainta menestystä uusien haasteiden etsintään!”

Lisäksi suurin osa viesteistä sisältää ajan määreitä, joiden avulla päätös hylkäyksestä livutetaan olosuhteiden syyksi

”Tällä kertaa.”

”Juuri nyt.”

”Tässä haussa.”

Kiertoilmauksilla halutaan sanoa suurin piirtein tämä: Sinua emme tahdo palkata, mutta älä silti mollaa meitä ystävillesi tai sometuttavillesi.

Tiivistettynä hylkäyskirjeen viesti kuuluu: emme valitse sinua.

Mutta ei niin voi töksäyttää. Sävy on syytä laveerata kauniimmaksi, sillä viestissä ei ainoastaan torjuta työnhakijaa. Siinä rakennetaan yrityskuvaa.

Fraaseilla ja kiertoilmauksilla halutaan sanoa suurin piirtein tämä:

Ihanaa, että yrityksemme on niin kiinnostava, että myös sinä haluaisit meille töihin. Saimme hirmuisesti hakemuksia (tai niin me ainakin väitämme), eli olemme totta tosiaan kiinnostava yritys. Sinua emme tahdo palkata, mutta älä silti mollaa meitä ystävillesi tai sometuttavillesi. Ja voihan olla, että jossain vaiheessa vielä tarvitsemme sinua. Kiitos tosiaan siitä, että olet kiinnostunut meistä. Tämä oli nyt tässä, älä ota yhteyttä.

Ohjeita työhakemusten tekemiseen on saatavilla. Neuvoja hylkäyskirjeiden kirjoittamiseen ei.

Suomen kielen ja viestinnän lehtori Esa Laihanen on yksi harvoja asiaa opettavista. Kun hän vetää talousviestinnän kursseja tuotantotalouden opiskelijoille Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa, hän teettää harjoituksen.

Ensin opiskelijoiden on kirjoitettava työhakemus. Seuraavaksi kielteinen vastaus toisen opiskelijan hakemukseen. Sen muotoilu osoittautuu usein hankalaksi.

Monet sinuttelevat ja teitittelevät sekaisin, vaikka teitittely ei yleensä istu opiskelijoiden suuhun. Laihasen mielestä kyse on pyrkimyksestä etäännyttää itsensä tilanteesta.

Lisäksi opiskelijat kopioivat hylkäysviesteihin tavanomaisia korulauseita.

Hylkäyskirjeen, kuvitteellisenkin, saaminen on ikävä tilanne. Vastaanottaja on vaarassa menettää kasvonsa.

”Ja tällainen viesti pitäisi sitten muotoilla jotenkin kohteliaasti. Sekä suhdetoiminnallisesti järkevästi”, Laihanen sanoo.

Ei kiitos -kirjeen muotoileminen on hankalaa myös niitä työkseen kirjoittaville. Hekin etäännyttävät itsensä tekstistä.

Tavanomainen metodi on me-muodon käyttö. Niitä vilisee myös Petra Kalmarin saamissa hylsyissä.

”Olemme nyt päättäneet rekrytointiprosessimme.”

”Emme tällä kertaa päätyneet etenemään sinun kanssasi hakuprosessissa.”

Toinen tehokas keino ottaa etäisyyttä on allekirjoittaa viesti muutoin kuin kirjoittajan nimellä.

”Ystävällisin terveisin, Rekrytointi.”

”Ystävällisin terveisin, yritys XX.”

Lisäksi genreen kuuluvat verbit kohdistua tai osua.

”Valintamme ei kohdistunut sinuun.”

”Valintamme ei osunut sinuun.”

Lehtori Laihasta muotoilu huvittaa.

”Ikään kuin työntekijän palkkaaminen olisi tikanheittoa: osuuko vai eikö? Ilman, että otetaan kantaa valitsijan vastuuseen. Hops vaan, ei osunut.”

Nelikymppisen Kalmarin urapolku tähän mennessä:

Kotitalousteknikon tutkinto, töitä muun muassa asiakaspalvelupäällikkönä ja tilakoordinaattorina. Lasten kasvettua leikki-ikäisiksi jatko-opintoja, sillä Kalmari oli nähnyt kiinnostavia työpaikkailmoituksia, joissa vaadittiin ammattikorkeakoulututkinto.

Aluksi hän opiskeli töiden ohella, mutta se kävi liian raskaaksi. Kalmari jäi opintovapaalle.

”Sen päätyttyä sovimme työnantajan kanssa yhteisymmärryksessä, että työsuhteeni päättyy. Halusin uusia haasteita.”

Kalmari oli aloittanut työnhaun jo opiskellessaan. Silloin ja pian valmistumisen jälkeen lähes jokainen hakemus johti työhaastatteluun. Nyt, puolitoista vuotta myöhemmin, tahti on hiipunut. Kalmarin mukaan kymmenestä hakemuksesta arviolta neljä poikii kutsun haastatteluun.

Ennen työttömyyttä Petra Kalmari ei osannut aavistaa kahta asiaa. Sitä, kuinka vaikeaa tai ”haastavaa” työn hakeminen on. Eikä sitä, että se on kokopäivätyötä.

Työpaikkailmoituksia on seurattava jatkuvasti, sillä moni toimi täytetään heti sopivan henkilön löydyttyä. Kun headhunter otti yhteyttä kesken perheloman Brasiliassa, Kalmari ryhtyi muokkaamaan hakemustaan tehtävään sopivaksi saman tien – ja osallistui puhelinhaastatteluun paikallista aikaa aamuviideltä.

Ja entäs sitten ensimmäinen videohaastattelu. Sen nauhoittamiseen meni koko päivä.

Vaivannäköön suhteutettuna tuntuu epäreilulta, jos työnantajasta ei kuulu mitään. Usein ei kuulu. Ei aina edes silloin, kun Kalmari on päässyt haastatteluun.

”Ajattelen silloin, että tällaista se on. Yritys ei jostain syystä pitänyt tarpeellisena ilmoittaa. En ole laskenut, kuinka usein näin käy, mutta säännöllisesti.”

Eräs toinen nainen, viisikymppinen Merja laskee. Hän kirjasi Excel-taulukkoon hakeneensa vajaan vuoden työttömyysjakson aikana kaupan ja markkinoinnin alalta yhteensä 57 työpaikkaa. Hakemuksista 32:een ei tullut vastausta.

Merja on tällä hetkellä pätkäpestissä, ja loppuvuodesta pitää taas hakea työtä.

Tavanomaisten työhakemusten lisäksi hän on tehnyt 13 avointa hakemusta yrityksiin, joihin hänellä on aiempien töiden myötä syntyneitä verkostoja. Vain yhdestä yrityksestä on vastattu.

Tällainen hiljaisuus rikkoo niin kutsuttua psykologista sopimusta. Kun työntekijä on lähettänyt hakemuksen, myös työnantajan tulisi tehdä osuutensa.

Henkilöstöalan ammattilaiset vakuuttavat, että näin toimitaan.

Esimerkiksi puutarha-alan yritys Kekkilä lähettää jo alkuvaiheessa hylätyille hakijoille sähköpostin. Haastatteluun pyydetyille mutta ilman työpaikkaa jääneille soitetaan.

”Heillä pitää olla mahdollisuus kysyä perusteluita päätökselle”, business partner Jari Mörö sanoo.

Valiolla henkilöstön kehittämisestä vastaavaa Sirkkaliisa Kulmalaa harmittaa, että kaikille niille, joita ei pyydetä haastatteluun, joudutaan lähettämään täsmälleen sama sähköposti. Hakemuksia tulee Kulmalan mukaan vuodessa kymmeniätuhansia, joten viestejä on mahdoton räätälöidä.

”Onhan se vähän epis tilanne. Vaikka olisimme tosissamme harkinneet hakijan kutsumista haastatteluun, hän ei saa siitä tietoa.”

Soveltuvuus on päivän sana. Millainen sopivin ihminen on?

Petra Kalmarin mielestä yleisluontoinenkin viesti on parempi kuin ei viestiä ollenkaan.

”On tärkeää, että saan tiedon. Odottaminen on pahinta.”

Erityisesti Kalmari toivoisi saavansa perusteluita hylkäykselle. Niitä tosin heruu harvoin. Jos heruu, ne ovat ympäripyöreitä.

”Olemme valinneet tarpeitamme parhaiten vastaavat hakijat.”

”Valinnassa painottuivat työkokemuksen monipuolisuuden lisäksi tehtävään kohdistuvat odotukset sekä näkemyksemme kunkin henkilön soveltuvuudesta tiimiin ja yritykseen.”

Niin, soveltuvuus. Se on päivän sana. Jos perusteluita annetaan, soveltuvuus mainitaan.

”Olemme valinneet tehtävään sopivimman henkilön.”

Ja siinä se. Mutta millainen tämä sopivin ihminen on? Miksei Kalmari ollut sellainen?

”Uskon, että yritykset eivät uskalla kertoa oikeita asioita.”

Viisi kertaa Kalmari on päässyt loppusuoralle, ollut toinen kahdesta viimeisestä ehdokkaasta. Tällöin kielteisen vastauksen syitä on eritelty konkreettisemmin. On esimerkiksi sanottu, että toisella ehdokkaalla oli vahvempi tekninen osaaminen.

”Tällaiset perustelut voin hyväksyä. Sitten voin miettiä, miten kehitän itseäni.”

Jokainen kielteinen vastausviesti kolhaisee. Ei enää samalla tavalla kuin ensimmäisten torjuntojen kohdalla. Mutta kolhaisee silti.

”Mahalasku. Se on se tunne. Odotukset ovat korkealla. Ja sitten. Mahalasku.”

Positiivisimpana mieleen jäänyt kokemus on se, kun Kalmarille kerran soitettiin kesken työnhaun. Vain siksi, että hänet haluttiin pitää kartalla muuttuneesta aikataulusta.

”Kertoivat, että prosessin eteneminen viivästyy sairastumisen takia. Siitä tuli olo, että minua arvostetaan hakijana.”

Voisiko kielteisen vastaamisen hoitaa uudella tavalla?

Kun vakuutusyhtiö Ilmarinen rekrytoi viime vuoden kesätyöntekijöitä, homma haluttiin tehdä aiempaa paremmin. Yhtiö oli osallistunut edellisenä kesänä Vastuullinen kesäduuni -kilpailuun ja sijoittunut keskikastiin. Tulos ei tyydyttänyt.

Alettiin miettiä, mikä kohta prosessissa jättää hakijoihin vahvimman muistijäljen. Tietysti se, että saa kesätyöpaikan. Mutta niitä, joita ei valita, on paljon enemmän.

Ei kiitos -viestejä räätälöitiin niin, että hylätyille perusteltiin hiukan tarkemmin, miksi heitä ei valittu. Lisäksi järjestettiin tilaisuus, jossa nuorille kerrottiin työnhaun käytännöistä. Kutsu lähti yli tuhannelle hylkäyskirjeen saaneelle. Paikalle saapui lähes täysi auditoriollinen väkeä.

Miksi moinen vaiva – kesätyöntekijöiden takia?

”Se on mielestämme vastuullinen tapa toimia, mutta takana on myös bisneslogiikka. Haluamme olla kiinnostava työnantaja, joka saa parhaat työntekijät. Ja parhailla on aina vaihtoehtoja”, Ilmarisen markkinointijohtaja Päivi Sihvola sanoo.

Hakijoiden joukossa voi olla tulevia työntekijöitä. Tai asiakkaita.

Tänä kesänä vastaavaa tilaisuutta ei järjestetä. Ilmarisen ja Eteran fuusion seurauksena kalenterit ovat täyttyneet muista asioista.

Petra Kalmari hakee yhä ainoastaan ydinosaamistaan vastaavia tehtäviä. Palvelupäällikön paikkoja. Tai Facility Managerin. Toisinaan hän tekee kaupan alan keikkatöitä.

Aloittaessaan työnhaun hän ajatteli, että töitä on pakko löytyä heti. Nyt hän suhtautuu niin, että yksi myönteinen vastaus riittää. Sen ei ole pakko tulla eteen juuri nyt. Se tulee kyllä aikanaan.

Jotkut vastaukset työnantajilta tuovat toivoa.

”Toivomme, että olet myös jatkossa kiinnostunut meillä avautuvista osaamistasi vastaavista tehtävistä.”

”Meille jäi oikein osaava ja positiivinen vaikutelma sinusta haastattelun ja hakemuksen perusteella.”

Tärkein käännekohta työttömyyden hyväksymisessä oli TE-toimiston viime syksynä järjestämä valmennus korkeakoulutetuille. Erään luennoitsijan sanat osuivat. Hän painotti, että työttömyydestä huolimatta elämä ei ole pausella. Se jatkuu koko ajan, ja se voi olla onnellista.

Kalmarin oli ollut tarkoitus mennä viime syksynä naimisiin pitkäaikaisen puolisonsa kanssa, mutta he päätyivät siirtämään häitä. Kun oli tämä työttömyys.

Tulevana syksynä häät vietetään. Kunnon juhlat, 60 vierasta. Valkoinen, mustalla kirjailulla koristettu hääpuku odottaa jo eteisessä.