Egyre többször felmerülő kérdés Magyarországon az otthonról történő munkavégzés lehetősége. Ez azonban sokszor, sokkal bonyolultabb ügy, mint az első ránézésre tűnik: Hogyan lehet például pszihológiailag rendbe tenni azt, hogy az eddig megszokott szociális környezetből egyszercsak kiszakítják a dolgozókat; milyen törvényi szabályozása van a távmunkának; milyen - akár halálos - veszélyek leselkednek azokra a munkavállalókra, akik otthon maradnak? Ezekre, és ehhez hasonló kérdésekre kerestük a választ Urgyán Csabával, az Explosive Consulting vállalati tanácsadójával. Interjú

Egyre több kutatás mutatja, hogy a fiatalok teljesen máshogy képzelik el a világot a tekintetben, hogy milyen körülmények között szeretnének dolgozni. Mennyire lehet nekik partner a home office intézménye?

Abszolút partner és jó módszer lehet. A kérdés sokkal inkább az, hogy a szervezet, amelyikhez csatlakoznak ezek a fiatal kollégák, milyen célok mentén igyekszik működni. Mert az egész szervezet működését annak megfelelően érdemes kialakítani, hogy az kiszolgálja a stratégiai célokat.

Találkoztunk olyan vállalattal, akinél célként jelent meg az, hogy a fix költségeket csökkentse, és ez generálta az otthoni munkavégzés megteremtésének a lehetőségét. De van olyan eset is, hogy a munkatársak részéről jött a kezdeményezés, hogy szeretnének otthonról dolgozni, a munkáltatók pedig fontosnak tartották, hogy megfeleljenek ennek az igénynek.

Elképzelhető ma, hogy egy pályakezdő otthonról dolgozva kezdje el a karrierjét?

Ma már szinte bármi elképzelhető, arra viszont érdemes figyelni, hogy bár egy pályakezdőnek igénye lehet az, hogy otthonról dolgozzon, az viszont kevésbé szerencsés, ha a belépést követően azonnal lehetősége is van erre, mert a jelenlegi környezetben nagyon fontos a munkatársak betanítása, mentorálása. Ezekre ma komoly programok vannak, amiket jellemzően úgy lehet hatékonyan kivitelezni, ha a munkavállalók ott vannak a munkahelyen. Ezért van az, hogy számos cég például azt mondja, hogy akkor dolgozhatnak otthonról a munkatársak, ha legalább egy éve az adott vállalatnál és pozícióban dolgoznak.

Tehát ez nem egy jutalom, hanem a metodika része, hogy nem küldik rögtön haza őket.

Általában a metodika része, kérdés, hogy mennyire van átgondolva a koncepció, illetve hogy mi a céljuk a munkáltatóknak az otthoni munkavégzéssel. Vannak olyan munkáltatók, akik úgy döntenek, hogy mindenki dolgozzon otthonról, fenntartanak egy irodát csökkentett kapacitással, és aki be akar jönni, egy rendszeren keresztül előzetesen belogolhat, és egy hot desk vagy shared desk környezetben tud dolgozni. Ez azt jelenti, hogy a munkavállalóknak nincsenek saját asztalaik, hanem egy rendszeren keresztül foglalnak egy asztalt.

Van olyan megközelítés is, melyben a munkáltató előírja, hogy hetente egy-két napot kötelező bent lenni. Ez is együtt jár azzal, hogy van egy shared desk rendszer, mert kevésbé van értelme fenntartani az irodahelyeket. Ez olyan szempontból szerencsésebb megközelítés, hogy lehetőség van a szociális interakciók kialakítására, illetve a face to face kapcsolatokra, hiszen ebben az esetben nem vadidegen embereknek küldözgetek e-mailt, hanem konkrét embereket és élményeket is tudok az e-mail címek mögé tenni.

A harmadik eset, és Magyarországon legtöbbször ezzel találkozunk, hogy a dolgozók egy adott hónapra kapnak x napot, amit otthoni munkavégzésben tölthetnek. Ez szerintük praktikus, mert ha például aktuálissá válik a mérőórák leolvasása, vagy a kazán szerelés, akkor nem kell szabadnapot kivenni.

Milyen munkaköröket lehet ma otthonra kiszervezni?

A technológiai fejlettség következtében most már bármi olyat, ahol képernyős munkavégzésről van szó. Legyen ez kreatív vagy olyan adminisztrációs tevékenység, ahol nem feltétlenül kell az ügyfelekkel bent találkozni a cég telephelyén vagy kirendeltségein.

Mely szakmák azok, amiket már most is simán helyeznek home office-ba?

Az IT például egy olyan terület, ahol meglehetősen népszerű az otthoni munkavégzés. De ide sorolhatnám a könyvelőket, pénzügyi tanácsadókat, és még az adatrögzítéssel foglalkozó munkatársakat is. Bármelyik esetről vagy munkakörről legyen is szó, a hatályos jogszabályok szerint

kizárólag akkor dolgozhatnak a munkatársak otthoni munkaállomásról, ha az megfelel az előírásoknak, és kockázatértékelés keretében auditálásra is került.

Milyen szabályozások ezek?

Ha a képernyős munkavégzést nézzük, az 1993. évi XCIII. törvény a munkavédelemről és az 50/1999. (XI.3.) EüM rendelet a képernyő előtti munkavégzés minimális egészségügyi és biztonsági követelményeiről az irányadó. Nem szabad elfelejteni, hogy

ha valaki nem egy munkahelyen, hanem a lakásából dolgozik, jogilag a munkáltató felelős a munkavállaló biztonságáért.

A hosszútávú egészségmegőrzés érdekében a jogszabály előírja például, hogy a munkaszéknek három ponton állíthatónak kell lennie, de benne foglaltatik az is, hogy a munkavállaló lábának, az asztal alatt, mekkora helynek kell lennie ahhoz, hogy kényelmesen dolgozhasson. A tűzvédelemre is gondolni kell persze, tehát a munkaállomás kialakításakor figyelni kell arra is, hogy tűz esetén gyorsan, akadálymentesen el lehessen hagyni a helyiséget, ne pedig kábelek, szekrények és fotelek között kelljen bukdácsolni.

Érdekesek az érintésvédelmi tapasztalatok is. Amikor a munkahelyek elkezdik beindítani az otthoni munkavégzés programot, mi kimegyünk auditálni a munkaállomásokat és gyakran azzal találkozunk az első 50-100 munkaállomás auditálását követően, hogy 15-25 százalékában nem rendelkeznek védett elektromos hálózattal. Vagyis nincs földelés, vagy Fi relé, ez jelentős kockázatot jelent, hiszen a munkavállaló az áramütés ellen nincs védve. Sokan ekkor szembesülnek ezzel, azt gondolták, hogy ahol laknak, ott földeltek a konnektorok, pedig nem.

Mennyire vesznek részt a megfelelő környezet kialakításában a munkáltatók? Vesznek asztalt, ha kell?

Kevésbé jellemző, hogy asztalt is vegyenek, de ez alapján nem mondhatjuk azt, hogy a munkáltatók nem vesznek részt a munkaállomás kialakításában. Több cég ad például tűzoltó készülékeket, notebookot, kiegészítő monitort.

Hogyan lehet egy cégnél megkezdeni a home office megszervezését?

Többféle gyakorlat létezik. Mi azt a megközelítést szoktuk képviselni, hogy először, egy állapotfelmérés keretében, megnézzük hogy, milyen céljai vannak a menedzsmentnek és ehhez képest hol tart most a szervezet.. Ezt követően meg tudjuk határozni, hogy szükséges-e, és ha igen, milyen fejlesztésen érdemes keresztülvinni a vállalatot ahhoz, hogy a munkatársak nagy létszámban otthonról dolgozva is változatlanul ki tudják szolgálni az ügyféligényeket.

Például amikor a hatékony munkavégzés akadályait, korlátait feltáró kérdésekre érkező válaszok 30-40 százalékban a kevésbé hatékony munkaszervezésről, a rossz kommunikációról, vagy a szokásjog alapján történő munkavégzésről szólnak, akkor elég kockázatos a munkatársaknak abban a pillanatban elérhetővé tenni az otthoni munkavégzés lehetőségét.. Ezekben az esetekben fel kell készíteni a vállalatot arra, hogy egy transzparens és jól tervezhető működés mellett a munkatársak képesek legyenek eredményesen otthonról dolgozni.

Pszichológiai értelemben mi a legnehezebb, amivel meg kell küzdeniük az otthon dolgozóknak?

A visszajelzések alapján, a legnagyobb gondot egyértelműen a szociális elszigeteltség okozhatja.

Ezért véleményem szerint mindenképpen érdemes egy olyan keretet kialakítani, ahol a munkatársak továbbra is találkozhatnak egymással, akár heti rendszerességgel is. Ha ez nem valósulhat meg, akkor a vállalatnak fontos hangsúlyt kell fektetnie különböző események szervezésére, vacsorák, közös "kocsmázások", a szociális interakciókra ugyanis szüksége van az embereknek. Másfelől pedig ezzel a cég hozzájárulhat a dolgozói lojalitás fenntartásához, amit nagyon könnyű elveszíteni azzal, hogy nincs átgondolt kerete az otthoni munkavégzésnek.

Mik a tapasztalatok, hogyan reagálnak a home office-ba kiszervezett dolgozók?

Túlnyomó részben az látható, hogy a munkatársak örülnek ennek a lehetőségnek, viszont mindig vannak olyan kollégák, akikben felmerülnek olyan kérdések, hogy eddig csak odagurultam a székemmel az Ákoshoz, és meg tudtunk beszélni egy problémát. Ez hogy lesz mostantól? Illetve olyan hangokkal is lehet találkozni ilyenkor, hogy ezzel a munkáltató megtakarít, mert csökkennek a fix költségei, viszont mi van az én kiadásaimmal? Hogyan fogja ezeket kompenzálni?

Fontos a kommunikáció, hiszen nincs annál rosszabb, amikor a munkavállalók a folyosói pletykákból kezdik el összerakni maguknak, hogy mi vár majd rájuk, ha otthonról kell dolgozniuk. Bevonás fókuszú kommunikációt szoktunk javasolni, ez arról szól, hogy a kommunikációnk nem önmagában annyi, hogy hírlevelet küldünk vagy a faliújságra kiszögelünk egy cetlit, hogy ez és ez lesz, hanem workshopok keretében beszélgetünk a munkatársakkal 10-20 fős csoportokban. Ezek output-jaira, célzottan kezdhetünk el megoldásokat keresni, mind a vezetők mind az alkalmazottak szemszögéből.

Hogyan lehet ellenőrizni, hogy valóban dolgozik-e otthon valaki?

A vezetői eszköztár része a feladatok kiadása, illetve delegálása, ezeknek az utánkövetése, számonkérése, valamint a munkatársak támogatása és az eszkalációs pontok kezelése is. Optimális esetben ezeket a tevékenységeket a vezetők akkor is folytatják, amikor egy épületben dolgoznak a munkatársakkal. Némileg másabb technikát igényel, ha virtuális csapatokban működnek.

Én abban hiszek, hogy vonjuk be a munkatársakat a munkaszervezésbe, velük terveztessük meg a napjukat, hetüket. Érdemes egy-két hétre tervezni, ezen belül pedig lebontani napokra, hogy milyen tevékenységet mikor fogunk végezni. Aztán rendszeresen lehet csinálni egy rövid státuszt. Így látjuk azt, hogy melyik munkatárs mivel foglalkozik a csapatban, és hol tart az adott tevékenységgel.

Hallottunk persze már olyat példát is, hogy olyan szoftvert telepítettek a számítógépekre, amelyik időnként fotózta a képernyőt, és így válik utánkövethetővé, hogy mivel és mennyi időt töltöttek a kollégák.

Hogyan állunk most idehaza home office tekintetében? Mondjuk nyugati országokkal összevetve?

Az EU-ban a jogszabályi háttér harmonizált. A kultúrkörnyezetből adódóan viszont könnyebben és eredményesebben működtethető Nyugat-Európában az otthoni munkavégzés. Ez alatt azt értem, hogy másképp szocializálódtunk. Amikor pl. nyugat-európai partnerekkel dolgozunk együtt, azt látjuk, sokkal inkább a teljesítményorientált munkavégzés áll a fókuszukban. Míg Magyarországon még mindig számos esetben feladatorientált megközelítéssel működnek a munkatársak.

Mi az alapvető különbség a két hozzáállás között?

A feladatorientált munkavégzés közben reaktív hozzáállással végzem a tevékenységet. A főnök megmondta, hogy ezt kell megcsinálni, így, és én azt úgy csinálom. Ha összejön, ha nem, akkor azt mondom, hogy én úgy csináltam, ahogy mondták. Az eredményorientált megközelítés pedig arról szól, hogy van egy cél, egy jól definiált eredményelvárás és úgy szervezem a tevékenységemet, hogy az létrejöjjön. Ha látom azt, hogy egy cselekvéssorral nem értem el a célt, akkor elindítok egy másikat és így tovább, amíg létre nem hozom az eredményt.

Emellett a működésünkből sok esetben hiányzik, hogy tényeken, és konkrétumokon alapuló beszélgetéseket folytassunk, és ez igaz a munkahelyen is, munkatárs-munkatárs és vezető-munkatárs relációkban is. Az általánosságokkal kifejezett paraméterek, mint pl. majd, ASAP, sok stb. kifejezések, félreértésekhez, majd konfliktusokhoz vezetnek.

Egyre nagyobb probléma Magyarországon a belső migráció, a falvak elnéptelenedése? Erre jelenthet távlati megoldást az otthoni munkavégzés?

Abszolút. Azt mondhatom, hogy a tárgyiasult célon bőven túlmutató társadalmi plusszal is járhat az otthoni munkavégzés elterjedése. A munkánk során mi is gyakran találkozunk azzal, hogy a fiatalok elvégzik az egyetemet nagyobb városokban, utána munkába állnak, viszont azoknál a partnereinknél, ahol a betanulást követően lehetőség van az otthoni munkavégzésre, többen visszaköltöznek, mert egyébként szeretnek ott élni, szeretik azt a közösséget, vagy kevésbé jön be nekik a nagyvárosi nyüzsgés. Ez egy jó lehetőség arra, hogy a helyi szolgáltatóknak is növekedjen a forgalmuk.

Mert ha nem a nagyvárosban vagyok mindennap, akkor egyre többször nem ott fogom intézni a bevásárlást, elmenni fagyizni, vagy keresni szabadidős tevékenységet, hanem helyben. A megnövekedett kereslet pedig fejlesztheti a kínálati oldalt is. Így a települések elnéptelenedésének problémájára részben megoldást jelenthet az otthoni munkavégzés széleskörű elterjedése.

(Cikkben megjelenő képek: Todoroff Lázár)

