Brugerinddragelse sikrer opbakning til jysk EPJ-succes: Men der er ingen business case

Jyske Systematics EPJ-system har snart indtaget tre af landets fem regioner, og historien står i skarp kontrast til Sundhedsplatformen. Systemet har ingen business case - til gengæld er det lægerne, der bygger det, fortæller den it-ansvarlige.

Denne artikel er en gratis smagsprøve fra Ingeniørens nye medie, DigiTech, som lanceres i dag.

»Det er klinikere, der har bygget dette her system.«

Sådan beskriver it-leder Henrik Thuren systemet MidtEPJ, der it-understøtter alle hospitalerne i Midtjylland – og af både politikere og aktivister fremhæves som det lykkelige alternativ til Sundhedsplatformen.

Inden længe bliver Systematics EPJ også det eneste alternativ til det udskældte Epic-system, der er i brug på et dansk hospital. Midtjylland bruger det allerede, og regionerne Syd og Nord er begge på vej i samme retning.

Og mens det sjællandske sundhedspersonale retter den ene kritik efter den anden mod Sundhedsplatformen, har MidtEPJ de seneste mange år været mere eller mindre forskånet.

Og ifølge Henrik Thuren, der er ansvarlig for, at systemet virker, er det resultatet af, at man tager brugerinddragelse meget alvorligt.

»Jeg er dataloguddannet, så jeg kommer med Datalogisk Instituts opdragelse i, at it-folkene er de klogeste, og brugerne – de kan en gang imellem få vores hjælp. Men det er spændende at være i Midtjylland, fordi det er meget klinikerdrevet. Udviklingen foregår ved, at man samler en gruppe læger, lægesekretærer og sygeplejersker og sætter dem sammen med it-folkene. Og sådan er alle løsninger i MidtEPJ bygget,« siger han til DigiTech.

Som eksempel på processen fremhæver han et igangværende projekt med at bygge skemaer til kontrol af kræftmedicin ind i EPJ-systemet. Det er en funktionalitet, lægerne har efterspurgt, og da man gik i gang med foranalysen, sad der repræsentanter med fra tre forskellige kræftafdelinger.

Efter en række møder mellem klinikere og regionens it bliver der også koblet udviklere fra Systematic på, og ifølge Henrik Thuren betyder det, at man kommer så tæt som muligt på det produkt, brugerne vil have.

Og måske endnu vigtigere fra it-projektvinklen: et produkt, som lægerne bakker op om ude på afdelingerne.

»Det er en dialog, som gør begge parter klogere. It-folkene på den kliniske virkelighed og klinikerne på it-problematikker. Og det har den effekt, at når vi så kommer med løsningerne, så har vi allerede ekspertbrugere på afdelingerne, der har været med til at føde barnet. Og de vil selvfølgelig kæmpe for deres barn,« siger Henrik Thuren.

Han medgiver dog, at det koster noget på tiden at have brugerinddragelse på alle ændringer.

»Det tager cirka halvandet år, fra vi får en idé, til vi kan rulle den ud.«

Ingen business case

I modsætning til MidtEPJ står fortællingen om Sundhedsplatformen. Ud over problemer med implementering og funktionalitet, har kritikken gået på, at man ikke kan realisere de mange besparelser, som Region Hovedstaden lovede til at begynde med.

Men selvom det midtjyske system beskrives af både regionsrådspolitikere og klinikere som både billigere og bedre, er det i praksis svært at vurdere, om Systematics EPJ er en god forretning for de regioner, der tilslutter sig.

MidtEPJ er en videreudvikling af det tidligere Århus EPJ fra 1999. Regionens samlede EPJ har aldrig været i udbud, og ud over en besparelse ved at skrotte en række af de systemer, man havde før, til fordel for ét fælles, så arbejder Region Midtjylland slet ikke med gevinstrealisering på EPJ-systemet.

»Man har ikke centralt gennemført et systematisk arbejde med opfølgning på gevinstrealisering. Arbejdet med at realisere gevinster har hele tiden været placeret lokalt på de enkelte afdelinger, og værdien af disse gevinster har ligget lokalt,« skriver chefstrateg Mogens Engsig-Karup i en e-mail.

»Det er ikke muligt at identificere et projektinitieringsdokument eller en business case for Region Midtjyllands EPJ-projekt.«

Heller ikke i Region Syd, der tidligere på året valgte samme system, har man fra starten haft en klar business case. I stedet arbejder man med en såkaldt 'dynamisk' business case, der skal opdateres løbende.

Årsagen er ifølge regionen, at den tidligere EPJ-kontrakt ikke kunne forlænges, og at business casen derfor ikke har til formål at retfærdiggøre investeringen.

Til sammenligning havde Regionerne Hovedstaden og Sjælland store planer for gevinstrealisering med Sundhedsplatformen.

Epic-systemet skulle give mere effektive arbejdsgange og kvalitative forbedringer i form af både større patientsikkerhed og medarbejdertilfredshed, ligesom regionerne forventede at høste økonomiske gevinster for mellem 6,6 og 10,5 milliarder kroner i perioden 2016-2019.

De planer er dog mere eller mindre faldet til jorden, og tallene har vist sig at bygge på skøn i stedet for empiri.

Det virker ...

Henrik Thuren medgiver, at det er svært at påvise på traditionel vis, at MidtEPJ er en succes som it-projekt.

Det vigtige er ifølge Henrik Thuren, at kvaliteten hæves på hospitalerne, og at klinikerne får det ønskede ud af systemet.

»Succeskriteriet er, at den funktionalitet, vi har lavet til det, klinikerne gerne vil have, også bliver implementeret – for eksempel med skemamedicin, som vi er ved at bygge ind i EPJ. Det er ikke skrevet ned som en decideret business case, men så er der jo et fokus på, at kvaliteten i medicin bliver bedre, fordi vi samler det i EPJ. Og når vi gør det, kan vi komme ind til statens medicinregister, og det er der nogle mål for,« siger han.

»Business casen er primært, at vi lever op til de mål og krav, der bliver sat af staten.«

Ifølge de seneste tal fra Sundhedsdatastyrelsen klarer Region Midt sig eksempelvis bedre end regionerne med Sundhedsplatformen i forhold til at overholde patienternes udredelsesret. Men de ting, staten måler på, er givetvis knyttet til mange andre faktorer end blot EPJ-systemet, så uden en egentlig business case er det svært at sige, hvor godt eller dårligt MidtEPJ er som projekt.

Region Midt oplyser, at ansvaret for gevinsrealisering i EPJ-regi ligger på det enkelte hospital, men det er tilsyneladende ikke noget, der arbejdes systematisk med. Regionshospitalet i Horsens er det eneste hospital, der har besvaret DigiTechs henvendelse, og her følger man overhovedet ikke op på, om der er gevinster forbundet med MidtEPJ.

En ny måde at tænke it-systemer

Kim Normann Andersen er professor på CBS og ekspert i offentlige it-projekter. Og han kalder EPJ-systemer uden business cases et potentielt nybrud i den måde, man tænker it-systemer.

»Der er jo det i det, at de business cases, man laver på it-systemer – dem kan man få til at vise stort set hvad som helst. De er som regel beregnede til at tage en beslutning om anskaffelse på det tidspunkt, hvor man skal tage stilling til det,« siger han.

Han påpeger, at business cases og cost-benefit-analyser knyttet til offentlige it-projekter har en lang tradition for ikke at holde vand.

Derfor kan det give mening at bruge kræfterne på noget andet.

»Region Midtjylland har måske det standpunkt at, it er et grundvilkår her. Man laver jo heller ikke en cost-benefit-analyse af selve lægens funktion eller af nye telefoner eller af ambulancen. Det er sådan set bare en teknologi. Hvis det er sådan, de tænker, så er det jo lidt af et nybrud.«

Artiklen stammer fra Ingeniørens nye PRO-medie DigiTech, som er målrettet professionelle i såvel private virksomheder som offentlige organisationer, der arbejder med digitalisering og it-projekter i den offentlige sektor.

DigiTech sætter sætter fokus på de vigtigste udfordringer med it-projekter og digitalisering i den offentlige sektor og dækker alt fra gevinstrealisering i offentlige it-projekter, innovative projekter, metoder og løsninger, kommunernes gennemførelse af monopolbruddet til udviklingen af den næste generation af fællesoffentlig infrastruktur.

Sitet har en særlig mission ved at skrive til hele målgruppen, der er involveret i digitaliseringen i det offentlige; fra ledere og projektleder til konsulenthuse og it-eksperter. For kun ved at skabe synergi mellem alle led bliver it-projekter og digitalisering en succes.

DigiTech holder dig også opdateret på, hvilke leverandører der vinder kontrakter, hvad de offentlige kunder lægger vægt på, og hvilke problemer systemerne løser.

PRO-medierne giver læserne tre ugentlige nyhedsbreve. Her kan man læse nyheder, interviews, tendenshistorier, debatindlæg samt se navnenyheder og kalender. I slutningen af ugen samler redaktøren op på ugens begivenheder på området.

Du kan allerede nu tegne et prøveabonnement på DigiTech her. Og du kan desuden skrive til redaktionen på DigiTech@ing.dk med ønsker, tip eller spørgsmål.