Løsning udskudt igen: Printer stadig tusinder af e-mails og fragter dem med lastbil

Udprintede e-mails fragtet til sagsbehandleren ad landevejen er stadig dagligdag hos statsforvaltningerne. Digital sagsforvaltning er ad flere omgange blevet forsinket, senest på grund af store driftproblemer hos KMD.

Hvis du sender en e-mail til Statsforvaltningen Midtjylland, bliver den åbnet på hovedkontoret i Ringkøbing. Og hvis sagsbehandleren sidder på lokalkontoret i Aarhus, bliver e-mailen printet, lagt i omslag og næste dag fragtet de 137 kilometer ad landevejen til lokalkontoret.

Siden Version2 fortalte ovenstående historie i marts 2010, har statsforvaltningerne i hele landet arbejdet på at indføre fuldt digitale sager, hvor indgået papirpost scannes og konverteres til elektroniske akter i sagen.

Forventningen var da også, at statsforvaltningerne ved indgangen til 2012 skulle være klar med en fuldt digitaliseret sagsgang. Den tidsplan holdt ikke.

I slutningen af januar 2012 meddelte statsforvaltningerne Version2, at man nu først regnede med at være klar i maj 2012. Men den tidsplan holdt heller ikke.

Nu tør Indenrigsministeriet, der har påtaget sig opgaven med at indføre en fuldt digitaliseret sagsgang inklusive indscanning af indkommende papirpost, højst lægge sig fast på, at e-mail-lastbilen kan køre i garage en gang inden nytår.

»Vi har en forventning om at overgå til digitale sager i indeværende år,« siger kontorchef i indenrigsministeriets it- og CPR-kontor Carsten Grage til Version2 og bekræfter, at den nye udmelding skal tolkes som 'et tidspunkt mellem maj og nytår'.

Årsagen til den molbo-agtige løsning med at printe e-mails for herefter at sende papiret fysisk videre til sagsbehandleren skal findes i arkivbestemmelserne. For hvis blot en enkelt sagsakt findes i papirform, skal hele sagen være en papirsag. Bestemmelserne åbner ikke mulighed for 'blandede sager'.

Massive KMD-problemer med it-driften

Forsinkelsen skyldes ifølge Carsten Grage, at statsforvaltningerne har haft massive problemer med it-driften, der leveres af KMD.

»Forudsætningen for, at tidsplanen med at indføre digitale sager har været en stabil it-drift. Og vi har haft en del driftsproblemer hos vores infrastrukturleverandør KMD, der sørger for medarbejdernes pc'er, Outlook-drift og den slags,« siger Carsten Grage til Version2.

Han fortæller videre, at KMD's problemer med driften tidligere har betydet logon-tider, der i visse tilfælde skulle måles i halve timer, men at der nu er håb forude:

»Det har bestemt ikke performet, som vi kunne forvente. Men nu har vi et begrundet håb om, at driften er ved at være kommet op på et acceptabelt og stabilt niveau. Når det er på plads, kan vi rulle pilotprojektet ud, og derefter kommer en egentlig idriftsættelse,« siger Carsten Grage til Version2.

»Man skal være godt forberedt og 100 procent sikker på, at det går godt, når man digitaliserer en gigantisk sagsfabrik som statsforvaltningerne. Det er en motor, som ikke kan tåle at gå i stå,« siger han videre og henviser til de omkring 200.000 afgørelser, statsforvaltningerne hvert år træffer.