Das Abzeichnen von japanischen Dokumenten ist bis zur Coronavirus-Pandemie ein geradezu sinnliches Vergnügen gewesen. Ob Umlaufdokumente oder Kontoanträge, alle wollten mit einem Namensstempel, dem Hanko, besiegelt werden.

Ein Stempel aus Horn

Ich habe gleich mehrere mit meinem Familiennamen, einen aus Gummi mit selbsteinfärbender Stempelfläche für die Empfangsbestätigung von Post und Paketen an der Haustür, einen handgeschnitzten aus Holz für gehobenere Schriftstücke und einen bei der Bank registrierten aus Horn für offizielle Bankgeschäfte. Aber nun droht diese oft belächelte japanische Tradition ein Opfer des neuartigen Coronavirus zu werden.

In ihrer Not, rasch auf Heimarbeit umschalten zu müssen, abonnieren immer mehr Unternehmen die Dienste digitaler Stempeldienste, um den Umlauf von Dokumenten in ihren Organisationen auch im Zeitalter sozialer Distanzierung aufrechtzuerhalten. Bei dem 95-jährigen Stempelhersteller Shachihata ist die Zahl der Kunden für seinen cloudbasierten Dokumentendienst von 13.500 im März auf über 50.000 im April in die Höhe geschnellt. Der Grund: Heimarbeiter können Dokumente ihrer Abteilungen sonst nicht mehr abstempeln – und das droht, die gesamte Organisation lahmzulegen.

Post aus Japan Japan probiert mit Elektronik seit jeher alles Mögliche aus - und oft auch das Unmögliche. Jeden Donnerstag berichtet unser Autor Martin Kölling an dieser Stelle über die neuesten Trends. Mehr Artikel zu "Post aus Japan"

Das hört sich vielleicht etwas übertrieben an. Aber das Stempeln wird in Japan durchaus als Hindernis für die Umstellung auf Telearbeit empfunden. Denn bisher müssen Mitarbeiter viele Dokumente, die über ihren Schreibtisch wandern, nach dem Lesen mit ihrem Stempel versehen. Ohne Stempel stockt – ohne Gegenmaßnahmen – also der Schriftverkehr und damit die Firmenbürokratie. (In extrem traditionellen Firmen wird der Stempel von den Untergebenen sogar leicht geneigt gesetzt, erzählte mir einmal eine Benimmtrainerin: so als ob sich der Stempel von Subalternen vor dem Stempel des Chefs verbeugt. Aber das ist eine andere Geschichte.)

Digital ist besser

Shachihata löst das Problem nun wie folgt: Die Unternehmen können die Stempel ihrer Mitarbeiter sowie Dokumente mit dem Dienst digitalisieren und besiegeln. Das Ergebnis bewirbt das Unternehmen wie folgt: "Mit der 'PC-Entscheidungscloud' können Sie Ihre wichtigen Siegel einfach auf Ihrem PC, Smartphone oder Tablet stempeln und anzeigen, ohne sie aus einer Schublade oder einem Tresor zu nehmen."

Andere Unternehmen behelfen sich anders. Mitarbeiter drucken zum Beispiel Dokumente aus, zeichnen oder stempeln sie ab, scannen und senden sie weiter, berichtet ein Manager.

Weitere Firmen reagieren noch pragmatischer. "Wir können erstmal Dokumente ohne Hanko einreichen und sollen sie dann abstempeln, wenn wir wieder ins Büro gehen können", erzählt eine Angestellte. Eine E-Mail wird derweil als Bestätigung gerechnet.

Ins Büro wegen Hanko-Zwang

Doch anscheinend treibt der Stempelzwang auch viele Mitarbeiter in Büros. Eine Umfrage des japanischen Verbandes der Finanzchefs ergab, dass in 40 Prozent der Unternehmen, die Telearbeit eingeführt haben, viele Mitarbeiter dennoch zur Arbeit erscheinen. Denn sie müssten weiterhin papierene Dokumente mit realexistierenden Hankos versehen.

Für diese Unternehmen kann sich nun Shachihatas digitaler Stempeldienst auch finanziell lohnen – und dies nicht nur in Zeiten der Krise. Bis Juni bietet das Unternehmen den Service kostenlos an. Danach werden pro Monat und registrierten Stempel 100 Yen (80 Cent) fällig.

Die täglichen Fahrtkostenzuschüsse in den Firmen dürften diesen Preis deutlich übersteigen. Ich befürchte, dass die Coronavirus-Pandemie auch den analogen Hanko zum Pflegefall macht.

(bsc)