進化した自動化技術で大企業でも省人化は可能

総務部や人事部をはじめとした間接部門。なくてはならない存在だが、コストアップ要因と見なされることも多い。そんななかITを駆使することで1人で総務部門をこなす会社があった。

間接部門が仕事の“邪魔”をする──。そんな不満を持つ直接部門の社員が増えている。実情に合わないルールを導入する一方、形骸化した古い仕組みは固守しようとする。

「存在意義を守るため、無理に仕事を作っている」。これが多くの直接部門社員の見立てだ。

過去を振り返って見ても、間接部門は企業の要であるにもかかわらず「コストアップ要因」と見なされることが多かった。では間接部門をどこまでスリム化することが可能なのか。基幹システムを販売するスマイルワークス（東京・千代田）の坂本恒之社長は「クラウドを駆使すれば大企業でも1人で十分こなせる。できない理由があるとすれば、仕組みの問題ではなく、部門の既得権益だろう」とみる。

この考えを実践している企業がある。スキャンマン（杉本勝男社長）という会社だ。アルバイトを含め50人のメンバーがいる企業で、この会社の総務部門は久保田ゆみえ氏しかいない。電話の取次から案件管理まで何でもこなす。

こんな芸当が可能なのは10のクラウドサービスを使いこなしているからだ。中小企業の総務の仕事は多岐にわたるが、久保田氏の場合、大別すると次の8つの作業が中心で、それぞれクラウドを使いこなし、たった1人で業務を遂行する。以下、具体的に見ていこう。

スキャンマンの久保田ゆみえ氏はクラウドをこなし1人で総務業務をこなす

①社外文書作成（請求書、見積書、納品書など）

⇒Misoca「Misoca」使用（直接部門がデータ入力すれば、書面作成から郵送まで代行）

②経費精算

⇒グーグル「Googleスプレッドシート」使用（直接部門が基本データを入力すれば、自動計算・処理）

③社員教育

⇒スタディスト「Teachme Biz」使用（業務用マニュアルの編集代行）

④電話応対

⇒NTTコミュニケーションズ「050plus」使用（スマートフォンを設定すれば、どこにいても代表電話が取れる）

⑤契約書のリーガルチェック

⇒弁護士ドットコム「クラウドサイン」使用（契約の締結や管理を代行）

⑥労務管理・勤怠管理

⇒LINE「LINE」使用（アルバイトの勤務希望や出勤管理はLINEで集約）

⑦出入金管理

⇒ネットプロテクションズ「NP後払い」使用（債権管理代行）

⑧業務報告書、日報管理

⇒グーグル「Googleドキュメント」使用（直接部門が書き込み経営陣が直接閲覧）