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OpenOffice.org bringt Freiburg drei- bis vierfachen Kostenvorteil

In einer im Dezember vorgestellten Präsentation gibt die Stadt Freiburg im Breisgau Einzelheiten zu ihrer erfolgreichen Migration auf OpenOffice.org bekannt. Die Migration kostete insgesamt 200.000 Euro; MS Office 2007 hätte das Vierfache gekostet.

Die Stadtverwaltung von Freiburg beschäftigt 2.300 Angestellte mit PC-Zugang. Freiburg hatte für das mittlerweile veraltete MS Office 2000 rund 600.000 Euro ausgegeben und benötigte einen Nachfolger. 2007 beschloss der Stadtrat, auf OpenOffice.org zu migrieren, da MS Office 2007 rund 800.000 Euro gekostet hätte. Neben den Kosten und der Tatsache, dass die Oberfläche von OpenOffice.org weniger Unterschiede zu MS Office 2000 aufweist als MS Office 2007, waren auch die Dokumentenformate von wesentlicher Bedeutung. Die Forderung nach offenen Standards stand in Europa, im Bund und in den Ländern im Raum, die MS Office 2007 nicht erfüllen konnte. Zudem verfügte OpenOffice.org über eine PDF-Exportfunktion, MS Office damals nicht.

Seither bekennt sich Freiburg klar zu offenen Standards und OpenOffice.org. Dabei gab es auch eine Kooperation mit der Stadtverwaltung von München bei der Vorlagenverwaltung Wollmux. Die bisher wenig bekannte Migration wurde von Rüdiger Czieschla, dem IT-Chef der Stadt, auf der Konferenz der OSEPA in Badajoz Anfang Dezember 2010 vorgestellt. OSEPA ist ein Projekt, das die Vorteile von freier Software für die öffentliche Verwaltung in Europa bekannter machen will. Die Präsentation steht als ZIP-Datei zum Download bereit.

Schlüsselfaktoren für die erfolgreiche Migration waren laut der Präsentation die Schulung der Benutzer, Parallelinstallation mit dem alten Office, Online-Anleitungen in Wiki- und FAQ-Form, die Heraushebung der Vorteile von OpenOffice.org, beispielsweise des PDF-Exports und der Erweiterungen, sowie der Einsatz von Wollmux. Alte Dokumente wurden mit ODFTrans migriert, und mit Wollmux und anderen Maßnahmen wurden 2000 Word- und Excel-Makros, die alle »das Rad neu erfunden« hatten, ersetzt. Wichtig war auch die Integration in das Informationssystem des Stadtrates und das vorhandene SAP-System.