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Lors d'un meeting public rassemblant des employés du ministère des Affaires Etrangères américain, Jim Finkle, un fonctionnaire, a posé la question suivante à Hillary Clinton: «Pourriez-vous s'il vous plaît nous laisser utiliser un navigateur Web qui s'appelle Firefox?». Le courageux fut immédiatement acclamé. Finkle expliqua alors que lorsqu'il travaillait pour la National Geospatial Intelligence Agency, tout le monde utilisait Firefox. «Donc je ne vois pas pourquoi on ne pourrait pas faire la même chose au ministère», dit-il. «C'est un logiciel bien plus sûr que d'autres.»

Pas besoin de vivre une journée dans la peau de Jim Finkle ou de ses collègues du ministère pour comprendre leurs revendications. Des millions de gens se trouvent dans la même situation: on leur rebat les oreilles avec le génial Firefox, les merveilleux Google Docs, et des dizaines d'autres programmes ou de sites tout aussi formidables et qui pourraient améliorer sensiblement leur manière de travailler. Toutes ces applications, ils les utilisent chez eux, donc pas la peine de les convaincre, ils en sont déjà adeptes. Mais au travail, c'est le service informatique qui dicte les règles. Cette bande de privilégiés décide comme bon leur semble et de façon tout à fait arbitraire comment les gens doivent travailler.

«L'admin»

La secrétaire d'Etat ignorait pourquoi Firefox était bloqué au ministère, c'est alors qu'un assistant est venu en renfort expliquer que ce logiciel gratuit coûte en fait beaucoup trop cher. «Il faut embaucher des gens pour l'“admin”, et puis les patchs doivent être téléchargés.» Euh... parce que ça se passe autrement d'habitude? A chaque fois c'est pareil, vous demandez à un type de l'informatique de vous laisser utiliser un programme plutôt banal et qui semble sûr, et c'est toujours la même rengaine: ça va coûter beaucoup trop cher en «admin», et avec tout ce qui traîne sur le Net, c'est vraiment trop dangereux.

En fait, ces gardiens tout-puissants de l'informatique au bureau sont un peu comme les agents de sécurité dans les aéroports: incapables d'arguments rationnels. Tout ça parce qu'en théorie, leur mission semble logique. Les ordinateurs, tout comme les avions, sont potentiellement dangereux: ils peuvent être le foyer de virus et autres logiciels malveillants, consommer des ressources censées servir à accomplir d'autres tâches, et vous transformer en as de la procrastination. Pourquoi ne pas carrément verrouiller tout le parc informatique?

La fermeture et le contrôle contre la créativité et l'énergie

Toutes ces restrictions infantilisent les employés qui deviennent alors amers, subissent une baisse de moral et les enferment dans des routines qui les rendent complètement inefficaces. Et, le pire dans tout ça, annihilent totalement leur motivation. Aujourd'hui, le succès de la plupart des entreprises dépend entièrement de la créativité, de l'énergie et de la volonté de ses employés. Et ces restrictions informatiques nuisent à tout cela en mettant les salariés sous la coupe de toute une ribambelle de gens qui, bien qu'ils ignorent quels outils sont nécessaires pour accomplir telle ou telle autre tâche, restent tout de même décisionnaires.

J'ai l'air d'en faire trop? Je sais. Mais tous les employés de bureau du monde subissent ces pratiques depuis trop longtemps. La plupart des mes collègues chez Slate.com travaillent sur des machines contrôlées par les types du service informatique. Ils doivent demander l'autorisation pour installer n'importe quel programme, même si celui est tout à fait sûr, même s'il s'agit d'une appli qui utilise la plateforme Adobe AIR ou bien de la mise à jour d'un navigateur Web connu.

Veiller à la sécurité du système

D'autres n'ont pas accès à un grand nombre de sites Internet, puisque le service informatique met en place des filtres qui bloquent non seulement les sites pour adultes mais aussi ceux qui pourraient être une source de divertissement, y compris tout ce qui est mail, chat, sites de rencontre, de shopping, ou des sites d'infos comme Digg ou Reddit (ou bien même Slate).

Chaque service informatique n'a pas exactement la même mission. Au sein d'une société comme Slate, par exemple, il faut veiller à la sécurité du système. Empêcher les gens d'installer n'importe quel logiciel est une manière simple et efficace de ne pas se retrouver avec des ordis vérolés. Chez d'autres, l'ambition est carrément sinistre: empêcher les salariés de s'amuser. Alors on bloque l'accès à Internet en invoquant la théorie selon laquelle un employé qui a peur est un employé productif. Mais c'est rarement le cas.

Autre reproche qu'on pourrait faire à ces restrictions: leur aspect arbitraire. En bloquant des sites ou des programmes «dangereux», le service informatique empêche forcément l'accès à un grand nombre d'applications utiles. Le directeur de la publication d'une importante maison d'édition new-yorkaise m'a confié que le service artistique de sa boîte se retrouve sans arrêt confronté aux sévères filtres de sécurité du système.

Mettons qu'un dessinateur doive effectuer une recherche sur les épées ottomanes du 14e siècle pour illustrer un roman de fantasy. Voici ce sur quoi il va tomber: «L'accès à ce site a été restreint car il correspond à la catégorie suivante : Armes». Plus hallucinant encore : les entreprises ont beau vouloir marketer leurs produits sur des plateformes communautaires et des réseaux sociaux, le service info bloque systématiquement l'accès à Facebook, Twitter, et consorts.

Méconnaissance des métiers

Le pire dans tout ça, c'est que comme souvent ils n'ont aucune idée des différents métiers exercés au sein de l'entreprise qui les emploie, ils ignorent que certains outils peuvent être salutaires pour des salariés. Comme je l'expliquais dans un autre article, passer de Outlook à Gmail a changé ma vie; dorénavant je me repose sur Google et donc je n'ai plus à sauvegarder moi-même régulièrement mes vieux emails. Quand je travaillais encore dans un bureau - il n'y a pas si longtemps - un nouveau du service informatique a décidé qu'en transférant mes mails pros sur ma boîte Gmail perso j'enfreignais probablement la loi Sarbanes-Oxley. J'ai essayé de lui démontrer la stupidité de son raisonnement, puisque premièrement la loi Sarbanes-Oxley interdit de supprimer des mails, pas de les transférer, et que deuxièmement, son service n'interdisait à personne de transférer des mails sur un BlackBerry ou un iPhone. Mais rien à faire.

Et il n'y a pas que Gmail, il y a les plugins pour Outlook ou Firefox, les clients Twitter, les programmes de recherche locale comme Google Desktop, et un tas d'autres applis qui n'ont pas encore été inventées mais qui faciliteront certainement le travail de millions de gens. Et le problème du service informatique, c'est qu'il leur faut des années pour décider que oui, c'est bon, ce programme est validé. La preuve, il y a encore des gens qui travaillent sous IE 6. Vous allez me dire qu'il est normal qu'une entreprise veuille s'assurer que ses salariés sont bien en train de travailler - si on les laissait faire tout et n'importe quoi, personne ne se mettrait jamais au boulot. Mais il me semble que la plupart du temps, c'est à la limite du grotesque.

Ma fiancée travaille dans un hôpital qui bloque l'accès aux messageries instantanées. Cela fait des années qu'elle et ses collègues, médecins, infirmières etc. ont prouvé que malgré la tentation de la messagerie instantanée, jamais ils ne s'interrompent pour aller chatter. Alors quoi, vous allez me dire que d'un coup tout le personnel d'un hôpital va s'arrêter de travailler parce qu'on les laisse utiliser MSN?

L'ouverture ne crée pas des tire-au-flanc

Personne n'a encore prouvé qu'un accès Internet non contrôlé transformait les gens en tire-au-flanc. Au contraire même. Brent Corker, professeur de marketing à l'université de Melbourne, a récemment effectué des recherches sur les performances de deux groupes d'employés, un dont l'accès au Net était bloqué, l'autre pas. Corker a découvert que ceux qui pouvaient utiliser Internet étaient 9% plus productifs. Pourquoi? Parce que nous ne sommes pas des machines; les gens qui pouvaient surfer sur le Web faisaient de courtes pauses tout en continuant à travailler, et ces quelques minutes de distraction les rendaient même plus alertes que ceux qui n'avaient d'autre choix que de rester plongés dans leur tâche.

Les découvertes de Corker viennent appuyer de nombreuses thèses qui montrent que se distraire de temps à autre peut être bénéfique. Par exemple, gribouiller pendant une réunion nous rend plus vigilant. De plus, Daniel Pink, dans son livre «Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us», remarque que les entreprises les plus novatrices sont celles qui se montrent le moins sévères avec les employés un peu tire-au-flanc.

Productivité contre présence

Chez Google, qui, comme la plupart des entreprises de haute technologie n'impose aucune limitation sur son parc informatique, on encourage les salariés à exercer des activités qui n'ont rien à voir avec leur métier. Chez Pixar, chacun est libre de prendre des cours de cinéma, de peinture, de dessin, d'écriture, etc. Et chez Netflix, pas de planning vacances: les gens prennent autant de congés qu'ils veulent du moment que le travail est fait.

Il y a une expression qu'on emploie dans les RH pour décrire ce genre de boîtes: on les appelle les «results-only workplace environments» (en français, régime de l'emploi évalué uniquement d'après les résultats), où les gens sont jugés sur ce qu'ils font, et plus sur comment ils le font. Comme Reed Hastings, PDG de Netflix, l'a un jour expliqué à un journaliste: «Je veux des managers qui entrent dans mon bureau en disant ''Il faut vraiment donner une augmentation à Sally ; pas parce qu'elle fait des heures sup', mais parce qu'elle est super productive''.»

Cela rappelle l'argument de Daniel Pink: c'est plutôt la perspective d'être autonome — et non pas de gagner une fortune — qui motive les salariés à travailler dur. Les gens travaillent mieux, dit-il, quand ils sentent qu'on les laisser travailler seuls. Dur de se dire ça quand votre ordinateur vous met sans arrêt des bâtons dans les roues.

Responsabiliser les salariés

OK, OK, mais les entreprises ont bien le droit de faire quelque chose contre les sites pornos et les virus, non? Oui, c'est sûr, mais au lieu de restreindre l'accès à tout et à tout le monde sans expliquer pourquoi tel programme sent mauvais et pourquoi tel autre est bloqué parce que c'est plus pratique, il faudrait plutôt apprendre aux salariés à utiliser leur ordinateur.

Les services informatiques pourraient aussi bloquer les sites les plus flagrants, ceux sur lesquels se trouve du contenu illégal, comme the Pirate Bay, ou qui pullulent de virus et autres logiciels malveillants. Mais en faire plus, c'est contre-productif. Pour reprendre les mots d'un salarié avec qui j'ai discuté, bloquer l'accès à des sites Web «ne rend pas une entreprise plus intelligente, au contraire» du point de vue de l'innovation technologique. Et c'est rarement une stratégie gagnante.

Farhad Manjoo

Traduit de l'anglais par Nora Bouazzouni

Image de une: cliché de promotion pour la série IT Crowd (US). NBC Universal.