Suomalaiset hyödyntävät ahkerasti mahdollisuutta valtuuttaa toinen henkilö asioimaan puolestaan julkishallinnon verkkopalveluissa. Väestörekisterikeskuksesta kerrotaan, että suomi.fi-palvelussa tehdään noin 2,5 miljoonaa valtuutuskyselyä kuukaudessa ja määrä on ollut kasvussa.

Valtuutuskyselyn kautta verkkopalvelu selvittää, onko jollain henkilöllä oikeus asioida jonkun toisen puolesta. Määrään sisältyvät sekä henkilöitä että yrityksiä koskevat kyselyt.

– Tässä on ollut reipasta kasvua, mutta toki osa selittyy sillä, että aiempaa Katso-palvelua on tämän myötä ajettu alas, sanoo kehityspäällikkö Teemu Tukiainen Väestörekisterikeskuksesta.

Kesällä valtuutus otettiin käyttöön esimerkiksi apteekeissa, minkä ansiosta puoliso tai vaikkapa tuttava voi noutaa omalla henkilökortillaan toisen puolesta tämän lääkkeet. Moni näyttää hyödyntäneen mahdollisuutta, sillä kesä–syyskuussa tehtiin vajaat 10 000 apteekkivaltuutusta. Kyse on aikuisista ihmisistä, sillä vanhemmilla on jo aiemmin ollut vastaava oikeus alaikäisen lapsensa lääkkeiden noutoon.

– Apteekkien aiemmat menettelyt toki toimivat edelleen, mutta tämä tuo joustavuutta, eikä esimerkiksi paperista lääkemääräystä tarvitse olla mukana. Tämä toimii kaikissa apteekeissa ilman paperista valtakirjaa, Tukiainen jatkaa.

Valtuutus helpottuu entisestään

Tällä hetkellä sähköisen valtuutuksen voi antaa vain sähköisesti. Vuoden vaihteessa voimaan tulee kuitenkin voimaan lakimuutos, jonka myötä valtakirjan sähköiseen asiointiin voi jatkossa antaa myös fyysisesti viranomaisen toimistossa.

Tietohallintoneuvos Maria Nikkilä valtiovarainministeriöstä kertoo, että muutoksessa on ajateltu sellaisia ikääntyneitä, jotka eivät uskalla tai osaa antaa valtuutusta sähköistä kautta. Lisäksi huomioidaan ne, joilla ei ole käytössä vahvan sähköisen tunnistamisen välinettä, kuten pankkitunnuksia.

– Jos he haluaisivat antaa valtakirjan vaikka lapselleen, joka voisi niitä asioita hoitaa, voisivat he tehdä sen ihan kasvokkain palvelutiskillä.

Kymmenen miljoonaa tunnistusta kuussa

Digitaaliset julkiset palvelut ovat kaiken kaikkiaan lisääntyneet viime vuosina vauhdilla. Eniten käyttö on kasvanut Suomi.fi-tunnistuspalvelussa, jonka avulla viranomaiset varmistavat käyttäjän henkilöllisyyden. Väestörekisterikeskuksen mukaan kuukausitasolla tehdään 8–10 miljoonaa tunnistustapahtumaa, joka tarkoittaa 120 miljoonaa tunnistusta vuodessa. Esimerkiksi viime vuoden lokakuusta tämän vuoden lokakuun on kasvua noin 20 miljoonaa ja toissa vuoden lokakuusta 40 miljoonaa.

– Tänä vuonna pieninkin kuukausi on ollut suurempi kuin mitä viime vuoden suurin kuukausi, Tukiainen kertoo.

– Tämän palvelun kautta tunnistaudutaan kaikkiin valtionhallinnon palveluihin eli käytännössä kasvu kuvastaa sitä, että valtionhallinnossa ylipäätänsä sähköinen asiointi on lähtenyt reippaaseen kasvuun.

Viestejä käyttää jo yli 300 000

Kolmas suuri sähköinen palvelu on Suomi.fi-viestit, joiden kautta voi viestiä julkisen hallinnon tai muiden palvelua käyttävien organisaatioiden kanssa. Syyskuussa käyttäjiä oli noin 250 000 ja 300 000 käyttäjän raja rikkoutui marraskuun lopussa. Viestien käyttäjäorganisaatioita on runsas 250. Esimerkiksi verohallinto on yksi suurista lähettäjistä.

– Viestien lähettäjiä ja viranomaisia, joille voi lähettää viestin, on koko ajan tulossa lisää, Tukiainen kertoo.

Tavoitteena on yhdenmukaistaa ja parantaa kansalaisten viestintää eri viranomaisten kanssa. Yleisemminkin Suomi.fi-palvelujen kehityksessä on tavoitteena, että mahdollistetaan kaikille suomalaisille tasalaatuiset sähköisen asioinnin peruspalvelut kustannustehokkaasti. Huomiota on kiinnitetty myös palvelumuotoiluun ja saavutettavuuteen.

– Viime vuosina on yritetty parantaa palvelujen löydettävyyttä ja sitä, että ne menisivät mahdollisimman loogisesti yhteen, valtiovarainministeriön Nikkilä sanoo.

– Nyt monesti täytyy vielä tietää, mikä viranomainen vastaa tietyn asian hoitamisesta ja sitten mennä sen viranomaisen sivulle etsimään palvelua.

Säästää aikaa ja rahaa

Nikkilä uskoo, että digitaalisten palveluiden käyttö kasvaa entisestään, kun yhä useampi havahtuu mahdollisuuteen. Erityisesti pienemmillä paikkakunnilla paikan päällä asiointi voi vaatia paljon aikaa ja ajokilometrejä.

– Sähköiset palvelut ovat aina käytettävissä, asioida voi illalla tai viikonloppuna ja yleensä asia hoituu siellä aika helposti ja näppärästi.

Digipalvelut säästävät kustannuksia paitsi kansalaisilta, myös organisaatioilta. Nikkilän mukaan esimerkiksi Kelan kohdalla on joskus arvioitu, että sähköinen asiointi säästää rahaa 5–10 euroa asiointitapahtumaa kohden verrattuna siihen, että asiakas tulee paikan päälle konttoriin.

Viranomaisten kannalta palvelujen digitalisointi mahdollistaa palvelujen järjestämisen paikasta riippumatta. Myös asiantuntijoiden osaamista voidaan hyödyntää paremmin. Esimerkiksi maistraatit, jotka vuodenvaihteessa yhdistyvät Väestörekisterikeskuksen kanssa Digi- ja väestötietovirastoksi, ovat jo aiemmin keskittäneet tiettyjä tehtäviä. Näitä ovat ainakin pääkaupunkiseudun muuttoilmoitukset, jotka hoidetaan Lapin maistraatissa ja isyyden tunnustamisen vahvistamista koskevat asiat, jotka käsitellään Lounais-Suomen maistraatissa.

– Joillain paikkakunnilla on asiantuntijat, jotka hoitavat ne keskitetysti koko maan osalta. Asioiden käsittely on nopeampaa ja tehokkaampaa, kun ihmiset tietävät paremmin mitä tekevät. Tehtäviä on paljon, ja jos jokainen virkailija tekisi niitä kaikkia, niin työpäivän sisältö olisi tosi rikkonainen, Nikkilä sanoo.

Kuntien tarjoamissa sähköissä palveluissa on Nikkilän mukaan vielä paljon eroja ja aktiivisimpia ovat olleet isoimmat kunnat. Muun muassa kouluihin tai päivähoitoon ilmoittautuminen tai terveyspalvelujen ajanvaraus toimii jo paikoin sähköisesti.