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Os processos administrativos estão ficando mais rápidos na União com a substituição gradativa do papel pelo meio eletrônico. Cerca de dez órgãos federais já adotaram a novidade. No Ministério das Comunicações, por exemplo, onde o trabalho está mais avançado, o tempo médio de duração de um processo administrativo caiu de 199 para 25 dias, facilitando não apenas o trabalho dos funcionários que lidam diariamente com esses processos, mas também agilizando a concessão de benefícios para o funcionalismo, como liberação de aposentadorias e mudanças na folha de pagamento.

O procedimento, chamado de Sistema Eletrônico Informações (SEI), foi criado em 2009, pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4) — que abrange os estados de Santa Catarina, Paraná e Rio Grande do Sul —, e adotado pelo Poder Executivo. A implantação está sendo coordenada pelo Ministério do Planejamento.

— O SEI permite que o servidor acompanhe, de sua mesa de trabalho, o andamento do processo. Também é possível anexar documentos à distância — explicou Eleidimar Odília Isaque da Silva, coordenadora-geral de informatização de processos da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI) do Planejamento.

Ainda de acordo com ela, o sistema registra qualquer alteração feita no processo:

— Isso aumenta a segurança, pois é possível saber quem fez a alteração.

Outro objetivo da implementação do SEI é padronizar os documentos utilizados nos processos administrativos dentro do serviço público federal.

Ministério 100% digital

O Ministério das Comunicações adotou o SEI em fevereiro deste ano e, em cinco meses, passou a emitir todos os seus processos administrativos de maneira digital. O secretário-executivo da pasta, Genildo Lins, afirmou que uma das vantagens é que não é mais preciso fazer o transporte do processo, já que mais de um setor pode trabalhar nele simultaneamente.

— Isso agiliza muito a tramitação — afirmou.

A chegada do processo administrativo digital ao Ministério das Comunicações já reduziu o tempo de andamento desses requerimentos, como aposentadorias, pedidos de alteração na folha de pagamento e licenças para fazer cursos.

— O próprio servidor se sente mais motivado, pois começa a ver os resultados — disse Genildo Lins.

E isso parece ter contagiado outros órgãos. De acordo com o secretário-executivo do Ministério das Comunicações, 31 instituições já procuraram a pasta para conhecer o sistema, inclusive de fora do Poder Público federal.

O Ministério do Trabalho e Emprego se tornou, no último dia 19, o mais novo usuário do SEI. A pasta assinou um acordo de cooperação técnica com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4) e vai passar por um período de adaptação ao software, que será cedido gratuitamente à pasta.